Cada vez son más
frecuentes los ejemplos de aplicación de la gestión por procesos -y más
concretamente de los mapas de procesos- como herramienta para transformar la
gestión documental y la gestión de la información de las organizaciones.
Así, hace unos meses Ana Carrillo Pozas y Julián Moyano Collado nos
informaban del desarrollo del mapa de procesos de la Biblioteca Nacional de España (BNE) concebido como un instrumento estratégico para
el control de las actividades y servicios, para respaldar la producción
informativa y documental de la institución y para servir de apoyo a los programas de evaluación
y calidad de la biblioteca, así como para facilitar la adopción de decisiones.
Y sobre todo destacaban su utilidad como soporte para mejorar la
transparencia informativa de la BNE al recoger
analíticamente la información relacionada con la prestación de servicios, la
forma de desarrollarlos y los responsables involucrados en su ejecución,
aportando una visión exhaustiva sobre la Biblioteca. De esta manera el mapa de
procesos resulta ser una fuente de información de primer orden, transversal,
integral e innovadora, que ofrece de manera accesible el Qué, el Cómo y el
Quién de la BNE.
Es ahora Elisa García-Morales quién a través de una Nota ThinkEPI resalta la necesidad de que la gestión documental se adapte al enfoque a
procesos.
García-Morales cree que la función “gestión documental” debe re-posicionarse en las organizaciones, liderar
el gobierno de la información y situarse en el contexto de toma de decisiones
de gobierno y estrategia empresarial; la
gestión documental debe ser capaz de acompañar el rediseño y mejora de los
procesos apoyando la identificación, simplificación y automatización de la
información documentada que originan los mismos.
Para alcanzar este
objetivo estratégico los mapas de procesos
y actividades son una herramienta básica
de trabajo para la gestión documental, ya que en ellos se establecen las
categorías principales en los niveles estratégicos o de gobierno, de negocio y
de soporte a la actividad. Estas categorías se segmentan en subniveles más o
menos complejos según las dimensiones y estructura de la empresa. Los mapas de
procesos recogen por lo general información clasificada sobre los procesos y
actividades, los grupos involucrados en su ejecución, su estructura reglas y
procedimientos y las entradas, salidas y controles requeridos para los mismos.
A partir del mapa de
procesos se podrá elaborar el mapa de
información documentada o mapa documental en el que se recogerá y
representará la información sobre las series documentales y los documentos
producidos, describiendo sus características esenciales y los criterios
aplicables a lo largo de su ciclo de vida. El mapa documental informa de los
“registros” producidos en los distintos niveles de actividad y permite mantener
el control de la información documentada.
García-Morales va más allá del mapa documental
proponiendo la integración de los distintos
mapas que representan la información empresarial en una cartografía de la información completa, lo que permitiría navegar
desde diferentes categorías y visualizar las interrelaciones existentes desde
distintos ejes: procesos, documentos, grupos, sistemas, datos, controles, etc.
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