jueves, 29 de septiembre de 2011

Me gustan las bicicletas

Me gustan las bicicletas. Me gusta fotografiar bicicletas. Me gusta ver fotografías de bicicletas . Me gusta ver carreras de bicicletas . Me gusta la gente a la que le gustan las bicicletas. Me gusta ir en bicicleta. Me gusta que mi hija vaya en bicicleta. Me gusta ir con mi hija en bicicleta. Me gusta ir con amigos en bicicleta. Me gusta ir solo en bicicleta. Me gusta ir por el campo en bicicleta. Me gusta ir por los montes en bicicleta. Me gusta ir por las vías verdes en bicicleta. Me gusta ir por la ciudad en bicicleta. Me gusta que la gente vaya por la ciudad en bicicleta. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de carriles de bicicletas. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de estaciones de bicicletas. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de bicicletas. Me gusta que el Ayuntamiento impulse el uso de las bicicletas. Me gusta que haya proyectos que promuevan el uso de las bicicletas. Me gusta que haya proyectos que nos ayuden a ir por la ciudad con las bicicletas. Me gustan las bicicletas.

Estación de bicicletas en Zaragoza

jueves, 22 de septiembre de 2011

La gestión del correo electrónico dentro de la estrategia corporativa de información y gestión documental

El correo electrónico debe formar parte de la estrategia corporativa de información y gestión documental, de manera que todas las transacciones queden perfectamente documentadas independientemente del medio de comunicación que se utilice. Para ello los mensajes electrónicos han de conservar su contenido, su estructura y el contexto en el que fueron creados, de forma tal que no puedan ser alterados o manipulados. En definitiva, es necesario tomar medidas para garantizar su autenticidad. Esto implica también una correcta gestión de la selección y el expurgo de los documentos que permita el aprovechamiento eficaz y eficiente de los recursos informáticos al servicio de las organizaciones.
Sin embargo, la habitual consideración del correo electrónico como un medio de comunicación personal ha provocado que la organización y archivado de los mensajes quede generalmente al criterio de los usuarios, quienes son en muchos casos los únicos responsables de la conservación de los mensajes al no existir una política institucional que establezca condiciones y plazos de conservación. Incluso las organizaciones que han establecido unas normas para la utilización de esta herramienta han dejado a un lado la clasificación y el archivo de los ficheros generados por la misma, así como las recomendaciones relativas a la eliminación de la información almacenada en las carpetas personales o la gestión de cuentas de correo en caso de cambio en el puesto de trabajo. Tampoco se estudian los requisitos técnicos para su conservación futura, ni las estrategias a seguir para ella, ni se diseñan procedimientos de recuperación de datos en caso de catástrofe.

Las ventajas del establecimiento de políticas institucionales de gestión del correo electrónico, son múltiples:

1.- Desde el punto de vista organizativo:
  • Reduce las pérdidas de información.
  • Mejora la eficacia y la eficiencia de la institución.
  • Previene el uso fraudulento de los sistemas de correo electrónico.
  • Previene accesos no autorizados a la información.
  • Contribuye a garantizar que los mensajes con valor documental sean conservados de forma que sean accesibles en el futuro.
  • Contribuye a preservar la memoria institucional.
2.- Desde el punto de vista legal:
  • Contribuye a cumplir con la legislación relativa a privacidad de las comunicaciones.
  • Contribuye a cumplir con la legislación vigente en materia de procedimiento administrativo, y de acceso y conservación de la documentación.
  • Minimiza los riesgos legales de la organización.
3.- Desde el punto de vista técnico:
  • Garantiza la correcta organización de los mensajes y la integridad de los expedientes en entornos híbridos y digitales.
No obstante esta necesaria gestión corporativa de los correos electrónicos no está exenta de dificultades, por lo que resulta de gran interés contar con directrices que nos ayuden abordarla, y en este sentido puede resultar de gran utilidad la Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas, la cual hemos extractado en este post.

Recomendaciones para la gestión del correo eletrónico:

1.- Establecer responsabilidad en la gestión del correo electrónico

Al igual que ocurre con los documentos en papel, el remitente tiene la responsabilidad de gestionar y conservar los mensajes que crea y envía, como evidencia de una actuación determinada.

El destinatario, por su parte, tiene la responsabilidad de gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte de un expediente. En el caso de mensajes colectivos, será la unidad administrativa que conserve el expediente completo, la que conservará obligatoriamente el mensaje de correo.

2.- Identificar los mensajes que son documentos corporativos

No todos los mensajes enviados o recibidos por personal de la organización son documentos corporativos, por lo que habrá que diferenciar éstos de los mensajes personales.

Los mensajes de correo electrónico son considerados documentos corporativos cuando son testimonio de una actividad propia de la organización. Para determinar esta naturaleza hay que responder afirmativamente a las siguientes preguntas: ¿está el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias? ¿Forma parte de un expediente abierto? ¿Contiene información útil para mi trabajo?

Los tipos de mensaje que habitualmente constituyen documentos corporativos son políticas y directrices, circulares, correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la organización, planes de trabajo, agendas, actas, borradores de documentos que se envían para ser comentados o aprobados, cualquier documento que inicia, autoriza o completa una transacción dentro de la organización, informes finales o recomendaciones.

No se consideran documentos corporativos los mensajes personales, spam, información no solicitada (información de cursos, artículos, etc.)

3.- Gestión de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes de correo deben ser gestionados en un plazo de pocos días. Para ello, se recomienda incorporar la gestión de los mensajes de correo al trabajo diario.

Una vez recibido o enviado un mensaje, hay que determinar su valor y en consecuencia, su destino:
  • Si el mensaje no está relacionado con una actividad o función propia de la organización, eliminar una vez leído o enviado.
  • Si es un borrador de un documento, conservar hasta recibir o enviar el documento definitivo.
  • Si es un mensaje que recibimos como información, sin valor administrativo, conservar mientras sea útil.
  • Si es un mensaje que se imprime y se archiva en el expediente en papel, eliminar una vez impreso.
Los mensajes enviados a varias personas, sólo serán conservados por el remitente y por el destinatario principal.

En los mensajes con documentos adjuntos, si el mensaje de correo es sólo un documento de trámite para avisar del envío, se puede eliminar. Por el contrario, si tiene información contextual importante debe conservarse.

En el caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la cadena de mensajes anteriores.

4.- Clasificación y archivado de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes electrónicos deben seguir los criterios de clasificación y archivo establecidos por el Sistema de Gestión Documental de la organización.

En primer lugar habrá que clasificar y archivar los mensajes a conservar, para incorporarlos al expediente correspondiente, ya sea en papel o electrónico. Estas operaciones deberían realizarse lo más cerca posible del momento de su creación o recepción.

Se recomienda:
  • En el caso de expedientes formados mayoritariamente por documentos en papel, imprimir el mensaje electrónico con todos los datos del encabezado y archivarlo en el expediente en papel. Sin embargo se deberá conservar el mensaje electrónico, ya que será éste el que tenga valor como evidencia.
  • Los mensajes pueden archivarse temporalmente en la aplicación del correo electrónico, de manera que estén disponibles para su utilización. Para ello se creará una estructura de carpetas y subcarpetas de acuerdo con el cuadro de clasificación de la Universidad, y similar a la existente en el disco duro.
  • Para conservar a largo plazo, o para que los mensajes y sus documentos adjuntos sean accesibles a otras personas del servicio, los mensajes de correo electrónico se archivarán en el servidor o archivo digital correspondiente, manteniendo la estructura de carpetas según el cuadro de clasificación. De esta forma, se garantiza la unidad del expediente.
  • Cuando los mensajes incluyen documentos adjuntos, habrá que considerar si debemos conservar el mensaje, el adjunto, o ambos. En el último caso, estos documentos se archivarán separadamente, ya que pueden tener diferentes necesidades de conservación en función de su formato y podrán ser identificados y reutilizados más fácilmente. Se almacenarán en la carpeta del servidor correspondiente al expediente en cuestión, manteniendo la conexión con el mensaje mediante metadatos. Sobre esta estructura de carpetas clasificadas podrán aplicarse los distintos plazos de conservación para cada una de las series.
  • Los mensajes pueden almacenarse en el formato de la aplicación de correo electrónico, ya que se mantienen así sus funcionalidades (respuesta, reenvío…), lo que facilita su reutilización. Sin embargo, para su conservación a largo plazo, será necesario migrar a un formato abierto o estándar.


Resumen de la Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas

miércoles, 21 de septiembre de 2011

Motorland, GP 2011


La reutilización de la información del sector público hecha negocio

La reutilización de la información del sector público se puede constituir en un activo de gran valor económico. A su alrededor es posible construir una gran cantidad de servicios de valor añadido, que fomenten la innovación y permitan la creación de un mercado floreciente y atractivo. Aunque a falta de estudios específicos, se estima que el valor económico del mercado de la reutilización en España se situaría en torno a los 2406 millones de euros.Los tipos de información que presentan un mayor valor económico y unas mejores condiciones para ser explotados son la industria de la información geográfica y meteorológica (medioambiental), la información económica y social, y la información de negocios. Por lo tanto a priori, son estos dominios de información los que presentan mayores oportunidades de negocios en Europa; es decir, a partir de la información geográfica, meteorológica, económica… que elaboran las distintas administraciones públicas, pueden elaborarse nuevos productos y servicios que, precisamente por su temática y naturaleza, les resultan especialmente atractivos a los ciudadanos.

La Fundación Cotec acaba de publicar el estudio Reutilización de la información del Sector Público en el que reconoce el interés que para las empresas puede tener la reutilización de la información del sector público y recoge una serie de ejemplos de empresas que tomando la información “en bruto” elaborada por las distintas administraciones públicas han sido capaces de crear productos nuevos de éxito entre los consumidores, lo que ilustra como esta actividad va generando poco a poco una nueva industria con fuerza y futuro.

Goolzoom.com es una empresa que ha creado un sitio web que usa contenidos de otras páginas web para crear un nuevo contenido, así fusiona Google Maps, el Catastro Español y el SIGPAC para unificar el acceso a la información territorial. Da la posibilidad de acceder a información básica de forma gratuita así como a información de pago para usuarios registrados, los cuales tienen unos servicios exclusivos como, por ejemplo, acceso sin publicidad, acceso a informes con todos los datos en una sola parcela, extraer imágenes para utilizarlas en otros programas, etc. La información que se utiliza también proviene de datos que custodia «en bruto» la Administración Pública, por ejemplo, información catastral proporcionada por el servicio XML y WMS de la Oficina Virtual del Catastro, información proveniente de Fincas Registrales de Canarias, mapas cartográficos que proporciona el servicio de Infraestructuras de Datos Espaciales de España, etc.

Elpreciodelagasolina.com portal que ofrece el precio de los diferentes carburantes en las distintas gasolineras de España, indicando aquellas en que resulta más barato llenar el depósito. Para ello cogen la información “en bruto” del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio acerca del precio de la gasolina y establecen una relación entre cada gasolinera y el precio del combustible. Mediante la simplificación en la búsqueda por zonas geográficas, permite conocer cuál es la gasolinera con un precio más bajo del combustible, de entre todas las que se ubican cerca del destino indicado.

Rodalia.info plataforma web que permite centralizar las incidencias, averías y retrasos que registran diariamente los servicios de la red ferroviaria de cercanías y algunas líneas de Metro de Barcelona a través de mensajes a Twiter. La información que se “reutiliza” proviene de cercanías de Cataluña y de la empresa pública “Ferrocarrils de la Generalitat”. Esta información procedente de fuentes secundarias se complementa con la información que los usuarios pueden aportar sobre las incidencias en el transporte público que estén utilizando.

Gestboes es una empresa dedicada a ofrecer a sus usuarios información sobre las licitaciones públicas que salen a la luz tanto en el ámbito de la Administración General del Estado, como de la Administración de las comunidades autónomas y de las entidades locales. Se trata de un ejemplo claro de reutilización, pues la empresa pone a disposición de la ciudadanía, previo pago, un tipo de información del sector público, que por su naturaleza ayuda al crecimiento económico y a la creación de empleo.

Euroalert.net es un portal de información europea que publica las cuestiones más relevantes de la actualidad comunitaria y las oportunidades de financiación de proyectos con fondos de la Unión Europea, teniendo cabida los programas y convocatorias de propuestas publicadas por las diferentes instituciones comunitarias, así como las oportunidades comerciales que suponen los cientos de anuncios de licitación que se publican diariamente en el DOUE. Todo ello es información pública y gratuita generada por diferentes órganos de la administración comunitaria y en general publicada en el Diario Oficial. Euroalert.net, ha diseñado una herramienta (widget) gracias a la cual los contenidos pueden publicarse automáticamente en el sitio web de los suscriptores por un pequeño coste. Los contenidos, se filtran de acuerdo a los criterios del cliente y se publican automáticamente adaptados a su imagen y aspecto sin necesidad de ningún trabajo diario de mantenimiento, haciendo sus sitios web más útiles y evitando que los usuarios salgan a otros sitios para ver la información.

Legalsolo.com una iniciativa que ofrece, información de interés legal: Jurisprudencia, Legislación, Opinión (doctrina, blogs, comentarios…) y Noticias relacionadas de otros medios en este campo. El potencial de este portal reside en la capacidad de mostrar, en formatos accesibles a la ciudadanía, información difícil de obtener y que tradicionalmente, y más en nuestro país, ha sido dada a un precio muy elevado.

oposiciones.net portal web que pone a disposición del usuario, de forma gratuita, todas aquellas oposiciones, cursos y convocatorias del sector público, tanto a escala estatal como en diferentes comunidades autónomas. Además, permite al usuario solicitar información mediante un formulario, sobre la convocatoria que más le interese.

martes, 20 de septiembre de 2011

Beneficios de la certificación de los sistemas de gestión de documentos para una organización

Actualmente muchos centros y sistemas de archivos están inmersos en la implantación de sistemas de calidad o/y de modelos de excelencia. Manuela Moro Cabero en “Certificación de calidad en los archivos. Análisis y prospectiva” analiza el alcance que está teniendo la certificación en la práctica archivística y valora su impacto tanto para el propio sistema de gestión documental como para la organización en la que se implanta.


Así, Moro Cabero, destaca los siguientes beneficios que aporta la certificación:

Un sistema de gestión documental certificado contribuye a tener un rendimiento más satisfactorio de la organización y colabora con la orientación hacia el cliente que toda organización defiende para mantenerse competitiva.

La certificación ubica al sistema de gestión documental en una posición de fortaleza y de visibilidad ante la organización, incidiendo en el incremento de una imagen más favorable del Archivo y del profesional en toda la organización.

La certificación demuestra la conformidad a las políticas de gestión documental, consensuadas y aprobadas por la organización. En este orden, las políticas de gestión documental pueden y deben de ser coordinadas con otras políticas de gestión orientadas al cumplimiento de otros modelos de gestión. Este hecho, permite acrecentar la cohesión de modelos de gestión mediante sus estrechas interrelaciones en materia de gestión documental. La certificación de un sistema de gestión documental dignifica el significado mismo de archivar, ubicándolo en idéntico plano a acciones tales como hacer calidad, alcanzar sostenibilidad, lograr seguridad, etc.

La certificación predispone al Archivo, con sus revisiones y actualizaciones periódicas, a una continua aclimatación al cambio en los contextos productivos, siendo dichas revisiones testimonios certeros de su capacidad de adaptación.

La certificación favorece la existencia de una sólida documentación demostrativa de la planificación, diseño, implementación y control del sistema.

La certificación repercutirá sobre las competencias y desarrollo profesional del archivero así como sobre su grado de motivación y satisfacción. El archivero se enfrenta a retos novedosos, aumentando el grado de su visibilidad en la organización. Las competencias profesionales exigidas contribuirán a predisponer al profesional hacia la innovación.

El factor certificador contribuye a demostrar la diferencia entre organismos y, por tanto, puede convertirse en un activo estratégico ante determinadas decisiones o valoraciones de la Administración Pública ante gestiones, contratas, subvenciones, ayudas, etc.

Los procesos de certificación conllevan un alto grado de compromiso y de expectación entre todos los agentes que intervienen. Expectativas de mejora, concienciación de los problemas y compromiso hacia el trabajo bien hecho inciden en un rendimiento mayor para el personal, los clientes y la organización.

viernes, 16 de septiembre de 2011

Deficiencias y recomendaciones para potenciar la reutilización de la información generada en el sector público español

Actualmente existe un profundo desconocimiento de la Ley 37/2007 sobre reutilización de información del sector público y de todas las potencialidades que se pueden derivar de la misma. Esta es la conclusión “incuestionable” a la que ha llegado un equipo de investigación del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad Complutense de Madrid en un estudio realizado con la finalidad de caracterizar la información del sector público español susceptible de reutilización y analizar el proceso de generación, difusión y comercialización de la misma en el marco de la Ley española 37/2007 y cuyos resultados han sido dados a conocer en el artículo Reutilización de la información generada en el sector público español publicado en el último número de la Revista Española de Documentación Científica.
Al desconocimiento de la normativa sobre reutilización de la información se une la ausencia de una política de difusión de la reutilización de la información que debería conducir a una definición de iniciativas y acciones encaminadas a establecer mecanismos que garanticen la puesta en marcha de una estrategia de concienciación de la importancia de una difusión de la información con fines de reutilización

Por otra parte en los organismos del sector público no existe una figura que asuma las funciones propias de responsable y/o interlocutor para las cuestiones relacionadas con la reutilización de la información.

Recomendaciones:

Ante estas deficiencias, se proponen la adopción de una serie de medidas.
  1. Definir una política activa de difusión y comunicación del contenido y de las implicaciones de la Ley.
  2. Potenciar y definir medidas concretas para la creación y el desarrollo de este mercado como fuente de financiación y sostenimiento del sector público y como uno de los motores de la economía española.
  3. Creación, en cada organismo del sector público, de una figura que asuma las funciones propias de responsable y/o interlocutor en materia de reutilización de la información

jueves, 8 de septiembre de 2011

Por el valle medio del Isabena: donde habita el silencio

 Roda de Isabena

 Roda de Isabena

 La Puebla de Roda
 
 San Saturnino, en Esdolomada
 
 Merli
 
El menhir de Merli

Serraduy

Iglesia de San Esteban del Mall

Casa en San Esteban del Mall
 

Iglesia parroquial de Santa Eulalia en Beranuy

 Ballabriga


Ballabriga