martes, 23 de septiembre de 2008

12 Razones para que las empresas presten atención a sus archivos

El archivo de empresa puede ser definido como la división logística encargada de gestionar el conjunto de los documentos producidos y recibidos por la empresa en el desempeño de sus actividades, de modo que sean un instrumento eficaz y eficiente para el logro de sus objetivos.
Son muchas las razones para que una empresa asuma la adopción de un servicio de archivos bajo la responsabilidad de personal competente, José Ramón Cruz Mundet en Archivo y empresa: más allá de la historia nos señala doce:

1.- Soporte a la gestión
La gestión de los documentos en las oficinas es un aspecto insoslayable desde el punto de vista de la eficacia, así como económico. Los empleados de los servicios administrativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, hasta más del 30% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos costes elevadísimos.
Diversos estudios revelan que el 25% de los documentos en circulación en las empresas no están al día y el 5% de ellos están perdidos para siempre.
La correcta gestión de la documentación administrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de la empresa, y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Una función crítica cuyo éxito sólo puede garantizarlo el servicio de archivo.

2.- Servicio legal
Aunque las empresas están obligadas por la ley a conservar pocos documentos, existen aspectos de su actividad cotidiana que deben ser documentados. Los contratos comerciales, las escrituras de propiedad, de compra-venta, los expedientes del personal, etc. La función probatoria de los documentos de archivo es indispensable para la empresa, de modo que pueda hacer valer sus derechos y justificar sus actos. Son bastante numerosos los quebrantos producidos por la pérdida y por la destrucción indiscriminada de documentos, que llevan a hacer imposible la demostración de los derechos y de las pretensiones de la empresa en caso de conflicto.

3.- Ayuda a la toma de decisiones
Las decisiones son siempre elecciones que conciernen al futuro, pero su formación se hace sobre la base de los conocimientos que se tienen respecto del pasado, utilizando para ello todas las fuentes posibles. Se configura así un interés muy preciso por parte de la empresa de conocer las informaciones relativas al pasado, pero no en términos genéricos e indiferenciados, sino un conocimiento finalizado para la toma de las decisiones. Participar en la formación de las decisiones es por consiguiente un objetivo explícito del archivo.

4.- Fuente de información
El archivo recoge el conocimiento, la experiencia y la competencia de la compañía. Contiene las decisiones, por qué han sido tomadas, los errores, las ideas, los proyectos, los problemas, como se han resuelto,... El archivo constituye la mejor fuente de información sobre el proceso de negocio de la compañía, para el análisis retrospectivo: estudios de caso, ciclo de vida de los productos, curva de aprendizaje. . .

5. Continuidad
El archivo es el banco donde el conocimiento, la experiencia y las decisiones son depositadas para que las extraigan los nuevos empleados cuando lo necesiten. Un buen archivo es el puente entre el pasado y el presente.

6. Comunicación
El archivo es motor de la comunicación interna y hacia el exterior y evita la formación de islas de información.
En cuanto a la comunicación interna, como quiera que hacer que la información fluya entre las diversas partes de la organización es difícil por la tendencia de las divisiones, de los departamentos, a ser autosuficientes, el archivo puede asegurar el necesario acceso a la información por encima de las fronteras formales e informales de la organización, evitando la formación de islas de información.
La comunicación externa, actividad importante para construir y defender credibilidad, confianza, solidez, etc. será tanto más valiosa cuanto que el archivo condensa y hace fácil de acceder y de seleccionar la información que interesa emitir hacia el entorno.

7. Ayuda a generar identidad corporativa
Pertenecer a la empresa significa conocer sus finalidades, los objetivos que persigue, conocer su historia, su prestigio, su misión; se trata de una perspectiva difícil de realizar, pero con respecto a la cual el archivo puede cubrir y jugar un papel notable.

8. Tiempo
Nadie puede despilfarrar el tiempo en búsquedas de información, ésta debe estar disponible cuando se necesita, fácil de encontrar y de forma que sea utilizable.

9. Seguridad
El archivo representa seguridad en múltiples sentidos: en cuanto acceso, custodia, conservación y disponibilidad. Un buen sistema de archivo pone la información a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto, garantizando mediante el control el cumplimiento de las jerarquías de acceso establecidas por la organización. Asimismo, por cuanto cumple requisitos estrictos de seguridad arquitectónica, medioambiental, protección contra el fuego y el robo, el archivo significa seguridad para los documentos y la información. Incluso en el supuesto de un desastre natural, de un sabotaje o cualquier otro suceso imprevisto, mediante el programa de documentos esenciales el archivo garantiza la plena disponibilidad de los documentos esenciales para el funcionamiento de la organización, evitando la amnesia que induce a la desaparición de tantas empresas después de un gran siniestro.

10. Creatividad
El archivo contiene también información para espolear la imaginación, la curiosidad y la creatividad, documentos que evocan tendencias, diseños, modelos... perfectamente válidos para la inspiración e, incluso, para su comercialización poniendo nuevamente en circulación productos adaptados, reproducciones y toda la amplia gama de posibilidades consustanciales al merchandising.

11. Calidad
El archivo es uno de los soportes de la calidad, así desde el punto de vista de la gestión (ISO 9.000), como desde el medioambiental (ISO 14.000), por cuanto los sistemas de aseguramiento de la misma se basan en documentos y registros, cuyos requisitos de organización, accesibilidad y conservación vienen perfectamente especificados en las normas.

12. Historia
El creciente interés de los investigadores por la historia individual y sectorial de las empresas y la creciente toma de conciencia de su valor documental, han comenzado a calar en el mundo de los negocios, lo que está llevando a tomar medidas para asegurar su conservación permanente, así como su más amplia comunicación.



CRUZ MUNDET, José Ramón. “Archivo y empresa: más allá de la historia” Tst: Transportes, Servicios y telecomunicaciones, 1, 2001, p. 187-206

viernes, 12 de septiembre de 2008

Metodología para implantar un Sistema de Información Empresarial (SIE)

Las empresas necesitan información adecuada a sus intereses, veraz, y constantemente actualizada, así como tener la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla adecuadamente, como un recurso estratégico que les va a facilitar la toma de decisiones y su gestión.

De ahí la importancia que para una empresa -independientemente de su tamaño- tiene disponer de un Sistema de Información Empresarial (SIE), entendido como un conjunto estructurado de elementos que sirve para la captación, análisis, tratamiento, difusión y utilización sistemática de la información y el conocimiento necesarios para la correcta toma de decisiones en la empresa.

Sabin Goitia (responsable de producto del servicio Zaintek), Sonia Sáenz de Lacuesta (gestora de información del servicio Zaintek) y Maitane Bilbao (técnico de vigilancia y estrategia en gestión de personal), en el último número de la revista El profesional de la información, proponen una metodología para implantar un Sistema de Información Empresarial (SIE) a la medida de las pymes.

Para implantar con éxito un SIE se tiene que cumplir una serie de condiciones previas:
  • Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su estructura organizativa.
  • Considerar que es una actividad integrada en el resto de actividades de la empresa.
  • Implicación total de la Dirección de la empresa.
  • Como toda actividad, necesita unos recursos mínimos.
  • Nombramiento de un responsable o animador-coordinador.
  • Clima favorable a la comunicación y al trabajo en equipo que permita compartir información y conocimiento entre los diferentes departamentos.

Según está metodolgía, la puesta en marcha de un SIE se articula en tres fases sucesivas:

Fase 1: Prediagnóstico

Sus principales objetivos son:
  • Recabar información general de la empresa.
  • Valorar la conveniencia e interés de realizar un Diagnóstico.
  • Visualizar las necesidades adicionales de información.
  • Reflexionar sobre las posibles acciones de mejora que pueden aplicarse al sistema de información del que ya disponen.
  • Obtener la información necesaria para planificar el Diagnóstico (alcance, plazo, personas a entrevistar, equipo de proyecto, recursos disponibles para el proyecto, metodología, presupuesto.
Fase 2: Diagnóstico

En esta fase se trata de hacer una radiografía del Sistema de Información que ya tiene la organización.
Los objetivos de esta etapa son:
  • Detectar las informaciones usadas en la empresa.
  • Identificar aquellas que requieren una mejora sustancial.
  • Visualizar las necesidades adicionales de información.
  • Cualificar los flujos de información existentes: elaboradores de informaciones, utilizadores, uso…
  • Predisponer positivamente a las distintas figuras / cargos en relación con el SIE.
  • Identificar las áreas clave de vigilancia.
  • Obtener conclusiones respecto a la factibilidad de abordar un proceso de implantación de un SIE.

Fase 3: Implantación del SIE

Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa, se determina qué información / conocimientos le ayudarían a soportarlos. A partir de ahí, valorando la información disponible y la no disponible pero necesaria, se define el SIE y se pasa a su implantación y la del sistema informático de apoyo que va a permitir gestionarlo.

Para ello se llevan a cabo las siguientes acciones:
  • Identificar los retos estratégicos, las decisiones unidas a esos retos y la información necesaria para la toma de decisión. Se detectan posibles riesgos, factores de éxito y se propone una forma de seguimiento.
  • Desplegar los retos a los distintos departamentos de la empresa, determinando las decisiones a tomar en cada uno de ellos y la información que soporte dichas decisiones.
  • Comparar la información anterior con la identificada para cada proceso en la etapa de diagnóstico, seleccionando y priorizando la información a incorporar al SIE.
  • Documentar la información indicando las fuentes, los responsables de su captación, tratamiento y uso, y la periodicidad.
  • Organizar la información de acuerdo con la estructura del SIE: área de vigilancia-área temática-Información.
  • Definir la organización de soporte.
  • Planificar los aspectos relacionados con la implantación del SIE.
  • Analizar, planificar e implantar el sistema informático de apoyo.
  • Realizar las acciones necesarias para la instalación del SIE y del soporte informático.
  • Estructurar y llevar a cabo la evaluación y seguimiento del grado de operatividad del SIE y de su eficiencia en función de los indicadores elegidos.


Goitia, Sabin; Sáenz de Lacuesta, Sonia; Bilbao, Maitane. “Implantación de sistemas de información empresarial”. En: El profesional de la información, 2008, v.17, n. 5, pp. 540-545

lunes, 8 de septiembre de 2008

Informe sobre los Archivos de Empresas en España

El pasado mes de mayo el Bureau de la Sección de Archivos Económicos del Consejo Internacional de Archivos (ICA SBL) solicitó al Archivo de Hullera Vasco-Leonesa (León) la redacción y presentación de un Informe sobre la situación y perspectivas de los Archivos de Empresas en España.

El informe final, elaborado por su director José Andrés González Pedraza, está accesible en la sede web de la Fundación Hullera Vasco-Leonesa, bajo el título de "Informe sobre los Archivos de Empresas en España"

RESUMEN DEL INFORME

En España, los archivos de empresas han sido creados de forma mayoritaria para organizar y difundir la memoria histórica de las compañías y no para implantar una política de gestión documental, una necesidad que ha sido, hasta ahora, ignorada en la mayor parte de las organizaciones.

Apunte contable

En la inmensa mayoría de los casos falta una visión global del ciclo documental –desde su creación en las oficinas hasta su eliminación o conservación permanente en los archivos-, las funciones aparecen separadas y los archiveros no están presentes en las oficinas desde el momento de la creación de los documentos. Tampoco se han editado calendarios de conservación de series documentales en archivos de empresas.

Sí existen archivos que participan en la gestión administrativa de la organización a través de bases de datos comunes y recibiendo transferencias periódicas de series documentales desde las oficinas.

Por sectores económicos destacan por su importancia los archivos bancarios y los de empresas mineras.

Su situación en cuanto a los recursos de que disponen, el tamaño del archivo y su dependencia administrativa es muy diversa. Hay empresas –las menos- que tienen importantes servicios de archivo y otras empresas con un abandono total de sus documentos. Algunos archivos dependen directamente de la empresa y otros archivos han sido incluidos en Fundaciones culturales o centros de documentación, junto a las bibliotecas de la empresa.

El desinterés por parte de los empresarios de la importancia del archivo en una empresa es un problema grave. Se echa en falta una visión global del archivo como una parte de la política de empresa y no tanto una visión del archivo como una iniciativa personal para la recuperación de documentos curiosos.

No existe una política nacional ni regional sobre archivos de empresas. No obstante, hay tres iniciativas de la Subdirección General de Archivos Estatales de las que los Archivos de Empresas se pueden beneficiar de forma indirecta.
  1. Ayudas anuales para el desarrollo de proyectos archivísticos y equipamientos de Archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro.
  2. El Censo de Archivos de España e Iberoamérica, accesible a través de Internet, donde los Archivos de Empresas pueden incluir los datos sobre sus documentos, dirección y servicios que prestan.
  3. Proyecto Portal de Archivos Españoles (PARES), creado en 2006, que incluye descripciones normalizadas de las agrupaciones documentales en distintos niveles e imágenes digitalizadas de documentos.
No existe ninguna Asociación de Archivos de Empresas en España.

En España no existe un centro educativo que ofrezca una formación específica para ser archivero en una empresa. Tampoco existe un centro educativo que ofrezca una formación específica y única para ser archivero sino que esta formación se comparte con conocimientos en gestión de bibliotecas y centros de documentación.


No existe un directorio de los archivos de empresas en España pero existen algunos ejemplos de instrumentos de descripción que han sido editados para su difusión a toda la sociedad y que dan a conocer de forma pública el trabajo desarrollado en un archivo de empresa.

Hay pocos archivos de empresas que hayan creado su página web en Internet. Existe gran diversidad en cuanto a la cantidad de información que se ofrece pero, generalmente, se presenta el Archivo, su historia, el cuadro de clasificación, la dirección, las condiciones de acceso, pero no se ofrece un acceso al inventario de documentos. Tampoco existe un portal que ofrezca un único punto de acceso a la información de archivos dispersos geográficamente o del mismo sector de actividad empresarial.

Aunque no existe por el momento en España una revista específica ni ningún Manual sobre Archivos de Empresas la bibliografía sobre los archivos de empresas en España ha crecido de forma considerable en los últimos años, localizándose en artículos dentro de revistas o en capítulos dentro de libros.