Hace ahora un año, en el mes de diciembre de 2014, veía la luz la primera versión del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos elaborado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA), una red de intercambio entre organismos y/o entidades públicas que desarrollan supervisión en funciones de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública, con representantes de Bolivia, Brasil, Chile, Argentina, Ecuador, México, Perú, Uruguay, Guatemala, Honduras, El Salvador, Paraguay y España.
La finalidad principal de este modelo es convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental y de archivos de las distintas organizaciones y países miembros de la Red, así como garantizar la accesibilidad a los documentos, lo que contribuirá a la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública. Para ello la política de gestión documental debe estar en consonancia con las políticas de acceso a la información pública, transparencia, gobierno abierto y datos abiertos. Según su visión, una gestión de los documentos basada en procedimientos eficaces y controles adecuados es la que va a garantizar la autenticidad e integridad de la información pública y va a permitir cumplir con los plazos establecidos de respuesta a la ciudadanía y a la administración.
El modelo es de aplicación a todo tipo de documentos, en cualquier formato o soporte -incluyendo disposiciones para la gestión de documentos electrónicos-, creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso de sus funciones o actividades, durante toda la vida del documento. Así mismo concibe la gestión de los documentos de manera integrada como una actividad transversal inserta en todos los procesos que llevan a cabo las distintas áreas de una organización, y cuyos requisitos deben estar plenamente integrados en los sistemas de información corporativos.
El modelo tiene carácter transnacional pretendiendo que sirva de guía en países diferentes, es por ello por lo que está basado en buenas prácticas internacionales y en el respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales.
El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) contempla tres tipos de documentos distintos:
1.- Guías de implementación: documentos que establecen las líneas generales de actuación que han de seguirse para implementar el modelo. Estas líneas de actuación, fundadas en normas y buenas prácticas internacionales, se materializan en una serie de requisitos a implementar. Se han desarrollado dos tipos de guía de implementación, según los destinatarios:
- Guías de implementación de políticas o gerenciales, que ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinación las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para diseñar e implantar una política de gestión de documentos y archivo.
- Guías de implementación de procesos y controles u operacionales, que ofrecen a los coordinadores técnicos encargados de la implementación del modelo las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para implementar los procesos y controles técnicos del modelo.
2.- Directrices: documentos explicativos destinados a facilitar las claves y actuaciones necesarias para la implementación de los compromisos o grupos de compromisos definidos en las guías de implementación. Se trata de pequeños "manuales" centrados en un tema y estructurados de forma más libre que las Guías de Implementación.
3.- Herramientas o instrumentos estratégicos y operativos: para la implementación del modelo se considera importante que las organizaciones elaboren documentos de un nivel inferior a las directrices, tales como documentos breves, formularios y herramientas operativas destinados a la ejecución de conceptos clave o a la realización de determinadas tareas de gestión de documentos. Estas herramientas o instrumentos son de tres tipos:
- Herramientas estratégicas: instrumentos obtenidos tras la aplicación de las directrices en materia de política de gestión de documentos y archivos. Entre ellas estarían el repertorio de fuentes legales y normas, el análisis DAFO, el informe de análisis de riesgos, los planes estratégicos, el mapa de procesos, el plan de comunicación, el plan de formación, el modelo de requisitos y el Cuadro de Mando Integral. En su elaboración deben estar implicados los altos responsables de la organización.
- Herramientas técnicas de transparencia: instrumentos resultantes de las directrices relativas a las guías de implementación de gobierno abierto y control de acceso. Son fundamentales para garantizar la accesibilidad a los documentos y suponen una vía de comunicación entre la organización y la sociedad. Entre las herramientas señaladas están el documento de política de acceso a los documentos, las tablas de acceso y seguridad de los documentos, los catálogos de información pública reutilizable, el catálogo de datos abiertos de la organización y los formularios de solicitud de acceso a los documentos.
- Herramientas operativas: derivadas de las directrices que desarrollan procesos técnicos de tratamiento archivístico. En su elaboración deben estar implicados los especialistas en gestión de documentos y archivo, así como otros especialistas, como los de tecnologías de la información y gobierno electrónico. Esas herramientas operativas son el organigrama de la organización, el cuadro de clasificación funcional, la relación de documentos esenciales, el repertorio de dictámenes de eliminación y conservación de documentos, los calendarios de conservación y de transferencias, así como el esquema de metadatos.
