martes, 22 de diciembre de 2009

Empresas inteligentes

Una adecuada gestión de la documentación así como de la información tanto interna como externa resulta vital para la supervivencia de las empresas , pero no deben conformarse con ello, sino que deben ir más lejos. Y es que en la actualidad el hecho diferencial y la ventaja competitiva para las empresas está determinado por su capacidad para analizar y contextualizar la información, en su capacidad para dar sentido a la información y de aplicarla de manera estratégica a la toma de decisiones, a la resolución de problemas y a su operativa diaria; y evidentemente para ello le resulta imprescindible obtener y difundir la información adecuada en el momento oportuno, a través de profesionales idóneos.

Inteligencia en acción

No resulta por tanto extraño que conceptos como vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva o inteligencia empresarial se vayan incorporando paulatinamente al vocabulario habitual de la gestión empresarial, y que a pesar de las dificultades que conlleva su aplicación práctica, ésta esté despegando en España.

Así, recientemente la prensa se hacía eco de la aplicación por primera vez en España de las actividades de inteligencia, por parte de una compañía de Seguridad Privada en la ejecución de sus operaciones.

Se trataba de la empresa Eulen Seguridad, que durante los 6 meses de navegación del buque BC Teneo en su circunvalación por el continente africano desde el puerto de Algeciras hasta el de Suez, se encargó de garantizar su protección de los ataques piratas, contando para ello con el auxilio de la Unidad de Inteligencia y Prospectiva, que se encargó de la obtención, la evaluación, la integración y el análisis de información procedente de múltiples fuentes humanas, tecnológicas y abiertas sobre los escenarios donde la misión se fue desarrollando y concernientes a los trabajos de protección del buque.

La experiencia ha sido expuesta en la revista Seguritecnia por Miguel Ángel Esteban Navarro, profesor titular de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Zaragoza y responsable de la Unidad de Inteligencia y Prospectiva de Eulen Seguridad, quien ha coordinado al equipo aragonés encargado de proveer este servicio al barco.

Los productos que la Unidad de Inteligencia y Prospectiva elaboró para cubrir la misión del BC Teneo fueron los siguientes:
  • Un informe general de análisis y evaluación de la seguridad en la zona de operaciones.
  • Informes quincenales sobre la zona de operaciones, donde se ofrece una actualización de información, un análisis de los principales escenarios y una prospectiva de su evolución.
  • Informes ad hoc sobre necesidades de información específicas relacionadas con el desarrollo de la misión.
  • Un plan de gestión de crisis y de comunicación para el caso de que se produjeran incidentes.
  • Alertas sobre la navegación y la seguridad marítima en la zona de operaciones.
  • Correos electrónicos y SMS sobre asuntos de urgencia en un servicio de 24 horas/365 días al año.
Características de una empresa inteligente

En el último número de Cuadernos de Gestión del Conocimiento Empresarial se señalan las características esenciales que describen a una empresa que sabe analizar y aplicar de manera inteligente la información:
  • La compañía inteligente está atenta, esto es, reúne, percibe y emplea información estructurada y no estructurada de cada nodo, persona y sensor de su entorno de información.
  • La compañía inteligente está interconectada, conectando las funciones internas y externas de los distintos departamentos, unidades de negocio y equipos de manera que las alinea a los resultados de negocio deseados. Es capaz de juntar grupos diferentes para compartir y aprovechar información en beneficio mutuo.
  • La compañía inteligente es precisa y utiliza sólo la información más relevante para apoyar decisiones o/y acciones a tiempo más cercanas al punto de impacto. La información se entrega contextualmente, facilitando la capacidad de actuar rápidamente.
  • La compañía inteligente es interrogativa, y se cuestiona el status quo mientras que genera nuevas oportunidades. Las asignaciones no se harían según su valor nominal, sino por la oportunidad que suponen: ¿cómo puede hacerse más rápido, con menor coste y con mayor calidad?, ¿cómo podemos hacer más feliz a este cliente?, ¿cómo podemos hacer el proceso más seguro?
  • La compañía inteligente capacita y extiende la memoria y el análisis de sus empleados, así como su competencia para decidir y actuar, lo que requiere un cambio en la cultura que posibilite pasar de la supervisión constante a la confianza y delegación.
  • La compañía inteligente predice y se prepara para el futuro y no sólo reacciona o corrige acciones, sino que evalúa las consecuencias. El futuro se modeliza y se simula según una historia de eventos pasados.
Desde un punto de vista tecnológico, Eduardo Bueno, catedrático de Economía de la Empresa de la Universidad Autónoma de Madrid, señala en el recientemente publicado informe sobre “La Sociedad de la Información en España 2009”, que para poder competir y evolucionar económicamente en el nuevo contexto socioeconómico del siglo XXI, la “empresa inteligente” deberá responder a los siguientes caracteres definitorios y sistemas asociados, como reto para la década próxima:
  • Capacidad de adaptación a situaciones nuevas a través de la captura de información sobre el entorno: BIS (Business Intelligence Systems) o sistemas de inteligencia empresarial, de vigilancia tecnológica o competitiva.
  • Capacidad de aprendizaje y de memorizar las actividades y resultados de la organización: Sistemas de bases de datos, de e-learning y en general KBS (Knowledge-Based Systems).
  • Capacidad de manejar y relacionar conceptos y símbolos abstractos: En general los sistemas expertos y autómatas desarrollados por la inteligencia artificial.

miércoles, 16 de diciembre de 2009

ONIX, estándar para la codificación y el intercambio de información bibliográfica del sector editorial

Uno de los retos a los que se enfrentan todos los agentes implicados en la producción, distribución, acceso y difusión de libros y otras publicaciones en entornos digitales (editoriales, distribuidoras, librerías, bibliotecas) es a la necesidad de crear espacios en los que los usuarios consigan experiencias virtuales basadas en textos, imágenes y muestras de contenido que emulen las sensaciones y experiencias físicas producidas en el mundo real al ver, tocar, hojear, y -llegado el caso- leer los libros.

Sin lugar a dudas, el éxito de las bibliotecas o centros de documentación en la web está ligado a su capacidad para satisfacer esa necesidad. Pero si importante es para estos servicios, no lo es menos para el sector editorial y librero, pues como señala Antonio María Ávila Álvarez, Director Ejecutivo de la Federación de Gremios de Editores de España, en un artículo centrado en “El libro electrónico” que acaba de ver la luz en el Boletín Económico de Información Comercial Española (ICE) “El lector está dispuesto a comprar libros sin necesidad de tocarlos siempre que se le ofrezca información suficiente, rica y bien presentada”.

Pues bien, la respuesta dada por la industria del libro para posibilitar que los potenciales compradores puedan conocer los libros ofertados, decidir si les interesaba y en su caso adquirirlo, fue el desarrollo de “ONIX for Books

ONIX for Books es un estándar internacional diseñado para la codificación y el intercambio electrónico de información bibliográfica con orientación comercial, basado en XML, creado y mantenido por el sector editorial y que está mantenido por la entidad independiente EDItEUR. La adaptación del estándar internacional al libro español es ONIX-ES, constituido, con las recomendaciones, normas de uso y sistemas de marcados realizadas por la Federación de Gremios de Editores de España.

Desde su creación en el año 2000, entre sus objetivos principales figuran:
  • Elevar el nivel de información del libro disponible en formato digital, fundamentalmente en entornos de venta en línea, webs de libros y lectura, etc.
  • Constituirse en un referente internacional, es decir, entendible y utilizable en cualquier entorno cultural.

ONIX permite un marcado completo de los libros, con los datos bibliográficos, de comercialización y distribución, resúmenes, fragmentos, críticas, premios, público objetivo al que se dirige, biografías, cubierta y otras imágenes, audios, vídeos...

Para Antonio María Ávila Álvarez la importancia de ONIX no es pequeña, así en su opinión el éxito actual de las librerías en Internet se sustenta en ONIX, ya que ha permitido disponer de un lenguaje común para la generación y transmisión de la información entre los diferentes agentes implicados en la cadena del libro, y gracias a él los compradores han podido conocer los libros ofertados, decidir si les interesaba y en su caso adquirirlos.

Pero si ONIX es una herramienta que ha posibilitado la venta de libros impresos a través de Internet, con los libros electrónicos su importancia es mayor, ya que al no existir objetos físicos, todas las transacciones se van a hacer en entornos virtuales. Con el libro electrónico la venta por catálogo ya no es una opción sino que es la única vía de acceso al producto.

lunes, 14 de diciembre de 2009

En defensa del patrimonio documental empresarial

La importancia que tiene la documentación histórica que atesoran algunas empresas transciende los intereses particulares de sus propietarios, no en vano según establece la ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español aquellos documentos con una antigüedad superior a los 100 años pasan a formar parte del Patrimonio Documental Español.

Obreras de la fábrica de Siemens de Cornellà

Si bien la legislación descarga la responsabilidad de la protección de esta documentación sobre sus propietarios, se hace necesario adoptar medidas por parte de las distintas administraciones públicas que posibiliten o en su caso potencien su adecuada conservación, difusión y uso.

En este sentido un ejemplo a seguir es el de Cataluña, donde el Archivo Nacional de Cataluña, ha desarrollado, desde sus inicios, una política activa de recuperación de archivos empresariales históricos. Profundizando esta línea de actuación los departamentos de Economía y Cultura de la Generalitat han puesto recientemente en marcha un proyecto para preservar los fondos documentales de las empresas catalanas y conservar así la memoria de su pasado industrial.

Este programa ofrece a las empresas catalanas dos posibilidades:
  1. Asesoramiento para que las empresas creen sus propios servicios de archivo histórico con las condiciones técnicas y archivísticas necesarias para la buena conservación de la documentación.
  2. Ceder la documentación a la Administración catalana para su ingreso como donación o depósito en la sección de “archivos empresariales” del Archivo Nacional de Cataluña.
Además de la conservación del material documental, el proyecto prevé poner en marcha un programa de investigación sobre los fondos preservados con el objetivo de mejorar el análisis de la historia económica de Cataluña. Este compromiso se materializará con la creación de un Centro de Documentación Empresarial de Interés Histórico que tutelará la administración catalana.

viernes, 11 de diciembre de 2009

Biblioteca Virtual de Aragón

El Gobierno aragonés ha puesto en marcha la Biblioteca Virtual de Aragón que, con más de medio millón de páginas digitalizadas, permite el acceso universal, por medio de Internet, al patrimonio bibliográfico de la Comunidad Autónoma.

La Biblioteca Virtual de Aragón es el primer paso en la dirección de difundir a través de la red y preservar digitalmente el riquísimo acervo bibliográfico que se conserva en Aragón, haciendo de este modo más accesible el conocimiento sobre Aragón por medio de los fondos de su patrimonio bibliográfico y documental, dotado de manuscritos, libros, prensa histórica, revistas, documentos sonoros y otros materiales.

Los primeros trabajos para la puesta en marcha de este proyecto empezaron en el año 2007 con la digitalización del fondo antiguo de Huesca y Lastanosa del Instituto de Estudios Altoaragoneses y prensa antigua de Teruel, además de los fondos de Huesca.

La Biblioteca Virtual de Aragón irá creciendo paulatinamente sumando material de otros fondos e instituciones con la firma de convenios que permitirán incorporar cada vez más volúmenes, unos documentos que se sumarán a los fondos de patrimonio aragonés que han sido ya escaneados.

jueves, 10 de diciembre de 2009

Ayuntamiento electrónico de Zaragoza

Los ciudadanos que posean un DNI electrónico o un certificado digital reconocido podrán efectuar a partir del próximo 1 de enero desde la sede web del Ayuntamiento de Zaragoza todos los trámites que ahora efectúan en las ventanillas del Ayuntamiento. Así lo ha dejado manifiesto Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza.

De este modo Zaragoza cumplirá con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos en la que se reconoce el derecho de los ciudadanos a realizar todas las gestiones ante la Administración, a no tener que presentar datos ni documentos que obren en poder de las Administraciones, a acceder por medios electrónicos a los servicios públicos prestados por las Administraciones, a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos administrativos, a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos incorporados a los expedientes o procedimientos en los que tengan la condición de interesados.

La ley que obliga a la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta a satisfacer estos derechos a partir del 31 de diciembre de 2009, deja abierta la posibilidad de incumplimiento de este plazo a las Comunidades Autónomas, Diputaciones Provinciales y Ayuntamientos que sus disponibilidades presupuestarias no se lo permitan. Y Zaragoza finalmente parece que ha tenido la capacidad presupuestaria, técnica y organizativa necesaria para poner en funcionamiento su Ayuntamiento Electrónico en dicho plazo y de este modo cumplir con el objetivo marcado y del que dio cumplida cuenta su Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, hace un año, en el marco de las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses.

Aunque todavía se está pendiente de establecer la normativa interna para apoyar el cambio en la gestión municipal, siendo previsible que el próximo año se apruebe una ordenanza específica de administración electrónica, a partir de enero ya no será necesario guardar fila para realizar los diferentes trámites con el Ayuntamiento pudiendo hacerse las gestiones desde casa o la empresa, se reducirá el número de documentos a presentar, y habrá una mayor agilidad en la resolución de los expedientes.

miércoles, 9 de diciembre de 2009

Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico

Suele ser relativamente habitual leer referencias sobre las bondades que ofrece una adecuada gestión documental en la mejora de la gestión empresarial, pero lo que ya no resulta tan habitual es conocer experiencias concretas de cómo se lleva a cabo este proceso. Por ello es reseñable el proyecto de gestión documental desarrollado por el grupo At4 Wireless, dado a conocer en las XI Jornadas de Gestión de la Información, organizadas por SEDIC el pasado mes de noviembre.


Según expone su documentalista, Nuria Amérigo Flores, el proyecto surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que vivía la empresa debido al crecimiento exponencial del número de documentos como consecuencia a su vez del crecimiento de su plantilla, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestión documental, como era la inexistencia de un repositorio común para almacenar la información, la duplicidad de la documentación o la dispersión y descentralización de la documentación.

Ante esta situación se decide establecer una estrategia global para la gestión de la documentación que incluiría a todas Divisiones y Departamentos de la empresa, a los documentos en formato papel y electrónico, así como a las bases de datos y a cualquier persona con responsabilidad de crear y mantener documentos. Se trataba de crear un servicio único que integrara todo el ciclo de la evolución documental y que permitiera acceder rápidamente a los documentos de cualquiera de las filiales de la empresa.

Las fases seguidas y que aparecen detalladas en la ponencia son:

1. Investigación preliminar
Mediante la consulta de diversas fuentes documentales y entrevistas al equipo directivo de la empresa, se identificaron y documentaron los fines y cometidos de la organización, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los factores críticos y debilidades en relación con la gestión de documentos de archivo.

2. Análisis de las actividades de la organización
El análisis de la organización les permitió obtener una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones de la organización, que les posibilitó definir los tipos documentales producidos en la empresa, establecer una nomenclatura inequívoca y elaborar una clasificación única para todos ellos.

3. Diseño del mapa documental
A continuación crearon un mapa que clasifica y agrupa los documentos, indica cual es su soporte, específica su valor para la organización y marca políticas de conservación y transferencia documental.

4. Crear procedimientos
La siguiente etapa fue el establecimiento de normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que aseguraran coherencia, sinergias, y rentabilidad de las tareas documentales, y se elaboró el diseño funcional, necesario para su posterior desarrollo en la herramienta informática.

5. Elección e implantación del gestor documental
Una fase crucial fue la elección del gestor documental, buscando una herramienta intuitiva, cómoda y sencilla cuyo uso no supusiera una tarea añadida para el usuario, y que debía cumplir los siguientes requisitos:
  • Almacenar la documentación en un repositorio único
  • Reducir los tiempos de búsqueda.
  • Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de vida.
  • Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y disponibilidades.
  • Compartir la información.
  • Mantener la confidencialidad.
  • Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoria y trazabilidad.
En este proceso de elección de un gestor documental, resulta de interés las recomendaciones que Julián Moyano da para evaluarlos correctamente.

La herramienta fianalmnete escogida fue Alfresco.

6. Formación de usuarios
Para que los usuarios conocieran el proyecto y supieran manejar la herramienta, se abordó la formación del personal de la empresa, en grupos reducidos de 15 a 25 personas según su rol dentro del Sistema de Gestión Documental y el Departamento o División al que pertenecieran.

7. Proyecto Piloto
Antes de su aplicación general se implantó un proyecto piloto con varios grupos de usuarios pertenecientes a distintos Departamentos para identificar buenas y malas prácticas y depurar fallos.

8. Incorporación de los datos
Los documentos se fueron incorporando por Departamentos y Divisiones en varias fases. Para garantizar que el cambio de los documentos de un repositorio a otro se había hecho bien, se auditó cada traslado y se implicó a los responsables de los distintos departamentos.

9. Valoración archivística
Finalmente se decidió el tiempo que debían permanecer los documentos en el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se tenían que migrar a otros formatos de conservación.

Normativa aplicada y responsabilidades

En este proyecto se han seguido las indicaciones de la norma UNE-ISO 154895 que proporciona estrategias y metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos y constituye una referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.

La gestión documental se caracteriza por su transversalidad afectando a todos los miembros de la empresa. En At4 Wireless las responsabilidades en gestión documental se distribuyen jerárquica y funcionalmente entre:

  • Dirección General: lidera el proyecto.
  • Directores de División y Departamento: validan las propuestas de los jefes de unidad en materia de taxonomías, permisos, workflow, transferencias y expurgo.
  • Jefes de unidad: definen las taxonomías, pueden dar permisos de acceso a las carpetas de las que son responsables, controlan que la documentación se clasifica adecuadamente, establecen los plazos de transferencia y expurgo con el servicio de archivo.
  • Jefes de proyecto: transmiten a los jefes de unidad sugerencias, necesidades y mejoras del sistema que les hace llegar su equipo de trabajo; controlan que la documentación se clasifica adecuadamente.
  • Departamento de informática: se responsabiliza del correcto funcionamiento de los servidores, de las copias de seguridad, y hacer desarrollos a medida en función de la evolución el Sistema de Gestión Documental.
  • Servicio de documentación: propone estrategias, es administrador de la herramienta de gestión documental, responsabilizándose de su adaptación y actualización, aplica las normas de archivo, imparte la formación, supervisa las transferencias al archivo intermedio e histórico, coordina las tareas del personal con responsabilidades en el archivo y por último detecta los problemas y atiende las demandas de usuarios.
  • Todo personal es responsable de la correcta clasificación, conservación y uso de documentación que genera y recibe.

viernes, 4 de diciembre de 2009

¿Qué información usan las empresas?

Las asociaciones de empresarios son la principal fuente de información institucional para las empresas. Esta es una de las conclusiones a las que llegan Antonio Muñoz Cañavate y Antonio Pulgarín Guerrero en “La gestión de la información en las empresas de Extremadura” que acaba de publicarse en la Revista Española de Documentación Científica, un trabajo de gran interés dada la escasez de estudios acerca de los usos de la información por las empresas españolas.


Entre los resultados a los que llegan sus autores, tras encuestar a las 144 empresas de mayor facturación y número de empleados de Extremadura, es reseñable la escasa penetración que todavía tienen los profesionales de la información en las plantillas de las empresas, de manera que sólo un 27,4 % de las empresas disponen de biblioteca o unidades de información y/o documentación.

Lo habitual es que las tareas de gestión de la información dentro de las empresas las compaginen sus profesionales con la realización de otras tareas de gestión interna, así aunque el 46,5 % de las empresas dispone de algún departamento o persona encargado de capturar información externa para la toma de decisiones, sólo un 3 % cuenta con personal dedicado de manera exclusiva a la recopilación, organización y análisis de información relevante para la empresa.

En cuanto a las fuentes de información más utilizadas para la toma de decisiones por las empresas extremeñas estas son la prensa, la legislación, las normativas los convenios colectivos, y los catálogos de productos y/o catálogos de ferias comerciales.

Por lo que respecta a las fuentes de información institucionales, el tipo de institución de la que más información recibe la empresa para tomar decisiones es las asociaciones de empresarios seguida de las entidades financieras y la Administración regional.

Los resultados de uso de la información procedente del medio ambiente externo son los proveedores y los clientes las fuentes más utilizadas:

miércoles, 2 de diciembre de 2009

Tecnología RFID: Usos y Oportunidades

La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología de captura e identificación automática de información contenida en etiquetas electrónicas que, cuando están en el área de cobertura de un lector RFID, transmiten por radio la información almacenada en su memoria sin necesidad de que exista contacto físico o visual.

En un sistema RFID, el elemento a identificar (puede ser un objeto, animal o persona) se etiqueta con un pequeño chip de silicio unido a una antena de radiofrecuencia (conocido como 'tag' o etiqueta) de modo que pueda comunicarse y ser identificado, a través de ondas de radiofrecuencia, por un dispositivo transmisor/receptor (conocido como 'reader') diseñado para ese propósito.

La característica principal que dota a este sistema de identificación de un gran valor añadido, es que el chip de RFID permite almacenar en su interior información de identificación que confiere a cada uno de los elementos etiquetados de un carácter único.

Se prevé que el uso de la tecnología RFID tenga un impacto importante sobre la actividad diaria de las empresas cuando cada vez más productos sean etiquetados y lleguen a los clientes finales propiciando la aparición de nuevas aplicaciones y servicios basados en RFID.

Por su parte el futuro de la “Internet de los Objetos” permitirá en pocos años que cualquier objeto a nuestro alrededor pueda intercambiar información y trabajar de forma coordinada, convirtiéndose así en “objetos inteligentes”.

Para potenciar el desarrollo de esta tecnología en España, el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información acaba de publicar el libro “La Tecnología RFID: Usos y Oportunidades”, en el que con un enfoque divulgativo explica qué es y cómo funciona el RFID, qué utilidad tiene -recogiendo una amplia catálogo de casos de éxito en su aplicación en distintos sectores y actividades- y cuáles son las tendencias de futuro para esta tecnología.