viernes, 21 de abril de 2017

Datos abiertos

La iniciativa de datos abiertos (open data) es una filosofía y práctica que persigue que determinados datos estén disponibles de forma libre para todo el mundo, sin restricciones de derechos de autor, de patentes o de otros mecanismos de control. Los datos abiertos pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos libre y gratuitamente por cualquier persona y para cualquier propósito, estando sujetos solo al requisito de atribuirlo a la fuente.


El concepto de datos abiertos no presupone un origen organizativo determinado por lo que su práctica puede ser desarrollada tanto por entidades públicas como privadas. Pero es sin lugar a dudas en el ámbito público donde este movimiento está teniendo su mayor impacto. Y es que tras la filosofía de datos abiertos se encuentra también la necesidad de dotar de mayor transparencia al conjunto de las administraciones públicas aprovechando las oportunidades que ofrecen las Tecnologías de la Información y la Comunicación para mejorar la calidad democrática y el funcionamiento de los gobiernos y las instituciones públicas. Abrir y compartir de manera proactiva y sin necesidad de una petición previa los datos e informaciones producidos y recopilados por las administraciones y gobiernos en el desempeño de sus actividades, forma parte de la estrategia general para un nuevo modelo de administración, el Gobierno Abierto, con el que se pretende establecer una relación más abierta, participativa y transparente con los ciudadanos.

Características de los datos públicos abiertos

Para que los datos que las administraciones ponen a disposición de los ciudadanos alcancen la categoría de abiertos deben cumplir un conjunto de características que garanticen su acceso, uso y reutilización libre. Estas especificaciones se han recogido en los conocidos principios de los datos abiertos y según los cuales éstos deben ser completos, provenientes de fuentes primarias, fácilmente accesibles, gratuitos, no discriminatorios, oportunos, procesables de forma automatizada, publicados en formatos abiertos y con licencias libres, actualizados periódicamente, y mantenidos a largo plazo. Por su parte Carta Internacional de Datos Abiertos recoge una serie de principios fundamentales para facilitar la publicación y el acceso a los datos de los gobiernos, y que deben ser cumplidos por los países y entidades que se adhieran a la misma. Así establece que los datos gubernamentales deberán ser abiertos por defecto; exhaustivos, precisos y de alta calidad; accesibles y utilizables sin barreras burocráticas o administrativas que disuadan el acceso; comparables e interoperables; deben mejorar la gobernanza y la participación ciudadana; y así mismo deben estimular el desarrollo incluyente y la innovación.

Dentro del ámbito estatal español, la Comunidad Open Data – RISP España elaboró en el año 2012 el Decálogo Open Data que recoge diez buenas prácticas a la hora de afrontar políticas de datos abiertos. Parte de la premisa de que debe existir una armonización entre todas las administraciones de manera que las iniciativas desarrolladas compartan los siguientes principios: publicar datos en formatos abiertos y estándares; usar esquemas y vocabularios consensuados y utilizar metadatos abiertos; existencia de un punto de consulta donde se incluya un inventario con información descriptiva y técnica sobre los conjuntos de datos que se exponen; datos accesibles desde direcciones web persistentes y amigables; exponer un mínimo conjunto de datos relativos al nivel de competencias del organismo y su estrategia de exposición de datos; compromiso de servicio, actualización y calidad del dato; monitorizar y evaluar el uso y servicio mediante métricas; datos bajo condiciones de uso no restrictivas y comunes; evangelizar y educar en el uso de datos; recopilar aplicaciones, herramientas y manuales para motivar y facilitar la reutilización.

Beneficios de la apertura de los datos públicos

Las administraciones y organismos públicos en el cumplimiento de sus funciones generan y recopilan una enorme variedad de datos e informaciones relativos a las diferentes materias sobre las que tienen competencias. Se trata de datos económicos, comerciales, industriales, ambientales, políticos, sociales, legales, científicos, culturales… completos, fiables y de calidad, que ofrecen un alto valor y un gran potencial, no solo para el sector público sino también para los ciudadanos y las empresas.

Las principales razones que suelen ser esgrimidas para justificar la liberalización de los datos públicos son que favorece una mayor transparencia, mejora la eficiencia de las administraciones públicas, impulsa el crecimiento económico y la innovación, y contribuye al bienestar social.

Así, en una sociedad democrática que funcione correctamente, la ciudadanía necesita saber qué está haciendo el gobierno y gracias a los datos abiertos éste tiene la oportunidad de establecer nuevos mecanismos de comunicación permanentes y transparentes con los ciudadanos, en definitiva se trata de utilizar las ventajas que ofrecen las tecnologías de la web para impulsar la rendición de cuentas y la evaluación de las políticas públicas. Por su parte, los datos abiertos y la interoperabilidad entre las diferentes administraciones posibilitan que la información que necesitan en sus actuaciones esté disponible y fácilmente accesible para todas ellas, lo que les permite optimizar los procesos administrativos, mejorar el rendimiento de los empleados públicos y aumentar la eficiencia de los servicios públicos. Los beneficios económicos provienen de la posibilidad de que las empresas generen valor económico mediante nuevos e innovadores modelos de negocio basados en la creación de aplicaciones y servicios a partir de los datos públicos. Del mismo modo a partir de estos datos se pueden generar aplicaciones y nuevos servicios de valor social que mejoren la vida de los ciudadanos.

La apertura de los datos públicos una obligación legal

Pero más allá de las ventajas y beneficios que tiene una estrategia de datos abiertos, actualmente existe una obligación legal marcada por la Directiva 2013/37/UE por la que se modifica la Directiva 2003/98/CE relativa a la reutilización de la información del sector público que establece la obligación inequívoca para los Estados miembros de autorizar la reutilización de todos los documentos, salvo si el acceso está restringido o excluido en virtud de normas nacionales sobre acceso a los documentos. Y además precisa que para facilitar la reutilización, los organismos del sector público deben poner, siempre que sea posible y apropiado, los documentos a disposición del público mediante formatos abiertos y legibles por máquina junto con sus metadatos, con los niveles más elevados de precisión y granularidad, en un formato que garantice su interoperabilidad. Es de reseñar que además amplía su ámbito de aplicación a los recursos de información del sector público contenidos en las bibliotecas, los museos y archivos. La transposición de esta directiva a la legislación española se realizó mediante la Ley 18/2015 por la que se modifica la Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público.

Texto extractado de: Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria. El Consultor de los Ayuntamientos. 7/2017

jueves, 20 de abril de 2017

La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria

Uno de los principales desafíos para las actuales administraciones públicas es lograr una eficaz y eficiente gestión de los datos que de modo masivo atesoran, abrirlos para que puedan ser conocidos y reutilizados, y enlazarlos con los de otras entidades para enriquecerlos e incrementar su valor. Este es un objetivo transversal que requiere la participación y la colaboración de múltiples agentes y enfoques metodológicos, incluyendo de manera inexorable a los aportes de la gestión documental, de hecho estoy convencido de que a la gestión documental le corresponde una función central en cualquier iniciativa de apertura de datos comprometida con la calidad y la eficacia del proceso.


Esta es la idea central que defiendo en el artículo La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria incluido dentro del número especial que la revista El Consultor de los Ayuntamientos dedica de manera monográfica a "La gestión documental en la nueva Administración Digital".

Y es que la gestión documental es el área de gestión responsable de coordinar y controlar de forma sistemática la producción, reunión, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y disposición o destino final de los documentos creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus funciones. Desde esta posición le corresponde una función central en cualquier iniciativa de apertura de datos comprometida, pero ello exige tanto la adecuación de la gestión documental a los objetivos de las políticas de datos abiertos, como que estas sepan apoyarse en los sistemas corporativos establecidos para gestionar los documentos.

La implantación en las administraciones públicas de una gestión de documentos exclusivamente electrónica es sin lugar a dudas un factor coadyuvante para lograr la mencionada confluencia. Y es que en un entorno digital los datos se convierten en un elemento estructural básico de los documentos. Así, según la Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico, los componentes de un documento administrativo electrónico son los datos o contenido informativo, la firma electrónica y los metadatos que facilitan su gestión. En consecuencia, en la nueva administración electrónica los datos y sus metadatos asociados se sitúan en el centro de la gestión documental.

Al sistema de gestión documental corporativo es al que le corresponde garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, disponibilidad, confidencialidad, protección y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos -y por lo tanto de los datos-, creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus funciones. Además debe identificarlos en el contexto de las actividades de la organización. Así mismo acredita una eliminación segura y controlada de los documentos y los datos que no requieren ser mantenidos según la legislación aplicable o las políticas de la organización.

Por lo tanto las iniciativas de datos abiertos vinculadas a los sistemas de gestión documental electrónica tienen asegurada una fuente primaria de datos públicos, de calidad, auténticos y fidedignos, actualizados, accesibles y mantenidos en el tiempo. Además se benefician de otra serie de ventajas derivadas del tratamiento al que son sometidos los documentos y sus datos. Una de ellas es la de poder evidenciar la relación existente entre los datos y sus fuentes y contextos de producción, lo que facilita la comprensión de los datos y puede llevar al descubrimiento de nuevos recursos. Otra es la de proporcionar antecedentes y continuidad a los conjuntos de datos gracias a la publicación de series históricas.

Por su parte estos datos, de acuerdo a legislación que rige la administración electrónica, cumplen el requisito de estar en formatos abiertos o en su defecto en estándares que sean de uso generalizado por los ciudadanos, lo que posibilita su difusión en los portales de datos abiertos.

Una gestión documental electrónica obliga a disponer de una infraestructura tecnológica que le dé soporte. En este sentido es bueno recordar, como ya el Esquema Nacional de Interoperabilidad estableció que las administraciones públicas debían crear repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el ciclo de vida de los documentos electrónicos. Por su parte las leyes 39/2015 y 40/2015 imponen que todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenen por medios electrónicos, y para ello cada administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Entendemos que estos repositorios electrónicos deben ser proveedores de los portales de datos abiertos, y para ello la interoperabilidad entre estos dos sistemas de información es un requisito imprescindible.

Pero participar y colaborar con las políticas de datos abiertos exige reorientar algunos de los procesos de gestión documental, y muy especialmente la descripción de los documentos electrónicos mediante la incorporación de metadatos. Cada organización define su propio modelo de descripción de documentos y establece el esquema de metadatos que responde a sus particularidades y necesidades específicas de gestión. Por ello un sistema de gestión de documentos orientado a la publicación en abierto de sus datos, deberá enriquecer sus perfiles de metadatos para que los conjuntos de datos que genere sean lo suficientemente atractivos y útiles para un portal de datos abiertos.

El acercamiento de la gestión documental a las políticas de datos abiertos es una estrategia de la que las dos partes saldrán mutuamente beneficiadas. Las iniciativas de datos abiertos dispondrán de una fuente primaria de datos públicos, de calidad, auténticos y fidedignos, contextualizados, actualizados, accesibles y mantenidos en el tiempo. Por su parte los sistemas de gestión documental podrán enriquecer y mejorar los datos propios, optimizar sus descripciones, proponer fuentes de información complementarias, en definitiva proporcionar a sus usuarios una experiencia de consulta mucho más completa y útil.

Los programas de gestión documental y los de datos abiertos están llamados a confluir como elementos constitutivos del sistema de información corporativo. Los datos de diversa procedencia y naturaleza que atesoran las administraciones, los documentos administrativos reflejo y evidencia de sus actuaciones, los documentos informativos cuyos contenidos pueden resultarles relevantes conforman un entramado de activos de información que deben ser puestos al servicio de administradores y administrados. Y para ello lo deseable es que todos estos recursos formen parte de un sistema integrado de información dentro de la organización. En este sentido puede resultar de utilidad nuestro modelo de sistema integrado.


Prado Martínez, Miguel Ángel del (2017). La gestión documental y las políticas de datos abiertos: una confluencia necesaria. El Consultor de los Ayuntamientos. 7/2017

jueves, 30 de marzo de 2017

La gobernanza de la información: principios y modelo de madurez

La gobernanza de la información nos propone un modelo integrador para todas las tipologías de información existentes en las organizaciones como los datos o información estructurada contenida en las bases de datos y aplicaciones de gestión, los documentos internos y externos, o los contenidos informativos generados en el entorno web. Se trata de un modelo mediatizado y soportado por las infraestructuras tecnológicas en las que ya se desarrollan todos los procesos informacionales en todas las organizaciones, pero que supera y trasciende los límites tecnológicos al proponer y desarrollar una serie de directrices y métodos centrados en la propia información y en los documentos que la soportan para asegurar su efectivo control y gobierno a lo largo de todo su ciclo vital en el marco de los procesos de negocio.


 Information Governance Reference Model (IGRM)

En el año 2008 y desde un enfoque conceptual basado en el modelo de gestión documental del “recordkeeping”, ARMA International elaboró The Generally Accepted Recordkeeping Principles (GARP), un conjunto de principios clave para asegurar la calidad de los procesos de gobernanza de la información y que son de aplicación en las organizaciones tanto públicas como privadas con independencia de su tamaño y sector económico al que pertenezcan. Estos principios son los siguientes:
  • Principio de responsabilidad: según el cual la organización debe asignar un responsable con perfil ejecutivo que supervisará el programa de gobernanza de la información, delegando las responsabilidades a los individuos adecuados, adoptando políticas y procedimientos que guíen al personal y permitan auditar el programa.
  • Principio de integridad: debe establecerse un programa de gobernanza de la información según el cual la información y los documentos generados o gestionados por la organización tengan una garantía razonable de autenticidad y fiabilidad.
  • Principio de transparencia: los procesos y actividades del programa de gobernanza de la información deben estar documentados de manera inteligible y estar disponibles para todo el personal y las partes interesadas.
  • Principio de protección: el programa se construirá para asegurar un nivel razonable de protección de las informaciones y documentos que son privados, confidenciales, o esenciales para la continuidad del negocio.
  • Principio de cumplimiento: el programa se debe construir para cumplir con la legislación vigente u otras normas regulatorias, así como con las políticas internas de la organización.
  • Principio de disponibilidad: una organización deberá mantener sus informaciones y documentos de manera que se asegure una rápida, efectiva y precisa recuperación de la información que se necesita.
  • Principio de retención: una organización deberá mantener sus informaciones y documentos por el tiempo necesario teniendo en cuenta los requerimientos operacionales, fiscales, legales e históricos.
  • Principio de disposición: una organización debe proporcionar una disposición (conservación o eliminación) segura y controlada de las informaciones que no requieren ser mantenidas según la legislación aplicable o las políticas de la organización.
A partir de estos principios ARMA Internacional elaboró The Information Governance Maturity Model, un modelo de madurez que nos muestra como una organización puede evolucionar en materia de gobernanza de la información y los niveles por los que pasa o puede pasar hasta alcanzar su plena madurez. Los niveles establecidos son cinco:
  • Nivel inicial de calidad inferior: organizaciones con apenas preocupación por el mantenimiento y control de sus documentos e informaciones y que difícilmente cumplen con sus obligaciones legales y regulatorias sobre la materia.
  • Nivel 2 o en desarrollo: organizaciones que reconocen la importancia del control de sus documentos e informaciones, así como de los beneficios que puede ofrecer un programa de gobernanza de la información, pero que no obstante, son vulnerables a un escrutinio legal o reglamentario ya que sus prácticas todavía están mal definidas.
  • Nivel 3, esencial o básico: organizaciones que tienen definidas las políticas y procedimientos mínimos o esenciales para el mantenimiento y control de sus documentos e informaciones cumpliendo de este modo con las obligaciones legales y reglamentarias, pero que todavía no atienden a las oportunidades que les puede ofrecer para la mejora de la gestión empresarial y el control de los gastos.
  • Nivel 4 o proactivo: organizaciones que integran la gobernanza de la información en la toma de decisiones de manera rutinaria y que cumple fácilmente con los requisitos legales y reglamentarios. Estas organizaciones deben considerar las ventajas que les ofrece la disponibilidad de la información para lograr una transformación global.
  • Nivel 5 o transformacional: son organizaciones que han integrado de manera rutinaria la gobernanza de la información en su infraestructura corporativa total y en sus procesos de negocio.
Para cada uno de los principios del modelo de madurez se asocian varias características que son típicas de cada uno de los cinco niveles, de modo que nos permite identificar las capacidades de una organización en el gobierno de la información, los vacíos o debilidades que presenta y los riesgos a los que está expuesta; y, en consecuencia establecer prioridades y asignar responsabilidades para el desarrollo de un programa de gobernanza de la información como un proceso de mejora continua.

El modelo de madurez desarrollado por ARMA ha sido complementado por el Information Governance Reference Model o modelo de referencia para la gobernanza de la información elaborado por la Electronic Discovery Reference Model. Este modelo identifica los grupos de interés (stakeholders) clave en la gobernanza de la información, entendiendo como tales a las propias empresas (Business), a los responsables de la tecnología (IT), a los responsables de gestionar la información y la documentación (Records information management - RIM) y al área legal. A estos grupos de interés los relaciona con los principios y los niveles del modelo de madurez. De este modo ofrece un marco común, práctico y flexible para ayudar a las organizaciones a desarrollar e implementar los programas de gobernanza de la información. 

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>

jueves, 23 de marzo de 2017

Principios fundamentales que rigen la administración electrónica en la UE

El pasado mes de abril se publicaba el Plan de Acción sobre Administración Electrónica de la UE 2016-2020, en la que se recogen un conjunto de 20 acciones para acelerar la transformación digital de la administración regidas por los siguientes principios fundamentales.


Versión digital por defecto: las administraciones públicas deberían prestar sus servicios en forma digital como opción preferida (dejando otros canales abiertos para quienes estén desconectados por elección o necesidad). Además, los servicios públicos deberían prestarse a través de un único punto de contacto o ventanilla única y a través de diferentes canales.

Principio de “solo una vez”: las administraciones públicas deberían garantizar que los ciudadanos y las empresas facilitan la misma información a una administración pública una sola vez. Las oficinas de la administración pública actúan, si tienen autorización para reutilizar internamente estos datos, respetando las normas relativas a la protección de los datos, con el objetivo de que ni los ciudadanos ni las empresas tengan que soportar más cargas. 

Inclusión y accesibilidad: las administraciones públicas deberían diseñar los servicios públicos digitales de tal modo que sean incluyentes por defecto y tomen en consideración las necesidades diferentes, como las de las personas mayores y las personas con discapacidad.

Apertura y transparencia: las administraciones públicas deberían compartir información y datos entre sí y permitir que los ciudadanos y las empresas puedan tener acceso a sus propios datos, controlarlos y rectificarlos; permitir a los usuarios hacer un seguimiento de los procesos administrativos que les afecten; comprometerse con las partes interesadas (por ejemplo, las empresas, los investigadores y las organizaciones sin ánimo de lucro) y abrirse a ellas en el diseño y la prestación de servicios.

Escala transfronteriza por defecto: las administraciones públicas deberían lograr que los servicios públicos digitales pertinentes estén disponibles más allá de las fronteras y evitar que se genere una mayor fragmentación, facilitando así la movilidad dentro del mercado único.

Interoperabilidad por defecto: los servicios públicos deberían diseñarse de tal modo que puedan funcionar sin discontinuidades en todo el mercado único y a través de los compartimentos organizativos, sobre la base de la libre circulación de datos y servicios digitales en la Unión Europea.

Fiabilidad y seguridad: todas las iniciativas deberían ir más allá del mero cumplimento del marco jurídico sobre la protección de datos personales y de la intimidad y la seguridad informática, integrando estos elementos en la fase de diseño. Se trata de condiciones previas importantes para aumentar la confianza en los servicios digitales y su utilización.

viernes, 17 de marzo de 2017

Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales

Una organización que quiera alcanzar los objetivos de una buena gestión documental deberá disponer de un sistema de gestión de documentos que tenga definido mediante un plan o una política de gestión documental los principios por lo que se regirá, el método a seguir, las técnicas a emplear y las instrucciones detalladas sobre las actividades a realizar, y las responsabilidades que se deben asumir por los distintos niveles de la organización para su cumplimiento.

Una política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos estableció las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos. Y un año más tarde el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas publicó el modelo para la elaboración de las políticas de gestión de documentos electrónicos, que progresivamente se va aplicando por diferentes administraciones públicas.

En el ámbito de la Administración Local y como resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), la Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) junto con un grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental, se ha desarrollado el Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL) y que contiene el modelo de política de gestión documental local, así como una propuesta de cuadro de clasificación funcional que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del esquema nacional de interoperabilidad (ENI).