Valor estratégico y económico de la gestión documental

El pasado lunes día 10 de diciembre los trabajadores del Archivo Central de ADIF hacían público un comunicado en el que informaban de la paralización y desaparición de dicho archivo por motivos económicos, lo que va a suponer entre otras cosas la pérdida de una gran inversión económica realizada desde que se pusiera en marcha el proyecto en el año 2008.

Este viene a ser un caso más, en el que el archivo de empresa y la gestión documental se ven como un gasto en vez de como una inversión generadora de importantes beneficios económicos, una visión completamente errónea que es necesario erradicar.

Y es que tal y como ha puesto de manifiesto un reciente estudio de IDC, la mejora de los procesos documentales produce un aumento estratégico de los beneficios empresariales, tienen un gran impacto en los objetivos de crecimiento estratégicos en términos de ventas y reduce los costes básicos. 

Siguiendo las conclusiones a las que se llegan en el citado estudio, generalmente no se tiene en cuenta que los procesos documentales no forman parte sola­mente de la administración, sino que revisten una impor­tancia crítica para las actividades estratégicas generadoras de ingresos. La mejora de estos procesos puede reducir los costes y aumentar los ingresos al mismo tiempo, un escenario en el que todo son ganancias. Ésta es una de las escasas áreas en las que la inversión en mejoras no tiene ninguna contrapartida negativa.

Desde IDC señalan que los procesos documentales son arterias críticas de infor­mación que impulsan los resultados financieros de las compañías, facilitan que la información fluya dentro de una organización, entre esta y sus partners y entre ella y sus clientes.

Dado el impacto sistémico de los procesos documentales sobre los resultados de las organizaciones, IDC cree que estos procesos merecen mucho más tiempo y atención por parte de los cuadros directivos de los que reciben en la actualidad. Los encuestados están de acuerdo: más del 40% de ellos cree que las inversiones para mejorar los procesos documentales deberían ser prioritarias frente a otras inversiones similares. Además, puesto que el ritmo en los negocios no deja de acelerarse, el impacto económico asociado a estos procesos no para de aumentar.

En este entorno, IDC ofrece las siguientes orientaciones:

Prestar atención a los procesos documentales para obtener una ventaja estratégica. La optimización de los procesos enfocados al cliente permite a las empresas aumen­tar su eficiencia y se benefician de la ventaja estratégica que supone mejorar su relación con el cliente.

Reconocer que unos procesos documentales no efectivos dañan la relación con el cliente y, por tanto, a su compañía. Algunos directivos pueden creer que sus procesos basados en documentos no desempeñan un papel relevante de cara al cliente, sin embargo este estudio ha demostrado que ocurre precisamente lo contrario.

Adoptar una visión ampliada de los procesos documen­tales para incluir a los partners de negocio, tanto proveedores como distribuidores.

Preparar a la empresa para el uso de las tabletas y evitar más presión sobre los procesos documentales. Entre los nuevos requisitos en el ámbito de la gestión documental se in­cluye la necesidad de escanear documentos para subirlos a la nube y garantizar su seguridad.

Hacer de la revisión de los procesos documentales una de las máximas prioridades de la dirección de las orga­nizaciones.  Sólo los perfiles directivos tienen la autoridad y el ámbito de control necesarios para implementar los cambios apro­piados, y son responsables de las actividades generadoras de ingresos o destinadas a reducir los costes. Mejorar los procesos documentales debería ser responsabilidad de los cuadros directivos de las compañías.

Las organizaciones que no hacen de la mejora de sus procesos documentales una de sus máximas prioridades se están perdiendo una oportuni­dad de oro, pero es preciso que las empresas concentren la atención a escala directiva y actúen cuanto antes.

Aquellas empresas que quieran dar este paso, cuentan con la familia de normas “ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos” que pretenden situar a la gestión documental en un plano estratégico dentro de las organizaciones, integrándola con el resto de sistemas prioritarios de gestión empresarial (calidad, medio ambiente y seguridad de la información).