martes, 23 de febrero de 2010

La vida que a veces mata pero que siempre aja

El tanatorio es un lugar especialmente desaconsejable para el reencuentro con amigos, y el mediodía de un domingo una hora inoportuna para hablar con algunos conocidos. Y allí estaba yo, el mediodía del pasado domingo, en un recien estrenado tanatorio junto antiguos amigos y conocidos, compartiendo un dolor tan viejo como la vida misma.

45 años. Punto y final. La historia se ha acabado. El guión ha llegado a su fin. El proyecto se ha agotado. Ya no habrá posibilidad de volver a acertar o a errar, de reincidir o de enmendar. Punto y final. La muerte fea y sin concesiones. Una muerte gris para el que fuera un solitario.

Y la vida continua, arrastrando noches sin días para aquellos que entre humos y rayas no han vivido lo suficientemente rápido para dejar tras de sí un hermoso cadaver. Porque hay rutinas que aunque no matan laceran, rutinas que rompen las cada vez más vidriosas miradas, rutinas que ahogan las palabras en gargantas rotas, rutinas que embotan las ideas en torpes discursos.

La muerte así de seria. La vida así de trágica.

jueves, 11 de febrero de 2010

¿Está muriendo la biblioteca?

Cuando hace unos días, cuestionaba desde este blog la necesidad de seguir manteniendo las colecciones en papel en nuestras bibliotecas y proponía la necesidad de repensar unos servicios de información que tenían que evolucionar irrevocablemente hacia lo digital todavía no había leído el artículo de Chloé Vicente y Alejandro Oyarce ¿Está muriendo la biblioteca? Hacia la e-evolución, publicado en el último número de la revista El profesional de la información.

Biblioteca Pública de Lelystad (Holanda)

Con una provocadora pregunta y partiendo de la premisa de que en un futuro próximo la información se transmitirá exclusivamente en formato electrónico y ante la competencia que para las bibliotecas suponen los nuevos sistemas de información global donde prevalecen la inmediatez de acceso a las fuentes, Chloé Vicente y Alejandro Oyarce nos invitan a replantearnos los actuales paradigmas dominantes en las bibliotecas, y a partir de su cuestionamiento proponen la necesidad de definir un modelo de pensamiento innovador que sustente la evolución de las bibliotecas.

Aunque reconocen la dificultad de vislumbrar una realidad en la que la mayoría de la información de una biblioteca esté disponible única y exclusivamente en formato digital, afirman que la migración digital será un hecho y que las colecciones en formato papel deberían llegar a ser “artefactos históricos” como lo fueron los incunables y como lo van siendo ahora ya las revistas en formato papel.

Los cambios de soportes van a suponer importantes cambios físicos en las bibliotecas, una de cuya plasmación más visibles será la liberación de espacios al disminuir los destinados a las estanterías, unos espacios que deberán ser destinados a otros usos. Repensar que nuevos servicios, que nuevos usos, que nuevas experiencias físicas les puede aportar la biblioteca a los usuarios se convierte de este modo en un tema claro de reflexión.

Y en este nuevo contexto digital adquiere una mayor relevancia el principio de que la razón de existir como biblioteca es el usuario y no la información en sí misma. Es por ello por lo que estos autores nos advierten de que si las bibliotecas se limitan a adaptar los nuevos formatos tecnológicos, si nos centramos exclusivamente en el cambio de soporte, estaremos errando el enfoque hacia la información y no hacia el usuario.

El reto está en ser capaces de construir estructuras que acorten sistemáticamente las brechas entre el usuario y los servicios que va necesitando, y debemos colocar como medida de eficacia de las bibliotecas la satisfacción alcanzada por el usuario.

La evolución de las bibliotecas para Chloé Vicente y Alejandro Oyarce supone entender que d
eben hacer ágil el acceso al conocimiento y en este sentido atreverse a ver la biblioteca como una empresa de servicios donde el usuario sea el centro objetivo y no la información.

Ello nos va a obligar a un profundo cambio en todos nuestros procesos de trabajo, para lo que va ser necesario ampliar o/y modificar buena parte de nuestras competencias profesionales.

Evolucionar o morir.

martes, 9 de febrero de 2010

Hacia ninguna parte (y III)

Repensar la oferta archivística teniendo en cuenta la irracionalidad en la toma de decisiones

Si queremos conseguir el espacio que nos corresponde dentro de las organizaciones, los profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios, documentalistas) debemos centrarnos más en las emociones que en la razón al ofrecer nuestros servicios y proponerles soluciones apetecibles, entendibles, con una aplicación lo más rápida posible y que estén ajustadas a sus necesidades reales.
Las decisiones muy raramente están guiadas por la razón

El pasado 24 de noviembre de 2010 la Delegación Provincial de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de Málaga adjudicaba a una empresa de transportes un contrato para la “guarda y custodia de series documentales excedentes” de su archivo central .

La noticia fue recogida en el foro profesional Arxiforum, desde el que se manifestó la perplejidad ante el hecho de que esa Administración en vez de optar por un servicio profesional como el que ofrecen las empresas dedicadas a la externalización de archivos se decantase por una empresa de transportes. Y buscando las causas de esta “sorprendente” adjudicación se aludió tanto a la primacía de consideraciones económicas sobre la calidad del servicio, como al desconocimiento sobre la materia evidenciado en el uso de un término inexistente como es el de “series documentales excedentes” (y es que como bien se señalaba, en el supuesto de existir series documentales excedentes éstas se deben expurgar y no guardar.)

Este caso que pudiera parecer anecdótico no lo es tanto, y a buen seguro que todos conocemos ejemplos de organizaciones tanto públicas como privadas que de manera más o menos consciente desatienden su gestión documental, así como de aquellas que una vez decididas a mejorar su gestión recurren a unos servicios y profesionales que desde nuestra perspectiva de archiveros y documentalistas resultan desaconsejables.

Al conocer estos casos solemos echar mano de nuestro argumentario teórico (principios, normas, procedimientos archivísticos) para evidenciar que estas decisiones no sólo están erradas sino que atentan contra la lógica y la razón. Pero recurrir a la “la lógica y la razón” en la toma de decisiones no parece ser el camino más acertado para que los responsables de las organizaciones tanto públicas como privadas se decanten por nuestros servicios profesionales.

Y es que tal y como están poniendo de manifiesto las investigaciones desarrolladas en el campo de la “economía conductualla mayoría de las veces la racionalidad no orienta nuestras decisiones sino que caemos víctimas de múltiples influencias que dotan a nuestras elecciones de un componente irracional.

Las personas al tomar una decisión no solemos conocer todas las alternativas posibles, ni somos capaces de prever las consecuencias futuras de cada elección, no buscamos toda la información relevante o simplemente no la tenemos en consideración. Pero al margen de estas lagunas informativas, se ha constatado que por regla general las personas y organizaciones no buscamos la mejor solución posible a nuestros problemas sino que nos conformamos con una solución que sea lo suficientemente buena para satisfacer nuestras necesidades, aunque está no sea la solución óptima.

Repensando nuestra oferta


Por lo tanto, a la luz de estas investigaciones, si queremos introducirnos en ámbitos que hasta la fecha no recurren a nuestros servicios, las acciones de marketing y las propuestas que realicemos no deben centrarse en la excelencia y en la perfección de los sistemas de gestión documental, sino que deben dirigirse más a las emociones que a la razón y basarse en soluciones apetecibles y fácilmente entendibles.

Así mismo debemos ofrecer productos y servicios escalables que tengan una aplicación lo más rápida posible. Y es que tal y como han constatado los sicólogos, a las personas nos resulta muy difícil retrasar la gratificación de placeres actuales buscando beneficios futuros, así entre saborear un pastel de chocolate y disponer de una mejor salud dentro de 30 años solemos decantarnos por lo primero. Eso nos puede ayudar a entender porque muchas organizaciones optan por aplicar “parches” a su gestión documental en vez de esperar a diseñar y poner en marcha complejos y completos sistemas de gestión documental.

Y por supuesto debemos ofrecer productos y servicios ajustados a las necesidades reales, y para ello resulta imprescindible escuchar a nuestros potenciales clientes y realizar el esfuerzo necesario para entender sus necesidades. La satisfacción de estas necesidades debería primar sobre cualquier otra consideración.

En definitiva, si aspiramos a hacernos cargo de servicios como los demandados por la Delegación Provincial de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de Málaga (guarda y custodia de unas series documentales considerados excedentes) nos resultará más útil elaborar ofertas ajustadas a las necesidades manifestadas que criticar lo inadecuado de la terminología utilizada, o poner en cuestión la tipología de las empresas que optan y en su caso consigan la adjudicación del servicio. Si además nuestra oferta es apetecible –tanto económica como técnicamente-, entendible y de rápida aplicación, probablemente nos hagamos con ella.

jueves, 4 de febrero de 2010

Hacia ninguna parte (I)


Lineas paralelas que tienden al infinito en un viaje hacia ninguna parte.


Servicios de información: irrevocablemente hacia lo digital

El declive del mundo del papel

Esta semana estoy realizando una de las tareas más necesarias -pero a su vez más ingratas- para mantener actualizada la colección de recursos documentales que conforma la biblioteca especializada de CEPYME ARAGÓN-FEMZ: el expurgo anual de las publicaciones obsoletas.
El limitado espacio disponible para conservar de manera fácilmente accesible la documentación y sobre todo, la cada vez mayor rapidez con la que los contenidos pierden interés informativo para los usuarios al quedar desfasados ante la presión de nuevos temas, de nuevos enfoques, de nuevas metodologías… obliga a acortar cada vez más la permanencia de estos documentos en las estanterías.

El expurgo requiere la realización de todas las tareas bibliotecarias, pero de modo inverso:
  • establecer unos criterios de expurgo,
  • seleccionar los recursos que van a ser eliminados,
  • recoger de las estanterías los materiales a expurgar,
  • dar de baja los recursos tanto en el catálogo de la biblioteca como en su registro,
  • y finalmente, desprenderse físicamente del material, bien mediante su donación a otra persona o institución que pueda estar interesado o mediante su destrucción controlada.
La sensación que deja este proceso está muy lejos de ser placentera, tanto por el desprendimiento físico de las publicaciones como por la frustración que supone eliminar la huella del trabajo intelectual realizado para posibilitar el conocimiento y recuperación de las publicaciones: su descripción, catalogación, indización y resumen.

Pues bien, inmerso en este proceso es más fácil reconocer una realidad cada día más palmaria: el soporte papel, al menos en los servicios de información especializados, está próximo a desaparecer. Y es que la gestión de la documentación en papel resulta costosa, lenta y de limitado alcance:
  • Conlleva la necesidad de un importante espacio para su almacenamiento y en su caso consulta.
  • Son necesarias toda una serie de tareas de manipulación de los documentos.
  • Su distribución es limitada, puesto que un documento solo puede estar en un lugar lo que obliga a su desplazamiento físico para su consulta con el consiguiente riesgo de pérdida.
  • Su reproducción es costosa, necesitando tanto de infraestructuras tecnológicas (fotocopiadora, o/y escáner) como de recursos humanos para realizarlas.
Y por si todo esto fuera poco, el soporte papel cada vez cuenta menos con el favor de los usuarios, lo que queda manifiesto en la constante disminución de las consultas de este tipo de documentos.

El presente es cada vez más digital

Y es que en el entorno laboral los profesionales se decantan claramente por los documentos digitales, ante las ventajas que les ofrece tanto para la consulta y reutilización de sus contenidos -la posibilidad de “copiar” partes de los documentos y posteriormente “ pegar” en los propios informes, memorias, propuestas, artículos… que elaboran los profesionales es sin lugar a dudas una de las ventajas más valoradas-, como para su gestión personal (pueden almacenarlos fácilmente en los discos duros de sus ordenadores o en cualquier otro tipo de dispositivo, así como reproducirlo y redistribuirlo de manera inmediata).

Y esta creciente demanda de contenidos digitales es la que refleja el informe “Principales magnitudes de los Contenidos Digitales en España 2009“ que acaba de presentar el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (ONTSI) , y según el cual los contenidos digitales se están incorporando con gran celeridad a los ámbitos profesionales, informativos y de la Administración Pública.

Por lo que se refiere concretamente al sector de las publicaciones aunque todavía se encuentra en una fase de evolución de sus soportes, se ha producido un fuerte aumento en el consumo tanto de libros digitales como de revistas on-line; pero el crecimiento más destacable lo protagoniza la prensa on-line cuyo número de usuarios se ha incrementado de manera exponencial, alcanzando los 6,4 millones de lectores lo que supone el 47,5% de los lectores de prensa tradicional.

Más allá de lo híbrido: ¿nos atrevemos?

Llegados a este punto, es obligado replantearse nuestros servicios, y sobre todo un elemento hasta ahora central: la colección de recursos.

En estos momentos, en todas las colecciones conviven los documentos tanto digitales como en papel, son colecciones híbridas en las que paulatinamente han ido incorporándose los nuevos soportes pero en las que se conservan los tradicionales.

¿Pero podemos ir más allá? ¿Podemos prescindir de las costosas y trabajosas colecciones en papel?

miércoles, 3 de febrero de 2010

Viajero ocasional

Me volvía a pasar.
Durante los cuatro días lo había intentado repetidamente sin resultado alguno.
El problema no era la ausencia de contenido, muy al contrario, pues bien que sentía como bullìa en mi interior su pesada huella. Pero por mucho que lo intentará se resistía a salir.
No pudo ser en el hotel, ni en ninguno de los restaurantes, ni siquiera en el apartado y tranquilo bar en el que me acostumbre a despedir el día -o más bien la noche- con una cerveza en la mano.
Debía rendirme a la evidencia, no iba a ser capaz de manchar la blanca superficie sobre la que había vuelto a poner de manera desganada mi ojo.