Haciendo camino por el Ebro

La pasada semana pude disfrutar de cuatro días de vacaciones en compañía de dos buenos amigos como son Nacho y Pepe, y juntos recorrimos en bicicleta el Camino Natural del Ebro en el tramo entre Zaragoza y Miranda de Ebro.

Como los días en el mes de noviembre son muy cortos, y pretendíamos no solo hacer deporte sino sobre todo disfrutar de la gastronomía y de los vinos de la zona, nos planteamos unas etapas tranquilas. 

El primer día nos desplazamos en tren hasta Ribaforada y allí comenzamos una etapa que nos llevó hasta Aldeanueva de Ebro, pasando por El Bocal donde nace el Canal Imperial de Aragón, Tudela, Castejón de Ebro, Alfaro y Rincón de Soto. Un camino completamente llano, tapizado en todo el recorrido por las hojas amarillas de los chopos. 

El Bocal. Presa vieja (S.XVI)

 Plataforma sobre el Ebro 

La Mejana de Mosquera 

El Ebro, majestuoso

El segundo día desde Aldeanueva de Ebro fuimos hasta Logroño por la margen izquierda del río y pasando por Calahorra, San Adrián, Lodosa y Mendavia. Pese a la previsión de lluvias, sólo sufrimos un fuerte chaparrón al comienzo de la etapa. 

Tras superar la huerta riojabajeña y de la ribera navarra por amplios y bien señalizados caminos, la ruta continuó entre Mendavia y Logroño por tramos incómodos en los que se suceden estrechas sendas bordeadas de zarzas y caminos con piedras de gran tamaño que dificultan la marcha. 

 Nacimiento del Canal de Lodosa

Nacimiento del Canal de Mendavia 

En Logroño, como no podía ser de otra manera, ronda por la calle Laurel y la calle San Juan. 

El tercer día nuestro destino fue Haro. En esta etapa el perfil ya varió y la llanura del camino de los dos día anteriores dio paso a un sube y baja de escaso desnivel pero que al final del día hacían resentirse las piernas.

En esta etapa, que atraviesa el corazón de La Rioja Alta, pudimos disfrutar de todo el esplendor cromático de las viñas en otoño. Un auténtico espectáculo. El camino nos llevó por El Cortijo, Cenicero, Torremontalbo, San Vicente de La Sonsierra y finalmente Haro. Una tormenta a pocos kilómetros de San Vicente de La Sonsierra, nos supuso una buena mojadina y “nos obligó” a tomarnos unas cañas en San Vicente. Allí los lugareños nos advirtieron de que “agua al mediodía, agua para todo el día”. Afortunadamente el refranero no estuvo muy acertado. 

En Haro visita a las bodegas, ronda de vinos y tapeo generoso y para cenar cordero asado en la “Casa Terete”. Unos pacharanes en la plaza nos garantizaron un sueño profundo durante toda la noche.

Por los viñedos de Cenicero

El Ebro a su paso por el puente medieval de San Vicente 

 Vista de Briones desde la orilla del Ebro

El cuarto y último día una etapa corta pero muy dura, nos llevó desde Haro hasta Miranda de Ebro, ascendiendo en primer lugar hasta las inmediaciones de la ermita de San Felices, frente a las Conchas de Haro, para seguidamente descender por una bonita pista hasta las salinas de Herrera, y de allí subir por una senda trialera de fortísima pendiente al collado de Gobera. Desde este collado una trocha maderera cuya pendiente hace imposible ir subido en la bicicleta nos llevó hasta Ircio “el balcón de Castilla”, para finalmente llaneando llegar hasta Miranda de Ebro. 

Por los caminos de Haro

Vista de las Conchas de Haro

Salinas de Herrera

El Ebro a su paso por Ircio, con la sierra de Toloño al fondo 

En Miranda de Ebro visita a un túnel de lavado para adecentar las bicicletas, ronda y tapeo de mediodía, y tren de regreso a Zaragoza. 

Apertura de datos públicos de la Administración General del Estado

En el Boletín Oficial del Estado de ayer 8 de noviembre de 2011, se publicó el Real Decreto 1495/2011 por el que se desarrolla la Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público, para el ámbito del sector público estatal.

Tras un proceso de consulta pública el pasado 21 de octubre el Consejo de Ministros aprobaba este Real Decreto que se plantea como objetivo situar a España al nivel de países de vanguardia en materia de apertura de datos públicos con lo que se favorece la creación de nuevos productos y servicios de valor añadido en el sector de los contenidos digitales y se contribuye a la transparencia en la actuación de las Administraciones públicas, como principio básico de la democracia.

Además, se pretende potenciar el crecimiento del sector infomediario (empresas que reutilizan información) en España, que desarrolla nuevos productos y servicios mediante la reutilización de la información pública y que ha alcanzado en 2010 un volumen de negocio que se sitúa entre 550 y 650 millones de euros, dando empleo directo a entre 5.000 y 5.500 trabajadores.

Información potencialmente reutilizable

El sector público produce información que es potencialmente reutilizable por los ciudadanos y por la industria de contenidos digitales, como, por ejemplo, información social, económica, geográfica, estadística, meteorológica, turística y sobre educación.

El Real Decreto precisa las obligaciones de las Administraciones y organismos del sector público estatal para promover la reutilización de la información. En particular, autoriza con carácter general la reutilización de la información disponible en la Administración General del Estado y define las responsabilidades en materia de reutilización de la información en cada organismo público, siendo respetuosa con la normativa de protección de datos personales.

El Real Decreto también establece que las entidades del sector público estatal informarán, a través de su sede electrónica, sobre los documentos reutilizables elaborados o custodiados por ellas; y prevé el mantenimiento de un catálogo de información pública reutilizable correspondiente, al menos, a la Administración General del Estado y demás organismos y entidades que forman parte del sector público estatal, creado en el marco del Proyecto Aporta y que que permitirá acceder desde un único punto a los recursos de información pública reutilizable existentes. Para organizar y gestionar este catálogo desde el pasado 31 de octubre esta funcionando "en beta" el portal Datos.gob.es.

Formato y actualización de la información reutilizable

Se pondrán a disposición del público los documentos reutilizables que se encuentren previamente disponibles en formato electrónico por medios electrónicos, de una manera estructurada y usable para los interesados e interesadas y preferentemente en bruto, en formatos procesables y accesibles de modo automatizado correspondientes a estándares abiertos

Se procurará que la información puesta a disposición se actualice en un tiempo razonable que permita el uso adecuado de dicha información, con una frecuencia análoga con la que actualicen dicha información internamente, así como su disponibilidad, incluida la temporal, completitud e integridad de acuerdo con el marco normativo aplicable en cada caso.

Modalidades de reutilización

En cuanto a las modalidades de reutilización, la regla general será la puesta a disposición sin sujeción a condiciones específicas y serán aplicables unas condiciones generales previstas en el Real Decreto. No obstante, se permite que los ministerios y organismos que así lo deseen establezcan condiciones específicas cuando lo consideren necesario.

Por su parte se establecen ciertas condiciones generales para todas las modalidades de puesta a disposición de los documentos reutilizables, como son:

• No desnaturalizar el sentido de la información.
• Citar la fuente de los documentos objeto de la reutilización.
• Mencionar la fecha de la última actualización de los documentos objeto de la reutilización, siempre cuando estuviera incluida en el documento original.
• No se podrá indicar, insinuar o sugerir que los órganos administrativos, organismos o entidades del sector público estatal titulares de la información reutilizada participan, patrocinan o apoyan la reutilización que se lleve a cabo con ella.
• Conservar y no alterar ni suprimir los metadatos sobre la fecha de actualización y las condiciones de reutilización aplicables incluidos, en su caso, en el documento puesto a disposición para su reutilización por la Administración u organismo del sector público.

Planificación de la prevención y recuperación de los documentos vitales de la empresa ante los riesgos de desastre

Ninguna empresa, independientemente de su tamaño, está exenta del riesgo de sufrir en sus instalaciones un desastre natural o artificial (inundaciones, terremotos, incendios, caídas de la energía eléctrica…) que puede impactar de manera grave en sus actividades o incluso llegar a paralizar sus operaciones de negocio. De ahí la conveniencia de que las empresas cuenten con un “Plan de continuidad del negocio” que establezca las medidas técnicas, organizativas y procedimentales que garanticen la continuidad de las actividades o procesos de negocio en caso de tener que afrontar una contingencia grave.

Una de las áreas más sensibles en caso de desastre es la documentación, ya que por su propia fragilidad corre un riesgo elevado de desaparecer o quedar inutilizable, por lo que habrá que dedicar en los planes de continuidad del negocio una especial atención a los documentos, sobre todo a aquellos considerados como vitales, entendiendo por tales a:

1.- Los documentos que registran derechos legales y financieros, cuya pérdida o deterioro supone un riesgo importante para los derechos de carácter jurídico y económico de la empresa.

2.- Los documentos esenciales para la continuidad del funcionamiento de la empresa durante una emergencia y para asegurar el restablecimiento de sus actividades normales después de dicha emergencia.

Programas de prevención y de recuperación de documentos vitales

Para proteger los documentos vitales de los peligros reales o potenciales que pueden sufrir, las empresas deberían elaborar sus propios programas de prevención y de recuperación de documentos dañados por desastres.

Fuensanta Iborra Botía en el artículo “Programas de documentos vitales y de recuperación de documentos afectados por desastres en archivos” publicado en el último número de la revista Tejuelo, sistematiza las fases a seguir para la elaboración de dicho programa.

Analizar y evaluar los riesgos reales o potenciales y el impacto que puede tener sobre las funciones, las actividades y los documentos de una organización para determinar la respuesta necesaria y el mejor método de protección.

Determinar cuáles son las operaciones o actuaciones esenciales que un organismo debe realizar para continuar con sus actividades y funciones en situaciones de emergencia.

Identificar los documentos vitales que respaldan las operaciones o actuaciones esenciales, así como los que protegen los derechos legales y fiscales de la empresa y de las personas directamente afectadas por sus acciones.

Elaborar un inventario de los documentos vitales que incluya la identificación y el título de cada serie de documentos o del sistema electrónico que contiene los documentos vitales, la descripción de los documentos, el soporte en que se encuentran, el nombre de la oficina responsable de los mismos, la localización del almacenamiento de las copias de los documentos vitales dentro o fuera de las instalaciones del organismo, el hardware y software necesarios para acceder a los documentos vitales electrónicos, un calendario de actualizaciones de las copias y otros detalles de interés, como pueden ser: los criterios usados para determinar qué información es vital y el grado con que esa información debe ser protegida, la actividad y frecuencia de consulta, la protección existente y la vulnerabilidad de acceso.

Establecer los métodos de protección y el lugar de almacenamiento de los documentos vitales.

El resultado final será una guía escrita para seguir en caso de emergencia, que debe contener las funciones y responsabilidades del personal designado, una lista detallada de los documentos vitales, la estrategia para su protección, su ubicación en las instalaciones de la empresa o en un lugar de trabajo alternativo, así como un inventario completo de los documentos vitales y los plazos de actualización.

Pese al conjunto de medidas adoptadas para la protección de los documentos vitales, éstas no pueden prevenir totalmente el daño causado a los documentos cuando ocurren desastres, por lo que las empresas deben desarrollar planes de recuperación de los documentos afectados con el fin de salvar, restaurar o reemplazar los documentos dañados y la información que contienen.

Un plan de recuperación de documentos debe ofrecer información necesaria para:

Informar rápidamente a los responsables de emergencias de los detalles del tipo de emergencia y del nivel de amenaza para los documentos.

Evaluar cuanto antes el daño causado a los documentos y tomar las medidas inmediatas para estabilizar el estado de los documentos evitando daños mayores.

Crear un equipo de recuperación de documentos con el personal del organismo para acelerar la estabilización de los documentos dañados.

Consultar con especialistas en recuperación de documentos afectados por desastres en caso de que la evaluación de daños muestre la necesidad de su experiencia, para lo que se crearán listas revisadas y actualizadas de los especialistas que incluyan las áreas de especialización y la forma de contactar con ellos.

Recuperar los documentos y la información que contienen. Si no es posible la recuperación habrá que proporcionar una sustitución de la información perdida.

Reanudar el trabajo normal usando la información y documentos recuperados.

Y no llueve

El estiaje se prolonga, el Ebro languidece con un caudal por debajo del mínimo ecológico en el que proliferan unas extrañas algas, los embalses de la cuenca con un 41,1% de su capacidad… y por el Levante se vuelve a resucitar el fantasma del trasvase 

 Boya en el embalse de la Sotonera

 A ver quien pesca...

Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva en las pymes (II)

La bibliografía nos ofrece abundantes ejemplos de aplicación práctica de la vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva en empresas de gran tamaño, así como de los métodos, técnicas y herramientas que utilizan. Pero las características y los problemas a los que se enfrentan las pymes son diferentes a los que se observan en las grandes empresas por lo que estos modelos no suelen ser fácilmente extrapolables, haciéndose necesario disponer de modelos propios que orienten a las pymes, y así mismo resulta de gran utilidad conocer experiencias prácticas que se estén realizando.

En este sentido resultan de gran interés dos ponencias centradas en las pymes presentadas en el último Congreso internacional sobre vigilancia e inteligencia sistemática para la innovación en las organizaciones (Visio 2011).

Así Gontzal Mugaburu presentó el trabajo que la Fundación Vasca para la Seguridad Agroalimentaria (ELIKA) está realizando para la “Implantación VT en pequeñas empresas -dirigido a industrias alimentarias y a explotaciones del sector primario-“.

Para lograr el despliegue del sistema de vigilancia tecnológica en Elika fueron superando cuatro etapas, que nos proponen como modelo:

1.- Fase inicial
En la que hay que determinar qué es lo que realmente se quiere conseguir, hay que detallar los recursos tangibles disponibles, así como quienes van a estar involucrados en el sistema. Esta información debe servir para una toma decisión fundamental: acometer el proyecto o realizar una retirada estratégica.

2.- Definición de las necesidades de información
Una vez acotado el proyecto, determinados los recursos disponibles y el personal implicado y decididos a implantar un sistema de vigilancia tecnológica, es el momento de definir las necesidades informativas que la empresa quiere satisfacer: ¿qué queremos encontrar?

A continuación se analizarán y detallarán de manera sistematizada las fuentes de información disponibles y que ya se venían utilizando (revistas, catálogos, publicaciones científicas, información de ferias y jornadas…), así como aquellas otras fuentes que pueden resultar de interés consultar.

Y finalmente se establecerá una estrategia de búsqueda de la información, determinando dónde se va a buscar y que términos se van a utilizar en las búsquedas.

3.- Definición de un sistema
Definidas las necesidades de información se profundizará en el aspecto operativo, determinando las actividades a realizar y las tecnologías y herramientas a utilizar. La formación y concienciación del personal implicado será una etapa crítica previa a la implantación del sistema.

4.- Rodaje
La validación de la implementación del sistema de vigilancia tecnológica para cerciorarse de que el sistema ideado está desplegado como se había planificado y la evaluación continua de su funcionamiento será la última fase en la propuesta de Elika.

Por su parte Xavier Gallardo Rodríguez y Joaquim Lloveras Macià en “Innovación en pymes: metodología de selección de herramientas de inteligencia competitiva” como fruto de sus investigaciones para la identificación y validación de un modelo de Inteligencia Competitiva adaptado a las pymes, nos exponen las fases que deben seguir para su exitosa implementación.

1.- Definición de requerimientos y necesidades de inteligencia
Es una fase crítica ya es que en muchas ocasiones los líderes de las pymes no saben expresar claramente ni el problema que pretenden resolver, ni que necesidad de inteligencia precisan.

2. Planificación y organización de los recursos
Las pymes se caracterizan por la limitación de sus recursos y su reducido número de personas, y en su mayoría no disponen de estructuras muy formales y procesos muy definidos. Dadas estas restricciones la organización de recursos debe plantearse de manera que las actividades a realizar no representen dedicaciones no asumibles de tiempo y esfuerzo. Tareas como los encuentros, hallazgos fortuitos, gestión de contactos, y otras actividades informales tiene una más fácil cabida dentro de la pyme, si bien otras tareas como búsqueda en redes de información y bases de datos, entrevistas, podrían externalizarse.

3. Selección de fuentes, búsqueda y recopilación de información
En esta fase se definen y estructuran las fuentes de datos a partir de las que se va a recopilar la información necesaria, para posteriormente realizar en sí la recopilación de la información. Se recomienda el monitoreo selectivo de pocas señales de fuerte intensidad, y no de muchas señales débiles.

4. Procesamiento y análisis de la información
El procesamiento de información se ocupa de recoger la información existente, y comúnmente disponible de manera gratuita en la red. El análisis de la información es el proceso de transformación de la información obtenida y/o procesada para la generación de la inteligencia buscada.

5. Generación de resultados de inteligencia
El resultado de la inteligencia tras el proceso de análisis, debe estar orientado a la solución del problema, cuestión o necesidad de inteligencia. La simplicidad del dicho resultado tanto en su formato, como en su enfoque debe ser una máxima en una pyme.

6. Difusión y protección de la inteligencia
La metodología para la difusión entre los destinatarios de la inteligencia, debe ser lo más sencilla y conocida por parte del receptor, por lo que las fórmulas más habituales son a través de informes, correo electrónico e intranet.

7. Retroalimentación y evaluación de la inteligencia
Todo el proceso debe tener implementado un sistema de realimentación que permita la mejora continua del proceso.

Me gustan las bicicletas

Me gustan las bicicletas. Me gusta fotografiar bicicletas. Me gusta ver fotografías de bicicletas . Me gusta ver carreras de bicicletas . Me gusta la gente a la que le gustan las bicicletas. Me gusta ir en bicicleta. Me gusta que mi hija vaya en bicicleta. Me gusta ir con mi hija en bicicleta. Me gusta ir con amigos en bicicleta. Me gusta ir solo en bicicleta. Me gusta ir por el campo en bicicleta. Me gusta ir por los montes en bicicleta. Me gusta ir por las vías verdes en bicicleta. Me gusta ir por la ciudad en bicicleta. Me gusta que la gente vaya por la ciudad en bicicleta. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de carriles de bicicletas. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de estaciones de bicicletas. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de bicicletas. Me gusta que el Ayuntamiento impulse el uso de las bicicletas. Me gusta que haya proyectos que promuevan el uso de las bicicletas. Me gusta que haya proyectos que nos ayuden a ir por la ciudad con las bicicletas. Me gustan las bicicletas.

Estación de bicicletas en Zaragoza

La gestión del correo electrónico dentro de la estrategia corporativa de información y gestión documental

El correo electrónico debe formar parte de la estrategia corporativa de información y gestión documental, de manera que todas las transacciones queden perfectamente documentadas independientemente del medio de comunicación que se utilice. Para ello los mensajes electrónicos han de conservar su contenido, su estructura y el contexto en el que fueron creados, de forma tal que no puedan ser alterados o manipulados. En definitiva, es necesario tomar medidas para garantizar su autenticidad. Esto implica también una correcta gestión de la selección y el expurgo de los documentos que permita el aprovechamiento eficaz y eficiente de los recursos informáticos al servicio de las organizaciones.

Sin embargo, la habitual consideración del correo electrónico como un medio de comunicación personal ha provocado que la organización y archivado de los mensajes quede generalmente al criterio de los usuarios, quienes son en muchos casos los únicos responsables de la conservación de los mensajes al no existir una política institucional que establezca condiciones y plazos de conservación. Incluso las organizaciones que han establecido unas normas para la utilización de esta herramienta han dejado a un lado la clasificación y el archivo de los ficheros generados por la misma, así como las recomendaciones relativas a la eliminación de la información almacenada en las carpetas personales o la gestión de cuentas de correo en caso de cambio en el puesto de trabajo. Tampoco se estudian los requisitos técnicos para su conservación futura, ni las estrategias a seguir para ella, ni se diseñan procedimientos de recuperación de datos en caso de catástrofe.

Las ventajas del establecimiento de políticas institucionales de gestión del correo electrónico, son múltiples:

1.- Desde el punto de vista organizativo:

• Reduce las pérdidas de información.
• Mejora la eficacia y la eficiencia de la institución.
• Previene el uso fraudulento de los sistemas de correo electrónico.
• Previene accesos no autorizados a la información.
• Contribuye a garantizar que los mensajes con valor documental sean conservados de forma que sean accesibles en el futuro.
• Contribuye a preservar la memoria institucional.

2.- Desde el punto de vista legal:

• Contribuye a cumplir con la legislación relativa a privacidad de las comunicaciones.
• Contribuye a cumplir con la legislación vigente en materia de procedimiento administrativo, y de acceso y conservación de la documentación.
• Minimiza los riesgos legales de la organización.

3.- Desde el punto de vista técnico:

• Garantiza la correcta organización de los mensajes y la integridad de los expedientes en entornos híbridos y digitales.

No obstante esta necesaria gestión corporativa de los correos electrónicos no está exenta de dificultades, por lo que resulta de gran interés contar con directrices que nos ayuden abordarla, y en este sentido puede resultar de gran utilidad la “Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas” elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas, la cual hemos extractado en este post.

Recomendaciones para la gestión del correo eletrónico:

1.- Establecer responsabilidad en la gestión del correo electrónico

Al igual que ocurre con los documentos en papel, el remitente tiene la responsabilidad de gestionar y conservar los mensajes que crea y envía, como evidencia de una actuación determinada.

El destinatario, por su parte, tiene la responsabilidad de gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte de un expediente. En el caso de mensajes colectivos, será la unidad administrativa que conserve el expediente completo, la que conservará obligatoriamente el mensaje de correo.

2.- Identificar los mensajes que son documentos corporativos

No todos los mensajes enviados o recibidos por personal de la organización son documentos corporativos, por lo que habrá que diferenciar éstos de los mensajes personales.

Los mensajes de correo electrónico son considerados documentos corporativos cuando son testimonio de una actividad propia de la organización. Para determinar esta naturaleza hay que responder afirmativamente a las siguientes preguntas: ¿está el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias? ¿Forma parte de un expediente abierto? ¿Contiene información útil para mi trabajo?

Los tipos de mensaje que habitualmente constituyen documentos corporativos son políticas y directrices, circulares, correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la organización, planes de trabajo, agendas, actas, borradores de documentos que se envían para ser comentados o aprobados, cualquier documento que inicia, autoriza o completa una transacción dentro de la organización, informes finales o recomendaciones.

No se consideran documentos corporativos los mensajes personales, spam, información no solicitada (información de cursos, artículos, etc.)

3.- Gestión de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes de correo deben ser gestionados en un plazo de pocos días. Para ello, se recomienda incorporar la gestión de los mensajes de correo al trabajo diario.

Una vez recibido o enviado un mensaje, hay que determinar su valor y en consecuencia, su destino:

• Si el mensaje no está relacionado con una actividad o función propia de la organización, eliminar una vez leído o enviado.
• Si es un borrador de un documento, conservar hasta recibir o enviar el documento definitivo.
• Si es un mensaje que recibimos como información, sin valor administrativo, conservar mientras sea útil.
• Si es un mensaje que se imprime y se archiva en el expediente en papel, eliminar una vez impreso.

Los mensajes enviados a varias personas, sólo serán conservados por el remitente y por el destinatario principal.

En los mensajes con documentos adjuntos, si el mensaje de correo es sólo un documento de trámite para avisar del envío, se puede eliminar. Por el contrario, si tiene información contextual importante debe conservarse.

En el caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la cadena de mensajes anteriores.

4.- Clasificación y archivado de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes electrónicos deben seguir los criterios de clasificación y archivo establecidos por el Sistema de Gestión Documental de la organización.

En primer lugar habrá que clasificar y archivar los mensajes a conservar, para incorporarlos al expediente correspondiente, ya sea en papel o electrónico. Estas operaciones deberían realizarse lo más cerca posible del momento de su creación o recepción.

Se recomienda:

• En el caso de expedientes formados mayoritariamente por documentos en papel, imprimir el mensaje electrónico con todos los datos del encabezado y archivarlo en el expediente en papel. Sin embargo se deberá conservar el mensaje electrónico, ya que será éste el que tenga valor como evidencia.

• Los mensajes pueden archivarse temporalmente en la aplicación del correo electrónico, de manera que estén disponibles para su utilización. Para ello se creará una estructura de carpetas y subcarpetas de acuerdo con el cuadro de clasificación de la Universidad, y similar a la existente en el disco duro.

• Para conservar a largo plazo, o para que los mensajes y sus documentos adjuntos sean accesibles a otras personas del servicio, los mensajes de correo electrónico se archivarán en el servidor o archivo digital correspondiente, manteniendo la estructura de carpetas según el cuadro de clasificación. De esta forma, se garantiza la unidad del expediente.

• Cuando los mensajes incluyen documentos adjuntos, habrá que considerar si debemos conservar el mensaje, el adjunto, o ambos. En el último caso, estos documentos se archivarán separadamente, ya que pueden tener diferentes necesidades de conservación en función de su formato y podrán ser identificados y reutilizados más fácilmente. Se almacenarán en la carpeta del servidor correspondiente al expediente en cuestión, manteniendo la conexión con el mensaje mediante metadatos. Sobre esta estructura de carpetas clasificadas podrán aplicarse los distintos plazos de conservación para cada una de las series.

• Los mensajes pueden almacenarse en el formato de la aplicación de correo electrónico, ya que se mantienen así sus funcionalidades (respuesta, reenvío…), lo que facilita su reutilización. Sin embargo, para su conservación a largo plazo, será necesario migrar a un formato abierto o estándar.

Resumen de la Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas