miércoles, 21 de diciembre de 2011

Modelo de diseño e implementación de un sistema de gestión de la información

Cada vez es mayor el número de organizaciones que son conscientes de la necesidad de gestionar su información como un recurso de alto valor estratégico, pero que sin embargo tiene dificultades a la hora de llevarla a la práctica. Y es que a diferencia de lo que ocurre con otros ámbitos de gestión, no existen modelos formalizados para el diseño e implementación de sistemas que gestionen la información.

Se precisan metodologías y herramientas de implementación o mejora de sistemas de gestión de la información específicamente adaptados a las características y necesidades de los distintos tipos de organizaciones, modelos de gestión que sirvan de marco de referencia.

Por ello me ha parecido interesante recoger la propuesta realizada por la Fundación EDE para “La gestión de la información en el tercer sector de Bizkaia” y que abarca las siguientes fases:

1.- Investigación preliminar = Cultura de la información

El objetivo de esta etapa es proporcionar a la organización la comprensión del contexto en el que desarrolla su actividad, de manera que se puedan identificar los factores que más influyen en la creación de un sistema de gestión de la información.

Esta fase permite detectar la importancia que la organización concede a la información y a las medidas implementadas para su incorporación como un recurso estratégico. Constituye un importante punto de partida para recoger información sobre la visión que la entidad tiene respecto al concepto y al valor de la información, ayudando a definir la situación en materia de cultura de la información y a evaluar posibles carencias.

2.- Análisis de las actividades de la organización = Necesidades de información

El objetivo de esta etapa consiste en desarrollar un modelo conceptual sobre qué hace una organización y cómo lo hace.

Trata de medir el grado de satisfacción de sus necesidades de información sobre las áreas que deben ser de su interés. Una cobertura oportuna de las áreas que deben ser conocidas y sobre las que hay que disponer de la información relevante contribuirá a la toma de decisiones y a un posicionamiento adecuado en el entorno.

3.-. Identificación de los requisitos = Identificación y seguimiento de fuentes de informaciónEl objetivo de esta etapa es evaluar la sistematización de las fuentes de información precisas para cubrir las necesidades de la organización.

Se trata de identificar los requisitos que ha de cumplir la organización para hacer un seguimiento estructurado y sistemático de la información que precisa. Los requisitos sobre la identificación y seguimiento de las fuentes de información se definen a través de un análisis sistemático de las necesidades de la organización. Esta etapa proporciona las razones para la identificación, seguimiento y análisis de las fuentes de información, así como la base del diseño de los sistemas que se encargarán de incorporarlas y mantenerlas.

4.- Evaluación de los sistemas existentes = Tratamiento y difusión de la información

El objetivo de esta etapa consiste en analizar los procedimientos, herramientas y criterios empleados para la clasificación, el almacenamiento, el acceso y la difusión de la información, con el fin de valorar en qué medida la información se trata y se difunde de manera coherente con las actividades y objetivos de la organización.

5-. Identificación de estrategias para cumplir los requisitos = Puesta en valor de la información

El objetivo de esta etapa consiste en evaluar el uso que la organización hace con la información obtenida como herramienta para la toma de decisiones. A su vez, una adecuada puesta en valor de la información debería facilitar las políticas, procedimientos, normas y planes que la organización necesita para el éxito de su actividad.

jueves, 15 de diciembre de 2011

Reutilización de los documentos de la Comisión Europea

Las empresas cada vez tienen más posibilidades para generar nuevos negocios en torno a la reutilización de la información del sector público, y es que las instituciones tanto nacionales como comunitarias están claramente decididas a potenciar la creación de nuevos productos y servicios de valor añadido en el sector de los contenidos digitales poniendo a disposición su información en condiciones de transparencia, eficacia y no discriminación.


Si hace un mes era la Administración General del Estado la que potenciaba la apertura de su información, ayer 14 de diciembre fue la Comisión Europea la que reformó el régimen de reutilización de sus documentos para que pueda realizarse de una manera más fácil y eficaz.

Así mediante la Decisión 2011/833/UE de la Comisión, relativa a la reutilización de los documentos de la Comisión se determina las condiciones de reutilización de los documentos que posee la Comisión o, en nombre de la misma, la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea con el fin de facilitar una reutilización más amplia de esta información que refuerce la imagen de apertura de la Comisión y evite cargas administrativas innecesarias tanto para los reutilizadores como para los propios servicios de la Comisión.


Como principio general se establece que todos los documentos de la Comision deberán estar disponibles para su reutilización para fines comerciales o no comerciales, de forma gratuita y sin necesidad de realizar una solicitud individual.

La Comisión creará un portal de datos como punto único de acceso a sus datos estructurados con el fin de facilitar los enlaces y la reutilización para fines comerciales y no comerciales.

Los servicios de la Comisión identificarán y pondrán progresivamente a disposición los datos que considere adecuados y que obran en su poder. El portal de datos podrá proporcionar acceso a los datos de otras instituciones, órganos, oficinas y agencias de la Unión cuando así se lo soliciten.

Condiciones de reutilización de documentos
Los documentos se pondrán a disposición para su reutilización sin necesidad de realizar una solicitud, salvo que se especifique lo contrario, y sin restricciones o, en su caso, a través de una licencia abierta o cláusula de exención de responsabilidad en la que se establezcan las condiciones que expliquen los derechos de los usuarios reutilizadores.

Dichas condiciones, que no restringirán innecesariamente las posibilidades de reutilización, podrán incluir la obligación del usuario reutilizador de indicar la procedencia de los documentos, la obligación de no deformar el contenido o significado original de los documentos, la ausencia de responsabilidad de la Comisión por las consecuencias que pudieran derivarse de la reutilización.

Formatos de los documentos disponibles para su reutilización
Los documentos serán facilitados en cualquier formato o lengua en que existan, en formato legible por máquina cuando resulte posible y oportuno.

No existirá ninguna obligación de crear, adaptar o actualizar documentos para satisfacer una solicitud, ni la de facilitar, cuando ello suponga un esfuerzo desproporcionado, extractos de documentos si ello conlleva algo más que una simple manipulación.

La presente Decisión no crea ninguna obligación para la Comisión de traducir los documentos solicitados a otras versiones lingüísticas oficiales diferentes de las disponibles en el momento de la solicitud.

No podrá exigirse a la Comisión ni a la Oficina de Publicaciones que continúen con la producción de determinados tipos de documentos o que los conserve en un determinado formato con el fin de que una persona física o jurídica pueda reutilizarlos

martes, 13 de diciembre de 2011

Mejorando la imagen social de los archivos

Actualmente existe un gran desconocimiento de lo que son los archivos, de las funciones que realizan, y de los servicios que prestan o pueden llegar a prestar, predominando en el imaginario colectivo una visión tradicionalista, reduccionista y obsoleta de los archivos, concebidos como espacios en los que se recoge la documentación, fundamentalmente en papel, que ya no tiene utilidad para la gestión de las organizaciones.


Por lo tanto una de las tareas prioritarias a abordar por los archiveros es difundir y popularizar una correcta imagen social de los archivos, por ello me parece un acierto el ciclo de conferencias “Archivos, más allá del cliché” que está desarrollando la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL) en colaboración con el departamento de Biblioteconomía de la Universidad de Salamanca.

Con este ciclo de conferencias sus organizadores quieren contribuir a desterrar las tópicas imágenes del archivo como un centro cerrado e inaccesible dedicado exclusivamente a conservar viejos papeles, mostrando las múltiples posibilidades y utilidades que supone el uso de la información que custodian los archivos. Para ello una serie de conferenciantes, procedentes de diferentes esferas (ciencia, judicatura, deportes, toros) exponen una imagen reveladora del beneficio que obtienen de los archivos y de sus profesionales.

Así, ayer 12 de diciembre, el doctor Rafael Nájera Morrondo, virólogo del Instituto de Salud Carlos III presentó una conferencia sobre las prestaciones de los archivos y documentos en la lucha contra las pandemias, tomando como experiencia su labor en el campo de la virología, en la que destacó el importante papel de la archivística a la hora de investigar patologías víricas, ya que en su opinión la lucha contra las enfermedades pasa por tener una gran base archivística, debido a que esta labor tiene que ir de la mano de cualquier proyecto de investigación.

viernes, 2 de diciembre de 2011

El acceso a los archivos de empresas

El pasado mes de septiembre en el marco del X congreso de la Asociación Española de Historia Económica” se celebró una sesión monográfica dedicada a "El acceso a los archivos de empresas” en el que se abordó desde distintas perspectivas los límites de exposición y apertura de los fondos archivísticos de las empresas privadas.“.
Teresa Tortella en “Acceso a los archivos de empresa en Europa, en EEUU y en España” parte de la consideración de que para que los archivos de las empresa puedan ofrecer unas condiciones adecuadas de acceso son necesarios al menos tres requisitos: un mínimo de interés por parte de la dirección o administración de la empresa; que los fondos estén bien preservados; y que el archivo cuente con personal especializado.

A partir de esta consideración realizó un repaso por la historia reciente de los archivos de empresa en Europa y en Estados Unidos, la formación de sus archiveros de empresa, y el acceso a sus fondos documentales.

La conclusión a la que llega sobre el acceso a los archivos de empresas es que cuando los documentos se han conservado, los archivos cuentan con un profesional y los fondos están descritos, aunque no estén abiertos oficialmente, los investigadores pueden siempre acceder a ellos. Comparando la situación de España con otros países se evidencia que en nuestro país queda mucho por hacer. Apenas existe normativa sobre los archivos de empresas, no ya acerca de su acceso, sino ni siquiera acerca de su conservación; en general, la documentación de las empresas y los bancos no está inventariada de modo preciso y exhaustivo, pues son excepciones las empresas que tienen un profesional al frente de su archivo y, sobre todo, son excepción las empresas cuyos directivos se ocupan de estos asuntos.

Juan Carlos García Adán en su comunicación “El acceso a los archivos de empresa: el caso del Archivo Histórico de Iberdrola  puso de relieve la situación a veces contradictoria y conflictiva a la que se enfrenta el archivero de empresa: por un lado, respetar las normas que la empresa marca para sus documentos y, por otro lado, hacerlas compatible con el acceso de los investigadores a la información que contiene la documentación custodiada.

Y es que ante la falta de una norma específica que regule el acceso a los archivos empresariales, son las empresas propietarias de la documentación las que deciden su propia política de acceso; en este sentido Juan Carlos García presentó la norma y procedimiento elaborado por el Archivo Histórico de Iberdrola respecto al acceso a la documentación en él custodiada y los requisitos para la consulta y reproducción de los documentos existentes.

J. Víctor Arroyo Martín en “Construcción desde la base de los Archivos de Empresa y praxis del Archivo Histórico BBVA  se basó en la experiencia de más de 30 años del Archivo Histórico BBVA como un único departamento de estas características entre la banca privada en España, para plantear el acceso a los archivos de empresa como la consecuencia de todo un proceso y planteamiento en el que están implicados las empresas, sus archivos históricos, los investigadores y la sociedad.

En su opinión el aspecto clave es la interiorización por la propia empresa de la necesidad de un departamento de este tipo. La empresa tiene que entender y asumir el uso estratégico de la historia y la memoria histórica como una herramienta propia, tiene que interiorizar la necesidad y razón de ser de un archivo histórico, y en consecuencia dotarlo de una estructura departamental que permita el uso social de la documentación tras planteamientos de preservación, organización y puesta al servicio de la documentación. 

Elena Laruelo Rueda en “El acceso al Archivo del INI y las nuevas tecnologías”  analizó las repercusiones que ha tenido en el Archivo Histórico de SEPI la puesta en marcha de una página web en la que se han puesto a disposición de investigadores y estudiosos sus instrumentos de descripción, y la profunda transformación que supuso para el acceso a los documentos, la automatización de la gestión y la digitalización de los instrumentos de descripción de los que se disponía.

Nuria Vila Àlvarez en “El acceso al patrimonio documental custodiado en el Museo del Ferrocarril de Asturias: Criterios para la elaboración de una normativa propia presentó el proceso en el que están inmersos para la definición de los criterios para la elaboración de una normativa propia para el acceso al Centro de documentación del Museo del Ferrocarril de Asturias.

Leticia Castro Leal en ”El Archivo Histórico de Repsol YPF  trazó las líneas principales del proyecto de creación del Archivo Histórico de Repsol YPF.

Miguel A. Pérez de Perceval Verde y Miguel A. López Morell en “Digitalización y organización del trabajo con las fuentes de la historia económica: la necesidad de reorientar el trabajo de los investigadores de acuerdo a las nuevas posibilidades tecnológicas”  presentaron la perspectiva de los investigadores, resaltando como las nuevas tecnologías están provocando un cambio drástico en el modelo de consulta de las fuentes documentales en los archivos, reclamando una mayor participación de los investigadores en este proceso y una adecuación de las formas de la búsqueda, acceso y de descarga de la documentación a sus necesidades de trabajo.

Las conclusiones finales a las que llegaron los participantes en esta sesión fueron las siguientes: 

Es necesario elaborar cuanto antes una serie de recomendaciones generales para los encargados de la gestión y custodia de archivos empresariales en cuanto al acceso a sus archivos. Muchos archiveros parten exclusivamente de su experiencia personal a la hora de dar acceso a la información o están absolutamente coartados por normativas internas o la falta de ellas; en ambos casos se precisan unas mínimas directrices.

Para resolver este problema, y abordar conjuntamente otros que afectan a la problemática de los archivos empresariales y emprender proyectos urgentes (censo nacional de archivos empresariales, escuela de archiveros de empresas, gestión y salvamento de archivos de empresas desaparecidas… etc.), se impone la creación de una asociación de índole nacional, que acoja tanto a archiveros como investigadores profesionales de la empresa.

Esta asociación, en suma, permitirá aglutinar esfuerzos, gestionar estas iniciativas y darle continuidad. Para que la consecución de sus fines no dependa de la iniciativa o buena voluntad individual de una o varias personas en el futuro.