El pasado 23 de noviembre
de 2012 el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid celebró la Jornada Técnica “Compartiendo iniciativas de gestión electrónica”, en la que se abordaron aspectos como el archivo electrónico, la
ley 11/2007 y el software libre; los modelos de soluciones para la tramitación
electrónica de expedientes; el lugar del archivo en las plataformas de gestión
electrónica; y se presentó el “Catálogo de tipos
documentales para la administración electrónica”.
En
las conclusiones finales a las que se llegó en estas jornadas se destacó que en el proceso de implantación
de la administración electrónica es imprescindible la integración de los
archiveros en equipos interdisciplinares junto con los responsables de las TIC
y de organización, modernización y calidad; y se remarcó la capacitación de los
archiveros para afrontar este reto.
Extracto de las conclusiones
de la Jornada
1.
La implantación de la Administración electrónica depende sobre todo de la
voluntad política, pero también de la formación de equipos
interdepartamentales. Es esencial integrar
a informáticos y archiveros en todo el proceso. La implantación plena de la
e-Administración supone un esfuerzo sostenido más allá de un buen software en
su primera versión, un proceso de mejora continua y, por eso mismo, los equipos
interdepartamentales son imprescindibles.
2.
Muchas Administraciones están apostando por la utilización de software libre para la implantación de
la e-Administración. Estas soluciones deben integrarse en el equipo de
desarrolladores. Desde la perspectiva de generación de actividad económica
local, la implantación de empresas desarrolladoras de software libre puede suponer
una buena apuesta para los Municipios.
3.
Las aplicaciones comerciales ofrecen soluciones integrales y modulares para la
gestión tributaria, el patrimonio, la contratación, la tramitación de
expedientes, el territorio, la población, el registro general, la gestión de
firmas y la gestión documental. También soluciones relativamente económicas
para el almacenamiento y la protección de datos a gran escala. Sin embargo, el principal problema de la implantación de
la e-Administración es la integración en todo el sistema de las aplicaciones
preexistentes, adquiridas previamente por las Administraciones. Hay que ser
extremadamente cuidadoso en la redacción de los Pliegos de Contratación, para
que las empresas adjudicatarias proporcionen la asistencia técnica necesaria y
para que se comprometan a colaborar con otras empresas en caso necesario.
4. El proceso de implantación de la e-Administración es progresivo y
abarca un largo proceso:
- Preparación de las bases de datos únicas del ciudadano y del territorio.
- Preparación de la base de datos documental que recepcionará los expedientes.
- Implantación del conjunto de aplicaciones de gestión.
- Implantación del gestor documental, con definición de los procesos, de la tipología documental y de los flujos de trabajo.
- Período de rodaje, en el que conviven el expediente en papel y el expediente electrónico, con progresiva implantación de la plataforma de firmas electrónicas.
- Creación de la sede electrónica para registro electrónico de los documentos por el ciudadano, consulta de estado de expedientes, pago de recibos, generación de volantes de empadronamiento, etc.
5.
La integración del archivero en el
equipo de trabajo junto con los responsables de las TIC y con los responsables
de organización/modernización/calidad es imprescindible. Los archiveros están
colaborando: para establecer pautas de organización de la gestión documental,
la conservación y el acceso a los documentos; para normalizar procedimientos,
procesos, diseño de formularios; para elaborar el catálogo de procedimientos y
el catálogo de tipos documentales; para adaptar el Cuadro de Clasificación de
documentos; para aportar sus conocimientos sobre la legislación documental y
las normas ISO 30300, las normas de interoperabilidad, o la legislación sobre
acceso y protección de datos.
6.
Gracias a la Ley 11/2007 y a los Esquemas de Seguridad y de Interoperabilidad,
la Administración está asumiendo
conceptos fuertemente archivísticos como “ciclo de vida”, “clasificación”,
“metadatos”, “tipología documental”, “series”, “política documental”, “patrimonio
digital”.
7.
Los archiveros queremos ser visibles en
los procesos de e-Administración. Nuestro
objeto de gestión es el documento. Somos los responsables de la conservación
documental y debemos estar preparados para afrontar problemas de acceso,
migración, para gestionar repositorios electrónicos, fijar metadatos de
conservación y eliminación. Los
archiveros sabemos de nuestras capacidades y del alcance potencial de nuestras
competencias. El espectro de nuestra profesión es amplio y dinámico. Desde
hace años, nuestra comunidad profesional viene reciclándose y adquiriendo
nuevas habilidades tanto por la vía académica como por la formación continua no
reglada. Somos plenamente conscientes de que vivimos en un nuevo paradigma que
nos exige flexibilidad, mayor formación informática y aptitudes de gestión de
proyectos.
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