El pasado 2 de octubre de 2015 se publicaba en el BOE la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas que supone un impulso definitivo a la implantación de la administración electrónica, incorpora y ordena los avances producidos en los últimos tiempos y apuesta por una administración pública íntegramente electrónica, con cero papel e interconectada tanto en sus relaciones con los ciudadanos como entre las distintas Administraciones entre sí, mejorando la agilidad de los procedimientos administrativos y reduciendo los tiempos de tramitación.
En materia de archivos se introduce la obligación de cada Administración Pública de mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que los documentos sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
El archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la ley, se regirán por lo dispuesto en la normativa anterior. Por su parte siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Con carácter general la ley entrará en vigor al año de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, es decir en octubre del 2016. No obstante, las previsiones relativas al archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de su entrada en vigor. Mientras tanto las Administraciones Públicas mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes.
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