Los
pasados días 23 y 24 de mayo de
2013 se celebraron las XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid bajo el
título “Gestión Documental: soluciones para la
e-Administración”, organizadas por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, quienes desde
comienzos de la década de los ochenta han sido uno de los principales impulsores
el desarrollo de la archivística y la gestión documental en nuestro país, por
lo que son un referente a seguir.
A continuación extracto
las conclusiones a las que llegaron en las jornadas
La
legislación y las normas internacionales exigen a los gestores de
documentos disponer de unos instrumentos que les asignen, desde el inicio de su
creación, una serie de datos que hablen de la naturaleza de los mismos. El
primer dato para recabar del documento es el tipo; así lo manda el Esquema
Nacional de Interoperabilidad y se dice en todas las normas
internacionales de gestión de los documentos y de
descripción. Así pues el catálogo de tipos documentales
es uno de los instrumentos
imprescindibles con los que debe contar un gestor integral de documentos. Los
archiveros, como gestores de documentos, somos cooperadores necesarios en la
elaboración de este instrumento.
Para
que los documentos electrónicos pueden crearse, utilizarse, intercambiarse,
difundirse, conservarse y recuperarse en todo tiempo con las condiciones de
seguridad e interoperabilidad que garanticen los atributos esenciales del documento
de archivo: autenticidad, integridad, fiabilidad, perdurabilidad es necesario
el concurso de los conocimientos de tecnólogos y juristas.
La
consultoría documental es necesaria para implementar novedades en la gestión,
para analizar procedimientos y para evaluar resultados.
Frente a la consultoría externa, más objetiva, la consultoría interna optimiza
mejor el conocimiento que se tiene de la propia organización y, cuando esa
consultoría interna se hace desde el Archivo, pone en valor al propio Archivo
frente al resto de la organización, así pues, el papel del archivero dentro de
la Administración tiene que ser proactivo, y las
consultoras externas obtendrán resultados más eficaces y efectivos
si cuentan con la colaboración de los consultores internos: archiveros-gestores
de documentos.
Es
imprescindible la elaboración de una metodología para la valoración y selección
documental que sirva de modelo, así
mismo sería deseable la publicación de los estudios y las justificaciones que sirven de base a la propia
valoración de las Comisiones de Valoración.
La
valoración, el acceso, la selección y la eliminación han de abordarse en el
momento de la creación del documento mediante metadatos para ciclo de vida,
acceso, gestión, protección de datos.
La
gestión documental está en marcha en nuestras Administraciones, pero lo que no se
ha tenido en cuenta es la preservación del documento. La información digital es
efímera por naturaleza, desaparece en periodos cortos de tiempo, por lo que es necesario
su revisión periódica para comprobar que sigue existiendo, pues digitalizar y almacenar
no es sinónimo de preservar.
La
noción de gobierno abierto se está desarrollando como un nuevo paradigma y modelo
de relación entre los gobernantes, las administraciones y la sociedad, su
alcance tiende a ser global. Pero para cumplir los requisitos inherentes al
Gobierno Abierto y para dar el servicio que la sociedad está demandando se
necesitan medios humanos y recursos económicos, que acompañen a una Ley de
Transparencia con rango de ley orgánica y un órgano independiente que la regule.
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