miércoles, 31 de octubre de 2012

Estándares para la gestión documental establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares


El Boletín Oficial del Estado de hoy 31 de octubre de 2012 publica la resolución por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares en el que se establece un conjunto mínimo de estándares abiertos o de uso generalizado por los ciudadanos que garanticen la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por los ciudadanos y las Administraciones públicas y la adaptabilidad al progreso de la tecnología. Y entre estos estándares se incluyen los relativos a la gestión documental.
La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos estableció un “Esquema Nacional de Interoperabilidad” como el medio para crear las condiciones necesarias que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas. Un Esquema que fue regulado mediante el Real Decreto 4/2010 y en el que se establece  el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas con los ciudadanos, en cuestiones concretas como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano.

Dentro de este conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, el Catálogo de estándares establece un conjunto mínimo de estándares abiertos o de uso generalizado por los ciudadanos que garanticen la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por los ciudadanos y las Administraciones públicas y la adaptabilidad al progreso de la tecnología.

Los estándares se clasifican atendiendo a distintos criterios, como son el eslabón de la cadena de interoperabilidad con el que se relaciona, la categoría funcional en la que se enmarca, sus nombres, tipos, versión, extensión, especificación y estado.

Dentro de la categoría funcional de estos estándares se contemplan los relativos a la “Gestión documental y archivística”:








UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Gestión de documentos Parte 2: Directrices


domingo, 7 de octubre de 2012

Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva en las pymes (I)

Desde hace tiempo que en este blog venimos comprobando como la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva son conceptos que paulatinamente se van incorporando al vocabulario habitual de la gestión empresarial, y como tras largos años de introducción lenta iniciada a comienzos de los noventa su aplicación práctica está despegando en España.
Pero en este proceso de implementación empresarial de la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva, las pequeñas y medianas empresas se están quedando relegadas, constatándose como en general las pymes no son conscientes de la relevancia que puede tener su aplicación para la consecución de los objetivos empresariales así como la asociación de su práctica con grandes empresas dotadas de importantes recursos tecnológicos, humanos y económicos.

Para comprobar la realidad de la aplicación de la vigilancia tecnológica en organizaciones de pequeño tamaño y menor disponibilidad de recursos, Daniel Pérez González y Emilio Placer Maruri han llevado a cabo una investigación centrada en pymes del sector industrial dedicadas a la actividad del metal, y cuyos resultados se han publicado en el último número de la revista El Profesional de la Información con el título “Vigilancia tecnológica en pymes industriales del metal: conocimiento, aplicación y medición de sus beneficios”.

De este estudio se desprende que hay una serie de obstáculos que dificultan la implantación de la vigilancia tecnológica en las pymes, como son:
  • El bajo conocimiento que tienen las empresas del concepto vigilancia tecnológica, pero que una vez que lo conocen manifiestan mayoritariamente el interés por su aplicación, señalando como el beneficio más deseado la mejora de su capacidad de innovación desarrollando nuevos productos y procesos.
  • Los gerentes no saben medir los costes y beneficios derivados de su aplicación.
  • La idea de que la vigilancia tecnológica no es necesaria para el negocio, lo cual implica no considerar la información como un elemento estratégico.
  • La ausencia de personal formado.
  • La asociación de estas actividades a grandes empresas y elevado coste, a sectores de alta tecnología y a empresas de informática.
Esto sugiere que para incrementar la utilización de vigilancia tecnológica en las pymes es necesaria una importante actividad divulgativa y formativa explicando que es un proceso adaptable a las necesidades de cualquier organización aplicable en cualquier sector y actividad en el que los conocimientos científicos y técnicos sean parte de las actividades críticas del negocio.

En cuanto a las pymes que ya aplican la vigilancia tecnológica, se ha comprobado que el personal responsable de su realización es principalmente de la empresa, y que combina esta actividad con otras funciones, habiendo una clara reticencia a externalizar el servicio. Por lo que respecta a los medio utilizados predominan los tradicionales y poco tecnificados, con un reducido uso de software y bases de datos y poca utilización de servicios externos.

Por lo tanto, para ganar en eficiencia necesitan automatizarse y aumentar la colaboración y sinergias con centros y empresas especializados.