martes, 23 de marzo de 2010

La e-administración y la e-gestión documental

Informatizar el caos es peor que el caos

La ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, vino a marcar el pistoletazo de salida para la administración electrónica en España, estableciendo unas obligaciones y unos plazos de obligado cumplimiento por todas las administraciones públicas.

Visto con perspectiva, y desde un punto de vista al menos teórico, la administración electrónica y el documento electrónico hace años que ocupan la atención de administrativistas, de archiveros, y de informáticos, por lo que su llegada no debiera habernos sorprendido. No obstante, hay voces que reconocen un apresuramiento en la implantación de la Administración electrónica, con indefiniciones y divergencias en los diferentes modelos de gestión documental que se están estableciendo, y con importantes deficiencias para lograr una gestión integral de la documentación en las organizaciones.

En este contexto, Antonia Heredia Herrera, en “La e-administración y la e-gestión documental: aproximación a una realidad” publicado en el Boletín de la ANABAD señala una serie de recomendaciones para establecer una adecuada gestión documental electrónica:

1.- La gestión documental por transversal, afecta a todas las actuaciones de las organizaciones.

2.- La administración electrónica no es una moda sino de implantación obligada. No tiene marcha atrás, pero la aceleración puede ser una mala compañera y un buen negocio colateral para las empresas informáticas.

3.- La administración electrónica determina una gestión documental electrónica, que no se puede identificar con la digitalización de documentos, porque ésta es solo la más actual manifestación de la difusión y la comunicación.

4.- La gestión documental ahora electrónica, sigue siendo parte de la gestión administrativa, en este caso electrónica, y los criterios que la han regido antes no son desechables.

5.- La gestión documental y la administración electrónica precisan de la normalización y de las TIC, pero no bastará con la reproducción de los procedimientos administrativos existentes sino que se hace necesario la simplificación de los trámites y la reducción de plazos.

6.- La gestión documental electrónica exige el respaldo institucional y la acotación y corresponsabilidad de funciones a lo largo de la vida de los documentos, desde su concepción en el momento del diseño de los procedimientos hasta después de decidida su conservación permanente y de su transferencia al archivo.

7.- Es decisiva la elección responsable de un modelo de gestión documental en cualquier organización para actuar en consecuencia.

lunes, 22 de marzo de 2010

Carrera popular Enoturismo de Aldeanueva de Ebro

Buen tiempo, buena organización y amplía participación, que más se puede pedir. Pues así fue la quinta edición de la carrera popular enoturismo de Aldeanueva de Ebro.


Desde que a las 10:30 las niñas nacidas en los años 2001y 2002 escucharan el pistolazo de salida a su carrera de 600 metros hasta la 1 de la tarde en la que llegaron a meta los más rezagados en la carrera de 10 kilómetros, unos 600 corredores de toda edad y condición, ocupamos las calles de la Aldea, animados en todo momento por el bullicioso público que dió calor a las distintas pruebas. Y en todas las categorías se pudieron ver las camisetas verdes del recién creado “Club Entreviñas”.

Así que desde aquí mi más sincera enhorabuena a Ángel Martínez, “el Pancho” alma de la carrera y del club “Entreviñas”, e impulsor de una intensa y varidad actividad deportiva en el pueblo.

Para mi volvió a ser un gustazo atravesar la Plaza repleta de gente animándote, cruzar el arco ante la mirada de mis padres e hija, o descubrir a Carolina en la meta cámara en ristre. Los 10 kilómetros se me volvieron a hacer muy largos, las piernas me pesaron más de lo que debieran, y las manecillas del reloj corrieron más rápido que yo.


Fotografías de la carrera en:

http://picasaweb.google.com/clubatletismoentrevinas

http://picasaweb.google.com/115542830070578401949/5CARRERAPOPULARENOTURISMOALDEANUEVADEEBRO#5451369348867730482
http://www.calagurrisatletico.es/index.php/galera-calagurris-atltico/view/30#5451364854033668001/1

miércoles, 3 de marzo de 2010

Errores en la gestión de la información en las organizaciones

El Centro de Documentación y Estudios (SiiS) ha elaborado un dossier monográfico dedicado a la gestión de la información en las entidades sociales, en el que se incluye una interesante entrevista a Elisa García-Morales, consultora y socia directora de Inforarea. Según esta prestigiosa profesional los problemas más comunes en la gestión de la información son tres:



1.- Entender la gestión de la información como una cuestión puramente operativa. Si bien es cierto que cada vez los ámbitos gerenciales van siendo más conscientes de que éste es un elemento crítico, hay todavía una fuerte tendencia a verlo como un “problema informático”, o como un asunto que debe solucionar el departamento concreto que tiene una problemática concreta.

Esto conduce a una dinámica de parcheado continuo y, a veces, contradictorio.

2.- El “territorialismo informativo”: la información se considera propiedad de las personas y no de las organizaciones. Es muy común que los departamentos o los individuos tiendan a solucionar de manera “personalizada” sus problemas con la información o con los documentos.

La visión particularista acaba creando islas informacionales que dificultan enormemente el adecuado flujo de información y dan lugar a duplicidad de esfuerzos, tareas, datos y documentos.

3.- El uso inadecuado de las tecnologías, que no se refiere a una mala praxis profesional, sino a un mal planteamiento de cómo emplear la tecnología al servicio de las necesidades de la organización.

Hay una tendencia a confundir los “sistemas informáticos”, o suma de componentes tecnológicos, con los “sistemas de información”, o conjunto de planteamientos, acciones y tecnología que, al actuar, de forma “sistémica”, permiten la adecuada gestión de la información.