miércoles, 3 de diciembre de 2008

Gestión de la información en las empresas industriales españolas

Los accionistas y directivos de las empresas industriales españolas son los únicos que tienen un papel activo y predominante en la gestión de la información en la empresa. El resto de los grupos de interesados (mandos intermedios, trabajadores, suministradores, clientes) desempeñan un papel mucho más pasivo, manejando una información muy limitada.

Esta es una de las conclusiones a las que llegan Carmen Galve Gorriz y Emilio Huerta Arribas en el estudio La frontera de la innovación: la hora de la empresa industrial española que acaba de publicar la Fundación Alternativas.

Así, según señalan estos autores, en la empresa española existe una notable separación entre los que dirigen las empresas, accionistas y equipos de dirección, que son responsables de definir los objetivos de la organización, establecer la estrategia y controlar su cumplimiento, y el resto: los trabajadores que deben implementar las decisiones. El grueso de los trabajadores tiene poco contacto con clientes y mercados y está poco informado de los objetivos y estrategia de la empresa.

Las acciones que se toman en la empresa para informar a los empleados de los planes y objetivos de la compañía, así como de las medidas que se van a seguir para alcanzarlos son:
  • Sistemas de sugerencias individuales: 56,2%
  • Grupos de mejora: 43,8%
  • Encuestas de satisfacción a los empleados: 42,0%
  • Reuniones periódicas para informar: 69,6%
  • Jornadas de puertas abiertas: 22,7%

En todas estas acciones que, en definitiva, tratan de mejorar el flujo de información entre los agentes en la empresa, se observan notables diferencias entre las empresas multinacionales y las que no lo son. Así, por ejemplo, en la comunicación ascendente (existencia de sistema de sugerencias), dos de cada tres plantas multinacionales tienen establecido el sistema y la mitad de éstas incentivan a sus trabajadores para que participen. En las empresas nacionales, la mitad ha establecido sistemas de sugerencias, pero sólo la cuarta parte incentiva a los trabajadores para que participen.

También en las otras acciones informativas se observan diferencias por grupos; por ejemplo, sólo el 15% de las empresas nacionales realizan jornadas de puertas abiertas, y un 34% realiza encuestas de satisfacción a sus trabajadores. Estos porcentajes alcanzan el 37% y 58% respectivamente en las empresas multinacionales.

Para estos autores es difícil conseguir compromiso y colaboración de los distintos grupos de interesados si no tienen información sobre la dinámica ni los planes de futuro de la empresa, y en este sentido señalan que queda mucho espacio para la mejora en todos los aspectos relativos a los flujos de información dentro de las organizaciones.

Los resultados de este estudio se han obtenido a partir de una encuesta realizada en el año 2007 a 401 establecimientos de todos los sectores industriales para conocer el esfuerzo de innovación organizativa y cómo son las políticas de gestión de los recursos humanos que llevan a cabo las empresas industriales españolas, con el objetivo de determinar si la empresa industrial española está anclada en el modelo tradicional de producción, jerárquico y orientado hacia la eficiencia y los costes, o, por el contrario, las empresas españolas están avanzando hacia sistemas de organización más innovadores.

¿Quién detiene este horror?

Agustín Centelles. 1936


Hadi Mizban. Irak 2007

lunes, 1 de diciembre de 2008

viernes, 28 de noviembre de 2008

La administración electrónica y los archivos

Ya en la recta final de las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses, el día de ayer 27 de noviembre tuvo un enfoque más “tecnológico”, dedicándose la mañana de manera casi monográfica a analizar las repercusiones de la administración electrónica sobre los archivos y la tarde a presentar la situación de los archivos en la web.

El 14 de junio del año 2007, se aprobó la ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, cuya finalidad es promover el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos. En virtud de esta Ley, los ciudadanos podrán realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos. De esta forma, las Administraciones Públicas quedan obligadas a ofrecer sus servicios por Internet, dispositivos móviles o cualquier medio electrónico futuro. En definitiva la administración pública debe evolucionar hacia una administración electrónica.

Montaña Merchán Arribas, Subdirectora General Adjunta de la División de Proyectos Técnicos para la Administración del Estado del Ministerio de Administraciones Públicas, fue la encargada de abrir la jornada con la ponencia “La problemática de la Administración Electrónica y los Archivos. Ley 11/2007 y archivo electrónico”

En ella expuso en primer lugar las implicaciones de la ley 11/2007 en todo lo relacionado con los documentos electrónicos, el expediente electrónico y la conservación de los documentos electrónicos: el archivo electrónico.

A continuación abordó como es el procedimiento administrativo en el entorno digital, es decir el procedimiento electrónico.

Finalmente detallo todos los aspectos que la administración debe abordar para adaptarse a la ley 11/2007 y poder realizar sus procedimientos electrónicamente; como son el recibir documentos electrónicos, la tramitación con documentos electrónicos, el acceso del ciudadano a expedientes y documentos electrónicos, la realización de copias de documentos, el intercambio de documentos y expedientes entre administraciones, la salida de documentos y notificaciones, la conservación de los documentos con garantías, la contextualización de los documentos, y la formación de expedientes electrónicas.

De todos estos aspectos Montaña Merchán fue ofreciendo ejemplos de proyectos que diferentes administraciones ya están desarrollando.


José Luis Fandos Muñoz, Inspector General de Servicios del Gobierno de Aragón presento la ponencia “La función de archivo en la administración electrónica”, en la que analizó como la legislación aragonesa aborda las funciones clásicas de los archivos: recoger – conservar y servir la documentación, para a continuación exponer el cambio de paradigma que va a suponer la adaptación a la ley 11/2007, y las dificultades que ello va a entrañar sobre todo a las corporaciones más pequeñas.

Después del necesario café, la mañana continuó con la presentación de dos experiencias concretas de adaptación a la administración electrónica, la del Ayuntamiento de Zaragoza y la de la Diputación Provincial de Huesca.


Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, presentó “La administración electrónica y los archivos en el Ayuntamiento de Zaragoza”, detallando el proyecto de implantación de una auténtica administración electrónica en el ayuntamiento de Zaragoza, y que tiene un objetivo ambicioso y claro lograr una administración sin papeles, con vistas a una gestión más eficiente y buscando una mayor cercanía al ciudadano. Cavero destacó que las iniciativas puestas en marcha por el ayuntamiento de Zaragoza hacen hincapié en el uso de software libre y en la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivo unificado para toda la organización.

Carlos Becana Sanahuja, Asesor Técnico de Nuevas Tecnologías de la Diputación Provincial de Huesca, presentó la comunicación“El papel de los archivos en la nueva Ley de administración electrónica. El caso de Diputación Provincial de Huesca”, con la que explicó como la Diputación Provincial de Huesca, con la nueva entrada en vigor de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos al Sector Público, ha redefinido los objetivos del programa “Diputación Digital de Huesca” para intentar cumplir con el nuevo marco legislativo. En esta línea se han impulsado políticas de uso de la firma electrónica, se ha puesto en marcha el registro electrónico y en la actualidad se ha implantado el Sistema de Gestión Documental, en la que el archivo va a jugar un papel importante en la catalogación, normalización y simplificación de los procedimientos, definiendo las estructuras de información necesarias para garantizar la integridad, custodia y posterior consulta de los documentos.

La mañana finalizó con dos comunicaciones una sobre la preservación digital presentada por Luis Torres Freixenet y otra sobre los archivos de empresa presentada por Miguel Ángel del Prado, documentalista de CEPYME ARAGÓN.

Luis Torres Freixenet, de la Unidad de Sistemas de Reproducción de Documentos del Archivo Municipal de Zaragoza, con la comunicación “Preservación digital, el reto del futuro” presentó el estado actual de la preservación digital con la intención de concienciar a las administraciones de la comunidad autónoma aragonesa implicadas con el patrimonio digital de la necesidad de que unan sus fuerzas y pongan en marcha un plan de preservación digital que pueda servir para todos y en el que todos puedan dar su aportación.

Finalmente, Miguel Ángel del Prado Martínez, director del Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME Aragón presentó la comunicación "Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999", en la que presentó la situación actual de los archivos en las empresas españolas, la novedades introducidas por el recientemente aprobado reglamento de desarrollo de la ley orgánica de protección de datos de carácter personal, y el modo en que este reglamento puede influir en los archivos empresariales.

Participación en las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses

Os hago un resumen de mi participación en las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses titulada Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999.



El pasado 19 de enero de 2008, se publicaba en el BOE, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal, y uno de los aspectos más significativos ha sido la inclusión de normas y medidas de seguridad para la gestión de los ficheros en formato papel, una novedad con una repercusión directa sobre los archivos de empresa, ya que por primera vez en la legislación española se le exige a las empresas de manera explicita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, desde su creación hasta su eliminación.

Este es el motivo que me llevó a analizar las repercusiones que de este reglamento se van a derivar para la gestión documental dentro de las empresas.

En la comunicación se exponen las funciones propias de los archivos de empresa, y las razones que los justifican:
  • Las responsabilidades jurídicas de las empresas. Las empresas necesitan conservar, organizar y facilitar a los órganos de decisión documentos legales, administrativos y jurídicos a los que le obliga tanto el derecho privado como las administraciones públicas.
  • Las obligaciones fiscales de la empresa Es necesario conservar los documentos derivados de la obligaciones fiscales que gravan a la empresa.
  • Soporte a la gestión empresarial. Una correcta gestión de la documentación es fundamental para la buena marcha de la empresa, una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas.
  • Fuente de información para la toma de decisiones empresariales.
  • Seguridad en el acceso y conservación de la documentación. Un buen sistema de archivo garantiza el cumplimiento de las jerarquías de acceso a la documentación, poniéndola a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto.
  • Prestigio corporativo. La reconstrucción de un pasado brillante y lleno de experiencias proporciona a muchas empresas unas señas de identidad que son fácilmente trasmisibles a su producto de marca.
  • Pero por encima de todo, la existencia de un archivo en la empresa está ligada a su contribución al éxito empresarial.
El acercamiento al contexto en el que se ubican -las empresas- nos descubre una serie de impedimentos que dificultan la implantación de auténticos servicios de archivos en las empresas; entre los que es especialmente destacable la propia estructura empresarial con un tejido empresarial formado básicamente por microempresas.

Contextualizado los archivos empresariales se exponen las principales novedades introducidas por el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica de protección de datos de carácter personal, destacando las medidas de seguridad que deben adoptar para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que se encuentren tanto en ficheros o tratamientos automatizados como en papel.

Finalmente se exponen las repercusiones que este reglamento puede tener sobre los archivos empresariales, teniendo en cuenta tanto sus debilidades como sus fortalezas.

Así se señala que la metodología para controlar, conservar y hacer accesible la documentación y la información en ella contenida a lo largo de todo su periplo vital, ya está suficientemente consolidada por la teoría y práctica archivística, por lo que a un archivero le resultarán muy cercanas y fácilmente reconocibles la práctica totalidad de las funciones y actividades reguladas en el reglamento para garantizar la seguridad en el tratamiento de los datos de carácter personal, tanto en ficheros automatizados como no automatizados.

A pesar de que el reglamento solo dedica de manera explícita al archivo el artículo 106 dedicado a los “criterios de archivo”, restringiendo su ámbito de actuación a los ficheros y tratamientos no automatizados, es decir a la documentación en papel; y de que el reglamento en ningún momento mencione a la figura del archivero, lo cierto es que el reglamento puede ser una oportunidad para relanzar el archivo dentro de la empresa y colocarlo en el lugar que le merece dentro de las empresas.


Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999. En VIII Jornadas de Archivos Aragoneses (Huesca, 25-28 nov. 2008). Huesca: Gobierno de Aragón, 2008, pp. 95-114. <<http://www.conectapyme.com/documentacion/archivo.pdf>>



miércoles, 26 de noviembre de 2008

El Archivo de la Fundación Bernardo Aladrén y el Centro de la Memoria Manuel Albar

Como suele ser habitual en los congresos de archivos la mayoría de los participantes provienen de la administración pública, siendo escasos los representantes de archivos privados. Una de estas “rara avis” dentro del VIII Congreso de Archivos de Aragón es Julián Moyano Collado, archivero de la Fundación Bernardo Aladrén quien presentó la comunicación más “fresca” de la tarde, con el título de El Archivo de la Fundacion Bernardo Aladrés y el Centro de la Memoria Manuel Albar: una experiencia de archivos privados.


Julián Moyano es un diplomado en Biblioteconomía y Documentación al que le gusta su profesión y se nota, transmitiendo con sus palabras pasión por lo que hace. En el año 2005 inició el proyecto de transformar el caos de cajas desorganizadas y descuidadas que almacenaba el sindicato UGT Aragón, en un auténtico archivo en el que se integrasen todos los fondos documentales relacionados con UGT Aragón, con el objetivo último de conseguir un completo centro de información sobre el sindicato, el movimiento obrero y la historia del trabajo.

En la comunicación Julián expuso los trabajos realizados y que han hecho realidad la existencia del “Archivo de la Fundación Bernardo Aladrén”, cuyo fondo está integrado por la documentación producida por UGT, sus federaciones y personas relacionadas con el sindicato en Aragón desde 1894 hasta la actualidad; y en el que se encuentran desde documentos a fotografías, películas, carteles o documentos sonoros. Este fondo además se va acrecentando con reproducciones, recuperaciones y donaciones de documentos ubicados en otros archivos o en manos de particulares.

Para ampliar y mejorar la difusión de los fondos, en junio de 2008 el archivo puso en marcha a través de Internet el Centro de la Memoria Manuel Albar, donde se puede consultar la hemeroteca con los periódicos y revistas editados por las organizaciones obreras aragonesas desde finales del siglo XIX; documentos digitalizados del Archivo de la Fundación Bernardo Aladrén, y el catálogo de la biblioteca de la Fundación.

Entre los aspectos más reseñables de su forma de trabajo se pueden destacar:

La participación y colaboración de los usuarios: el resumen de las noticias de prensa recogidas en la hemeroteca ha sido elaborado por “abuelos” del sindicato.

Compartir: Los fondos se van engrosando con las donaciones o prestamos temporales de particulares.

Apuesta por el software libre, utilizando el programa Greenstone.

¡Enhorabuena!.

Normalizando el trabajo archivístico: normas de descripción y norma de autoridades

De gran interés resultaron dentro de las VIII Jornadas de Archivos de Aragón la presentación de los trabajos realizados por dos de los grupos de trabajo existentes en Aragón: El Grupo de Trabajo de Estructura de Datos para la descripción de Archivística (GEDAA), y el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA).

Así, con el título de “Sistema de archivos y normas de descripción. El manual de estructura de datos del Sistema de Archivos de Aragón”, Santiago Navarro Santolaria, expuso los objetivos y metodología de trabajo del recientemente creado Grupo de Trabajo de Estructura de Datos para la descripción de Archivística, quienes se han planteado como objetivo conseguir que las descripciones de cualquier archivo se pueda integrar en sistemas compartidos de información, independientemente de las plataformas informáticas y las aplicaciones con las que se han generado.

Para alcanzar este objetivo general se han propuesto los siguientes objetivos específicos:
  1. Definir una estructura de datos para la descripción de documentos de archivo que cumpla con el formato MARC 21 y EAD y que sea independiente de cualquier plataforma y aplicación informática.
  2. Desarrollar orientaciones de utilizaciones de la estructura de datos de acuerdo con las normas de contenido aceptadas por el Sistema de Archivos de Aragón (ISAD G, ISAAR CPF, ARANOR).
  3. Desarrollar una aplicación de descripción basada en la estructura de datos común que sirva para facilitar la incorporación de descripciones al sistema, como modelo para aplicaciones comerciales de gestión y como base para la importación de datos al sistema desde plataformas y aplicaciones diferentes.

La tarde finalizó con un Taller del Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA) sobre La norma de autoridades de Aragón (ARANOR) desarrollada por el propio grupo y que ya expusimos en una anterior entrada de este blog.

jueves, 13 de noviembre de 2008

Recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita

La digitalización de la documentación en papel es un proceso que cada vez más empresas abordan, y para las que puede resultar de gran utilidad unas recomendaciones técnicas que guíen su actuación. Con esta finalidad, en una anterior entrada en este blog nos hicimos eco de la Norma Técnica de Digitalización de Documentos elaborada por el Comité de Normalización para el Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) de Asturias.

Ahora nos ha parecido interesante recoger las recomendaciones que desde el Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco ha elaborado para la digitalización de documentación manuscrita. La primera versión de estas recomendaciones se realizó en el año 2004, y tres años más tarde se elaboraba una nueva versión de Recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita: creación, conservación y difusión de archivos digitales.

Estas recomendaciones tienen por objeto marcar unas normas de procedimiento, con el fin de ir aunando criterios a la hora de desarrollar proyectos de digitalización de documentación. Se trata de definir criterios operativos, susceptibles de variación al unísono de las mejoras que ofrezca el desarrollo técnico, y que, adoptados por otros proyectos, permitan la homologación de procesos de elaboración y la compatibilidad entre ellos.

Los objetivos de un proceso de digitalización de documentación de archivo son:
  • Generar un archivo digital original de conservación de modo que no sea necesario volver a manipular los documentos originales.
  • Generar una copia de difusion, con buena calidad de lectura e impresión y posibilidad de su difusión en web.
Y estos son los cometidos que aborda las recomendaciones.

1.- Creación del Registro / Archivo Digital de Conservación
La creación de un registro/archivo digital original es la base del proceso. Se conservará como archivo de seguridad, por lo que se debe definir un escaneado con el nivel de calidad suficiente para los procesos posteriores a los que se vaya a someter. A partir de este archivo se puede rebajar la calidad (resolución, profundidad de bits, etc.), pero será imposible mejorarla.

El archivo digital original es una copia de seguridad que no se vuelve a manipular. Se debe de conservar, por ello, en lugar seguro, de acuerdo con las indicaciones del fabricante.

Las recomendaciones del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco a seguir en este proceso son las siguientes:
  • Todos los documentos históricos, tanto impresos como manuscritos, serán considerados como imágenes de tono continuo, y con el fin de reproducir con la mayor fidelidad tanto su contenido como su estado físico, se digitalizarán a color real con una profundidad de color de 24 bits.
  • La resolución de escaneado será de 300 dpi, que puede aumentarse en caso de documentos con características especiales.
  • El formato de archivo digital para conservación será JPEG comprimido, con un tamaño entre 2 y 3 MB (se entiende para documentación antigua asimilable al formato A4).
  • El Archivo digital original se grabará en soporte DVD o en un disco duro.
  • Una vez grabados los DVD se verificará que se abren correctamente y se recomienda testar su contenido antes de proceder a su almacenaje definitivo.
  • Se procurará no manipular ni tocar la superficie del DVD y no se escribirá ni se colocará etiqueta alguna sobre él. Se guardará en la caja suministrada por el fabricante, que debe estar totalmente vacía. Se eliminarán las carátulas que pueda tener y solamente se le añadirá la etiqueta con el código de identificación del DVD.
2. Difusión

Antes de guardar el archivo digital original se hará una copia denominada Master, una copia de uso de la que se generan las copias, de calidades y características variables, para difusión directa y en web.

Las recomendaciones del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco a seguir en este proceso son las siguientes:
  • El soporte utilizado será el DVD.
  • Se utilizará el formato de Archivo PDF para la creación y consulta de la información contenida en el DVD.
  • En cada DVD se incluirá un índice interactivo, con el inventario de la documentación contenida, que permitirá, por medio de linkajes, el acceso directo al documento seleccionado.
  • Se grabará el DVD en formato de grabación híbrido, es decir, legible tanto por sistemas operativos Mac Apple como Windows.
  • El primer DVD generado con estas especificaciones se denominará Master de difusión, y será el utilizado para generar las copias posteriores.

lunes, 27 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (V): Documentos electrónicos: MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo)

Muchos de los documentos tradicionalmente creados y conservados en papel ahora lo son en forma electrónica. Éstos deben ser conservados permanentemente por motivos administrativos, legales o culturales ya que proporcionan evidencia de políticas, procedimientos, acciones o decisiones. De ahí la necesidad de diseñar sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE).

Uno de los primeros pasos a la hora de diseñar e implementar un SGDE lo constituye el establecimiento de las necesidades o requerimientos funcionales que debe cumplir el sistema, teniendo en cuenta que los requerimientos funcionales describen lo que debe hacer el sistema de gestión de documentos, pero no cómo llevarlo a cabo.

A nivel europeo, la Comisión Europea, en el marco del programa de Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA) ha desarrollado un modelo de requerimientos funcionales en materia de gestión de documentos electrónicos:MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo)

Objetivos y alcance

Moreq es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado con el fin de que pueda ser utilizado en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (archiveros, gestores, diseñadores de software, proveedores de servicios, instituciones académicas y de formación).

Está pensado para ser completamente genérico de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDE o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. Por esta razón, pretende abarcar un amplio rango de necesidades con el objetivo de servir como modelo. No todos los requerimientos pueden ser aplicados en algunos entornos ya que cada país tiene sus propias tradiciones, visiones y normativas sobre gestión de documentos. Dada esta característica, los usuarios que tomen como base MoReq para diseñar su SGDE podrán añadir aspectos específicos adicionales o eliminar alguno de los opcionales

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDE no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Los requerimientos quedan divididos en funcionales (la gran mayoría): el sistema de clasificación; controles de acceso y seguridad; retención y disposición de registros; captura de documentos; búsqueda, recuperación y presentación de documentos; funciones administrativas y otras funcionalidades (por ejemplo: gestión de documentos no electrónicos, signaturas electrónicas, etc.).

Y requerimientos no funcionales (esbozados a nivel general): facilidad de uso; funcionalidad, escalabilidad y disponibilidad del sistema; normas técnicas; requerimientos legales y normativos; sub-contratas y gestión de información a terceros y conservación a largo plazo y obsolescencia tecnológica.

Moreq se estructura en cuatro partes.

La primera es una introducción general donde se expone el alcance de la especificación, los aspectos formales que ayudan a su comprensión y manejo y se explica la diferencia entre los dos tipos de requisitos que contiene: los requisitos obligatorios, introducidos por el verbo “deber” y los requisitos recomendables, introducidos por el verbo “convenir”.

La segunda parte consiste en una descripción general de los requisitos de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, y en ella se incluye el vocabulario esencial, una explicación sobre los conceptos básicos manejados en la especificación, y un modelo de relación entre las entidades del sistema.

La tercera parte recoge propiamente los requisitos de cada uno de los elementos que componen un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo: cuadro de clasificación; controles y seguridad; conservación, eliminación y transferencia; captura de documentos de archivo; referencias; búsqueda, recuperación y presentación; funciones administrativas; otras funcionalidades; requisitos no funcionales; requisitos de los metadatos; y el modelo de referencia.

Se cierra el texto con unos anexos dedicados a publicaciones, directrices y normas de referencia y a otra información que se ha considerado de interés sobre el desarrollo y manejo de la especificación.

En total MoReq reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos, que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se gestionan adecuadamente con vistas a su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.

REFERENCIAS:
Gómez Domínguez, David; Ruiz Rodríguez, Antonio Ángel; Peis Redondo, Eduardo (2003). La gestión de documentos electrónicos: requerimientos funcionales. En: El profesional de la información, vol. 12, nº 2, marzo–abril 2003

Grupo de Trabajo de Expertos en Documentos Electrónicos, coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales (2004) Presentación de la traducción revisada de Moreq: modelo europeo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. En Tecnimap 2004

viernes, 17 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (IV)

ISO/TR 26122:2008. Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para documentos de archivo

Informe técnico de muy reciente aparición (data de junio de 2008) que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos.
Trata de la importancia del análisis secuencial y funcional de los procesos de trabajo en las organizaciones, como una herramienta para contextualizar los documentos en su entorno de producción.
Identifica dos tipos de análisis:
  1. análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
  2. análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones)
Esta norma adquiere una gran relevancia en el ámbito de la clasificación y la evaluación de los documentos.

Además de las ya citadas, existen otras normas ISO destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, que se deberían tener en cuenta a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos. Estas normas las han extractado de manera muy clara Alonso, Garcia y Lloveras en La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability
Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción.

UNE-ISO/IEC 17799:2002. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad).

ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information
Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información

ISO 19005-1:2005. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos

ISO 32000-1:2008. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7
Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.

jueves, 16 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (III)

ISO 23081. Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos

ISO 23081 es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 15489, y en ella se establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y se explican los principios por los que deben regirse.

Trata de la importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos en los procesos de negocio, de los diferentes tipos de metadatos y del papel que desempeñan tanto para los propios procesos de trabajo como para los procesos de gestión de documentos. También establece el marco para gestionar estos metadatos.

No define un conjunto obligatorio de metadatos para la gestión de documentos, ya que estos diferirán en el detalle según los requisitos específicos de cada organización u ordenamiento jurídico. Sin embargo, sirve para evaluar los principales conjuntos de metadatos existentes contrastándolos con los requisitos de ISO 15489.

Consta de dos partes:

ISO 23081-1:2006. Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios

Esta primera parte pone las bases teóricas que consolidan y regulan los metadatos en la gestión documental y su aplicación a través del tiempo a:
  • Los documentos y sus metadatos
  • Todos los procesos que les afectan
  • Cualquier sistema en el que residan
  • Cualquier organización responsable de su gestión

Un completo análisis de esta primera parte ha sido realizado por el equipo editorial de la Revista Española de Documentación Científica en el volumen 31 n. 2 (abr.- jun. 2008)

ISO 23081-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales

En la segunda parte se desarrollan los aspectos prácticos. Basándose en los principios descritos en la primera parte, esta especificación proporciona una explicación más amplia sobre los conceptos básicos en los esquemas de metadatos para la gestión de documentos, ofrece directrices prácticas para el desarrollo y construcción de dichos esquemas desde un punto de vista organizativo y finalmente describe los aspectos relacionados con la implementación y la gestión de metadatos a lo largo del tiempo.

Esta Especificación Técnica se dirige a:
  • Profesionales de la gestión de documentos (o las personas encargadas dentro de la organización de la gestión de documentos en cualquier entorno) responsables de la definición de metadatos para gestionar documentos en cualquier nivel de agrupación tanto en sistemas de gestión como en aplicaciones informáticas específicas para la gestión de documentos.
  • Analistas de sistemas/procesos de gestión responsables de la identificación de metadatos para la gestión de documentos en los sistemas informáticos de gestión.
  • Profesionales de la gestión de documentos o analistas de sistemas encargados de definir requisitos de interoperabilidad de sistemas que afectan a los documentos.
  • Proveedores de aplicaciones informáticas que deberían servir de base para y permitir la creación, incorporación y gestión de metadatos a lo largo del tiempo.
Un completo análisis de esta segunda parte ha sido realizado por el equipo editorial de la Revista Española de Documentación Científica en el volumen 31 n. 3 (jul. – sept. 2008)

miércoles, 15 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (II)

2.- Normas emitidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO)

ISO 15489. Información y documentación – Gestión de documentos

La aparición de esta norma responde entre otras cosas a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.
Es precisamente la norma ISO 9001:2000, al establecer como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los principales motivos que llevaron al desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con las normas ISO 9001 e ISO 14001.

La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización.

El objeto de esta norma es regular la gestión de documentos creados o recibidos por las organizaciones -públicas o privadas- en el transcurso de sus actividades, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas.

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades; cumplir con el marco legal y reglamentario; y rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).

Partiendo de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el modelo EFQM de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones, la norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir.

La norma ISO 15489 se compone de dos partes:


Es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita.


Es un informe técnico que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos (cuadro de clasificación, calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La primera parte, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos

La segunda parte tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.

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El contenido de esta entrada está extractado de:
Alonso, José Alberto; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa (2007) La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. Item : revista de biblioteconomia i documentació(47):pp. 41-70.


martes, 14 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (I)

En los últimos 15 años, organismos e iniciativas internacionales, así como archivos nacionales han destinado parte importante de sus actividades al desarrollo de normas, criterios y especificaciones para la organización y preservación de archivos en formatos tanto tradicionales como digital.

La actividad normalizadora desarrollada ha sido de tal calibre que en pocos años se ha pasado de una reducida lista de estándares a la actual y casi inabordable relación de siglas, llegando a estar “ahogados en un mar de siglas” tal y como señalaba el lema del V Congreso de Archivos de Castilla y León celebrado los días 1 a 3 de octubre de 2008, y en el que se abordó como tema de reflexión los “Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos” y cuyas aportaciones se han recogido en el último número de la revista Tabula.

Este desarrollo normativo está muy vinculado a la aplicación de los principios de la gestión de calidad. Desde esta perspectiva Alicia Barnard el pasado 24 de septiembre de 2008 en la II Convención Internacional de Archivistas celebrada en Colombia bajo el lema “Los archivos y la gestión de la calidad”, presentó la Conferencia Estándares e Iniciativas para la Gestión de Archivos en el Contexto Internacional. Complemento de la Gestión de Calidad.

En esta conferencia se hace referencia a las normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), así como de aquellas consideradas por la autora como relevantes para el trabajo archivístico emitidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). También se hace referencia a otros criterios, normas o productos que se consideran relevantes en el entorno de los archivos digitales.

1.- Normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos
El Consejo Internacional de Archivos ha elaborado un conjunto de normas aplicables a archivos físicos o digitales, orientadas a la descripción de fondos y sus componentes, a la descripción de contexto dentro del cual fueron creados los archivos, a la descripción de funciones así como para describir a las instituciones donde se conservan esos archivos.

ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística
La ISAD(G) viene a ser una guía general útil para describir archivos en cualquier etapa del ciclo de vida, aunque su principal foco de acción son los archivos que han sido seleccionados para su conservación. Con ello se persigue contar con la descripción normalizada útil para su acceso por parte de investigadores e interesados en este tipo de archivos y para el intercambio de descripciones.

ISAAR(CPF):Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
Esta norma es una guía útil en la elaboración de registros de autoridad de archivos para la descripción de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Es complementaria con la ISAD(G) y fue concebida para que los registros de autoridad de archivos fueran compartidos y, así fomentar la elaboración de descripciones, consistentes, adecuadas y por si mismas explicativas de los productores de documentos de archivo fueran instituciones, personas o familias.

ICA-ISDF, Norma Internacional para la Descripción de Funciones
El objetivo principal de la norma es el de proporcionar orientación para la elaboración de descripciones de funciones de instituciones asociadas con la producción y la conservación de documentos de archivo.

ICA-ISDIAH, Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
Como complemento a las normas anteriores, ésta tiene como propósito el que los usuarios cuenten con información acerca de la institución que conserva materiales archivísticos.

Especificaciones para los requisitos de actividades en organizaciones - Estándar de intercambio de documentos de archivo. (BRS), 2008
Describe una parte del proceso de transferencia de custodia de los documentos digitales de archivo de un sistema a otro. La especificación está relacionada solo con un aspecto de la transferencia de custodia, específicamente con la reubicación actual de archivos digitales de un sistema a otro. No incluye aspectos sobre negociación de la transferencia, decisiones acerca de que se transfiere y el monitoreo de la calidad de la transferencia.

martes, 23 de septiembre de 2008

12 Razones para que las empresas presten atención a sus archivos

El archivo de empresa puede ser definido como la división logística encargada de gestionar el conjunto de los documentos producidos y recibidos por la empresa en el desempeño de sus actividades, de modo que sean un instrumento eficaz y eficiente para el logro de sus objetivos.
Son muchas las razones para que una empresa asuma la adopción de un servicio de archivos bajo la responsabilidad de personal competente, José Ramón Cruz Mundet en Archivo y empresa: más allá de la historia nos señala doce:

1.- Soporte a la gestión
La gestión de los documentos en las oficinas es un aspecto insoslayable desde el punto de vista de la eficacia, así como económico. Los empleados de los servicios administrativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, hasta más del 30% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos costes elevadísimos.
Diversos estudios revelan que el 25% de los documentos en circulación en las empresas no están al día y el 5% de ellos están perdidos para siempre.
La correcta gestión de la documentación administrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de la empresa, y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Una función crítica cuyo éxito sólo puede garantizarlo el servicio de archivo.

2.- Servicio legal
Aunque las empresas están obligadas por la ley a conservar pocos documentos, existen aspectos de su actividad cotidiana que deben ser documentados. Los contratos comerciales, las escrituras de propiedad, de compra-venta, los expedientes del personal, etc. La función probatoria de los documentos de archivo es indispensable para la empresa, de modo que pueda hacer valer sus derechos y justificar sus actos. Son bastante numerosos los quebrantos producidos por la pérdida y por la destrucción indiscriminada de documentos, que llevan a hacer imposible la demostración de los derechos y de las pretensiones de la empresa en caso de conflicto.

3.- Ayuda a la toma de decisiones
Las decisiones son siempre elecciones que conciernen al futuro, pero su formación se hace sobre la base de los conocimientos que se tienen respecto del pasado, utilizando para ello todas las fuentes posibles. Se configura así un interés muy preciso por parte de la empresa de conocer las informaciones relativas al pasado, pero no en términos genéricos e indiferenciados, sino un conocimiento finalizado para la toma de las decisiones. Participar en la formación de las decisiones es por consiguiente un objetivo explícito del archivo.

4.- Fuente de información
El archivo recoge el conocimiento, la experiencia y la competencia de la compañía. Contiene las decisiones, por qué han sido tomadas, los errores, las ideas, los proyectos, los problemas, como se han resuelto,... El archivo constituye la mejor fuente de información sobre el proceso de negocio de la compañía, para el análisis retrospectivo: estudios de caso, ciclo de vida de los productos, curva de aprendizaje. . .

5. Continuidad
El archivo es el banco donde el conocimiento, la experiencia y las decisiones son depositadas para que las extraigan los nuevos empleados cuando lo necesiten. Un buen archivo es el puente entre el pasado y el presente.

6. Comunicación
El archivo es motor de la comunicación interna y hacia el exterior y evita la formación de islas de información.
En cuanto a la comunicación interna, como quiera que hacer que la información fluya entre las diversas partes de la organización es difícil por la tendencia de las divisiones, de los departamentos, a ser autosuficientes, el archivo puede asegurar el necesario acceso a la información por encima de las fronteras formales e informales de la organización, evitando la formación de islas de información.
La comunicación externa, actividad importante para construir y defender credibilidad, confianza, solidez, etc. será tanto más valiosa cuanto que el archivo condensa y hace fácil de acceder y de seleccionar la información que interesa emitir hacia el entorno.

7. Ayuda a generar identidad corporativa
Pertenecer a la empresa significa conocer sus finalidades, los objetivos que persigue, conocer su historia, su prestigio, su misión; se trata de una perspectiva difícil de realizar, pero con respecto a la cual el archivo puede cubrir y jugar un papel notable.

8. Tiempo
Nadie puede despilfarrar el tiempo en búsquedas de información, ésta debe estar disponible cuando se necesita, fácil de encontrar y de forma que sea utilizable.

9. Seguridad
El archivo representa seguridad en múltiples sentidos: en cuanto acceso, custodia, conservación y disponibilidad. Un buen sistema de archivo pone la información a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto, garantizando mediante el control el cumplimiento de las jerarquías de acceso establecidas por la organización. Asimismo, por cuanto cumple requisitos estrictos de seguridad arquitectónica, medioambiental, protección contra el fuego y el robo, el archivo significa seguridad para los documentos y la información. Incluso en el supuesto de un desastre natural, de un sabotaje o cualquier otro suceso imprevisto, mediante el programa de documentos esenciales el archivo garantiza la plena disponibilidad de los documentos esenciales para el funcionamiento de la organización, evitando la amnesia que induce a la desaparición de tantas empresas después de un gran siniestro.

10. Creatividad
El archivo contiene también información para espolear la imaginación, la curiosidad y la creatividad, documentos que evocan tendencias, diseños, modelos... perfectamente válidos para la inspiración e, incluso, para su comercialización poniendo nuevamente en circulación productos adaptados, reproducciones y toda la amplia gama de posibilidades consustanciales al merchandising.

11. Calidad
El archivo es uno de los soportes de la calidad, así desde el punto de vista de la gestión (ISO 9.000), como desde el medioambiental (ISO 14.000), por cuanto los sistemas de aseguramiento de la misma se basan en documentos y registros, cuyos requisitos de organización, accesibilidad y conservación vienen perfectamente especificados en las normas.

12. Historia
El creciente interés de los investigadores por la historia individual y sectorial de las empresas y la creciente toma de conciencia de su valor documental, han comenzado a calar en el mundo de los negocios, lo que está llevando a tomar medidas para asegurar su conservación permanente, así como su más amplia comunicación.



CRUZ MUNDET, José Ramón. “Archivo y empresa: más allá de la historia” Tst: Transportes, Servicios y telecomunicaciones, 1, 2001, p. 187-206

viernes, 12 de septiembre de 2008

Metodología para implantar un Sistema de Información Empresarial (SIE)

Las empresas necesitan información adecuada a sus intereses, veraz, y constantemente actualizada, así como tener la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla adecuadamente, como un recurso estratégico que les va a facilitar la toma de decisiones y su gestión.

De ahí la importancia que para una empresa -independientemente de su tamaño- tiene disponer de un Sistema de Información Empresarial (SIE), entendido como un conjunto estructurado de elementos que sirve para la captación, análisis, tratamiento, difusión y utilización sistemática de la información y el conocimiento necesarios para la correcta toma de decisiones en la empresa.

Sabin Goitia (responsable de producto del servicio Zaintek), Sonia Sáenz de Lacuesta (gestora de información del servicio Zaintek) y Maitane Bilbao (técnico de vigilancia y estrategia en gestión de personal), en el último número de la revista El profesional de la información, proponen una metodología para implantar un Sistema de Información Empresarial (SIE) a la medida de las pymes.

Para implantar con éxito un SIE se tiene que cumplir una serie de condiciones previas:
  • Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su estructura organizativa.
  • Considerar que es una actividad integrada en el resto de actividades de la empresa.
  • Implicación total de la Dirección de la empresa.
  • Como toda actividad, necesita unos recursos mínimos.
  • Nombramiento de un responsable o animador-coordinador.
  • Clima favorable a la comunicación y al trabajo en equipo que permita compartir información y conocimiento entre los diferentes departamentos.

Según está metodolgía, la puesta en marcha de un SIE se articula en tres fases sucesivas:

Fase 1: Prediagnóstico

Sus principales objetivos son:
  • Recabar información general de la empresa.
  • Valorar la conveniencia e interés de realizar un Diagnóstico.
  • Visualizar las necesidades adicionales de información.
  • Reflexionar sobre las posibles acciones de mejora que pueden aplicarse al sistema de información del que ya disponen.
  • Obtener la información necesaria para planificar el Diagnóstico (alcance, plazo, personas a entrevistar, equipo de proyecto, recursos disponibles para el proyecto, metodología, presupuesto.
Fase 2: Diagnóstico

En esta fase se trata de hacer una radiografía del Sistema de Información que ya tiene la organización.
Los objetivos de esta etapa son:
  • Detectar las informaciones usadas en la empresa.
  • Identificar aquellas que requieren una mejora sustancial.
  • Visualizar las necesidades adicionales de información.
  • Cualificar los flujos de información existentes: elaboradores de informaciones, utilizadores, uso…
  • Predisponer positivamente a las distintas figuras / cargos en relación con el SIE.
  • Identificar las áreas clave de vigilancia.
  • Obtener conclusiones respecto a la factibilidad de abordar un proceso de implantación de un SIE.

Fase 3: Implantación del SIE

Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa, se determina qué información / conocimientos le ayudarían a soportarlos. A partir de ahí, valorando la información disponible y la no disponible pero necesaria, se define el SIE y se pasa a su implantación y la del sistema informático de apoyo que va a permitir gestionarlo.

Para ello se llevan a cabo las siguientes acciones:
  • Identificar los retos estratégicos, las decisiones unidas a esos retos y la información necesaria para la toma de decisión. Se detectan posibles riesgos, factores de éxito y se propone una forma de seguimiento.
  • Desplegar los retos a los distintos departamentos de la empresa, determinando las decisiones a tomar en cada uno de ellos y la información que soporte dichas decisiones.
  • Comparar la información anterior con la identificada para cada proceso en la etapa de diagnóstico, seleccionando y priorizando la información a incorporar al SIE.
  • Documentar la información indicando las fuentes, los responsables de su captación, tratamiento y uso, y la periodicidad.
  • Organizar la información de acuerdo con la estructura del SIE: área de vigilancia-área temática-Información.
  • Definir la organización de soporte.
  • Planificar los aspectos relacionados con la implantación del SIE.
  • Analizar, planificar e implantar el sistema informático de apoyo.
  • Realizar las acciones necesarias para la instalación del SIE y del soporte informático.
  • Estructurar y llevar a cabo la evaluación y seguimiento del grado de operatividad del SIE y de su eficiencia en función de los indicadores elegidos.


Goitia, Sabin; Sáenz de Lacuesta, Sonia; Bilbao, Maitane. “Implantación de sistemas de información empresarial”. En: El profesional de la información, 2008, v.17, n. 5, pp. 540-545

lunes, 8 de septiembre de 2008

Informe sobre los Archivos de Empresas en España

El pasado mes de mayo el Bureau de la Sección de Archivos Económicos del Consejo Internacional de Archivos (ICA SBL) solicitó al Archivo de Hullera Vasco-Leonesa (León) la redacción y presentación de un Informe sobre la situación y perspectivas de los Archivos de Empresas en España.

El informe final, elaborado por su director José Andrés González Pedraza, está accesible en la sede web de la Fundación Hullera Vasco-Leonesa, bajo el título de "Informe sobre los Archivos de Empresas en España"

RESUMEN DEL INFORME

En España, los archivos de empresas han sido creados de forma mayoritaria para organizar y difundir la memoria histórica de las compañías y no para implantar una política de gestión documental, una necesidad que ha sido, hasta ahora, ignorada en la mayor parte de las organizaciones.

Apunte contable

En la inmensa mayoría de los casos falta una visión global del ciclo documental –desde su creación en las oficinas hasta su eliminación o conservación permanente en los archivos-, las funciones aparecen separadas y los archiveros no están presentes en las oficinas desde el momento de la creación de los documentos. Tampoco se han editado calendarios de conservación de series documentales en archivos de empresas.

Sí existen archivos que participan en la gestión administrativa de la organización a través de bases de datos comunes y recibiendo transferencias periódicas de series documentales desde las oficinas.

Por sectores económicos destacan por su importancia los archivos bancarios y los de empresas mineras.

Su situación en cuanto a los recursos de que disponen, el tamaño del archivo y su dependencia administrativa es muy diversa. Hay empresas –las menos- que tienen importantes servicios de archivo y otras empresas con un abandono total de sus documentos. Algunos archivos dependen directamente de la empresa y otros archivos han sido incluidos en Fundaciones culturales o centros de documentación, junto a las bibliotecas de la empresa.

El desinterés por parte de los empresarios de la importancia del archivo en una empresa es un problema grave. Se echa en falta una visión global del archivo como una parte de la política de empresa y no tanto una visión del archivo como una iniciativa personal para la recuperación de documentos curiosos.

No existe una política nacional ni regional sobre archivos de empresas. No obstante, hay tres iniciativas de la Subdirección General de Archivos Estatales de las que los Archivos de Empresas se pueden beneficiar de forma indirecta.
  1. Ayudas anuales para el desarrollo de proyectos archivísticos y equipamientos de Archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro.
  2. El Censo de Archivos de España e Iberoamérica, accesible a través de Internet, donde los Archivos de Empresas pueden incluir los datos sobre sus documentos, dirección y servicios que prestan.
  3. Proyecto Portal de Archivos Españoles (PARES), creado en 2006, que incluye descripciones normalizadas de las agrupaciones documentales en distintos niveles e imágenes digitalizadas de documentos.
No existe ninguna Asociación de Archivos de Empresas en España.

En España no existe un centro educativo que ofrezca una formación específica para ser archivero en una empresa. Tampoco existe un centro educativo que ofrezca una formación específica y única para ser archivero sino que esta formación se comparte con conocimientos en gestión de bibliotecas y centros de documentación.


No existe un directorio de los archivos de empresas en España pero existen algunos ejemplos de instrumentos de descripción que han sido editados para su difusión a toda la sociedad y que dan a conocer de forma pública el trabajo desarrollado en un archivo de empresa.

Hay pocos archivos de empresas que hayan creado su página web en Internet. Existe gran diversidad en cuanto a la cantidad de información que se ofrece pero, generalmente, se presenta el Archivo, su historia, el cuadro de clasificación, la dirección, las condiciones de acceso, pero no se ofrece un acceso al inventario de documentos. Tampoco existe un portal que ofrezca un único punto de acceso a la información de archivos dispersos geográficamente o del mismo sector de actividad empresarial.

Aunque no existe por el momento en España una revista específica ni ningún Manual sobre Archivos de Empresas la bibliografía sobre los archivos de empresas en España ha crecido de forma considerable en los últimos años, localizándose en artículos dentro de revistas o en capítulos dentro de libros.

jueves, 24 de julio de 2008

Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999

El pasado 19 de enero de 2008, se publicaba en el BOE, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999
El reglamento -que según opinión generalizada, llega con retraso- nace con vocación de desarrollar la ley de protección de datos de carácter personal , y sobre todo de aclarar aquellos aspectos que el paso de los años ha evidenciado que precisaban un mayor desarrollo normativo.

Uno de los aspectos más significativos del reglamento ha sido la inclusión de normas y medidas de seguridad para la gestión de los ficheros en formato papel, una novedad con una repercusión directa sobre los archivos de empresa, ya que por primera vez en la legislación española se le exige a las empresas de manera explicita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, desde su creación hasta su eliminación.


El reglamento establece tres niveles de seguridad para proteger los datos de carácter personal (básico, medio y alto), y exige la adopción de diferentes medidas en función del nivel de seguridad.

Las medidas de seguridad que se exigen a los ficheros y tratamientos no automatizados, es decir a la documentación en papel son las siguientes:



1.- MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL BÁSICO


Criterios de archivo. Deben establecerse unos criterios y procedimientos de actuación en el archivo de la documentación, que garanticen la correcta conservación de los documentos así como su localización y consulta de la información. (Art. 106)

Dispositivos de almacenamiento. Los dispositivos de almacenamiento de los documentos que contengan datos de carácter personal deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura. Cuando las características físicas de aquéllos no permitan adoptar esta medida, el responsable del fichero o tratamiento adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas. (Art. 107)

Custodia de los soportes. Mientras la documentación con datos de carácter personal no se encuentre archivada en los dispositivos de almacenamiento establecidos, por estar en proceso de revisión o tramitación, ya sea previo o posterior a su archivo, la persona que se encuentre al cargo de la misma deberá custodiarla e impedir en todo momento que pueda ser accedida por persona no autorizada. (Art. 108)

Control de acceso. 1. Los usuarios tendrán acceso únicamente a aquellos recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 2. El responsable del fichero se encargará de que exista una relación actualizada de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos. 3. El responsable del fichero establecerá mecanismos para evitar que un usuario pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados. 4. Exclusivamente el personal autorizado podrá conceder, alterar o anular el acceso autorizado sobre los recursos, conforme a los criterios establecidos por el responsable del fichero. 5. En caso de que exista personal ajeno al responsable del fichero que tenga acceso a los recursos deberá estar sometido a las mismas condiciones y obligaciones de seguridad que el personal propio. (Art. 91)

Gestión de soportes y documentos.
1.- Identificación y descripción. Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y solo deberán ser accesibles por el personal autorizado.
2. Salidas. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal fuera de los locales bajo el control del responsable del fichero o tratamiento deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad. En el traslado de la documentación se adoptarán las medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte.
3.- Expurgo. Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior. (Art. 92)

Registro de incidencias. Deberá existir un procedimiento de notificación y gestión de las incidencias que afecten a los datos de carácter personal y establecer un registro en el que se haga constar el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, o en su caso, detectado, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado de la misma y las medidas correctoras aplicadas. (Art. 90)


MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL MEDIO

Responsables. Se designará uno o varios responsables de seguridad encargados de coordinar y controlar las medidas definidas en el documento de seguridad. (Art. 109)

Auditoría. Los ficheros en soporte papel se deben someter a una auditoría interna o externa, como mínimo cada dos años, salvo que antes de dicho periodo se realicen modificaciones sustanciales. (Art. 110)

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL ALTO

Almacenamiento de la información. Los armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenen los ficheros no automatizados con datos de carácter personal deberán encontrarse en áreas en las que el acceso esté protegido con puertas de acceso dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente. Dichas áreas deberán permanecer cerradas cuando no sea preciso el acceso a los documentos. (Art. 111)

Copias o reproducciones. La generación de copias o la reproducción de los documentos únicamente podrán ser realizada bajo el control del personal autorizado Deberá procederse a la destrucción de las copias o reproducciones desechadas de forma que se evite el acceso a la información contenida en las mismas o su recuperación posterior. (Art. 112)

Acceso a la documentación. El acceso a la documentación se limitará exclusivamente al personal autorizado. Se establecerán mecanismos que permitan identificar los accesos realizados en el caso de documentos que puedan ser utilizados por múltiples usuarios. (Art. 113)

Traslado de documentación. Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto de traslado. (Art. 114)

miércoles, 23 de julio de 2008

Archivos fotográficos: digitalización y catalogación de fotografías

El Col•legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya, entregó el pasado 23 de mayo en el acto de clausura de les 11es. Jornades Catalanes d’Informació i Documentació, el II Premio COBDC al mejor trabajo académico realizado durante los estudios de la diplomatura en biblioteconomía y documentación o la licenciatura en documentación.

El proyecto ganador fue Digitalización, catalogación y recuperación de información en los archivos fotográficos: un estado de la cuestión de Juan Alonso Fernández, quien mantiene sus contenidos actualizados a través del blog Documentación fotográfica

El trabajo dirigido por María Remei Perpinyà Morera, analiza la situación de los archivos fotográficos, siguiendo una exposición en tres fases que tratan de emular la tradicional cadena documental: digitalización (entrada), la catalogación (tratamiento) y la recuperación (salida).


Carro en el Paseo de la Independencia. 1904.
Archivo Fotográfico Ayuntamiento de Zaragoza

En esta entrada, vamos a recoger las recomendaciones sobre los procesos digitalización y la catalogación de fotografías.

1.- Digitalización
1.1. Fijar objetivos
Antes de llevar a cabo un proceso de digitalización hay que tener claros los objetivos perseguidos, puesto que serán estos precisamente los que condicionarán todo el proceso de digitalización. El establecimiento de propósitos ha de realizarse desde diferentes perspectivas y ha de tener en cuenta desde el coste económico hasta los beneficios a corto y largo plazo para los potenciales usuarios

1.2.- Estudio de usuarios
Un aspecto crucial es analizar la tipología de usuarios que se va a atender (fotógrafos profesionales, estudiantes, gente común, etc.), el tipo de usos que se dará a nuestros documentos (comercial, cultural, etc.) y los formatos y soportes existentes en nuestro archivo.
Estos aspectos son importantes porque marcarán la calidad de visualización e impresión que necesitarán las imágenes, los puntos de acceso y el nivel de la catalogación.
De la misma forma, el análisis de usuarios y documentos permitirá determinar que hay que digitalizar en primer lugar, es decir, establecer prioridades en función de, por ejemplo, fotografías más solicitadas, estado de conservación del documento o imágenes que deseamos promocionar.

1.3.- Planificar el trabajo
Una vez definidos los objetivos, y con un conocimiento claro de los costes y los recursos económicos disponibles, las características de la colección fotográfica (volumen, naturaleza, características técnicas y físicas, etc.), y las necesidades y uso que se va a atender, se planificará el trabajo, determinando:
  • Personal necesario
  • Equipos a utilizar
  • Formatos y resolución de las imágenes generadas
  • Dispositivos de almacenamiento de las imágenes
  • Sistemas de seguridad
  • Sistemas de migración
  • Propiedad intelectual
Un aspecto esencial de la planificación es determinar la infraestructura tecnológica que vamos a necesitar. El equipo mínimo con el que hay que contar es:

Unidad Central: el ordenador propiamente dicho, siendo necesarios procesadores veloces y, sobretodo, con una RAM muy alta

Periféricos: dispositivos de entrada y salida de información que se comunican con la Unidad Central a través de los buses, resultando indispensables los siguientes:
  1. El escáner
  2. Los dispositivos de almacenamiento: (disco duro, CDs, DVDs)
  3. Tableta digitalizadora: Se trata de un dispositivo muy útil, empleado sobretodo en el ámbito del diseño gráfico y en el mundo de la fotografía. Consiste en una tabla calibrada, conectada a nuestro ordenador, a través de la cual nos desplazamos con un puntero sustituto del tradicional ratón. Dicha herramienta es muy efectiva a la hora de manipular imágenes gracias a su elevado grado de precisión.
  4. El software: al margen de la base de datos que escojamos para gestionar nuestras imágenes será necesario disponer de algún software de tratamiento de imágenes digitales.
  5. La cámara: Hay determinadas fotografías que a causa de su naturaleza o de su estado de conservación no pueden ser sometidas a la potente luz que desprende un escáner. En estas situaciones se puede optar por la digitalización a través de la cámara fotográfica.
  6. Impresora
2.- Catalogación

El catálogo se ocupará de ofrecer una correcta descripción de las imágenes, y se estructurará, básicamente, en dos partes: representación del continente y representación del contenido. Igualmente, será importante añadir los datos de ingreso y localización del documento.

2.1.- La representación del continente: la catalogación descriptiva
La catalogación descriptiva o representación del continente nos permitirá definir el documento, sus condiciones de almacenamiento, su estado de conversación y su tipología.
Esta operación ha de tener en cuenta los siguientes campos:

  • Autor
  • Otros responsables (impresor, etc.)
  • Título
  • Fecha
  • Soporte
  • Formato
  • Cromía
  • Técnica o procedimiento,
  • Tipo de imagen (cuando sea necesario)
  • Intervenciones de origen
  • Estado de conservación
  • Número de imágenes (unidad simple o compuesta),
  • Fondo o colección que contiene la imagen
  • Referencias anteriores
  • Notas de la catalogación.
Para ello se recomienda especialmente el uso de las Reglas Angloamericanas por su flexibilidad y adaptación a los diferentes soportes y fondos.

2.2.- La representación del contenido: indización
La indización de documentos textuales ya significa, en sí misma, una tarea que requiere un considerable esfuerzo intelectual y que lleva aparejados unos niveles de subjetividad bastante elevados. Si a la dificultad intrínseca de la indización le añadimos las especificidades propias de las imágenes, resaltando en este caso la enorme carga emocional que acompaña a los documentos visuales, nos hallamos ante una operación que requiere una concentración importante.

Dentro de la descripción del contenido se debe incluir los siguientes campos:
  • Resumen del contenido
  • Descriptores de autoridades (personas y entidades)
  • Descriptores geográficos
  • Descriptores temáticos
Debido a su gran extensión y heterogeneidad, en fotografía se recomienda el uso de lenguajes documentales y se propone como contexto ideal el uso de un tesauro la elección del lenguaje documental está condicionada por la naturaleza del archivo (fondo, usuarios, etc.) y por la cantidad de recursos disponibles del centro.