lunes, 27 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (V): Documentos electrónicos: MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo)

Muchos de los documentos tradicionalmente creados y conservados en papel ahora lo son en forma electrónica. Éstos deben ser conservados permanentemente por motivos administrativos, legales o culturales ya que proporcionan evidencia de políticas, procedimientos, acciones o decisiones. De ahí la necesidad de diseñar sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE).

Uno de los primeros pasos a la hora de diseñar e implementar un SGDE lo constituye el establecimiento de las necesidades o requerimientos funcionales que debe cumplir el sistema, teniendo en cuenta que los requerimientos funcionales describen lo que debe hacer el sistema de gestión de documentos, pero no cómo llevarlo a cabo.

A nivel europeo, la Comisión Europea, en el marco del programa de Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA) ha desarrollado un modelo de requerimientos funcionales en materia de gestión de documentos electrónicos:MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo)

Objetivos y alcance

Moreq es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado con el fin de que pueda ser utilizado en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (archiveros, gestores, diseñadores de software, proveedores de servicios, instituciones académicas y de formación).

Está pensado para ser completamente genérico de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDE o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. Por esta razón, pretende abarcar un amplio rango de necesidades con el objetivo de servir como modelo. No todos los requerimientos pueden ser aplicados en algunos entornos ya que cada país tiene sus propias tradiciones, visiones y normativas sobre gestión de documentos. Dada esta característica, los usuarios que tomen como base MoReq para diseñar su SGDE podrán añadir aspectos específicos adicionales o eliminar alguno de los opcionales

Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDE no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.

Los requerimientos quedan divididos en funcionales (la gran mayoría): el sistema de clasificación; controles de acceso y seguridad; retención y disposición de registros; captura de documentos; búsqueda, recuperación y presentación de documentos; funciones administrativas y otras funcionalidades (por ejemplo: gestión de documentos no electrónicos, signaturas electrónicas, etc.).

Y requerimientos no funcionales (esbozados a nivel general): facilidad de uso; funcionalidad, escalabilidad y disponibilidad del sistema; normas técnicas; requerimientos legales y normativos; sub-contratas y gestión de información a terceros y conservación a largo plazo y obsolescencia tecnológica.

Moreq se estructura en cuatro partes.

La primera es una introducción general donde se expone el alcance de la especificación, los aspectos formales que ayudan a su comprensión y manejo y se explica la diferencia entre los dos tipos de requisitos que contiene: los requisitos obligatorios, introducidos por el verbo “deber” y los requisitos recomendables, introducidos por el verbo “convenir”.

La segunda parte consiste en una descripción general de los requisitos de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, y en ella se incluye el vocabulario esencial, una explicación sobre los conceptos básicos manejados en la especificación, y un modelo de relación entre las entidades del sistema.

La tercera parte recoge propiamente los requisitos de cada uno de los elementos que componen un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo: cuadro de clasificación; controles y seguridad; conservación, eliminación y transferencia; captura de documentos de archivo; referencias; búsqueda, recuperación y presentación; funciones administrativas; otras funcionalidades; requisitos no funcionales; requisitos de los metadatos; y el modelo de referencia.

Se cierra el texto con unos anexos dedicados a publicaciones, directrices y normas de referencia y a otra información que se ha considerado de interés sobre el desarrollo y manejo de la especificación.

En total MoReq reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos, que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se gestionan adecuadamente con vistas a su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.

REFERENCIAS:
Gómez Domínguez, David; Ruiz Rodríguez, Antonio Ángel; Peis Redondo, Eduardo (2003). La gestión de documentos electrónicos: requerimientos funcionales. En: El profesional de la información, vol. 12, nº 2, marzo–abril 2003

Grupo de Trabajo de Expertos en Documentos Electrónicos, coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales (2004) Presentación de la traducción revisada de Moreq: modelo europeo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. En Tecnimap 2004

viernes, 17 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (IV)

ISO/TR 26122:2008. Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para documentos de archivo

Informe técnico de muy reciente aparición (data de junio de 2008) que proporciona orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde la perspectiva de la creación, captura y control de los documentos.
Trata de la importancia del análisis secuencial y funcional de los procesos de trabajo en las organizaciones, como una herramienta para contextualizar los documentos en su entorno de producción.
Identifica dos tipos de análisis:
  1. análisis funcional (descomposición de las funciones en procesos)
  2. análisis secuencial (investigación del flujo de transacciones)
Esta norma adquiere una gran relevancia en el ámbito de la clasificación y la evaluación de los documentos.

Además de las ya citadas, existen otras normas ISO destinadas a los sistemas informáticos y las aplicaciones de gestión de documentos, que se deberían tener en cuenta a la hora de diseñar e implementar un sistema de gestión electrónica de documentos. Estas normas las han extractado de manera muy clara Alonso, Garcia y Lloveras en La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

ISO/TR 15801:2004. Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability
Informe técnico que describe la implementación y operación de sistemas que almacenan información electrónica y para los cuales las cuestiones de la veracidad, fiabilidad, autenticidad e integridad son importantes. Se contempla todo el ciclo de vida de los documentos almacenados electrónicamente desde su incorporación inicial hasta su eventual destrucción.

UNE-ISO/IEC 17799:2002. Tecnología de la Información – Código de buenas prácticas para la Gestión de la Seguridad de la Información Norma que establece principios generales y directrices para iniciar, implementar, mantener y mejorar la gestión de la seguridad de la información en una organización. Contiene buenas prácticas de control de las diversas áreas de la gestión de la seguridad de la información (política de seguridad, organización de la seguridad de la información, gestión de activos, seguridad de los recursos humanos, seguridad física y del entorno, gestión de las comunicaciones y las operaciones, control del acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, conformidad).

ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information
Informe técnico que proporciona orientaciones metodológicas para la preservación a largo plazo y la recuperación de la información basada en documentos electrónicos cuando su periodo de conservación supera el tiempo previsto de duración de la tecnología (hardware y software) usada para crear y mantener la información

ISO 19005-1:2005. Document management – Electronic document file format for long-term preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Especifica la utilización del formato PDF/A para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos

ISO 32000-1:2008. Document management – Portable document format – Part 1: PDF 1.7
Proporciona la información esencial que necesitan los desarrolladores de software destinado a crear ficheros PDF o leer ficheros PDF existentes e interpretar su contenido para su visualización e interacción.

jueves, 16 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (III)

ISO 23081. Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos

ISO 23081 es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 15489, y en ella se establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y se explican los principios por los que deben regirse.

Trata de la importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos en los procesos de negocio, de los diferentes tipos de metadatos y del papel que desempeñan tanto para los propios procesos de trabajo como para los procesos de gestión de documentos. También establece el marco para gestionar estos metadatos.

No define un conjunto obligatorio de metadatos para la gestión de documentos, ya que estos diferirán en el detalle según los requisitos específicos de cada organización u ordenamiento jurídico. Sin embargo, sirve para evaluar los principales conjuntos de metadatos existentes contrastándolos con los requisitos de ISO 15489.

Consta de dos partes:

ISO 23081-1:2006. Información y documentación - Procesos de gestión de documentos - Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios

Esta primera parte pone las bases teóricas que consolidan y regulan los metadatos en la gestión documental y su aplicación a través del tiempo a:
  • Los documentos y sus metadatos
  • Todos los procesos que les afectan
  • Cualquier sistema en el que residan
  • Cualquier organización responsable de su gestión

Un completo análisis de esta primera parte ha sido realizado por el equipo editorial de la Revista Española de Documentación Científica en el volumen 31 n. 2 (abr.- jun. 2008)

ISO 23081-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales

En la segunda parte se desarrollan los aspectos prácticos. Basándose en los principios descritos en la primera parte, esta especificación proporciona una explicación más amplia sobre los conceptos básicos en los esquemas de metadatos para la gestión de documentos, ofrece directrices prácticas para el desarrollo y construcción de dichos esquemas desde un punto de vista organizativo y finalmente describe los aspectos relacionados con la implementación y la gestión de metadatos a lo largo del tiempo.

Esta Especificación Técnica se dirige a:
  • Profesionales de la gestión de documentos (o las personas encargadas dentro de la organización de la gestión de documentos en cualquier entorno) responsables de la definición de metadatos para gestionar documentos en cualquier nivel de agrupación tanto en sistemas de gestión como en aplicaciones informáticas específicas para la gestión de documentos.
  • Analistas de sistemas/procesos de gestión responsables de la identificación de metadatos para la gestión de documentos en los sistemas informáticos de gestión.
  • Profesionales de la gestión de documentos o analistas de sistemas encargados de definir requisitos de interoperabilidad de sistemas que afectan a los documentos.
  • Proveedores de aplicaciones informáticas que deberían servir de base para y permitir la creación, incorporación y gestión de metadatos a lo largo del tiempo.
Un completo análisis de esta segunda parte ha sido realizado por el equipo editorial de la Revista Española de Documentación Científica en el volumen 31 n. 3 (jul. – sept. 2008)

miércoles, 15 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (II)

2.- Normas emitidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO)

ISO 15489. Información y documentación – Gestión de documentos

La aparición de esta norma responde entre otras cosas a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.
Es precisamente la norma ISO 9001:2000, al establecer como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los principales motivos que llevaron al desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con las normas ISO 9001 e ISO 14001.

La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización.

El objeto de esta norma es regular la gestión de documentos creados o recibidos por las organizaciones -públicas o privadas- en el transcurso de sus actividades, con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías utilizadas.

Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades; cumplir con el marco legal y reglamentario; y rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad...).

Partiendo de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen tanto el modelo EFQM de excelencia como la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones, la norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir.

La norma ISO 15489 se compone de dos partes:


Es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita.


Es un informe técnico que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos (cuadro de clasificación, calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).

La primera parte, con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos

La segunda parte tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.

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El contenido de esta entrada está extractado de:
Alonso, José Alberto; García, Montserrat; Lloveras, M. Rosa (2007) La norma ISO 15489: un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. Item : revista de biblioteconomia i documentació(47):pp. 41-70.


martes, 14 de octubre de 2008

Normas para la gestión de archivos (I)

En los últimos 15 años, organismos e iniciativas internacionales, así como archivos nacionales han destinado parte importante de sus actividades al desarrollo de normas, criterios y especificaciones para la organización y preservación de archivos en formatos tanto tradicionales como digital.

La actividad normalizadora desarrollada ha sido de tal calibre que en pocos años se ha pasado de una reducida lista de estándares a la actual y casi inabordable relación de siglas, llegando a estar “ahogados en un mar de siglas” tal y como señalaba el lema del V Congreso de Archivos de Castilla y León celebrado los días 1 a 3 de octubre de 2008, y en el que se abordó como tema de reflexión los “Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos” y cuyas aportaciones se han recogido en el último número de la revista Tabula.

Este desarrollo normativo está muy vinculado a la aplicación de los principios de la gestión de calidad. Desde esta perspectiva Alicia Barnard el pasado 24 de septiembre de 2008 en la II Convención Internacional de Archivistas celebrada en Colombia bajo el lema “Los archivos y la gestión de la calidad”, presentó la Conferencia Estándares e Iniciativas para la Gestión de Archivos en el Contexto Internacional. Complemento de la Gestión de Calidad.

En esta conferencia se hace referencia a las normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos (ICA), así como de aquellas consideradas por la autora como relevantes para el trabajo archivístico emitidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). También se hace referencia a otros criterios, normas o productos que se consideran relevantes en el entorno de los archivos digitales.

1.- Normas emitidas por el Consejo Internacional de Archivos
El Consejo Internacional de Archivos ha elaborado un conjunto de normas aplicables a archivos físicos o digitales, orientadas a la descripción de fondos y sus componentes, a la descripción de contexto dentro del cual fueron creados los archivos, a la descripción de funciones así como para describir a las instituciones donde se conservan esos archivos.

ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística
La ISAD(G) viene a ser una guía general útil para describir archivos en cualquier etapa del ciclo de vida, aunque su principal foco de acción son los archivos que han sido seleccionados para su conservación. Con ello se persigue contar con la descripción normalizada útil para su acceso por parte de investigadores e interesados en este tipo de archivos y para el intercambio de descripciones.

ISAAR(CPF):Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
Esta norma es una guía útil en la elaboración de registros de autoridad de archivos para la descripción de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Es complementaria con la ISAD(G) y fue concebida para que los registros de autoridad de archivos fueran compartidos y, así fomentar la elaboración de descripciones, consistentes, adecuadas y por si mismas explicativas de los productores de documentos de archivo fueran instituciones, personas o familias.

ICA-ISDF, Norma Internacional para la Descripción de Funciones
El objetivo principal de la norma es el de proporcionar orientación para la elaboración de descripciones de funciones de instituciones asociadas con la producción y la conservación de documentos de archivo.

ICA-ISDIAH, Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
Como complemento a las normas anteriores, ésta tiene como propósito el que los usuarios cuenten con información acerca de la institución que conserva materiales archivísticos.

Especificaciones para los requisitos de actividades en organizaciones - Estándar de intercambio de documentos de archivo. (BRS), 2008
Describe una parte del proceso de transferencia de custodia de los documentos digitales de archivo de un sistema a otro. La especificación está relacionada solo con un aspecto de la transferencia de custodia, específicamente con la reubicación actual de archivos digitales de un sistema a otro. No incluye aspectos sobre negociación de la transferencia, decisiones acerca de que se transfiere y el monitoreo de la calidad de la transferencia.