viernes, 20 de abril de 2012

Tendencias en la gestión de la información en las empresas

El uso eficiente de las TIC en la gestión empresarial es un factor clave para garantizar la supervivencia de las empresas, y para ello es imprescindible una adecuada formación de sus trabajadores. Con la vista puesta en este objetivo, la Universidad de Zaragoza, en colaboración con Tecno Ebro ha elaborado la “Guía Formativa sobre el Uso Eficiente de las TIC en la Gestión Empresarial” que pretende servir de introducción a las posibilidades que las TIC ofrecen a las empresas, e incorpora las principales herramientas que deben conocer los empresarios y empleados, con su uso, posibilidades, factores de éxito en su implementación y resultados potenciales.
En esta guía se nos ofrece una panorámica general de cómo se están utilizando las tecnologías en las distintas actividades empresariales y las transformaciones que ello está suponiendo, así como las tendencias para un futuro inmediato.

Utilización actual de las tecnologías por las empresas

A nivel general en toda la empresa se aspira a convertir en realidad la oficina sin papeles, utilizando redes internas (intranets), que permiten el intercambio de información entre los empleados y organizar la documentación, dando lugar al denominado trabajo colaborativo.

Los departamentos de contabilidad eliminan el papel incorporando tecnologías como la facturación electrónica, la digitalización certificada, o el XBRL (eXtensible Business Reporting Language), un estándar de ámbito internacional para la difusión de información financiera.

Los departamentos de recursos humanos pueden realizar la selección del personal utilizando webs de empleo, formarlo mediante cursos online, implantar el teletrabajo e incluso redistribuir algunas actividades de la empresa, realizándolas en otra parte del mundo.

En cuanto a la logística, se incorporan tecnologías que automatizan la gestión de los almacenes y del conjunto de la cadena de suministro utilizando técnicas avanzadas para la identificación de los artículos como son las etiquetas de radiofrecuencia (RFID).

También cambia la gestión de las compras, que se puede realizar a través de Internet y utilizando métodos innovadores, como por ejemplo subastas electrónicas en mercados especializados (market places).

Tendencias en gestión de la información en las empresas

La integración de las aplicaciones departamentales en un único sistema de información, que incluya tanto las aplicaciones internas de la empresa como las herramientas de comunicación con clientes, proveedores, administraciones públicas, etc., lo que lleva a una auténtica gestión electrónica de la empresa.

La sustitución de los documentos en soporte papel por sus equivalentes electrónicos, unos documentos dotados de una estructura interna, con estándares como el XML (Extensible Markup Language) lo que permite que los ordenadores interpreten su contenido y actúen sobre el mismo. Esta estrategia de “etiquetar” el contenido de los documentos se extiende a Internet, mediante la denominada web semántica, que establece estándares globales y utiliza mecanismos para incorporar contenido “semántico” a la información, como las ontologías. Con ello se abrirán nuevos horizontes a la interoperabilidad entre las organizaciones y a la utilización de la inteligencia artificial en los procesos de negocio.

La computación en la nube, en la que los programas corren en un navegador y los datos están en Internet. Son muchas las ventajas, solo se paga por lo que se usa, el usuario dispone siempre de la última versión y se despreocupa de los problemas técnicos y del mantenimiento.

La movilidad. La popularización de los smartphones y tabletas es otra oportunidad para las empresas. El móvil será, el dispositivo más utilizado en la búsqueda de información, en el acceso a las redes sociales y posiblemente como medio de pago.

Las redes sociales, cuyo uso como herramienta de apoyo a los procesos de negocio está cada día está más extendido, especialmente en el marketing y acercamiento a los clientes, pero también en el área de recursos humanos.

martes, 17 de abril de 2012

Las tecnologías de movilidad en la pyme española

El uso de dispositivos móviles (teléfonos móviles, smartphones, PDA, lectores de libros electrónicos, tabletas…) se está generalizando en toda la sociedad, y las empresas no son ajenas a este fenómeno. La posibilidad de estar conectados a Internet y de interactuar con clientes y proveedores desde cualquier lugar, así como la optimización de recursos y el ahorro de costes son algunos de los beneficios que está llevando a las empresas al uso de estas herramientas.


Con el objetivo de conocer el grado de adopción por parte de las pequeñas y medianas empresas españolas de las tecnologías de movilidad, del uso concreto que se hace de ellas, de su grado de integración con el resto de TIC, de las barreras para una adopción más generalizada de estas tecnologías y de las expectativas de futuro asociadas a ellas, la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa ha elaborado el Informe ePyme 2011: Análisis sectorial de implantación de las TIC en la PYME española. Especial Teconologías de movilidad.

Las conclusiones a las que llegan en este informe son:
  • Las herramientas TIC en movilidad están experimentando leves crecimientos incluso en momentos de grave crisis económica como la que atraviesa la economía española.
  • Hay una estrecha relación entre presión competitiva y uso de las TIC.
  • Es necesario que las TIC y, en particular, de las tecnologías de movilidad, se adapten a los procesos de negocio empresariales, Así aquellos sectores que identifican las ventajas competitivas generadas por la incorporación de las TIC a sus procesos críticos de negocio hacen una apuesta decidida y sin equívocos por estas tecnologías.
  • Hay una clara correlación entre capacitación y uso eficaz de las tecnologías de movilidad.

En el informe se dan una serie de recomendaciones dirigidas a los proveedores de tecnología, a las asociaciones empresariales y a las administraciones públicas, para el desarrollo de las tecnologías de movilidad:

A los proveedores tecnológicos: es necesario ajustar las funcionalidades a las particularidades del negocio de cada uno de los sectores. Aspectos como la seguridad o la interoperabilidad de aplicaciones son tenidos muy en cuenta por las empresas a la hora de incorporar tecnologías.

También hay que atender a la gestión de expectativas, para evitar que los usuarios terminen defraudados tras la incorporación de las TIC. Y es que en algunos sectores los resultados que las empresas obtienen de sus herramientas de movilidad no están alcanzando las expectativas generadas, lo cual puede deberse tanto a un déficit de capacitación como a un desajuste entre las funcionalidades de la herramienta y las especificidades del negocio.

La mejora de la capacitación y la adecuación de los productos a las necesidades de los clientes son las mejores formas de acelerar el proceso de convergencia de expectativas y prestaciones.

A las asociaciones empresariales, especialmente a aquellas de los sectores menos desarrollados en materia TIC: sigue siendo necesario impulsar tanto la difusión de las soluciones tecnológicas de movilidad como la capacitación de los profesionales, sin la cual no es posible obtener el pleno rendimiento de las tecnologías de movilidad.

A las administraciones públicas: deben continuar con el impulso de las TIC en el tejido empresarial, mediante la difusión, la formación, los incentivos y las ayudas directas a la implantación de tecnología

jueves, 12 de abril de 2012

Guía Técnica de Simplificación Documental

La disposición final primera del Reglamento de los Servicios de Prevención establece que el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo elaborará y mantendrá actualizada una guía orientativa, de carácter no vinculante, para la elaboración de un documento único que contenga el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. Por su parte el artículo 2.4 de dicho Reglamento, establece la necesidad de que la documentación sobre el plan, la evaluación y la planificación sea de reducida extensión y fácil comprensión.
Dando respuesta a este mandato legal, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo ha elaborado la “Guía Técnica con orientaciones para la elaboración de un documento único que contenga el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva: Simplificación Documental en la que se presenta un modelo de plan de prevención lo más sintético posible; un conjunto de criterios dirigidos a sistematizar la evaluación de los riesgos y, en relación con la planificación, un modelo de registro que facilita al empresario la información sobre qué debe hacerse, cuándo y quién debe hacerlo, para que sea capaz de gestionar la prevención con la mayor eficacia posible.

Criterios de simplificación documental

Para simplificar la documentación y hacerla más comprensible, es necesario racionalizar su organización, contenidos y las actividades cuya ejecución y resultados quieren documentarse. En concreto desde esta guía se propone:

Evitar la información repetitiva mediante su sistematización.
Los Servicios de prevención tengan documentados los procedimientos utilizados para la realización de las actividades preventivas más habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario.

Evitar la información superflua.
Hay casos en los que se aporta información superflua sobre algo que se hizo en el pasado, que fue documentado en su día y que ya carece de interés. Así se recomienda que en relación con la evaluación de un puesto de trabajo, sólo se aporte la documentación de la última que se haya realizado, y que una vez adoptadas las medidas correctoras, ésta debe actualizarse. Es la evaluación actualizada, en la que no constan ya los riesgos eliminados, la que tiene que tenerse en cuenta a la hora de describir la situación existente.

Evitar las actividades e información innecesaria.
A menudo la información repetitiva esconde una inadecuada planificación de la prevención (una innecesaria repetición de actividades). Así por ejemplo la periodicidad con la que se revise cada evaluación se debe basar en razones técnicas, evitándose prácticas como la “evaluación global anual” que supongan actividades y documentación innecesarias.

Evitar las actividades y justificación innecesaria
El Reglamento de los Servicios de Prevención establece que la evaluación incluirá
la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos. Es por ello que desde la guía se recomienda que se tenga en cuenta la posibilidad de utilizar la directa apreciación profesional, con la debida prudencia, para evitar mediciones o justificaciones innecesarias y que se establezca un procedimiento general para el ejercicio de dicha “apreciación”.

Evitar justificaciones excesivas con conclusiones poco operativas
Si un empresario decide adoptar una medida para mejorar una determinada situación sin que hacerlo sea legalmente exigible, no está obligado a justificar tal decisión.

Por otra parte las conclusiones de la evaluación se deben expresar de forma que orienten al empresario a la hora de determinar los plazos de adopción de las medidas preventivas.

martes, 10 de abril de 2012

La tecnología es necesaria, pero no suficiente

Al 31% de los directivos empresariales les preocupa que las nuevas tecnologías, y no las necesidades empresariales, dicten la dirección y gestión de sus organizaciones en el futuro. Asimismo, el 37% cree que antes del 2020 no serán capaces de mantener actualizada la tecnología y, en consecuencia, perderán su ventaja competitiva.
Estos son algunos de los datos que facilita David Mills, vicepresidente ejecutivo de Operaciones de Ricoh Europe, en un reciente artículo publicado en la revista Interempresas metalmecánica bajo el título de “Los directores generales no deben esclavizarse a la tecnología”.

En este artículo David Mills reconoce el carácter instrumental de la tecnología como impulsora de cambios, pero señala a la información, a los procesos y a los objetivos empresariales como los ejes sobre los que inexcusablemente se debe centrar la dirección empresarial.

Para que las empresas se puedan beneficiar de las indudables ventajas que ofrece la innovación tecnológica, este SEO de Ricoh Europe nos da una serie de recomendaciones:

1.- Empezar por el lugar adecuado

La información es uno de los principales activos de las empresas, proporciona la ventaja competitiva y define el propósito y el enfoque de una organización. Es por ello prioritario analizar el camino por el que transita la información empresarial crítica antes de convertirse en conocimiento y añadir valor al negocio, para lo que habrá que llevar a cabo una auditoria de los procesos de información, es decir, el núcleo de la organización.

2.- Desafiar la norma para detectar los obstáculos

Las empresas deben evaluar la eficiencia de sus principales procesos desafiando la “forma tradicional de hacer las cosas”. No cabe duda de que los procesos fueron eficientes en el momento en el que se implementaron pero, ¿satisfacen las necesidades empresariales en el entorno actual?

Cuestionar el status quo permitirá a las organizaciones detectar los cuellos de botella que afectan a la agilidad empresarial.

3.- No perder de vista el objetivo

El lugar de trabajo seguirá cambiando pero si se han optimizado los principales procesos empresariales y se ha revisado el rendimiento de manera continua, la organización puede mantener sólidamente su enfoque hacia la consecución de los objetivos empresariales.

Los procesos empresariales son determinados por las necesidades del negocio, no por un proceso tecnológico que no se utiliza en su máxima capacidad y, además, no añade valor al negocio principal; como suele pasar.