Adela d’Alòs-Moner, miembro del Grupo ThinkEpi en una reciente nota publicada en el foro Iwetel nos propone diez reglas para abordar un proyecto de gestión documental en las organizaciones:
1. Implicación de la dirección
La implicación de la dirección en un proyecto de estas características es indispensable ya que comporta siempre cambios en la cultura de la empresa, en los procedimientos y muy a menudo en la propia estructura organizativa. Intentar llevar a cabo un proyecto de mejora de la gestión de la documentación sin una implicación clara y directa de la dirección quizá permita pequeños avances, pero pocas veces representará una mejora sensible en la organización.
2. Entender la organización y tener una visión amplia del entorno en la que ésta opera
La documentación es un claro reflejo de la actividad de una organización y, por tanto, para llevar a cabo cualquier proyecto de mejora de gestión de la documentación es forzoso entenderla. Comporta conocer su misión, sus objetivos, sus prioridades, sus procesos clave de negocio, el entorno legal y normativo en el que opera, etc.
Un proyecto de mejora de gestión de la documentación debe abordar en profundidad los flujos de trabajo y los procedimientos y tener en cuenta los roles de las distintas personas implicadas en los mismos.
Pero además de “la propia organización” se hace necesario un conocimiento del entorno, de datos macroeconómicos y microeconómicos, del mercado, de tendencias, de la competencia…
3. Sumar visiones y conocimientos. Trabajo en equipo
El trabajo aislado no tiene cabida en un proyecto de gestión de la documentación. Depende de cada organización el decidir quién deberá formar parte de un equipo de trabajo. Los responsables del departamento de gestión de documentos, información o archivo, de calidad, tecnología, organización, recursos humanos o gerencia son los más habituales, y constituyen equipos multidisciplinares con los que es posible obtener mejores resultados en menos tiempo.
Para avanzar es indispensable la implicación de distintos perfiles dentro de la organización: el “solo ante el peligro” se convierte en algo realmente peligroso y, sobre todo, poco eficiente.
4. Asignación de responsabilidades
El hecho de llevar a cabo un trabajo en equipo no comporta que no deba haber asignación de responsabilidades claras. Según la dimensión de la organización estas deberán situarse a distintos ámbitos: un responsable global de gestión documental y además, por ejemplo, responsables departamentales. Un aspecto fundamental es que cada uno de los trabajadores sea consciente de su responsabilidad con los documentos que genera o recibe.
Un proyecto en el que haya actividades o tareas indefinidas y sin asignación de responsabilidades concretas necesita su reconsideración global.
5. Formación
Un proyecto de gestión de la documentación comporta necesariamente dedicar horas a formar al personal en los nuevos procedimientos y pautas de trabajo y, eventualmente, en las herramientas tecnológicas que se puedan implementar. Es esencial que las personas en la organización entiendan y se sientan “cómodas” en los nuevos procedimientos de trabajo. La formación contribuye en gran medida a superar “resistencias al cambio” que a menudo se producen.
Además de la formación debe asegurarse el soporte y apoyo al personal para solventar dudas o dificultades con las que normalmente se enfrentan las primeras semanas.
6. Cultura corporativa. Comunicación
Para que un sistema de gestión documental sea realmente efectivo debe haber una cultura orientada a compartir. Crear y establece pautas orientadas a romper “silos” y compartimentos estancos. La comunicación tiene aquí un papel relevante ya que debe servir para transmitir una visión global de los beneficios a obtener que vaya más allá del propio ámbito de actuación. Definir y concretar una política corporativa y que el personal en su globalidad la asuma, no es un tema baladí.
Los cambios en las organizaciones los realizan las personas. Sin ellas, sin su complicidad, sin su implicación, un proyecto de gestión documental posiblemente acabará atascándose. Un aspecto que a menudo no se tiene suficientemente en cuenta es la diversidad de realidades de las personas de la organización en cuanto a sus habilidades y actitudes. Lo que puede haber funcionado en una organización no tiene porque también operar positivamente en otra.
7. Herramientas de gestión
En un sistema de gestión de documentos se utilizan instrumentos como son los cuadros de clasificación, los calendarios de conservación y eliminación, vocabularios de metadatos, etc. Estos instrumentos, usados tradicionalmente para gestionar los documentos en soporte papel, se han ido modificando para adaptarse a la nueva realidad de la documentación electrónica.
Hay que evitar un error muy frecuente como es el de implementar un software de gestión documental sin haber realizado una toma de requerimientos funcionales que tengan en cuenta el uso de un cuadro de clasificación, una taxonomía, los modelos de metadatos a aplicar, etc. MoReq2 (Model requirements for the management of electronic records) http://cepymearagon.blogspot.com/2008/10/normas-para-la-gestin-de-archivos-v.html es una referencia importante ya que establece los requisitos que debe cumplir cualquier programa de gestión de documentos.
Así mismo, hay que evitar realizar una aplicación mimética de los esquemas “clásicos” ligados a la formación en archivos o en documentación. A menudo lo “mejor” no encaja con la cultura organizativa o con lo que la dirección de la empresa y las personas esperan. Y es, por tanto, necesario cuestionarse lo que pueden ser las bases teóricas aprendidas.
8. Un proyecto global. Pequeños avances
Llevar a cabo un proyecto de gestión de documentos en cualquier organización requiere tiempo. Es por ello que hace falta –una vez diseñado y enmarcado el proyecto global, sus beneficios, resultados, etc.-, ir avanzando por fases sobre todo en aquellos departamentos o áreas con las personas más proactivas, que pueden actuar como elemento de referencia para los demás.
Es importante realizar un planeamiento que permita pequeños avances iniciales, que producen una visión positiva en la organización, porque esto desencadena buenas condiciones y una predisposición para posteriores etapas y avances.
9. Resolver los problemas de hoy. Anticiparse a los de mañana
Un proyecto de gestión de documentos debe, en primer lugar, dar respuesta a los problemas y disfunciones de la organización hoy. Los resultados, los beneficios deben ser evidentes y deberían poderse cuantificar. Si hay algo que demandan las organizaciones y especialmente en momentos de crisis y de dificultades, es la mejora de la eficiencia y, en este aspecto, una correcta gestión de la documentación, y por ello, del conocimiento corporativo, es un aspecto clave que puede aportar beneficios a corto plazo.
Pero más allá es indispensable pensar en “mañana”, identificando claramente los riesgos del sistema y su sostenibilidad. Especialmente en temas como la preservación, hay que ser extremadamente cauto y riguroso para proponer iniciativas que puedan ser viables en el tiempo.
10. Marco normativo
Más allá del marco normativo y legal en el que actúa la organización, para diseñar un sistema de gestión de documentos es indispensable tener presente las normas específicas en gestión documental, como la norma UNE-ISO/TR 15489 de gestión de documentos o la norma ISO 30300 en fase de aprobación, que permitirán certificar el sistema de gestión de la documentación de una organización.
La implicación de la dirección en un proyecto de estas características es indispensable ya que comporta siempre cambios en la cultura de la empresa, en los procedimientos y muy a menudo en la propia estructura organizativa. Intentar llevar a cabo un proyecto de mejora de la gestión de la documentación sin una implicación clara y directa de la dirección quizá permita pequeños avances, pero pocas veces representará una mejora sensible en la organización.
2. Entender la organización y tener una visión amplia del entorno en la que ésta opera
La documentación es un claro reflejo de la actividad de una organización y, por tanto, para llevar a cabo cualquier proyecto de mejora de gestión de la documentación es forzoso entenderla. Comporta conocer su misión, sus objetivos, sus prioridades, sus procesos clave de negocio, el entorno legal y normativo en el que opera, etc.
Un proyecto de mejora de gestión de la documentación debe abordar en profundidad los flujos de trabajo y los procedimientos y tener en cuenta los roles de las distintas personas implicadas en los mismos.
Pero además de “la propia organización” se hace necesario un conocimiento del entorno, de datos macroeconómicos y microeconómicos, del mercado, de tendencias, de la competencia…
3. Sumar visiones y conocimientos. Trabajo en equipo
El trabajo aislado no tiene cabida en un proyecto de gestión de la documentación. Depende de cada organización el decidir quién deberá formar parte de un equipo de trabajo. Los responsables del departamento de gestión de documentos, información o archivo, de calidad, tecnología, organización, recursos humanos o gerencia son los más habituales, y constituyen equipos multidisciplinares con los que es posible obtener mejores resultados en menos tiempo.
Para avanzar es indispensable la implicación de distintos perfiles dentro de la organización: el “solo ante el peligro” se convierte en algo realmente peligroso y, sobre todo, poco eficiente.
4. Asignación de responsabilidades
El hecho de llevar a cabo un trabajo en equipo no comporta que no deba haber asignación de responsabilidades claras. Según la dimensión de la organización estas deberán situarse a distintos ámbitos: un responsable global de gestión documental y además, por ejemplo, responsables departamentales. Un aspecto fundamental es que cada uno de los trabajadores sea consciente de su responsabilidad con los documentos que genera o recibe.
Un proyecto en el que haya actividades o tareas indefinidas y sin asignación de responsabilidades concretas necesita su reconsideración global.
5. Formación
Un proyecto de gestión de la documentación comporta necesariamente dedicar horas a formar al personal en los nuevos procedimientos y pautas de trabajo y, eventualmente, en las herramientas tecnológicas que se puedan implementar. Es esencial que las personas en la organización entiendan y se sientan “cómodas” en los nuevos procedimientos de trabajo. La formación contribuye en gran medida a superar “resistencias al cambio” que a menudo se producen.
Además de la formación debe asegurarse el soporte y apoyo al personal para solventar dudas o dificultades con las que normalmente se enfrentan las primeras semanas.
6. Cultura corporativa. Comunicación
Para que un sistema de gestión documental sea realmente efectivo debe haber una cultura orientada a compartir. Crear y establece pautas orientadas a romper “silos” y compartimentos estancos. La comunicación tiene aquí un papel relevante ya que debe servir para transmitir una visión global de los beneficios a obtener que vaya más allá del propio ámbito de actuación. Definir y concretar una política corporativa y que el personal en su globalidad la asuma, no es un tema baladí.
Los cambios en las organizaciones los realizan las personas. Sin ellas, sin su complicidad, sin su implicación, un proyecto de gestión documental posiblemente acabará atascándose. Un aspecto que a menudo no se tiene suficientemente en cuenta es la diversidad de realidades de las personas de la organización en cuanto a sus habilidades y actitudes. Lo que puede haber funcionado en una organización no tiene porque también operar positivamente en otra.
7. Herramientas de gestión
En un sistema de gestión de documentos se utilizan instrumentos como son los cuadros de clasificación, los calendarios de conservación y eliminación, vocabularios de metadatos, etc. Estos instrumentos, usados tradicionalmente para gestionar los documentos en soporte papel, se han ido modificando para adaptarse a la nueva realidad de la documentación electrónica.
Hay que evitar un error muy frecuente como es el de implementar un software de gestión documental sin haber realizado una toma de requerimientos funcionales que tengan en cuenta el uso de un cuadro de clasificación, una taxonomía, los modelos de metadatos a aplicar, etc. MoReq2 (Model requirements for the management of electronic records) http://cepymearagon.blogspot.com/2008/10/normas-para-la-gestin-de-archivos-v.html es una referencia importante ya que establece los requisitos que debe cumplir cualquier programa de gestión de documentos.
Así mismo, hay que evitar realizar una aplicación mimética de los esquemas “clásicos” ligados a la formación en archivos o en documentación. A menudo lo “mejor” no encaja con la cultura organizativa o con lo que la dirección de la empresa y las personas esperan. Y es, por tanto, necesario cuestionarse lo que pueden ser las bases teóricas aprendidas.
8. Un proyecto global. Pequeños avances
Llevar a cabo un proyecto de gestión de documentos en cualquier organización requiere tiempo. Es por ello que hace falta –una vez diseñado y enmarcado el proyecto global, sus beneficios, resultados, etc.-, ir avanzando por fases sobre todo en aquellos departamentos o áreas con las personas más proactivas, que pueden actuar como elemento de referencia para los demás.
Es importante realizar un planeamiento que permita pequeños avances iniciales, que producen una visión positiva en la organización, porque esto desencadena buenas condiciones y una predisposición para posteriores etapas y avances.
9. Resolver los problemas de hoy. Anticiparse a los de mañana
Un proyecto de gestión de documentos debe, en primer lugar, dar respuesta a los problemas y disfunciones de la organización hoy. Los resultados, los beneficios deben ser evidentes y deberían poderse cuantificar. Si hay algo que demandan las organizaciones y especialmente en momentos de crisis y de dificultades, es la mejora de la eficiencia y, en este aspecto, una correcta gestión de la documentación, y por ello, del conocimiento corporativo, es un aspecto clave que puede aportar beneficios a corto plazo.
Pero más allá es indispensable pensar en “mañana”, identificando claramente los riesgos del sistema y su sostenibilidad. Especialmente en temas como la preservación, hay que ser extremadamente cauto y riguroso para proponer iniciativas que puedan ser viables en el tiempo.
10. Marco normativo
Más allá del marco normativo y legal en el que actúa la organización, para diseñar un sistema de gestión de documentos es indispensable tener presente las normas específicas en gestión documental, como la norma UNE-ISO/TR 15489 de gestión de documentos o la norma ISO 30300 en fase de aprobación, que permitirán certificar el sistema de gestión de la documentación de una organización.
