El síndrome de la fatiga informativa, un riesgo laboral reconocido

El  síndrome de la fatiga informativa, infoxicación, o sobrecarga Informativa,  hace referencia al exceso de información al que nos vemos sometidos. Cuando la creciente información que diariamente estamos obligados a procesar en nuestros puestos de trabajo es excesiva, no está controlada y organiza, puede dificultar el aprendizaje, la capacidad para tomar decisiones y el bienestar general del trabajador.

Los síntomas vinculados a este síndrome de la fatiga informativa son:

• Una parálisis de la capacidad analítica, 
• Constantes búsquedas de más información, 
• Incremento de la ansiedad, el estrés y el insomnio, 
• Falta de confianza en uno mismo a la hora de tomar decisiones (¿tengo la información correcta?, ¿dispongo de bastante información?, ¿he contrastado suficientemente la información que poseo?...). 
• Pueden aparecer síntomas físicos (una elevada presión sanguínea, trastornos digestivos, dolores de estómago y musculares, problemas en la visión y estrés cardiovascular), conductuales/psicológicos (menor capacidad de atención, falta de concentración, irritabilidad, apatía y aburrimiento) y sociales (daños en relaciones sociales).

En el último número de la revista Gestión práctica de riesgoslaborales  nos proponen una serie de estrategias para paliar sus efectos o, incluso, su aparición:

• Invertir tiempo en guardar, organizar, mantener y borrar la información para de este modo facilitar su posterior recuperación, lo que nos permitirá conectar la información disponible con nuestras necesidades aprovechando al máximo nuestros recursos informativos.
• El proceso de informarse debe comenzar por conocer la información que uno considera que es su "información crítica". Es decir, aquello sobre lo que no podemos permitir estar desinformados.
• Es necesario disponer de un proceso sistemático que te ayude a gestionar la información que te encuentras por casualidad, pero que te puede interesar en un futuro.
• Necesitamos conocer los cinco temas fundamentales en los que trabajamos, los cinco temas secundarios y cuál es la lista de información crítica para estos cinco temas y la lista de información secundaria para los cinco temas secundarios.
• Para que realmente un motor de búsqueda nos sea útil y nos ayude a localizar la información que necesitamos debemos dedicar un tiempo a encontrar el motor específico, temático, dedicado al campo que nos interesa. Es muy importante que conozcamos cuáles son las fuentes dónde tenemos que buscar para poder buscar adecuadamente.
• Es importante prestar atención al grado de credibilidad de la fuente de donde obtenemos la información.
• No olvidemos que una de las mejores formas de encontrar la información que necesitamos es preguntar a las personas.
• Es necesario aprender a utilizar eficazmente la tecnología existente, aunque esto requiera inicialmente algo de tiempo: usar un lector o recopilador de contenidos (agregador, agregador de noticias o lector de RSS), usar programas que nos permiten ir capturando las cosas que nos interesan según vamos navegando por internet (OneNote, Evernote o Springpad …), conocer las reglas básicas para buscar en internet (el uso de comillas, del guion, del site:…)
• Delimitar al día el tiempo que dedicamos a informarnos y evitar durante este proceso cualquier distracción (e-mails, llamadas, whatsapp, TV, radio, etc..).
• Plantearse si todas las listas de distribución a través de la cuales recibimos información son realmente las que necesitamos o, por el contrario, es mejor darnos de baja en ellas.
• En el proceso de informarse es crucial "saber hacer las preguntas adecuadas", antes que saber responderlas.

Es importante recordar que:

• Información no es lo mismo que conocimiento.
• Lo que vale no es la cantidad de información que se tenga, sino su calidad, es decir, si se trata de la información necesaria para abordar un problema concreto. 
• Para poder prevenir nuestra "infoxicación" necesitamos saber qué información necesitamos, dónde encontrarla o quién la tiene, seleccionarla eliminando lo que no sirva, y saber utilizarla y convertirla en valor y, por último, procesarla y almacenarla.

Guía Técnica de Simplificación Documental

La disposición final primera del Reglamento de los Servicios de Prevención establece que el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo elaborará y mantendrá actualizada una guía orientativa, de carácter no vinculante, para la elaboración de un documento único que contenga el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. Por su parte el artículo 2.4 de dicho Reglamento, establece la necesidad de que la documentación sobre el plan, la evaluación y la planificación sea de reducida extensión y fácil comprensión.

Dando respuesta a este mandato legal, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo ha elaborado la “Guía Técnica con orientaciones para la elaboración de un documento único que contenga el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva: Simplificación Documental” en la que se presenta un modelo de plan de prevención lo más sintético posible; un conjunto de criterios dirigidos a sistematizar la evaluación de los riesgos y, en relación con la planificación, un modelo de registro que facilita al empresario la información sobre qué debe hacerse, cuándo y quién debe hacerlo, para que sea capaz de gestionar la prevención con la mayor eficacia posible.

Criterios de simplificación documental

Para simplificar la documentación y hacerla más comprensible, es necesario racionalizar su organización, contenidos y las actividades cuya ejecución y resultados quieren documentarse. En concreto desde esta guía se propone:

Evitar la información repetitiva mediante su sistematización.
Los Servicios de prevención tengan documentados los procedimientos utilizados para la realización de las actividades preventivas más habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario.

Evitar la información superflua.
Hay casos en los que se aporta información superflua sobre algo que se hizo en el pasado, que fue documentado en su día y que ya carece de interés. Así se recomienda que en relación con la evaluación de un puesto de trabajo, sólo se aporte la documentación de la última que se haya realizado, y que una vez adoptadas las medidas correctoras, ésta debe actualizarse. Es la evaluación actualizada, en la que no constan ya los riesgos eliminados, la que tiene que tenerse en cuenta a la hora de describir la situación existente.

Evitar las actividades e información innecesaria.
A menudo la información repetitiva esconde una inadecuada planificación de la prevención (una innecesaria repetición de actividades). Así por ejemplo la periodicidad con la que se revise cada evaluación se debe basar en razones técnicas, evitándose prácticas como la “evaluación global anual” que supongan actividades y documentación innecesarias.

Evitar las actividades y justificación innecesaria
El Reglamento de los Servicios de Prevención establece que la evaluación incluirá
la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos. Es por ello que desde la guía se recomienda que se tenga en cuenta la posibilidad de utilizar la directa apreciación profesional, con la debida prudencia, para evitar mediciones o justificaciones innecesarias y que se establezca un procedimiento general para el ejercicio de dicha “apreciación”.

Evitar justificaciones excesivas con conclusiones poco operativas
Si un empresario decide adoptar una medida para mejorar una determinada situación sin que hacerlo sea legalmente exigible, no está obligado a justificar tal decisión.

Por otra parte las conclusiones de la evaluación se deben expresar de forma que orienten al empresario a la hora de determinar los plazos de adopción de las medidas preventivas.