martes, 28 de febrero de 2017

Modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones (IV). Componentes y atributos

Los componentes del SIGID serán cuatro: las personas, los recursos de información y documentación, los procesos e instrumentos y las tecnologías de la información y comunicación.

1. Las personas son las entidades vitales dentro del sistema. No en vano son las que lo diseñan, planifican, implantan, gestionan y utilizan. Estas personas pueden asumir distintos roles: gerentes del sistema, encargados de la planificación, organización y administración a nivel corporativo; proveedores de la información, encargados de suministrar la información para satisfacer las necesidades; procesadores, encargados del tratamiento, manejo y manipulación de la documentación y la información; y los usuarios, individuos o grupos que utilizan los productos o servicios ofrecidos por el sistema de información.

A partir de esta generalización sobre los distintos roles que las personas pueden ocupar en el sistema y dado el carácter transversal de la gestión de la información, que implica a todos los miembros de la organización, será necesario definir y asignar responsabilidades y competencias diferenciadas. Así tendremos por un lado la responsabilidad de dirección y coordinación del sistema que corresponderá a la alta dirección, al directivo o equipo directivo designado como representante de la alta dirección a nivel tanto gerencial como operativo, y a los mandos intermedios de la organización. La responsabilidad de implementación y puesta en funcionamiento del sistema que corresponderá a los técnicos cualificados en gestión de la información y documentación, en colaboración con otros técnicos cualificados como los especialistas en tecnologías de la información y la comunicación. Y la responsabilidad de ejecución o funcionamiento diario del sistema que corresponderá a todo el personal de la organización que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria.

2. Los recursos de información y documentación. El SIGID deberá disponer de tres tipos de información: interna, externa y corporativa. Información interna, generada y procesada en el interior de la organización, y entre la que se encontrará la información operacional generada el desempeño de las actividades y los conocimientos resultantes de la fusión de la información interna y externa. Información externa, captada del exterior de la organización, ya sea de su entorno inmediato como de su entorno remoto. E información corporativa, que es aquella que la organización difunde al exterior, comprendiendo tanto la información transmitida a sus clientes, distribuidores, proveedores, financiadores, reguladores, accionistas y empleados, es decir a su entorno inmediato, como la información de carácter social, económico y tecnológico difundida a su entorno remoto.

El SIGID perseguirá el control completo de toda la información que captura, conserva, crea o fluye en interior de la organización, así como la que intercambia con su entorno. No obstante, es una realidad que solo se puede gestionar la información y el conocimiento explicitado y registrado en un soporte duradero que pueda ser creado y utilizado por un variado número de sujetos, es decir, los documentos. Por lo tanto el objeto de atención del sistema será la información fijada en documentos, y estos serán sus principales recursos o activos informativos.

3. Los procesos y los instrumentos. El funcionamiento del SIGID exige el desarrollo de una serie de procesos de dirección del sistema y técnicos u operativos de gestión de la información y la documentación, claramente diferenciados pero íntimamente relacionados.

Los procesos de dirección son de aplicación general a todo el sistema y por lo tanto comunes a los diferentes subsistemas que lo conforman, lo que permitirá, entre otras cosas, garantizar la plena integración de dichos subsistemas. El diseño y la planificación es el proceso mediante el cual se determinan los objetivos que se quieren conseguir y se identifican los caminos y los recursos necesarios para alcanzarlos. La función directiva de organización es el proceso por el que se diseña la estructura capaz de llevar a cabo lo planificado y consistirá en determinar qué actividades se requieren para lograr los objetivos del sistema, agrupar esas actividades en secciones, asignar a cada empleado las responsabilidades y las competencias que les pueden corresponder, delegar autoridad para llevarlas a cabo, establecer canales de comunicación y coordinar el trabajo de los empleados. La dirección de recursos humanos es el proceso por el que se selecciona al personal y se establecen orientaciones para guiarlo, orientarlo y conseguir que las tareas se cumplan. Y finalmente, el control es el proceso por el que se verifica el grado de cumplimiento de los objetivos previamente fijados y como resultado de tal verificación, si se detectan desviaciones significativas, se propondrán acciones correctoras.

Ligados a estos procesos directivos se elaborarán unos instrumentos o documentos estratégicos y prescriptivos en los que se deberá definir desde el marco general de actuación, hasta los objetivos y líneas estratégicas perseguidas, o los imperativos que debe cumplir. En la cumbre de estos documentos estará la política de gestión de la documentación corporativa o conjunto de prescripciones, mandatos y orientaciones aprobadas por la dirección de la organización para regir su actuación en la gestión de la información y documentación de un modo consistente y planificado. Será un documento normativo de obligado cumplimiento que debe tener la máxima difusión interna porque compromete a todas las unidades y a todo el personal. La política se concretará o especificará en programas o planes que deberán recoger el conjunto de actuaciones ordenadas y de asignación de recursos necesarios para implantar el sistema y conseguir el logro de los objetivos de la política.

Por otra parte, el SIGID llevará a cabo una serie de procesos técnicos u operativos constituidos por un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y realizadas en forma de cadena, a las que son sometidos los documentos para que la información que contienen pueda llegar a los usuarios que la necesiten. Las fases que integran este proceso o cadena documental son la entrada de la documentación al sistema, su tratamiento y su salida o difusión. Estas fases, perfectamente definidas y normalizadas, serán aplicables con carácter general por todo el sistema integrado, si bien cada uno de los subsistemas utilizará técnicas específicas dentro de cada una de las fases, en virtud de la diferente naturaleza de los documentos objeto de tratamiento. En la actualidad todos los procesos técnicos están estandarizados por diferentes organismos tanto nacionales como internacionales, que cuentan con el consenso y aprobación de la comunidad de profesionales y que son de aplicación generalizada. En consecuencia, el SIGID deberá seguir las especificaciones y directrices establecidas en dichas normas técnicas.

De acuerdo a estas normas técnicas se establecerán los procedimientos concretos que el personal del sistema deberá seguir para la gestión de los documentos y las informaciones. El conjunto articulado de todas las instrucciones metodológicas que gobernarán el funcionamiento operativo del SIGID se concretará en un manual de procedimientos. Como complemento, será necesario aprobar un reglamento que establezca y garantice el pleno desarrollo funcional del sistema. En aquellas organizaciones que hayan desarrollado una gestión orientada a procesos, dentro de su manual de gestión del sistema de calidad deberán estar identificados y definidos todos los procesos que llevará a cabo el SIGID, cómo se interrelacionan entre ellos, así como las relaciones con el resto de los procesos corporativos.

Finalmente se deberá contar con una serie de instrumentos funcionales que desarrollen y apoyen las funciones específicas de gestión de los documentos e informaciones como un programa de gestión de la colección de recursos informativos, un cuadro de clasificación de la documentación, el tesauro para la indización de los contenidos, un plan de descripción, un calendario de conservación, un calendario de transferencias y un programa de documentos esenciales y de prevención de riesgos. Así mismo para garantizar la efectiva aplicación de las políticas, los planes, los procesos y los procedimientos específicos del sistema deberá contar con un plan de comunicación y un plan de formación dirigidos a todos el personal de la organización.

4. Las tecnologías de la información y comunicación. El SIGID necesitará de una infraestructura tecnológica que le dé soporte y que estará constituida por una plataforma única con módulos o productos múltiples y escalables, interconectados e interoperables, capaces de hacer frente a las diversas necesidades de gestión que puedan surgir y orientados a los diferentes tipos de recursos. Esta plataforma incluirá como mínimo cinco herramientas.

Las aplicaciones de negocio y bases de datos corporativas que sustentan a los procesos y trámites de las organizaciones y que en el curso de los mismos producen o capturan documentos o evidencias que son almacenados y mantenidos en las propias aplicaciones.

El módulo para el registro general de documentación, que registrará, describirá, clasificará y almacenará toda la documentación recibida o enviada por la organización.

El módulo de gestión de documentos activos, que proporcionará las funcionalidades para la creación, almacenamiento, edición y compartición de documentos electrónicos generados como resultado de la operativa de las diferentes unidades organizativas, permitiendo a sus usuarios modificarlos y borrarlos; es decir, se ocupará de los documentos en su fase de tramitación y que pueden cambiar como resultado del trabajo diario.

El módulo de gestión de documentos definitivos que controlará y gestionará tanto los documentos electrónicos definitivos como los documentos físicos conservados en los archivos intermedio e histórico.

Y el módulo de gestión de la documentación informativa, siendo para ello un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria la herramienta informática que permitirá controlar y gestionar todos los documentos de este carácter reunidos por la organización.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>

Prado Martínez, Miguel Ángel del; Esteban Navarro, Miguel Ángel (2016). Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>

lunes, 27 de febrero de 2017

Modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones (III). Objetivos

Objetivos generales

El SIGID tendrá por objetivo satisfacer las necesidades de información documental de los miembros de una organización, facilitándoles en cualquier momento el acceso fácil, ágil y controlado a los documentos adecuados para la toma de decisiones, el diseño de sus estrategias, la realización eficaz de los procesos de negocio, el cumplimiento del marco legal y reglamentario, y la rendición de cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas.

El SIGID se encargará de gestionar de manera sistemática e integral todos los documentos e informaciones producidos o recibidos por una organización en el desempeño de sus actividades, sea cual sea su naturaleza, su formato o soporte en el que se hayan materializado o del entorno tecnológico donde se hayan generado, y durante todo su ciclo vital, desde su creación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.

Así mismo deberá garantizar la alineación de la gestión de la información documental con la misión, la visión y las estrategias de la organización, así como su integración dentro de los procesos de negocio con la finalidad última de contribuir con su funcionamiento a la consecución de los objetivos globales corporativos.

Estructura y objetivos específicos: los subsistemas

El SIGID estará conformado por dos subsistemas: el subsistema de gestión de la documentación informativa y el subsistema de gestión de la documentación de archivo. Cada uno de estos subsistemas tendrá unas funciones concretas y utilizará unas técnicas de trabajo propias.

Estructura del SIGID

El subsistema de gestión de los documentos de archivo será el encargado de gestionar toda la documentación producida y reunida por la organización en el desempeño de sus funciones y como sustento de sus actividades, con independencia de su edad, formato o soporte en el que se haya materializado. Para ello realiza un conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la captura, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos. Los objetivos que persigue este subsistema son:
  • Identificar los documentos creados en cada proceso de negocio para poder capturarlos e incorporarlos de forma rutinaria al sistema, ligándolos a las actividades de la organización de las que son resultado. 
  • Garantizar que los documentos de la organización son auténticos, fidedignos, íntegros y utilizables, y que recogen los hechos que comunicaron, las decisiones que se adoptaron o las medidas que se emprendieron.
  • Organizar los documentos de modo que reflejen los procesos de negocio de la organización.
  • Lograr una explotación eficaz, eficiente y económica de los documentos durante el tiempo que son necesarios para la gestión administrativa, la toma de decisiones y la obtención de pruebas.
  • Garantizar un acceso controlado a la documentación, la información y los datos existentes.
  • Proteger a los documentos frente a las modificaciones o eliminaciones no autorizadas.
  • Conservar las evidencias de los actos y de las operaciones de la organización que le permitan llevar a cabo de forma eficaz sus actividades y procesos de trabajo, proteger sus intereses, hacer frente a las obligaciones legales y rendir cuentas a las partes interesadas.
  • Mantener la memoria corporativa, el saber hacer de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella pudiendo aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada su experiencia.
  • Facilitar que la documentación y la información que contiene, se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, de manera que no sea necesario elaborar documentos o buscar informaciones ya existentes en la organización.
El subsistema de gestión de la documentación informativa será el encargado de identificar y satisfacer las necesidades de información documental de los miembros y partes interesadas de la organización, posibilitando el conocimiento, acceso y recuperación de todos aquellos documentos cuyos contenidos informativos puedan resultarles relevantes y de utilidad para la toma de decisiones y la realización de sus trabajos, de forma fácil, eficaz y al menor coste posible. Los objetivos que persigue este subsistema son:
  • Analizar e identificar las necesidades, requerimientos y usos de la información en el interior de la organización por sus diferentes miembros, vinculándolos a los diferentes procesos de trabajo. En concreto tratará de detectar qué información es necesaria, por qué, para quién y cuándo; qué información es crítica para alcanzar los objetivos organizativos; quienes son las personas implicadas en la producción, gestión y uso de la información así como sus características esenciales (nivel y especialización profesional, roles que desempeñan, situaciones concretas en las que necesitan información…); cómo se consigue la información; cómo se utiliza y comparte la información; y qué nivel de satisfacción se obtiene. 
  • Identificar los diferentes tipos de recursos de información de que dispone la organización, la localización de los repositorios donde se almacenan y los medios de comunicación que se utilizan. 
  • Formar y mantener una colección de recursos de información precisa, equilibrada, ajustada a los fines establecidos por la organización, a las necesidades de sus miembros y partes interesadas, y acomodada a los recursos materiales, espaciales y económicos disponibles. 
  • Organizar la colección de recursos de información para posibilitar su control, difusión y utilización. Mediante el correspondiente tratamiento documental los recursos deberán ser descritos, clasificados y ordenados de acuerdo a los estándares reconocidos y siempre en el formato que mejor se adapte a las necesidades de información de la organización y de sus miembros. 
  • Desarrollar productos y servicios de información de calidad y pertinentes, que estén en consonancia con los objetivos de la organización.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414

Prado Martínez, Miguel Ángel del; Esteban Navarro, Miguel Ángel (2016). Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>

viernes, 24 de febrero de 2017

Modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones (II). Principios

Los principios rectores inherentes al modelo de sistema propuesto son de dos tipos: conceptuales y operacionales.


Principios conceptuales

Los principios conceptuales fijan los conceptos básicos para la comprensión de la realidad en la que se interviene y, por tanto, están ligados a las directrices estratégicas del sistema. Estos principios son nueve.

1. La información y los documentos que la soportan son un activo estratégico para las organizaciones que debe ser adecuadamente gestionado. Carecer de información de calidad, es decir exacta, oportuna y relevante, tiene repercusiones que pueden ir desde deficiencias en las operaciones hasta la toma de decisiones mal fundamentadas o, incluso, el cese de actividades. Del reconocimiento de este hecho se deriva la necesidad de establecer sistemas de información en las organizaciones que garanticen el suministro de información de calidad.

2. El reconocimiento del carácter sistémico de la gestión de la información documental en las organizaciones. Esta gestión se debe abordar como el diseño de un conjunto de elementos organizados que interactuarán entre sí y que mantendrán una relación dinámica y de mutua influencia con su entorno para conseguir un objetivo y meta determinada: satisfacer las necesidades de información de sus usuarios.

3. La exigencia de una gestión integral e integrada de la información documental. Para poder satisfacer todas las necesidades de información documental de los miembros y partes interesadas de una organización, su sistema de información deberá atender a la gestión integral de todo tipo de documentos. Por su parte, para lograr el control y la gestión integral de todos los documentos así como de toda la información en ellos albergada, es necesario crear un sistema de información que integre a las distintas unidades y servicios documentales existentes en el seno de la organización, superando las posibles incomunicaciones existentes entre ellos.

4. La adecuación de los procesos y las herramientas de gestión a la naturaleza de la documentación. La distinta naturaleza de los documentos objeto del sistema integrado hacen necesaria la aplicación de las metodologías específicas de las distintas disciplinas documentales dependiendo del tipo de documentación tratada.

5. La necesidad de integrar el sistema de información documental en la estrategia de gestión de la información y del conocimiento corporativo. El sistema de información debe poner su centro de interés en la información de calidad y adecuada a las necesidades de los miembros y partes interesadas de la organización a la que sirve, por encima de su grado de estructuración, de los aspectos formales de sus contenedores y de los cauces de circulación.

6. La necesidad de aplicar la gestión por procesos en el sistema de información documental. La gestión por procesos propone una metodología que permite planificar, evaluar y mejorar los procesos de los sistemas de información documental alineados con los objetivos y las metas de la organización a la que brinda sus servicios.

7. El reconocimiento de la transversalidad de los procesos de gestión de la información y la documentación en el interior de las organizaciones. Esto obliga, por una parte, a implicar a todos los miembros de la organización en la gestión de la documentación y de la información con distintos niveles competenciales y de responsabilidad; y, por otra, la necesidad de crear equipos de trabajo multidisciplinares para la gestión de los sistemas de información.

8. La necesidad de integrar la gestión de la información documental en la organización y dentro de los procesos de trabajo. El sistema de información documental de una organización no puede comprenderse de manera aislada funcionando de manera autónoma para la consecución de unos objetivos particulares. Muy al contrario, debe estar completamente alineado con la misión, visión y las estrategias de la organización, e integrado dentro de los procesos de trabajo, siendo su finalidad última tributar a la consecución de los objetivos globales corporativos, garantizando a sus diferentes miembros el acceso a información relevante, de utilidad y que les aporte valor para el cumplimiento de sus funciones y el desempeño de sus actividades.

9. La subsidiariedad de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). A pesar del uso intensivo que se haga de las TICs estas no dejan de ser una herramienta que dará soporte a los procesos documentales, por lo que la clave del sistema no está en las tecnologías, sino en los contenidos, en sus productores, en el proceso en el que se enmarcan y en su adecuada gestión.

Principios operativos

Los principios operativos, basados en los procesos operacionales, definen los requerimientos de gestión de la información con el fin de orientar una intervención en la realidad. Los principios propuestos son quince.

1. Diseño y planificación. La implementación o en su caso mejora de un SIGID debe partir de un diseño basado en la comprensión de la organización y su contexto, en el conocimiento de los requisitos de negocio, legales y de otra índole a los que tiene que dar respuesta y en la identificación de los riesgos corporativos relacionados con los activos de información. Con base en el diseño se procederá a una planificación: establecimiento de los objetivos a alcanzar y determinación de qué se hará, quién, cómo y cuándo lo hará y qué recursos humanos, materiales y tecnológicos serán necesarios.

2. Política de gestión de la información. Se deben definir y documentar los principios, los procedimientos y las prácticas por los que se regirá el SIGID. Esta política debe permitir asegurar la creación y la gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise y cubrir sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas.

3. Liderazgo y responsabilidad. La implantación del SIGID requiere del compromiso y liderazgo de la alta dirección de la organización, que no sólo debe ser teórica sino efectiva y demostrable. Se debe definir, asignar e informar a todos los miembros de la organización las responsabilidades y las competencias vinculadas con la gestión de los documentos.

4. Adecuación a los usuarios. El SIGID debe de ser capaz de ofrecer información adecuada, clara y accesible para los distintos tipos de usuarios a los que se dirige. Los recursos de información tienen que ser útiles y usables. Para ello es imprescindible conocer las expectativas y necesidades de información de los usuarios.

5. Cumplimiento o conformidad. El SIGID debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo, así como con las políticas internas de la organización.

6. Integridad, autenticidad y fiabilidad. El SIGID debe garantizar que la información y los documentos generados o gestionados por la organización estén completos e inalterados, protegidos contra modificaciones no autorizadas, y que su contenido sea una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que dan testimonio. En consecuencia, debe aplicar medidas para controlar el acceso, la identificación de los usuarios, la destrucción autorizada y la seguridad.

7. Disponibilidad. El SIGID deberá mantener las informaciones y documentos de la organización de tal manera que se asegure la rápida, efectiva y precisa localización, recuperación, presentación e interpretación de la información necesaria.

8. Seguridad y protección de la confidencialidad. El SIGID debe asegurar un nivel razonable de protección a la información que afecta a derechos de terceros, a la confidencial y a la esencial para la continuidad del negocio.

9. Transparencia y rendición de cuentas. Los procesos y actividades realizados por el sistema deben estar documentados de manera inteligible y estar disponibles para dar cuenta de esos procesos y sus resultados a las partes interesadas internas o externas a la organización que tengan legalmente reconocido el derecho de saber.

10. Interoperabilidad. Los subsistemas y componentes del sistema integrado deben interactuar con objetivos consensuados y comunes, teniendo la habilidad para intercambiar información y utilizar la información intercambiada. La interoperabilidad se deberá producir en cuatro ámbitos: técnico, para garantizar que las TIC permitan la transferencia y comunicación de datos y documentos; semántica, para permitir que el significado de la información pueda ser entendida por cualquier aplicación; la organizativa, que asegurará la coordinación y alineamiento de los diferentes procesos; y en el tiempo, para garantizar la interacción entre elementos que correspondan a diversas oleadas tecnológicas.

11. Conservación. El SIGID debe garantizar el mantenimiento y conservación de la información y los documentos por el tiempo necesario, teniendo en cuenta los requerimientos operacionales, fiscales, legales e históricos.

12. Disposición. El SIGID debe prever y garantizar las decisiones sobre el futuro de conservación de los documentos. Contendrá medias para la eliminación segura y controlada de los documentos y las informaciones que no requieren ser mantenidas según la legislación aplicable o las políticas de la organización. Los sistemas deberán proporcionar pistas de auditoría u otros métodos de seguimiento con objeto de controlar las acciones de disposición que se hayan realizado.

13. Continuidad. A través de un programa de documentos esenciales se debe asegurar la protección de aquéllos documentos indispensables para el funcionamiento de la organización y que aseguran la continuidad de sus actividades en caso de desastre.

14. Evaluación. Se deberá evaluar el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión documental y la efectividad del SIGID, así como realizar auditorías internas para determinar si cumple los requisitos y se implementa y mantiene de forma efectiva.

15. Mejora continua. El SIGID debe ser comprendido como algo dinámico y mutable que necesita adaptarse a los cambios que se producen en la organización y en el entorno; por lo que continuamente debe mejorar su efectividad corrigiendo todas ineficiencias detectadas en los procesos de evaluación.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>

Prado Martínez, M. A. del; Esteban Navarro, M. A. (2016) Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación. 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>

jueves, 23 de febrero de 2017

Modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones (I)

Las organizaciones para poder atender y satisfacer las necesidades y demandas de información de sus usuarios, suministrando esta con la calidad y en la cantidad adecuadas a la persona apropiada en el momento y lugar oportunos con la forma y el formato preciso para que su uso sea correcto, necesitan disponer de sus propios sistemas de información, encargados de gestionar todos sus recursos informativos. Y en esta gestión ocupa un lugar preferente la información documental, es decir, la información fijada en documentos.

Tradicionalmente, las organizaciones para el control y gestión de los documentos y de la información que albergan se han dotado de una serie de servicios diferentes: archivos de distinta tipología que asumen la responsabilidad de la gestión de la documentación producida por las organizaciones en el desempeño de sus funciones, bibliotecas especializadas o centros de documentación encargados de gestionar la documentación informativa externa, y sin olvidar los servicios administrativos y técnicos encargados de la creación y tramitación de los documentos.

De manera casi generalizada, estos servicios han coexistido en el seno de las organizaciones de forma separada e independiente sin apenas relación entre ellos, funcionando como sistemas de información estancos y descoordinados. Esto ha tenido una serie de efectos negativos como la duplicación de esfuerzos, el desaprovechamiento de los recursos o la dificultad para usar de modo conjunto la información procedente de las diversas tipologías documentales. 

Para superar esta situación proponemos un modelo de sistema integrado de gestión de la información documental (SIGID) para las organizaciones que tenga un carácter integral atendiendo a todo tipo de documentos, que esté plenamente imbricado en las estructuras y operativas de las organizaciones a la que sirve, y que a su vez integre a las distintas unidades y servicios corporativos especializados en la gestión de las diferentes tipologías documentales.

La elaboración del modelo de SIGID asume dos hipótesis. La primera hipótesis es que la identificación de requerimientos documentales para satisfacer necesidades de información se debe realizar asociadas a los procesos de trabajo de una organización y sin distinción de procedencia de los documentos. Y la segunda hipótesis es que la evaluación y el rediseño continuos se deben efectuar desde la perspectiva de la utilidad del sistema para aportar valor y contribuir al logro de los objetivos corporativos.


El modelo propuesto se basa en tres pilares: una serie de principios rectores que lo fundamentan y que definen sus características esenciales; unos objetivos, componentes y una estructura de subsistemas comunes a todo SIGID; y una metodología de diseño, planificación y evaluación.

Prado Martínez, Miguel Ángel del (2015). Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Tesis doctoral. Zaragoza: Universidad de Zaragoza, 444 p. < http://albarracin.unizar.es/jopac/registro?id=00396414>

Prado Martínez, M. A. del; Esteban Navarro, M. A. (2016) Propuesta de un modelo de Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones. Revista General de Información y Documentación 26 (2), 387-415. <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/54708/49911>