El
pasado lunes día 10 de diciembre los trabajadores del Archivo Central de ADIF hacían
público un comunicado en el que informaban de la paralización y desaparición de dicho archivo por motivos económicos,
lo que va a suponer entre otras cosas la pérdida de una gran inversión económica realizada desde
que se pusiera en marcha el proyecto en el año 2008.
Este viene a ser un caso
más, en el que el archivo de empresa y
la gestión documental se ven como un gasto en vez de como una inversión generadora
de importantes beneficios económicos, una visión completamente errónea que es
necesario erradicar.
Y es que tal y como ha puesto
de manifiesto un reciente estudio de IDC, la mejora de los procesos documentales produce un aumento estratégico de los beneficios
empresariales, tienen un gran impacto en los objetivos de crecimiento
estratégicos en términos de ventas y reduce los costes básicos.
Siguiendo las conclusiones a las que se
llegan en el citado estudio, generalmente no se tiene en cuenta que los procesos documentales no forman
parte solamente de la administración, sino que revisten una importancia
crítica para las actividades estratégicas generadoras de ingresos. La
mejora de estos procesos puede reducir los costes y aumentar los ingresos al
mismo tiempo, un escenario en el que todo son ganancias. Ésta es una de las
escasas áreas en las que la inversión en mejoras no tiene ninguna contrapartida
negativa.
Desde IDC señalan que los
procesos documentales son arterias críticas de información que impulsan los
resultados financieros de las compañías, facilitan que la información fluya
dentro de una organización, entre esta y sus partners y entre ella y sus
clientes.
Dado el impacto sistémico de los procesos documentales sobre los
resultados de las organizaciones, IDC cree que estos procesos merecen mucho más
tiempo y atención por parte de los cuadros directivos de los que reciben en la
actualidad. Los encuestados están de acuerdo: más del 40% de ellos cree que las
inversiones para mejorar los procesos documentales deberían ser prioritarias
frente a otras inversiones similares. Además, puesto que el ritmo en los
negocios no deja de acelerarse, el impacto económico asociado a estos procesos
no para de aumentar.
En este entorno, IDC ofrece las siguientes orientaciones:
Prestar atención a
los procesos documentales para obtener una ventaja estratégica. La optimización de los procesos enfocados al
cliente permite a las empresas aumentar su eficiencia y se benefician de la
ventaja estratégica que supone mejorar su relación con el cliente.
Reconocer que unos procesos documentales no efectivos dañan la
relación con el cliente y, por tanto, a su compañía. Algunos
directivos pueden creer que sus procesos basados en documentos no desempeñan un
papel relevante de cara al cliente, sin embargo este estudio ha demostrado que
ocurre precisamente lo contrario.
Adoptar una visión ampliada de los procesos documentales para
incluir a los partners de negocio, tanto proveedores como distribuidores.
Preparar a la empresa para el uso de las tabletas y evitar más
presión sobre los procesos documentales. Entre los nuevos
requisitos en el ámbito de la gestión documental se incluye la necesidad de
escanear documentos para subirlos a la nube y garantizar su seguridad.
Hacer de la revisión de los procesos documentales una de las
máximas prioridades de la dirección de las organizaciones. Sólo los perfiles directivos tienen la
autoridad y el ámbito de control necesarios para implementar los cambios apropiados,
y son responsables de las actividades generadoras de ingresos o destinadas a
reducir los costes. Mejorar los procesos documentales debería ser
responsabilidad de los cuadros directivos de las compañías.
Las organizaciones que no hacen de la mejora de sus procesos
documentales una de sus máximas prioridades se están perdiendo una oportunidad
de oro, pero es preciso que las empresas concentren la atención a escala
directiva y actúen cuanto antes.
Aquellas empresas que quieran dar este
paso, cuentan con la familia de normas “ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos” que pretenden
situar a la gestión documental en un plano estratégico dentro de las
organizaciones, integrándola con el resto de sistemas prioritarios de gestión
empresarial (calidad, medio ambiente y seguridad de la información).
