miércoles, 21 de diciembre de 2016

Tipos de información y documentación en las organizaciones empresariales

Las organizaciones empresariales son entidades asociativas de derecho privado que agrupan y estructuran a empresarios de diferente tamaño y rama de actividad y que tienen por objeto la representación, defensa y promoción de los intereses económicos y sociales de sus asociados.

Todas las actividades que se realizan en las asociaciones empresariales implican procesos informativo-documentales en los que de manera inexcusable están obligados a gestionar tanto documentos informativos externos, como documentos generados en el interior de estas organizaciones en el desempeño de las actividades que les son propias, así como documentos e información corporativa elaborada para su difusión exterior bien en su entorno más inmediato (asociaciones y empresas asociadas, financiadores, agentes e interlocutores sociales, proveedores, clientes) o en su entorno más remoto (ciudadanía y sociedad en general).

Las asociaciones empresariales deben tener la capacidad organizativa para controlar e interpretar adecuadamente su información documental como un recurso estratégico que les facilite la toma de decisiones, la gestión de sus asuntos, la protección de sus intereses, el cumplimiento de sus obligaciones legales, la rendición de cuentas a las partes interesadas (órganos directivos, empresas asociadas, financiadores…) y el mantenimiento de su memoria corporativa.

Pero para alcanzar el objetivo señalado es prioritario conocer la información documental necesitada, generada y recibida por estas organizaciones. No obstante se carecía de un estudio que abordase está cuestión. Para cubrir este vacío en la bibliografía en el artículo La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías se analiza la información y documentación que generan y reciben en el desempeño de sus diferentes procesos de negocio, y que se presenta extractada en la siguiente tabla.

Funciones desempeñadas
Necesidades de información y documentación
Información y documentación generada
Representación y defensa de los intereses empresariales
Realidad empresarial (aspiraciones y necesidades).
Contexto político, legislativo, económico, laboral, social, fiscal y tecnológico.
Informes y estudios técnicos.
Memorias de actividades.
Proyectos legislativos.
Posicionamientos y propuestas.
Documentación de las reuniones: convocatorias, actas, nombramientos, ceses…
Diálogo social
Situación económica, social y laboral.
Propuestas y reflexiones.
Acuerdos económicos y sociales.
Convenios colectivos.
Asesoramiento a las empresas
Información sobre las distintas materias técnicas objeto de asesoramiento.
Consultas de los empresarios.
Informes de respuestas a las consultas.
Prestación de servicios especializados
Información de los clientes: necesidades de servicios.
Información de competidores y colaboradores: servicios que ofertan.
Documentación de gestión de los servicios.
Gestión de proyectos
Información sobre clientes, financiadores, proveedores y colaboradores así como sobre el contexto legislativo, económico, laboral y tecnológico.
Productos informativos resultantes: informes, guías, manuales, bases de datos, sedes web…
Documentación e información de difusión de los proyectos.
Expedientes de subvenciones
Documentación generada para el control administrativo de los proyectos.
Comunicación e información corporativa
Demandas de información de los empresarios.
Obligaciones legales de informar.
Acciones de información y divulgación: circulares a los asociados, boletines informativos, notas de prensa, sedes webs corporativas, perfiles en redes sociales…
Documentos corporativos: memorias de actividades, cartas de servicios, organigramas, cuentas anuales, informes de auditoría.
Administración y dirección de la organización
Información interna: situación financiera, recursos humanos, nivel de actividad.
Información externa: del sector en el que desarrolla su actividad (competidores, clientes y proveedores) y del entorno general (situación económica, legal, demográfica, tecnológica).
Información sobre su posición competitiva.
Documentos de gestión.
Bases de datos y aplicaciones informáticas utilizadas en los procesos de administración y gestión interna: control económico, del personal, de las instalaciones…


Prado Martínez, Miguel Ángel del. “La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías”. En: Comunicando hemisférios: informação e conhecimento, Brasil e Espanha = Comunicando hemisferios: información y conocimiento, Brasil y España. Paraiba: Prensa de Universidade Federal da Paraiba, 2016, 55-76

jueves, 15 de diciembre de 2016

La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías

La planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones se debe efectuar desde la perspectiva de su utilidad para aportar valor y contribuir al logro de los objetivos corporativos. Para ello se necesita un profundo conocimiento corporativo que permita contextualizar y alinear los objetivos del sistema con los de la entidad a la que sirve. Además es preciso identificar las situaciones concretas en las que se producen las necesidades y usos de documentos e informaciones dentro de las organizaciones, es decir sus procesos de trabajo, así como quiénes son sus productores y usuarios. Este conocimiento de los procesos de trabajo es el que posteriormente nos permitirá analizar las necesidades y usos de la información por los distintos usuarios en esas situaciones concretas.

Esta metodología fue desarrollada en nuestra tesis doctoral Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Como parte del resultado de la aplicación de esta metodología se ha publicado recientemente el trabajo “La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías”. En: Comunicando hemisférios: informação e conhecimento, Brasil e Espanha = Comunicando hemisferios: información y conocimiento, Brasil y España. Paraiba: Prensa de Universidade Federal da Paraiba, 2016, 55-76.


El artículo presenta un análisis sobre la información documental necesitada, generada y recibida por las organizaciones empresariales. Tras exponer las características principales que definen a estas entidades asociativas, se reflexiona sobre la necesidad que tienen de disponer de información y documentación adecuada a sus intereses así como de la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla como un recurso estratégico.

A continuación se expone la información y documentación que generan y reciben en el desempeño de sus diferentes procesos de negocio: representación y defensa de los intereses empresariales, asesoramiento a las empresas, prestación de servicios especializados, gestión de proyectos, administración y dirección de la organización, comunicación e información corporativa.

Finalmente se realiza una aproximación al estado actual de la gestión de la información y documentación en las organizaciones empresariales.

miércoles, 30 de noviembre de 2016

Recuperados un conjunto de documentos de comienzos del siglo XX en Aldeanueva de Ebro (La Rioja)

Los recientes trabajos en el Archivo Municipal de Aldeanueva de Ebro han sacado a la luz un conjunto de documentos de comienzos del siglo XX que habían permanecían olvidados dentro de una vieja caja en las dependencias municipales. Se trata de documentación de carácter fiscal y contable del ayuntamiento de Aldeanueva de Ebro de la que cabe destacar por su importancia los expedientes para el cobro del impuesto de consumo de los años 1904, 1905 y 1906.
Recibos cobro impuesto de cosumos. Año1904

Una vez clasificados, descritos e instalados dentro del archivo municipal, los expedientes recuperados ya están a disposición de cuantos investigadores o interesados por el pasado de Aldeanueva de Ebro los quieran consultar.

lunes, 14 de noviembre de 2016

Modelo de servicio de enriquecimiento semántico

La Dirección General de Cultura y Patrimonio del Gobierno de Aragón pretende facilitar el acceso a la documentación e información sobre la violencia y represión ejercidas durante la Guerra Civil y la posterior dictadura franquista a través de un espacio web al servicio de los investigadores, asociaciones de recuperación de la memoria, familiares de las víctimas, y sociedad en general. Este espacio, configurado dentro del marco del Portal General de Archivos y Documentos de Aragón (DARA), pretende explotar las potencialidades de la web semántica aportando nuevos servicios y valor añadido a los datos e información de ese periodo histórico.

Los ejes estructurales del proyecto son tres:

  • Un modelo conceptual de descripción archivística, basado inicialmente en 4 entidades (documentos; agentes; conceptos, objetos y acontecimiento; lugares) y sus diferentes relaciones.
  •  Drupal, un gestor de contenidos de código abierto y gratuito, como plataforma web.
  • Las tecnologías y herramientas de la web semántica y el open data para enriquecer y mejorar el uso de los documentos y los archivos.
 

jueves, 22 de septiembre de 2016

La biblioteca especializada en el modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental en las Organizaciones

Las bibliotecas especializadas son aquellas que se concentran en una disciplina o grupo de disciplinas particulares o que ofrecen servicios a usuarios interesados en una determinada profesión, actividad o proyecto, por lo tanto ofrecen servicios de información especializada a usuarios especializados. Con carácter general estás bibliotecas presentan un alto grado de autonomía e independencia, manteniendo escasas o nulas relaciones con el resto de servicios de información existentes en las organizaciones. Esta realidad tiene efectos negativos como la duplicación de esfuerzos, el desaprovechamiento de los recursos o la dificultad para usar de modo conjunto la información procedente de las diversas tipologías documentales. Para intentar superar esta situación, en el último número de la revista Item proponemos un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones en el que la biblioteca especializada ocupará una posición nuclear.


El objetivo general del artículo es proponer y justificar la necesidad de incluir las bibliotecas especializadas dentro de sistemas integrados de gestión de la información documental para las organizaciones (SIGID) como responsables de la gestión de la documentación informativa de las corporaciones en las que se hallan enclavadas.

Este objetivo general se intenta alcanzar mediante la consecución de cuatro objetivos específicos. Primero definir y exponer la naturaleza y las características más relevantes de las bibliotecas especializadas. Segundo, presentar los principales modelos consolidados y actualmente vigentes de esta tipología bibliotecaria. Tercero, explicar las funciones y actividades que asumirán las bibliotecas especializadas dentro de un SIGID así como las relaciones que establecerán con los otros componentes del sistema. Y cuarto, presentar un ejemplo exitoso de integración de la biblioteca especializada junto al archivo dentro de un sistema de información documental corporativo único.


La metodología utilizada parta alcanzar estos objetivos ha consistido en el análisis de la literatura científica y en un estudio de caso.

El contenido de este artículo forma parte de la tesis doctoral realizada bajo la dirección del doctor Miguel Ángel Esteban Navarro, en la que se desarrolla una propuesta metodológica para afrontar el diseño, planificación y evaluación de sistemas de información documental desde una perspectiva organizacional que supere el ámbito específico de las clásicas unidades de información para poner el centro de atención en las organizaciones y sus necesidades, usos y consumos de información.

Prado Martínez, Miguel Ángel del. “La biblioteca especialitzada en el model de Sistema Integrat de Gestió de la Informació Documental a les Organitzacions”. Item: revista de biblioteconomía y documentació, núm. 60 (2016), p. 44-58

jueves, 3 de marzo de 2016

Tesis doctoral - Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales

PRADO MARTÍNEZ, Miguel Ángel del. Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Zaragoza, Tesis doctoral (Programa de Doctorado en Sistemas de Información y Documentación del Departamento de Ciencias de la Documentación de la Universidad de Zaragoza). Director: Miguel Ángel Esteban Navarro.

El objetivo general de la investigación es elaborar un modelo de sistema integrado de gestión de la información documental para las organizaciones con un enfoque de gestión orientado a procesos. Para alcanzarlo se persiguen los siguientes objetivos específicos: identificar y analizar las características y los procesos de los sistemas de gestión de los documentos y de la información y los modelos que dominan en la actualidad; analizar la naturaleza de la gestión orientada a procesos y su aplicación para guiar la gestión de la información y los documentos en las organizaciones; explicar los resultados de la aplicación de la gestión integrada de la información y los documentos con un enfoque orientado a procesos para el diseño, planificación, implantación y evaluación en tres organizaciones empresariales; proponer los principios rectores de un sistema integrado de gestión de la información documental; especificar sus objetivos, funciones, estructura, componentes y atributos; y establecer una metodología para su diseño, planificación y evaluación.

La investigación se sitúa en el ámbito de las Ciencias de la Documentación, presentando como característica metodológica principal la triangulación de enfoques, métodos y técnicas utilizadas.

La tesis se estructura en seis apartados. La primera parte se dedica a la comprensión de los fundamentos teóricos sobre los que se sustenta la investigación. En la segunda parte se acomete un estudio de caso consistente en la descripción y el análisis del proceso de diseño, planificación, implementación, evaluación y mejora del sistema de gestión de la información documental en tres organizaciones empresariales aragonesas. La tercera parte presenta el modelo elaborado para orientar la planificación, puesta en marcha y evaluación de sistemas integrados de gestión de la información documental en las organizaciones. En la cuarta parte se señalan las conclusiones alcanzadas en el conjunto de la investigación efectuada. La quinta y sexta parte recogen la bibliografía y los anexos respectivamente.

El resultado ha sido la creación de un modelo de sistema integrado de gestión de la información documental en el que se detallan los principios rectores que fundamentan y definen las características esenciales del sistema propuesto, sus objetivos, componentes, atributos y estructura, así como la metodología a seguir para su diseño, planificación y evaluación. Se concluye que esta propuesta puede ser la base para la construcción de un sistema integrado de gestión de la información documental para las organizaciones que sea de validez universal, y que pueda guiar la elaboración de unas directrices por parte de una institución normalizadora o reconocida como prescriptora por la profesión.


 Junto al director de la tesis y los miembros del tribunal

La tesis fue defendida el 19 de enero de 2016 ante el tribunal formado por los doctores Luis Hernández Olivera de la Universidad de Salamanca, Remei Pepinya Morera de la Universitat Autònoma de Barcelona y Diego Navarro Bonilla de la Universidad Carlos III de Madrid, quienes la calificaron con sobresaliente cum laude.

A la memoria de mi padre, Faustino del Prado Remón.

martes, 5 de enero de 2016

Aldeanueva de Ebro histórica

Aldeanueva de Ebro histórica. - Grupo Editorial 7, 2015.- ISBN: 978-84-939114-2-3 


En el principio..., la geología / Ianire Galilea Salvador. Pags. 24-29

El pasado de Aldeanueva de Ebro. De las primeras huellas a la primera civilización. La romanización en el entorno calagurritano. El tránsito a la Edad Media / Carmen Herreros González, María Carmen Santapau Pastor. Pags. 30-58 

Otra aldea de Calahorra: el origen del pueblo / Miguel Angel del Prado Martínez. Pags. 59-78

El motín de 1663: un movimiento antioligárquico y antiseñorial / P. L. Lorenzo Cadarso. Pags. 79-100

Aldeanueva en el siglo XVIII / José Luis Gómez Urdáñez, Sara Bustos Torres. Pags. 101-122

Guerra y revolución. La villa liberal / José Luis Gómez Urdáñez. Pags. 123-133

Sixto Cámara (1824-1859) y la revolución social / Roberto Pastor Cristóbal. Pags. 134-150

La Restauración, el caciquismo y la conflictividad social / José Luis Gómez Urdáñez, Miguel Angel del Prado Martínez. Pags. 151-175

El sindicalismo agrario en Aldeanueva de Ebro en las primeras décadas del siglo XX / Miguel Angel del Prado Martínez. Pags. 176-208

Evolución vitivinícola en Aldeanueva de Ebro / Miguel Angel del Prado Martínez. Pags. 209-230

El interés por la educación / Marie-Hélène Buisine-Soubeyroux. Pags. 231-241

La Segunda República / José Luis Gómez Urdáñez. Pags. 242-283

Guerra Civil, franquismo y democracia / Manuel Orta Simón, Roberto Pastor Cristóbal. Pags. 284-344

El arte de Aldeanueva de Ebro / Mapi Gutiérrez. Pags. 345-368

Miguel Angel Sainz / Mapi Gutiérrez. Pags. 369-404

Notas etnográficas de Aldeanueva de Ebro / Francisco Javier Vicuña Ruiz. Pags. 405-427