Estándares para la gestión documental establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares

El Boletín Oficial del Estado de hoy 31 de octubre de 2012 publica la resolución por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares en el que se establece un conjunto mínimo de estándares abiertos o de uso generalizado por los ciudadanos que garanticen la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por los ciudadanos y las Administraciones públicas y la adaptabilidad al progreso de la tecnología. Y entre estos estándares se incluyen los relativos a la gestión documental.

La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos estableció un “Esquema Nacional de Interoperabilidad” como el medio para crear las condiciones necesarias que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas. Un Esquema que fue regulado mediante el Real Decreto 4/2010 y en el que se establece  el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas con los ciudadanos, en cuestiones concretas como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano.

Dentro de este conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, el Catálogo de estándares establece un conjunto mínimo de estándares abiertos o de uso generalizado por los ciudadanos que garanticen la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por los ciudadanos y las Administraciones públicas y la adaptabilidad al progreso de la tecnología.

Los estándares se clasifican atendiendo a distintos criterios, como son el eslabón de la cadena de interoperabilidad con el que se relaciona, la categoría funcional en la que se enmarca, sus nombres, tipos, versión, extensión, especificación y estado.

Dentro de la categoría funcional de estos estándares se contemplan los relativos a la “Gestión documental y archivística”:

ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística.

ISAAR CPF. Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias.

ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones.

NEDA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: Tipos de entidad.

UNE-ISO 30300:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

UNE-ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.

UNE-ISO 15489-1:2006. Gestión de documentos Parte 1: Generalidades.

UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Gestión de documentos Parte 2: Directrices. 

UNE-ISO 23081-1:2008 Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. 

UNE-ISO/TS 23081-2:2008 Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.