martes, 17 de febrero de 2009

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental parte del concepto de ciclo vital de la documentación, según el cual todos los documentos tienen un ciclo que comienza con su elaboración, sigue un periodo de tiempo más o menos amplio en el que son utilizados o/y conservados por necesidades administrativas, legales o fiscales, y finalmente son destruidos o conservado a “perpetuidad” en atención a su importancia.

La gestión documental se ocupará de atender a todo este ciclo vital de los documentos, y consiste en un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos, sea cual se su soporte (digital o en papel).

La gestión documental no es una actividad aislada dentro de las organizaciones y por lo tanto debe integrarse con la gestión de la información y la gestión del conocimiento.

La gestión documental es un proceso administrativo, pero que tiene implicaciones en toda la empresa. Es un proceso transversal tanto en el tiempo: desde el mismo momento de la constitución hasta su disolución, como funcional y personal (afecta a todas las actividades y a todas las personas de la empresa).

La gestión documental tiene implicaciones organizativas dentro de la empresa (difícilmente puede haber una buena organización empresarial sin una adecuada gestión documental). Además tiene fuertes repercusiones económicas que generalmente pasan desapercibidas o no son lo suficientemente evaluadas por las empresas.

Objetivos
Tal y como señala Carlota Bustelo en “Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica” aunque la definición de objetivos debe adecuarse a cada empresa, hay unos elementos básicos entendibles y aplicables en todos los entornos. En general, un sistema de gestión documental pretende:
  1. Facilitar el trabajo con los documentos: que cada persona sepa qué documentos tiene que crear, guardar y conservar cuándo, cómo y donde; y así mismo que sepa cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
  2. Facilitar que la documentación y la información que contiene se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, de manera que no sea necesario elaborar documentos o buscar informaciones ya existentes en la empresa, se evite la duplicación de documentos, evitar fotocopias innecesarias, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
  3. Conservar la memoria de la organización, el “saber hacer” de la empresa más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.
Cinco razones para implantar un sistema de gestión documental en la empresa
  1. Las buenas decisiones requieren de buena información (soporte para la toma de decisiones)
  2. Es necesario documentar las actuaciones de la empresa (soporte ante posibles acciones legales)
  3. Los documentos responden a múltiples necesidades de la empresa (memoria corporativa)
  4. Documentos no disponibles o ilocalizables suponen pérdidas de tiempo y de dinero (eficiencia organizativa)
  5. Documentos innecesarios representan costes innecesarios (reducción del volumen y los costes del papel y almacenamiento)

lunes, 16 de febrero de 2009

Deficiencias en la seguridad de la documentación en papel en el espacio de trabajo

1.- El papel sigue ocupando un lugar preeminente como soporte documental en las empresas
En las tres últimas décadas hemos asistido a un crecimiento espectacular de las tecnologías de la información y su aplicación en la gestión diaria de las empresas.
  • Se ha generalizado el uso de los ordenadores en las empresas.
  • Han aparecido programas ofimáticos (procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos) que posibilitan la creación y gestión electrónica de la documentación.
  • Han aparecido programas informáticos específicos para la gestión empresarial.
  • Se han desarrollado las tecnologías que posibilitan la conversión de la documentación en papel, en documentos digitales (escáner, OCR).
  • Se ha posibilitado el acceso y distribución telemática de los documentos (redes locales, Intercambio Electrónico de Documentos (EDI), Internet)
Todos estos avances llevaron a la industria de las tecnologías de la información a acuñar el concepto “oficina sin papeles” para referirse al sistema de trabajo caracterizado por el uso exclusivo de documentos electrónicos, y por lo tanto por la desaparición de los documentos en papel.

En la actualidad la tecnología permite la existencia de oficinas sin papeles, la legislación facilita la disminución de muchos de los documentos en papel, y sin embargo la realidad es que en las empresas sigue habiendo muchos papeles, incluso más que nunca.

Y es que se está produciendo una paradoja tecnológica consistente en la utilización de las nuevas tecnologías con paradigmas antiguos, buscando con ellas reproducir la realidad ya conocida de forma más rápida y cómoda. Así, casi el 100 % de los documentos que se generan en las empresas se crean en formato electrónico, el instrumento de comunicación por excelencia es el correo electrónico, y sin embargo se produce la impresión masiva de documentos. En este sentido, que la impresora siga siendo un periférico insustituible en todas las oficinas y que el consumo de papel lejos de disminuir haya aumentado, son dos indicadores claros de lo que está ocurriendo.

Una de las consecuencias de este proceso de transición en el que nos encontramos es que la realidad documental en las empresas es muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos, y entre ellos el papel sigue ocupando un lugar preeminente.

2.- Existen importantes deficiencias en la seguridad de la documentación en papel en el espacio de trabajo

Inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, las empresas están obviando la atención a la documentación en papel generalizándose la creencia de que la gestión documental es un ámbito exclusivo de la documentación electrónica.

De esta manera las empresas no están siendo sensibles a la importancia de proteger los documentos en papel con información confidencial. Así lo ha demostrado el estudio The Security of Paper Documents in the Workplace, realizado por el Instituto Ponemon y patrocinado por la Alianza de Seguridad de Información Empresarial (ASBI).
Mediante la encuesta a 819 responsables de Tecnologías de la Información, seguridad informática y protección de datos de diferentes industrias en este estudio se han identificado una serie de riesgos a la confidencialidad de la información contenida en la documentación en papel:
  • No hay suficientes recursos disponibles para garantizar la confidencialidad de documentos en papel, por lo que hay riesgo de accesos no autorizados a los documentos confidenciales en papel.
  • Hay incertidumbre acerca de la existencia de políticas destinadas a proteger la confidencialidad de los documentos en papel.
  • Los empleados desconocen que tipo de información es sensible o confidencial, lo que se traduce en negligencias en la protección de los documentos que contienen ésta información.
  • Las principales situaciones de riesgo para la documentación en papel son el cubo de basura, donde se pueden tirar documentos confidenciales y las bandejas de las impresoras.
El estudio deja de manifiesto como a pesar del amplio uso de las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo, la disponibilidad y utilización de documentos impresos en papel se ha mantenido o aumentado durante los últimos dos años. Así mismo la mayoría de los encuestados son conscientes de que los documentos en papel contienen información delicada y confidencial, y que sus organizaciones pueden perder tiempo, dinero y otros recursos como consecuencia de la pérdida, desaparición o robo de información empresarial contenida en documentos en papel.

En opinión de los encuestados es más difícil controlar el acceso a los documentos en papel que a los documentos electrónicos, por lo que en general, actualmente las organizaciones están en mejores condiciones para regular el uso, protección y eliminación de los documentos electrónicos que los documentos en papel.

3.- La solución: una adecuada gestión documental

La adopción de un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos en papel, es decir la aplicación de una correcta gestión documental es la única solución para garantizar la seguridad de la información en ellos contenida.

miércoles, 4 de febrero de 2009

Matemáticas en Misa... YA

En tono de broma, pero el asunto es muy serio:

"Somos grupo de docentes de todos los niveles educativos que estamos muy preocupados por el bajo nivel cultural en nuestra sociedad, los altos índices de fracaso escolar y la proliferación de telebasura.

Para salir de esta situación queremos traspasar los muros de las escuelas, los institutos y las universidades, llevando la cultura y la educación a ámbitos en los que hasta la fecha hemos estado ausentes, en los que nuestra dejadez ha privado a muchos ciudadanos del derecho universal a la cultura.

Como primer paso, queremos llegar a un acuerdo con las autoridades eclesiásticas para que nos cedan un diez por ciento del tiempo de las misas con el fin de que profesores especialistas en las distintas disciplinas puedan llegar más fácilmente a los creyentes mediante breves intervenciones didácticas. Estamos estudiando cuál sería el momento idóneo para insertar en las misas contenidos científicos y culturales, tal vez inmediatamente después de la consagración o justo antes del padre nuestro. Está claro que algunos feligreses podrían, con razón, objetar que ellos no tienen porqué aumentar sus conocimientos ni su cultura, ya que acuden a misa con el sólo fin de orar y escuchar la palabra de Dios. Para solucionar este problema, y aunque pudiera parecer inconstitucional, a la entrada a la iglesia les haríamos rellenar un formulario para que manifestaran su preferencia por la religión o la cultura.

Una vez identificadas estas personas, podrían abandonar en el momento adecuado la nave principal de la iglesia y reunirse en las capillas laterales, la cripta o el salón parroquial. Con el fin de evitar agravios, estas personas podrían recibir durante ese rato charlas de carácter no cultural ni educativo pero muy relacionadas con los contenidos que se estén impartiendo en ese momento al resto de los fieles desde el altar. Por ejemplo, los feligreses que no quieran repasar la tabla periódica, estudiarán los efectos perniciosos de los colorantes alimentarios, los que no quieran hacer ejercicios de educación física podrán ver un documental sobre la obesidad, y los que no quieran repasar los verbos irregulares ingleses podrían estudiar estadísticas sobre la importancia de hablar idiomas en el mundo moderno.

Los obispos nos han adelantado que no habría problema en computar el tiempo de cualquiera de estas actividades como tiempo equiparable al dedicado a escuchar la palabra de Dios, a la oración, a la contemplación, la penitencia o a la caridad y en ningún caso podrá discriminarse el acceso a la salvación eterna a los fieles en razón de sus preferencias religiosas o educativas.

Tampoco han puesto la más mínima objeción a la aparente contradicción derivada de que el contenido de las misas esté basado en la fe y las creencias, en contraste con la naturaleza científica y académica de los contenidos que habitualmente impartimos en las aulas. En un primer momento, las clases se impartirían sólo durante las misas obligatorias de los domingos y fiestas de guardar, para más adelante extenderse a otros actos religiosos de asistencia no obligatoria como bautizos, bodas, comuniones, funerales, ejercicios espirituales, ordenaciones sacerdotales e incluso ceremonias de canonización o beatificación.

Pero, ¿de dónde saldría el dinero para pagar al profesorado que trabaje los domingos? Sin duda alguna de los donativos que los fieles depositan en los cepillos, del porcentaje de impuestos destinados al sostenimiento de la Iglesia Católica o, en general, de los presupuestos de la Iglesia. Para garantizar la calidad de las enseñanzas impartidas, nuestra asociación gestionaría directamente el dinero aportado por la Iglesia y con él contrataría a profesores de sólida formación pedagógica y científica que se encargarían de impartir las clases durante las misas. Naturalmente, dado el carácter eminentemente laico de las clases, no dudaríamos en despedir fulminantemente a aquellos profesores que no mantuvieran una coherencia laica entre su vida profesional y personal haciendo cosas como casarse por la iglesia, acudir a misa semanalmente o
participar en cualquier tipo de actos religiosos.

Finalmente, llevaremos nuestras negociaciones hasta el mismo Vaticano, con cuyas autoridades firmaríamos un concordato que garantizara la continuidad de nuestra noble tarea docente en las
iglesias durante los años venideros.

¿Te parece un disparate? ¿Te parece difícil de conseguir? No es tan disparatado ni tan difícil. Ahí tenemos el ejemplo de los acuerdos entre la Iglesia y el Ministerio de Educación en torno a la asignatura de religión y su alternativa. Al final han conseguido lo que nadie hubiera creído posible. Entre tanto, puedes hacer llegar nuestra propuesta educativa a docentes, padres, alumnos, políticos, sindicalistas, medios de comunicación e incluso a las autoridades eclesiásticas. Tal vez así contribuyamos a que se entienda mejor lo que está ocurriendo en relación con la enseñanza de la religión en los centros sostenidos con dinero público."