El Archivo de la Sociedad Filarmónica de Zaragoza

 

El último número de la revista Artigrama, incluye un artículo dedicado al Archivo de la Sociedad Filarmónica de Zaragoza, recientemente donada por la sociedad al Ayuntamiento de Zaragoza, e ingresado en el Archivo Municipal de la ciudad. .  

Exposición  de  documentos  en  el  acto  de  donación  del  Archivo  de  la  Sociedad  Filarmónica  

 (1-VI-2022)

En el artículo se analizan las características del asociacionismo musical, especialmente del representado por las sociedades filarmónicas. A continuación se expone la historia centenaria de la Sociedad Filarmónica de Zaragoza, quedando manifiesta la relevancia de su vida asociativa y de la actividad musical que ha desplegado desde su constitución en 1906 hasta la actualidad. No en vano, la Filarmónica zaragozana es la institución musical en activo más antigua de Aragón, representando el modelo de disfrute y divulgación de la música clásica por las clases medias de Zaragoza, un modelo desarrollado en las principales ciudades españolas desde finales del siglo XIX.

Programa  de  la  primera  sesión  musical  de  la  Sociedad  Filarmónica  de  Zaragoza

En el Archivo de la Sociedad Filarmónica de Zaragoza se refleja la vida organizativa y la extensa actividad musical desarrollada por la Sociedad Filarmónica de Zaragoza, por lo que constituye una fuente de primer orden para la musicología histórica. Además, su estudio permite ampliar el conocimiento de la vida asociativa zaragozana en general y del asociacionismo musical en particular. El reciente ingreso de esta documentación en el Archivo Municipal de Zaragoza, el tratamiento archivístico y la puesta a disposición de investigadores y ciudadanía en general, permite dar un verdadero uso social a este rico patrimonio musical. 

Prado Martínez, Miguel Ángel del. El Archivo de la Sociedad Filarmónica de Zaragoza. // Artigrama. 37 (2022) 435–454. https://doi.org/10.26754/ojs_artigrama/artigrama.2022379192

El archivo del diseñador gráfico José Luis López Velilla

El pasado 8 de junio de 2021 ingresó en el Archivo Municipal de Zargoza (AMZ) la obra gráfica de José Luis López Velilla, donada al Ayuntamiento de la ciudad por los hermanos del diseñador después de su muerte ocurrida en el año 2019.

 

Folleto de la agencia de publicidad AGOSA creada por López Velilla

Tras el inventariado inicial y la restauración de diferentes piezas llevada a cabo por la Unidad Técnica de Patrimonio Cultural del Servicio de Cultura del Ayuntamiento de Zaragoza y, una vez finalizada la instalación, organización y completa descripción de las obras, el archivo de López Velilla ya está accesible y disponible para su consulta pública. Se trata de un archivo gráfico que abarca desde los años 50 del siglo XX hasta principios del siglo XXI y, que refleja la actividad profesional de López Velilla relacionada con el diseño gráfico y la ilustración publicitaria.

El archivo de López Velilla está formado por 943 obras inventariadas, agrupadas en 23 carpetas de conservación y 12 cuadernos. Cronológicamente se extienden desde 1950 hasta 2001, si bien mayoritariamente están realizadas entre los años sesenta y los ochenta. Contiene carteles, anuncios de prensa, folletos publicitarios, catálogos de productos, logotipos, tarjetas de felicitación, calendarios, cómics… Entre ellos hay bocetos con diferente grado de elaboración y complejidad, desde bocetos burdos con los primeros trazos para definir las características principales de los diseños, a bocetos comprensivos que incluyen información sobre la distribución espacial de los elementos de la gráfica, o bocetos de arte final que definen cada uno de los elementos visuales que compondrán la gráfica una vez terminada. Ocupan un lugar destacado los estudios tanto figurativos como abstractos. También se conservan artes finales u originales para imprenta; pruebas de imprenta que sirvieron para verificar los resultados en cuanto a la calidad de los dibujos, de las tipografías y de la reproducción de los colores; y los impresos finales. De esta manera, se puede recomponer el proceso creativo y las diferentes fases del diseño y producción gráfica de López Velilla.

Los soportes de las piezas son variados, desde papel de diferente tipología (couché, vegetal, cebolla, de calco, reciclado) a cartulina, cartoncillo o cartón pluma. Entre los materiales pictóricos aplicados están el gouache, la acuarela, las ceras, la tinta china, la tinta blanca, el típex, la tinta impresa, el lápiz, los lápices de colores, el rotulador, el bolígrafo. El collage es una de las técnicas que utilizó con frecuencia en sus bocetos, pegando sobre diferentes superficies dibujos y textos. Los tamaños van desde los 5 x 7 cm de la pieza más pequeña hasta los 100 x 74 cm de la mayor.

El diseño de cartelería fue una actividad profusamente desarrollada por López Velilla a lo largo de toda su vida profesional y que se encuentra fielmente reflejada en su archivo. 84 piezas integran la colección de carteles, la más antigua del año 1950 y la más moderna de 2001. En ella se incluyen desde bocetos, a pruebas de imprenta y versiones finales editadas.

 

Boceto cartel para las fiestas del Pilar del año 1966

El archivo de López Velilla refleja su faceta como creador de cómics. De esta actividad como dibujante de historietas se conservan estudios y bocetos de personajes, de acciones, así como viñetas completas para cuatro cómics que nunca llegaron a publicarse.

 

Portada para cómic del personaje Irish

El núcleo del archivo de López Velilla lo constituyen las obras resultantes de su actividad publicitaria, que fue la que dominó su quehacer profesional. Seis carpetas de conservación contienen los trabajos de diseño gráfico realizados para las campañas publicitarias de empresas de diferentes sectores de actividad económica: inmobiliarias, fabricantes de maquinaria, negocios musicales, establecimientos de moda, banca, comercios, industria de la alimentación …

 

Estudio para campaña publicitaria del Edificio EBROSA

 

En menor medida, también se conservan encargos de publicidad institucional que recibió de alguna Administración Pública.

Otra actividad ampliamente desarrollada por López Velilla fue el diseño de logotipos e imágenes corporativas para empresas privadas y administraciones públicas. Una muestra de estos diseños se encuentra actualmente en su archivo.

 

Logotipo Foro de Diseño

La faceta artística de López Velilla se manifiesta claramente en la dilatada serie de estudios formada por bocetos y notas visuales o apuntes realizados tanto en forma de dibujo como trabajos más complejos con diferentes técnicas.

 

Dibujo de tres trabajadores de la construcción.

Con un carácter más bien testimonial se han conservado otros diseños de López Velilla como felicitaciones y postales navideñas para diferentes empresas, invitaciones de boda, así como unos bocetos de calendarios.

Finalmente hay que señalar un conjunto de 12 cuadernos y una carpeta que recogen bocetos y trabajos finalizados.

 

Cuaderno de bocetos y trabajos finalizados.

 

Prado Martínez, Miguel Ángel del. El archivo del diseñador gráfico José Luis López Velilla. // Artigrama. 36 (2021) 615-626. https://www.unizar.es/artigrama/pdf/36/4patrimonio/06.pdf

Mujeres en los fondos del Archivo Municipal de Zaragoza: una aproximación

El Archivo Municipal de Zaragoza (AMZ) custodia la documentación generada por el concejo zaragozano desde la Edad Media hasta la actualidad. Esta documentación es reflejo de la sociedad y la institución que la produjo, y por lo tanto está condicionada por una serie de sesgos. Las diferencias de género mantenidas a lo largo del tiempo, con una preponderancia masculina o directamente con una exclusión femenina en el ejercicio del poder, en el control y representación social o en la gestión y realización de actividades económicas, determinan la sub representación de las mujeres en los fondos municipales, incrementada al añadir diferencias sociales y económicas. Y es que durante siglos ser mujer sin propiedades fue sinónimo de invisibilidad. Para aportar un poco más de luz a este colectivo el artículo Mujeres en los fondos del Archivo Municipal de Zaragoza: una aproximación ofrece una aproximación a algunas de las agrupaciones documentales del AMZ de interés para el estudio de las mujeres.

Así vemos como las fuentes demográficas nos permiten conocer con nombres y apellidos a las zaragozanas desde comienzos del siglo XX.

A pesar de la exclusión de las mujeres del ejercicio directo del poder municipal los registros de actos comunes, las ordinaciones o las matrículas de insaculación de cargos, así como con el uso de fuentes indirectas como testamentos, dotes o capitulaciones matrimoniales nos descubre la influencia que ejercieron las mujeres desde la baja edad media en el gobierno local.

 

La voz de Aragón, 23 de abril 1927, p. 8.

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Las fuentes fiscales nos permiten conocer a las propietarias zaragozanas de inmuebles desde el siglo XVII.

A través de la documentación urbanística podemos conocer la implicación de las mujeres en el urbanismo de la ciudad, promoviendo obras tanto familiares como destinadas al negocio inmobiliario. 

Las mujeres zaragozanas han desarrollado una extensa actividad laboral y económica que se trasluce en abundante documentación municipal. Instrumentos notariales como los protocolos o las copias de escrituras nos adentran en la administración femenina de patrimonios inmuebles o en la gestión financiera así mismo nos descubren las actividades artesanales y comerciales de estas mujeres. Los libros de contratos del Ayuntamiento y los más recientes expedientes de arrendamientos de abastos muestran como desde la Baja Edad Media hubo mujeres que explotaron carnicerías, panaderías, puestos de venta de frutas y hortalizas, pescado, aceite, vino... Por su parte, la documentación tanto fiscal como demográfica nos presentan un enorme abanico de profesiones desempeñadas por mujeres.

 

Fábrica de bebidas. Año 1964. Foto Gerardo Sancho

Las mujeres también se nos presentan en el AMZ como beneficiarias de ayudas municipales en diferentes contextos. Niñas sin recursos económicos pensionadas por el Ayuntamiento para cursar estudios; jóvenes pobres casaderas aspirantes o agraciadas en los sorteos anuales de dotes matrimoniales; viudas de empleados municipales solicitantes de socorro económico; viudas de muertos en enfrentamientos bélicos receptoras de donativos; ancianas y dependientes ingresadas en la Casa de Amparo son algunos ejemplos. A ellos hay que añadir los distintos servicios sanitarios, educativos, culturales, deportivos, urbanísticos que como ciudadanas de pleno derecho han recibido todas las mujeres zaragozanas.

Dote matrimonial otorgada a Josefa Escolano.

Año 1772

Otras series documentales como los procesos judiciales o los pregones nos adentran en situaciones y problemas sociales a los que de manera recurrente se han enfrentado la mujeres: desde disputas por propiedades, contratos y deudas hasta causas criminales por delitos como robo, rapto, asesinato, violación, adulterio o prostitución.

Prado Martínez, Miguel Ángel del. Mujeres en los fondos del Archivo Municipal de Zaragoza: una aproximación. // DARA Novedades, 23 (dic. 2021) 36-40.

Datos abiertos y compartición de la información en el sector público

Datos abiertos y compartición de la información en el sector público / Miguel Ángel Esteban Navarro, Miguel Ángel del Prado Martínez y Tamara Morte Nadal. – En: El gobierno de la función legal en lasorganizaciones: Operaciones legales, Innovación y digitalización, Capítulo 22. Pamplona: Aranzadi, 2021

En el actual contexto jurídico marcado por la implantación de la Administración Electrónica, todas las organizaciones tanto públicas como privadas, deben plantearse la gestión electrónica de los documentos no como una opción que permite la tecnología, sino como una obligación ineludible. Llevar a cabo la gestión de documentos electrónicos, tanto los creados por medios digitales como los que son resultado de un proceso de digitalización, plantea algunos requerimientos tecnológicos y de gestión documental específicos, que se deben sumar a los de índole general. En este capítulo se analizan cuáles son las obligaciones legales sobre la materia y los requerimientos necesarios para lograr una eficiente gestión los documentos electrónicos.

Pero la gestión electrónica no sólo plantea retos, sino que también ofrece oportunidades, entre ellas las derivadas de la apertura y difusión de datos. Para aproximar a las empresas a este innovador ámbito se analizan los conceptos de datos abiertos, datos enlazados y datos masivos; se apuntan los principales beneficios que ofrecen a las empresas y se expone el actual marco normativo sobre el uso y reutilización de los datos abiertos. Para aquellas empresas interesadas en su aplicación práctica se realiza un acercamiento tanto a su dimensión tecnológica como a su gestión.

 SUMARIO:

I. LA INTERACCIÓN ELECTRÓNICA DE LAS ORGANIZACIONES CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.

II. REQUERIMIENTOS PARA LAS ORGANIZACIONES 1. Requerimientos de gestión. 2. Requerimientos tecnológicos.

III. OBLIGACIONES LEGALES. 1. Obligaciones de custodia. 2, Obligaciones con terceros: acceso, transparencia y rendición de cuentas.

IV. DATOS ABIERTOS, ENLAZADOS Y MASIVOS.

V. USO Y REUTILIZACIÓN DE LOS DATOS ABIERTOS. 1. Normativa legal. 1.1. Normativa de la Unión Europea. 1.2. Normativa en España. 2. Dimensión tecnológica. 3. Dimensión de gestión.

Gobierno y gestión de la información

Gobierno y gestión de la información / Miguel Ángel del Prado Martínez, Miguel Ángel Esteban Navarro y Tamara Morte Nadal. – En: El gobierno de la función legal en las organizaciones: Operaciones legales, Innovación y digitalización, Capítulo 21, Pamplona: Aranzadi, 2021.

La información es un recurso básico en las organizaciones para el ejercicio de sus funciones, el desarrollo de sus actividades y el cumplimiento de su misión y sus fines. La información es el componente principal del conocimiento que generan y poseen las personas que integran una institución o una empresa. El conjunto de la información que los miembros de una entidad albergan en sus mentes y que comunican y comparten forma parte del capital intelectual o talento corporativo. La información también se almacena y distribuye bajo la forma de datos, estructurados o no, en los sistemas informáticos de una organización, que sirven de soporte y apoyo de numerosas actividades. Parte de la información de una organización se fija y estructura en  soportes, ya sean físicos o digitales, como documentos corporativos creados de modo espontáneo durante el desarrollo de las actividades administrativas y los procesos operacionales de acuerdo con unos procedimientos propios, unas normas externas y unas regulaciones internas.

Para conseguir que la información y los documentos sirvan a una organización a alcanzar sus fines, existen unos principios, procedimientos y técnicas que conforman lo que se denomina gobernanza y gestión de la información. Del diseño, la implantación y el mantenimiento de los sistemas en los que se concreta esa gestión y del tratamiento técnico y la custodia de la información y de los documentos se ocupan unos profesionales con un perfil propio, denominados archiveros, gestores de documentos o gestores de la información corporativa. Como instrumento de apoyo de esos sistemas existen aplicaciones informáticas en el mercado, genéricas o hechas a medida: los softwares de gestión de documentos o de archivo electrónico.

En este capítulo se abordan las cuestiones relacionadas con el gobierno y la gestión de la información con la intención de aportar a las organizaciones en general y muy especialmente a las asesorías jurídicas en particular conocimientos y pautas para ocuparse de su propia información y para asesorar a la dirección corporativa de la organización a la que sirve en esta materia. Desde una perspectiva de la dirección corporativa se expone el modelo dominante de gobernanza de información basado en la integración de todos los activos informacionales, los asuntos estratégicos relacionados con esa gobernanza, los elementos y aspectos a los que debe atender el diseño de este sistema, la configuración y puesta en marcha de un sistema de gestión de integral con las pautas y controles a tener en cuenta y lo referente a la evaluación del desempeño del sistema.

SUMARIO:

I.- LAS ASESORÍAS JURIDICAS Y EL GOBIERNO DE LA INFORMACIÓN.

II.- LA GESTIÓN INTEGRAL DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS. 1. Naturaleza de los objetos de la gestión. 1.1. Datos. 1.2. Información. 1.3. Documentos. 2. El sistema integrado de gestión de información y documentos (SIGID). 3. Beneficios de un SIGID.

III.- DIMENSIONES ESTRATÉGICAS DE LA GOBERNANZA DE LA INFORMACIÓN. 1. Modelo de madurez. 2. La política corporativa de información: liderazgo y roles. 3. Requerimientos legales. 4. Gestión de riesgos asociados con la gestión de la información.

IV.- DISEÑO DEL SIGID DE UNA ORGANIZACIÓN. 1. Principios rectores del SIGID. 1.1. Principios conceptuales. 1.2 Principios operativos. 2.  Objetivos. 3. Estructura. 3.1. El subsistema de gestión de datos. 3.2. El subsistema de la gestión de los documentos de archivo. 3.3. El subsistema de gestión de la documentación informativa.

V. IMPLANTACIÓN DEL SIGID. 1. El enfoque de la gestión por procesos: mapear la organización. 1.1. Análisis de la organización. 1.1. Análisis de los procesos corporativos. 2. Control operacional: procesos técnicos e instrumentos. 2.1. Gestión de evidencias (datos y documentos de archivos). 2.2. Gestión de datos abiertos y compartidos. 2.3. Gestión de documentos informativos. 2.4. Documentos generales de gestión. 3. La integración tecnológica.

VI. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SIGID

Descripción archivística colaborativa

Los archivos públicos están manifestando en las últimas décadas un interés creciente por la recuperación, conservación, tratamiento y difusión del patrimonio fotográfico. De hecho, en algunos de ellos, estos materiales ya ocupan un volumen muy significativo entre sus fondos documentales, y su gestión se ha convertido en una actividad destacada. Muchas de las imágenes fotográficas, especialmente las más alejadas en el tiempo, carecen de documentación de apoyo lo que dificulta la identificación de las personas y lugares en ellas reflejados, así como las fechas en las que fueron realizadas.

Ante la problemática señalada el artículo analiza las posibilidades que ofrece la colaboración de los usuarios como asistencia en la descripción fotográfica. Para ello, en primer lugar, se aborda el concepto de inteligencia colectiva y su plasmación práctica a través del movimiento crowdsourcing. A continuación, se recopilan una serie de iniciativas nacionales e internacionales que promueven la participación ciudadana en la realización de tareas descriptivas de distinto alcance y sobre diferentes materiales documentales.

Plaza de España Zaragoza. Foto: Ignacio Coyne. AHPZ MF-COYNE000005

El núcleo del artículo lo constituye un estudio de caso, en el que se presentan los fondos fotográficos custodiados por el Archivo Histórico Provincial de Zaragoza y las acciones que ha llevado a cabo a través de las redes sociales, para recabar la colaboración de los usuarios en la identificación de fotografías. El estudio de caso se centra especialmente en el proyecto Mujeres en busca de nombre, que ha perseguido sacar del anonimato a las protagonistas de una serie de retratos realizados por el fotógrafo zaragozano Manuel Coyne.

 

Prado Martínez, Miguel Ángel del. Descripción archivística colaborativa: el uso de las redes sociales y la inteligencia colectiva en la descripción fotográfica. Un estudio de caso. // Scire. 26:2 (jul.-dic. 2020) 69-78. https://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/4711

Gobiernos autonómicos y archivos en tiempos de crisis. Reflexiones desde el caso aragonés

Intervención de Juan José Generelo Lanaspa y Miguel Ángel del Prado Martínez en las V Jornadas-Taller de archivo y administración electrónica en la que se presentan las acciones llevadas a cabo por los archivos aragoneses en la primavera de 2002, durante la crisis provocada por el COVID-19.

 

Aunque las salas de los archivos no se pudieron utilizar, los archivos no se cerraron.

Reinventar los archivos

Durante los últimos meses los archivos aragoneses han llevado a cabo una radical reformulación de sus líneas de actuación para adaptarse a una situación de cierre al público y teletrabajo. Sin olvidar la documentación de sus colecciones o la atención de consultas por vía telemática, han volcado sus esfuerzos en la difusión, con el fin de dar a conocer sus fondos a un variado público que habitualmente no acude a los archivos. De este modo, los blogs y las redes sociales han sido los medios para difundir algunos de los que quizá sean los más llamativos, y paradójicamente menos conocidos, de sus documentos: los materiales audiovisuales. Todo ello se aborda en el programa "La torre de Babel" de Aragón Radio, emitido el 15 de junio de 2020.

 

En una entrevista realizada a Miguel Ángel del Prado Martínez se trata:

• Las fórmulas de trabajo y nuevos planteamientos de unos archiveros confinados.
• El repentino boom de la difusión.
• El cine en los archivos. Ciudadano Coyne.
• Decenas de Mujeres en busca de nombre.
• Memorias recuperadas. La voz de los protagonistas de la Guerra Civil.

 Colaboración de SIPCA en el programa "La torre de Babel" de Aragón Radio

Una celebración virtual para los archivos

Entre los días 8 y 14 de junio se ha celebrado la Semana Internacional de los Archivos, promovida por el Consejo Internacional de Archivos (ICA). Convocada este año bajo el lema “Empoderar Sociedades de Conocimiento”, se vio obligada por la situación a adaptar sus eventos a fórmulas virtuales y a replantearse el significado de estas instituciones en el mundo actual.

 

A través del programa "La torre de Babel" de Aragón Radio, emitido el 8 de junio de 2020, los archivos aragoneses, reflexionan sobre las diversas funciones de los archivos en un tiempo de crisis y repasamos algunas de las más interesantes iniciativas digitales que se llevan a cabo durante esta semana para difundirlos y conmemorarlos.

 

En la entrevista realizada a Miguel Ángel del Prado Martínez, entre los temas que se abordan están:

• La Semana Internacional de los Archivos. Memoria, identidad y tecnología.
• Celebraciones en tiempos de pandemia: de las puertas abiertas a las redes sociales
• Una programación de carácter global. Mapas digitales y eventos virtuales
• Archiveros youtubers para una “nueva realidad”
• Los archivos aragoneses en la desescalada: los nuevos protocolos de consulta

 Colaboración de SIPCA en el programa "La torre de Babel" de Aragón Radio

 

 

Correspondencias entre la norma aragonesa para la descripción de autoridades de archivos (DARANOR) y MARC21

Publicadas en la revista Scire: representación y organización del conocimiento las correspondencias establecidas entre la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos (ARANOR) y MARC21 para datos de autoridad.

 Extracto de las equivalencias

Desde el año 2001 el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA) ha trabajado intensamente en la normalización de la descripción de autoridades, cuyo resultado más sobresaliente ha sido la publicación de la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de Archivos (ARANOR). No obstante, y a pesar de los tempranos trabajos realizados para la elaboración de un fichero de autoridades de personas y familias de Aragón, seguía siendo una tarea pendiente la codificación informática de las descripciones completas de las autoridades archivísticas y puntos de acceso (personas, familias, instituciones, lugares y materias) para su integración en DARA. Con este objetivo un equipo formado por representantes de los archivos históricos provinciales aragoneses, del archivo de la Universidad de Zaragoza, y de la empresa Keensoft iniciaron los trabajos para la elaboración de una nueva norma: DARANOR Estructura de datos para registros de autoridad en archivos de Aragón.

El núcleo de DARANOR lo constituyen las equivalencias establecidas entre los elementos de ARANOR / ISAAR-CPF y los campos y subcampos de MARC21 para datos de autoridad.

La aplicación de DARANOR va a permitir que el sistema de información de los archivos de Aragón (DARA) ponga en práctica un modelo de descripción multientidad que abarque a los documentos en sus diferentes niveles, a los agentes implicados en la producción y gestión de la documentación (personas, familias o instituciones), pudiendo además dar cabida a lugares y temas relacionados.

Uno de los resultados más positivos será la confección de manera colaborativa del fichero de autoridades de instituciones, personas y familias de los archivos aragoneses. Pero además, la estructura definida por DARANOR va a permitir que DARA se relacione e interactúe con otros sistemas de información o fuentes de datos externos, pudiendo conseguir desde el enriquecimiento semántico de sus registros hasta su integración y participación en proyectos cooperativos regionales, nacionales o internacionales, tanto si están orientados a la difusión de recursos archivísticos como si además incluyen los bibliotecarios, museísticos o los de otras instituciones culturales.

Además, si se avanza hacia la conversión de sus registros de autoridad en datos abiertos, enlazados y procesables semánticamente podrá participar de iniciativas como Aragón Open Data o incluso desarrollar su propia infraestructura para la explotación y reutilización de estos datos.

Prado Martínez, Miguel Ángel del. Correspondencias entre la norma aragonesa para la descripción de autoridades de archivos (DARANOR) y MARC21. // Scire. 25:1 (en.-jun. 2019) 13-24. ISSN 1135-3716 https://www.ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/4645

El portal de archivos DARA memoria democrática

En los últimos años, los archivos están adquiriendo una especial relevancia en los procesos de recuperación de nuestra memoria democrática, de reconocimiento de las víctimas, y de dignificación y reparación de las injusticias sufridas por todas aquellas personas e instituciones que padecieron persecución o violencia durante la guerra civil y la dictadura franquista.

 

Destrozos de la Guerra. José Oltra. Fototeca de la Diputación Provincial de Huesca

Los documentos e informaciones de ese traumático periodo histórico depositados en archivos públicos y privados, son un material imprescindible para la investigación, estudio y conocimiento tanto de los hechos acontecidos como de las personas que los protagonizaron. Es por ello que los archivos, principalmente los públicos, espoleados por una legislación encaminada a la recuperación de la memoria histórica, se enfrentan al reto de organizar, describir y hacer fácilmente accesibles estos acervos documentales.

 

El Gobierno de Aragón desde el año 2007 a través del Servicio competente en materia de Archivos, ha venido trabajando mediante inversiones planificadas y convenios con la Universidad de Zaragoza y otras instituciones para impulsar la investigación y garantizar el acceso público y la difusión del patrimonio documental relacionado con la represión política durante el periodo histórico de 1936 a 1978.

Cocinando en el frente. Estudio Coyne. Archivo Histórico Provincial de Zaragoza

La promulgación de la Ley 8/2015 de Transparencia de la Actividad Pública y Participación Ciudadana de Aragón ha dado un nuevo impulso a los proyectos archivísticos vinculados a la memoria democrática. De este modo a principios del año 2016 la Dirección General de Cultura y Patrimonio se puso en marcha un proyecto archivístico plurianual que tiene como objetivo principal la elaboración del Catálogo Aragonés de Documentación e Información sobre la violencia y represión ejercidas durante la Guerra Civil y el franquismo.

 

Para facilitar el acceso a toda la documentación e información recopilada y catalogada se ha creado el portal DARA-Memoria democrática. Por este medio los investigadores, asociaciones de recuperación de la memoria, familiares de las víctimas y la sociedad en general tienen acceso a fecha de octubre de 2018 a la descripción de 82.527 documentos textuales, fotografías y testimonios sonoros relacionados con la violencia y la represión, generados entre 1936 y 1977. De ellos, el 15% se encuentran digitalizados y pueden ser descargados, guardados y consultados íntegramente por los interesados.

 

 

 

El número 19 del Boletín Dara Documentos y Archivos de Aragón  dedicado de manera monográfica a los Archivos y la Memoria Democrática, incluye entre sus contenidos el artículo "El portal de archivos DARA memoria democrática" en el que se expone el proceso que están siguiendo los archivos histórico provinciales aragoneses para la elaboración del mencionado Catálogo Aragonés de Documentación e Información sobre la violencia y represión y se detallan los contenidos actuales del portal DARA-Memoria democrática

 

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2018). "El portal de archivos DARA memoria democrática". Boletín DARA Documentos y Archivos de Aragón. 19, 12-15 15 <www.patrimonioculturaldearagon.es/documents/10157/c6463696-d458-4b56-8e5a-d07295c82242>

La gestión de la información documental en las organizaciones empresariales: estudio de caso y lecciones aprendidas

Las organizaciones para el control y gestión de los documentos y de la información que albergan se han dotado tradicionalmente de una serie de servicios diferentes en virtud de la naturaleza de los propios documentos, de las actividades específicas que sobre ellos se realizan y de la edad o fase en el proceso vital que se encuentran. Estos servicios son archivos de distinta tipología que asumen la responsabilidad de la gestión de la documentación producida por las organizaciones en el desempeño de sus funciones, bibliotecas especializadas o centros de documentación encargados de gestionar la documentación informativa externa, sin olvidar a los servicios administrativos y técnicos encargados de la creación y tramitación de los documentos. Habitualmente estos servicios coexisten en el seno de las organizaciones de forma separada e independiente y con escasa relación entre ellos.

No obstante se ha desarrollado entre académicos y profesionales una corriente favorable a la integración teórica y práctica de la gestión de la información documental materializada en distintas propuestas de diferente grado y alcance. Dentro de este contexto, con el artículo “La gestión de la información documental en las organizaciones empresariales: estudio de caso y lecciones aprendidas” recientemente publicado en el último número de la Revista Tabula se ha pretendido confirmar la pertinencia de abordar la gestión de la información documental de una manera integral, atendiendo tanto al subsistema de gestión de la documentación de archivo como al subsistema de gestión de la documentación informativa.

Así mismo, se ha intentado corroborar que el diseño e implementación del sistema de gestión de la información documental se debe abordar desde un marco corporativo general que supere el ámbito estrictamente documental, como es el que ofrece un sistema integrado de gestión de la información.

Por otra parte se ha procurado comprobar cómo la gestión por procesos es la que permite alinear el sistema de información documental integrado con los objetivos y las metas de la organización a la que brinda sus servicios.

Las anteriores hipótesis han sido confirmadas mediante un estudio de caso consistente en la descripción y el análisis del proceso de diseño, planificación, implementación, evaluación y mejora del sistema de gestión de la información documental en tres organizaciones empresariales aragonesas de diferente tipología y ámbito territorial de actuación, radicadas en la ciudad de Zaragoza. El estudio de caso ha permitido a su vez extraer una serie de conclusiones que se presenta en el artículo en forma de lecciones aprendidas.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión de la información documental en las organizaciones empresariales: estudio de caso y lecciones aprendidas. Tabula. 20, 311-330.<http://acal.es/index.php/publicaciones-acal/tabula/item/2157-memoria-y-deseo-sexo-y-genero-en-el-archivo>

Datos abiertos

La iniciativa de datos abiertos (open data) es una filosofía y práctica que persigue que determinados datos estén disponibles de forma libre para todo el mundo, sin restricciones de derechos de autor, de patentes o de otros mecanismos de control. Los datos abiertos pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos libre y gratuitamente por cualquier persona y para cualquier propósito, estando sujetos solo al requisito de atribuirlo a la fuente.

El concepto de datos abiertos no presupone un origen organizativo determinado por lo que su práctica puede ser desarrollada tanto por entidades públicas como privadas. Pero es sin lugar a dudas en el ámbito público donde este movimiento está teniendo su mayor impacto. Y es que tras la filosofía de datos abiertos se encuentra también la necesidad de dotar de mayor transparencia al conjunto de las administraciones públicas aprovechando las oportunidades que ofrecen las Tecnologías de la Información y la Comunicación para mejorar la calidad democrática y el funcionamiento de los gobiernos y las instituciones públicas. Abrir y compartir de manera proactiva y sin necesidad de una petición previa los datos e informaciones producidos y recopilados por las administraciones y gobiernos en el desempeño de sus actividades, forma parte de la estrategia general para un nuevo modelo de administración, el Gobierno Abierto, con el que se pretende establecer una relación más abierta, participativa y transparente con los ciudadanos.

Características de los datos públicos abiertos

Para que los datos que las administraciones ponen a disposición de los ciudadanos alcancen la categoría de abiertos deben cumplir un conjunto de características que garanticen su acceso, uso y reutilización libre. Estas especificaciones se han recogido en los conocidos principios de los datos abiertos y según los cuales éstos deben ser completos, provenientes de fuentes primarias, fácilmente accesibles, gratuitos, no discriminatorios, oportunos, procesables de forma automatizada, publicados en formatos abiertos y con licencias libres, actualizados periódicamente, y mantenidos a largo plazo. Por su parte Carta Internacional de Datos Abiertos recoge una serie de principios fundamentales para facilitar la publicación y el acceso a los datos de los gobiernos, y que deben ser cumplidos por los países y entidades que se adhieran a la misma. Así establece que los datos gubernamentales deberán ser abiertos por defecto; exhaustivos, precisos y de alta calidad; accesibles y utilizables sin barreras burocráticas o administrativas que disuadan el acceso; comparables e interoperables; deben mejorar la gobernanza y la participación ciudadana; y así mismo deben estimular el desarrollo incluyente y la innovación.

Dentro del ámbito estatal español, la Comunidad Open Data – RISP España elaboró en el año 2012 el Decálogo Open Data que recoge diez buenas prácticas a la hora de afrontar políticas de datos abiertos. Parte de la premisa de que debe existir una armonización entre todas las administraciones de manera que las iniciativas desarrolladas compartan los siguientes principios: publicar datos en formatos abiertos y estándares; usar esquemas y vocabularios consensuados y utilizar metadatos abiertos; existencia de un punto de consulta donde se incluya un inventario con información descriptiva y técnica sobre los conjuntos de datos que se exponen; datos accesibles desde direcciones web persistentes y amigables; exponer un mínimo conjunto de datos relativos al nivel de competencias del organismo y su estrategia de exposición de datos; compromiso de servicio, actualización y calidad del dato; monitorizar y evaluar el uso y servicio mediante métricas; datos bajo condiciones de uso no restrictivas y comunes; evangelizar y educar en el uso de datos; recopilar aplicaciones, herramientas y manuales para motivar y facilitar la reutilización.

Beneficios de la apertura de los datos públicos

Las administraciones y organismos públicos en el cumplimiento de sus funciones generan y recopilan una enorme variedad de datos e informaciones relativos a las diferentes materias sobre las que tienen competencias. Se trata de datos económicos, comerciales, industriales, ambientales, políticos, sociales, legales, científicos, culturales… completos, fiables y de calidad, que ofrecen un alto valor y un gran potencial, no solo para el sector público sino también para los ciudadanos y las empresas.

Las principales razones que suelen ser esgrimidas para justificar la liberalización de los datos públicos son que favorece una mayor transparencia, mejora la eficiencia de las administraciones públicas, impulsa el crecimiento económico y la innovación, y contribuye al bienestar social.

Así, en una sociedad democrática que funcione correctamente, la ciudadanía necesita saber qué está haciendo el gobierno y gracias a los datos abiertos éste tiene la oportunidad de establecer nuevos mecanismos de comunicación permanentes y transparentes con los ciudadanos, en definitiva se trata de utilizar las ventajas que ofrecen las tecnologías de la web para impulsar la rendición de cuentas y la evaluación de las políticas públicas. Por su parte, los datos abiertos y la interoperabilidad entre las diferentes administraciones posibilitan que la información que necesitan en sus actuaciones esté disponible y fácilmente accesible para todas ellas, lo que les permite optimizar los procesos administrativos, mejorar el rendimiento de los empleados públicos y aumentar la eficiencia de los servicios públicos. Los beneficios económicos provienen de la posibilidad de que las empresas generen valor económico mediante nuevos e innovadores modelos de negocio basados en la creación de aplicaciones y servicios a partir de los datos públicos. Del mismo modo a partir de estos datos se pueden generar aplicaciones y nuevos servicios de valor social que mejoren la vida de los ciudadanos.

La apertura de los datos públicos una obligación legal

Pero más allá de las ventajas y beneficios que tiene una estrategia de datos abiertos, actualmente existe una obligación legal marcada por la Directiva 2013/37/UE por la que se modifica la Directiva 2003/98/CE relativa a la reutilización de la información del sector público que establece la obligación inequívoca para los Estados miembros de autorizar la reutilización de todos los documentos, salvo si el acceso está restringido o excluido en virtud de normas nacionales sobre acceso a los documentos. Y además precisa que para facilitar la reutilización, los organismos del sector público deben poner, siempre que sea posible y apropiado, los documentos a disposición del público mediante formatos abiertos y legibles por máquina junto con sus metadatos, con los niveles más elevados de precisión y granularidad, en un formato que garantice su interoperabilidad. Es de reseñar que además amplía su ámbito de aplicación a los recursos de información del sector público contenidos en las bibliotecas, los museos y archivos. La transposición de esta directiva a la legislación española se realizó mediante la Ley 18/2015 por la que se modifica la Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público.

Texto extractado de: Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria. El Consultor de los Ayuntamientos. 7/2017

La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria

Uno de los principales desafíos para las actuales administraciones públicas es lograr una eficaz y eficiente gestión de los datos que de modo masivo atesoran, abrirlos para que puedan ser conocidos y reutilizados, y enlazarlos con los de otras entidades para enriquecerlos e incrementar su valor. Este es un objetivo transversal que requiere la participación y la colaboración de múltiples agentes y enfoques metodológicos, incluyendo de manera inexorable a los aportes de la gestión documental, de hecho estoy convencido de que a la gestión documental le corresponde una función central en cualquier iniciativa de apertura de datos comprometida con la calidad y la eficacia del proceso.

Esta es la idea central que defiendo en el artículo La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria incluido dentro del número especial que la revista El Consultor de los Ayuntamientos dedica de manera monográfica a "La gestión documental en la nueva Administración Digital".

Y es que la gestión documental es el área de gestión responsable de coordinar y controlar de forma sistemática la producción, reunión, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y disposición o destino final de los documentos creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus funciones. Desde esta posición le corresponde una función central en cualquier iniciativa de apertura de datos comprometida, pero ello exige tanto la adecuación de la gestión documental a los objetivos de las políticas de datos abiertos, como que estas sepan apoyarse en los sistemas corporativos establecidos para gestionar los documentos.

La implantación en las administraciones públicas de una gestión de documentos exclusivamente electrónica es sin lugar a dudas un factor coadyuvante para lograr la mencionada confluencia. Y es que en un entorno digital los datos se convierten en un elemento estructural básico de los documentos. Así, según la Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico, los componentes de un documento administrativo electrónico son los datos o contenido informativo, la firma electrónica y los metadatos que facilitan su gestión. En consecuencia, en la nueva administración electrónica los datos y sus metadatos asociados se sitúan en el centro de la gestión documental.

Al sistema de gestión documental corporativo es al que le corresponde garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, disponibilidad, confidencialidad, protección y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos -y por lo tanto de los datos-, creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus funciones. Además debe identificarlos en el contexto de las actividades de la organización. Así mismo acredita una eliminación segura y controlada de los documentos y los datos que no requieren ser mantenidos según la legislación aplicable o las políticas de la organización.

Por lo tanto las iniciativas de datos abiertos vinculadas a los sistemas de gestión documental electrónica tienen asegurada una fuente primaria de datos públicos, de calidad, auténticos y fidedignos, actualizados, accesibles y mantenidos en el tiempo. Además se benefician de otra serie de ventajas derivadas del tratamiento al que son sometidos los documentos y sus datos. Una de ellas es la de poder evidenciar la relación existente entre los datos y sus fuentes y contextos de producción, lo que facilita la comprensión de los datos y puede llevar al descubrimiento de nuevos recursos. Otra es la de proporcionar antecedentes y continuidad a los conjuntos de datos gracias a la publicación de series históricas.

Por su parte estos datos, de acuerdo a legislación que rige la administración electrónica, cumplen el requisito de estar en formatos abiertos o en su defecto en estándares que sean de uso generalizado por los ciudadanos, lo que posibilita su difusión en los portales de datos abiertos.

Una gestión documental electrónica obliga a disponer de una infraestructura tecnológica que le dé soporte. En este sentido es bueno recordar, como ya el Esquema Nacional de Interoperabilidad estableció que las administraciones públicas debían crear repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el ciclo de vida de los documentos electrónicos. Por su parte las leyes 39/2015 y 40/2015 imponen que todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenen por medios electrónicos, y para ello cada administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Entendemos que estos repositorios electrónicos deben ser proveedores de los portales de datos abiertos, y para ello la interoperabilidad entre estos dos sistemas de información es un requisito imprescindible.

Pero participar y colaborar con las políticas de datos abiertos exige reorientar algunos de los procesos de gestión documental, y muy especialmente la descripción de los documentos electrónicos mediante la incorporación de metadatos. Cada organización define su propio modelo de descripción de documentos y establece el esquema de metadatos que responde a sus particularidades y necesidades específicas de gestión. Por ello un sistema de gestión de documentos orientado a la publicación en abierto de sus datos, deberá enriquecer sus perfiles de metadatos para que los conjuntos de datos que genere sean lo suficientemente atractivos y útiles para un portal de datos abiertos.

El acercamiento de la gestión documental a las políticas de datos abiertos es una estrategia de la que las dos partes saldrán mutuamente beneficiadas. Las iniciativas de datos abiertos dispondrán de una fuente primaria de datos públicos, de calidad, auténticos y fidedignos, contextualizados, actualizados, accesibles y mantenidos en el tiempo. Por su parte los sistemas de gestión documental podrán enriquecer y mejorar los datos propios, optimizar sus descripciones, proponer fuentes de información complementarias, en definitiva proporcionar a sus usuarios una experiencia de consulta mucho más completa y útil.

Los programas de gestión documental y los de datos abiertos están llamados a confluir como elementos constitutivos del sistema de información corporativo. Los datos de diversa procedencia y naturaleza que atesoran las administraciones, los documentos administrativos reflejo y evidencia de sus actuaciones, los documentos informativos cuyos contenidos pueden resultarles relevantes conforman un entramado de activos de información que deben ser puestos al servicio de administradores y administrados. Y para ello lo deseable es que todos estos recursos formen parte de un sistema integrado de información dentro de la organización. En este sentido puede resultar de utilidad nuestro modelo de sistema integrado.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria. El Consultor de los Ayuntamientos. 7/2017