Gobierno y gestión de la información

Gobierno y gestión de la información / Miguel Ángel del Prado Martínez, Miguel Ángel Esteban Navarro y Tamara Morte Nadal. – En: El gobierno de la función legal en las organizaciones: Operaciones legales, Innovación y digitalización, Capítulo 21, Pamplona: Aranzadi, 2021.

La información es un recurso básico en las organizaciones para el ejercicio de sus funciones, el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de su misión y sus fines. La información es el componente principal del conocimiento que generan y poseen las personas que integran una institución o una empresa. El conjunto de la información que los miembros de una entidad albergan en sus mentes y que comunican y comparten forma parte del capital intelectual o talento corporativo. La información también se almacena y distribuye bajo la forma de datos, estructurados o no, en los sistemas informáticos de una organización, que sirven de soporte y apoyo de numerosas actividades. Parte de la información de una organización se fija y estructura en  soportes, ya sean físicos o digitales, como documentos corporativos creados de modo espontáneo durante el desarrollo de las actividades administrativas y los procesos operacionales de acuerdo con unos procedimientos propios, unas normas externas y unas regulaciones internas.

Para conseguir que la información y los documentos sirvan a una organización a alcanzar sus fines, existen unos principios, procedimientos y técnicas que conforman lo que se denomina gobernanza y gestión de la información. Del diseño, la implantación y el mantenimiento de los sistemas en los que se concreta esa gestión y del tratamiento técnico y la custodia de la información y de los documentos se ocupan unos profesionales con un perfil propio, denominados archiveros, gestores de documentos o gestores de la información corporativa. Como instrumento de apoyo de esos sistemas existen aplicaciones informáticas en el mercado, genéricas o hechas a medida: los softwares de gestión de documentos o de archivo electrónico.

En este capítulo se abordan las cuestiones relacionadas con el gobierno y la gestión de la información con la intención de aportar a las organizaciones en general y muy especialmente a las asesorías jurídicas en particular conocimientos y pautas para ocuparse de su propia información y para asesorar a la dirección corporativa de la organización a la que sirve en esta materia. Desde una perspectiva de la dirección corporativa se expone el modelo dominante de gobernanza de información basado en la integración de todos los activos informacionales, los asuntos estratégicos relacionados con esa gobernanza, los elementos y aspectos a los que debe atender el diseño de este sistema, la configuración y puesta en marcha de un sistema de gestión de integral con las pautas y controles a tener en cuenta y lo referente a la evaluación del desempeño del sistema.

SUMARIO:

I.- LAS ASESORÍAS JURIDICAS Y EL GOBIERNO DE LA INFORMACIÓN.

II.- LA GESTIÓN INTEGRAL DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS. 1. Naturaleza de los objetos de la gestión. 1.1. Datos. 1.2. Información. 1.3. Documentos. 2. El sistema integrado de gestión de información y documentos (SIGID). 3. Beneficios de un SIGID.

III.- DIMENSIONES ESTRATÉGICAS DE LA GOBERNANZA DE LA INFORMACIÓN. 1. Modelo de madurez. 2. La política corporativa de información: liderazgo y roles. 3. Requerimientos legales. 4. Gestión de riesgos asociados con la gestión de la información.

IV.- DISEÑO DEL SIGID DE UNA ORGANIZACIÓN. 1. Principios rectores del SIGID. 1.1. Principios conceptuales. 1.2 Principios operativos. 2.  Objetivos. 3. Estructura. 3.1. El subsistema de gestión de datos. 3.2. El subsistema de la gestión de los documentos de archivo. 3.3. El subsistema de gestión de la documentación informativa.

V. IMPLANTACIÓN DEL SIGID. 1. El enfoque de la gestión por procesos: mapear la organización. 1.1. Análisis de la organización. 1.1. Análisis de los procesos corporativos. 2. Control operacional: procesos técnicos e instrumentos. 2.1. Gestión de evidencias (datos y documentos de archivos). 2.2. Gestión de datos abiertos y compartidos. 2.3. Gestión de documentos informativos. 2.4. Documentos generales de gestión. 3. La integración tecnológica.

VI. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SIGID