martes, 30 de noviembre de 2010

Notificaciones electrónicas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria

A partir del próximo 1 de enero de 2011 todas las entidades que tengan la forma jurídica de sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada y las uniones temporales de empresas están obligadas a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les realice la Agencia Estatal de Administración Tributaria en sus actuaciones y procedimientos tributarios, aduaneros y estadísticos de comercio exterior y en la gestión recaudatoria.

El Real Decreto 1363/2010, por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria publicado en el Boletín Oficial del Estado del pasado 16 de noviembre de 2010, establece la obligatoriedad de recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que en el ejercicio de sus competencias les dirija la Agencia Estatal de Administración Tributaria a las siguientes entidades:
  • Las sociedades anónimas (entidades con número de identificación fiscal que empiece por la letra A)
  • Las sociedades de responsabilidad limitada (entidades con NIF que empiece por la letra B)
  • Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española (NIF que empiece por la letra N)
  • Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español (NIF que empiece con la letra W)
  • Las uniones temporales de empresas (entidades cuyo NIF empieza por la letra U)
  • Las entidades cuyo NIF empiece por la letra V y se corresponda con uno de los siguientes tipos:
    • Agrupación de interés económico
    • Agrupación de interés económico europea
    • Fondo de Pensiones
    • Fondo de capital riesgo
    • Fondo de inversiones
    • Fondo de titulización de activos
    • Fondo de regularización del mercado hipotecario
    • Fondo de titulización hipotecaria
    • Fondo de garantía de inversiones
Además con independencia de su personalidad o forma jurídica, estarán obligados a recibir por medios electrónicos las comunicaciones y notificaciones administrativas que les practique la Agencia Estatal de Administración Tributaria las personas y entidades en las que concurra alguna de las siguientes circunstancias:
  • Estuvieran inscritas en el registro de grandes empresas.
  • Hayan optado por la tributación en el régimen de consolidación fiscal.
  • Hayan optado por la tributación en el Régimen especial del grupo de entidades, regulado en el capítulo IX del título IX de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
  • Que estuvieran inscritas en el registro de devolución mensual, regulado en el artículo 30 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

miércoles, 24 de noviembre de 2010

La Administración electrónica aún no es realidad para los ciudadanos

La Administración electrónica, entendida como el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las Administraciones Públicas, combinando con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con la finalidad de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas, dista mucho de ser una realidad para los ciudadanos. Esta es la conclusión a la que ha llegado Javier Guillén Caramés en “La administración electrónica ¿Mito o realidad para los ciudadanos del siglo XXI?” y que acaba de publicar el Centro PwC & IE del Sector Público.
Este autor a pesar de valorar positivamente la implantación de la Administración electrónica en España, señala una serie de obstáculos de carácter general a su desarrollo:
  • Falta de educación y formación de nuestra sociedad en las nuevas tecnologías.
  • Falta de confianza en la utilización de los medios electrónicos.
  • Falta de información respecto a lo que es y cómo puede beneficiarse el ciudadano de la Administración electrónica.
  • Falta de formación de los empleados públicos.
  • Reticencia de los empleados públicos a utilizar las nuevas tecnologías.
  • Heterogeneidad del sector público.
Del mismo modo identifica otras trabas de carácter más específico:
  • El derecho general de los ciudadanos al acceso electrónico a las Administraciones Públicas y a la tramitación telemática de los procedimientos reconocido por el marco jurídico actual se encuentra condicionado a que las Administraciones Públicas tengan los medios adecuados para poder utilizar las nuevas tecnologías.
  • La previsión de que determinados procedimientos tengan que ser obligatoriamente tramitados tanto en versión telemática como en papel, tampoco favorece el desarrollo de la Administración electrónica.
  • La multiplicidad de sedes electrónicas que se están desarrollando por las diferentes Administraciones Públicas, con sus correspondientes registros y buzones, puede producir una cierta confusión del ciudadano al desconocer en un gran número de ocasiones a dónde debe acudir.
  • Las dificultades para el uso generalizado del DNI electrónico como instrumento preferente de firma electrónica para dotar de seguridad jurídica a las transacciones electrónicas entre los ciudadanos y las Administraciones Públicas. Así en estos momentos hay que acudir físicamente a una comisaría para tramitarlo; hay que comprar un tarjetero con un coste de 22 euros; debe instalarse el software necesario en el ordenador de cada ciudadano para que este servicio sea accesible, lo que no resulta sencillo para determinadas clases de población; y finalmente una vez instalado cuando se intenta emplear el DNI electrónico para un trámite el ciudadano se enfrenta a una enorme cantidad y complejidad de la información que se deriva de las Administraciones Públicas.

Ante esta situación Guillén Caramés propone la necesidad de adoptar una serie de medidas:
  • Incrementar la formación tanto de los empleados públicos como de la ciudanía en el uso de las nuevas tecnologías.
  • Incrementar la información y asistencia administrativa mediante el reforzamiento de las oficinas de información a los ciudadanos, y la creación de números de teléfono de asistencia gratuita a los ciudadanos.
  • Implantar sistemas gratuitos de acceso a internet. El acceso de las nuevas tecnologías a los ciudadanos debe configurarse como un servicio de interés general.
  • Establecimiento de una sede electrónica única en cada Administración territorial (como ya ocurre en la Administración General del Estado) a la que pueda acudir el ciudadano, con una correcta información y difusión de la misma.
  • Simplificar al máximo los sistemas de firma electrónica.

lunes, 1 de noviembre de 2010

miércoles, 27 de octubre de 2010

Para vivir el Quijote



La Biblioteca Nacional de España (BNE) ha desarrollado el proyecto Quijote interactivo . A partir de la digitalización a muy alta calidad de los ejemplares que conserva la BNE de la primera edición del Quijote se ha construido un portal interactivo al que se han incorporado mapas, ilustraciones, grabados y otros contenidos procedentes de 43 ediciones distintas del Quijote y de otras 21 obras más, todas pertenecientes a la BNE.

jueves, 21 de octubre de 2010

¿El problema está fuera o dentro de la profesión?

La anterior entrada de este blog (La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental) ha dado lugar a un interesante debate en la lista de archivística “Arxiforum” sobre la utilización / apropiación del término gestión documental por la industria TIC y sobre los problemas que tienen los archiveros para acercarse a las empresas, especialmente a las pymes. En este debate hay coincidencia en que la gestión documental en las empresas es mejorable, y así mismo se reconoce que la industria TIC ha utilizado el término para introducir sus productos en las empresas mientras que los archiveros se siguen quedando fuera. Y llegados a este punto Lluís-Esteve Casellas planteó abiertamente y con gran acierto si ¿el problema está fuera o dentro de la profesión?


Sin lugar a dudas este es un asunto complejo en el que se cruzan factores tanto internos como externos. Con esta entrada me gustaría exponer algunos de los factores que en mi opinión explican la situación.

1.- El contexto

El tejido empresarial español tiene una característica que hay que tener muy en cuenta: la reducida dimensión de sus empresas; y es que el 99 % de las empresas tienen menos de 50 empleados, y lo que todavía es más significativo 8 de cada 10 empresas tiene dos o menos asalariados.

La cultura empresarial con respecto a los archivos, la producción y gestión documental, tampoco parece ayudar al desarrollo archivístico en las empresas constatándose la poca consideración otorgada al archivo en particular y a la documentación en general.

2.- Factores externos a la profesión

La gestión documental tiene que “competir” con otras necesidades empresariales para conseguir financiación como son la gestión ambiental, la gestión de la seguridad y salud laboral, la gestión de la calidad, y por supuesto aspectos de más peso como la gestión de los recursos económicos – financieros – patrimoniales, la gestión de sus recursos humanos, la gestión de sus clientes, la producción, la logística … Para cada uno de estos ámbitos hay profesionales y propuestas sólidas de mejora capaces de captar la financiación de las empresas. Y es que la gestión documental es un factor más que puede contribuir a la consecución de los objetivos empresariales, pero ni mucho menos el único, y claro está con unos limitados recursos económicos las empresas invierten en aquellas mejoras que consideran van a resultarles más rentables.

Por otra parte, si una empresa decide abordar la problemática de su gestión documental hay otros actores distintos a los archiveros dispuestos a dar su solución, fundamentalmente la industria TIC, una industria que sabe utilizar muy bien el marketing, por lo que sus propuestas y su terminología resultan atractivas y cercanas a las empresas. En este sentido la utilización que realizan del término “gestión documental” generalmente obedece a intereses promocionales muy alejados de preocupaciones doctrinales sobre lo que implica o deja de implicar una correcta gestión documental.

3.- Factores internos a la profesión

Pero a los factores externos hay que sumar algunos rasgos propios de nuestra profesión, y en primer lugar me gustaría destacar la frecuente arrogancia de nuestros discursos “en los que la esencia del archivero está por encima del bien y del mal” tal y como señalaba María Jesús Sánchez Carrasco en un mensaje en Arxiforum. Al menos en este campo debemos reconocer nuestras propias limitaciones y debilidades.

Relacionado con lo anterior sería bueno relativizar nuestra importancia, asumiendo que los archiveros no somos indispensables para las empresas –como la realidad demuestra-, aunque sí que podemos serles muy necesarios. Por ello no debemos plantearnos si las empresas pueden funcionar sin archivos, sino que la pregunta que debemos hacernos es ¿qué podemos hacer para ayudar a las empresas? Por lo tanto a la hora de acercarnos a las empresas lo prioritario es escucharlas para tratar de conocer y entender sus necesidades reales, y a partir de este conocimiento proponer las soluciones.

Descendiendo al terreo práctico, con una metodología archivística construida por y para la administración pública, nuestra respuesta “técnica” se debería acomodar al ámbito empresarial. En este sentido Lluís-Esteve Casellas planteaba una larga lista de tareas: elaborar sistemas de clasificación eficientes para las empresas, recomendaciones sobre la gestión de documentos, sobre los beneficios de un sistema de gestión documental para la gestión del negocio, sobre calendarios de conservación y retención, sobre la incidencia de la gestión de documentos en el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos, sobre la relación entre un sistema de gestión documental y la explotación de información como activos de información para la empresa …

El marketing es otro déficit importante de la profesión, mientras que la industria TIC les propone a las empresas soluciones con una terminología y unas presentaciones atractivas y cercanas a las empresas, nosotros incidimos en los problemas y les proponemos complicadas estructuras que no son capaces de comprender. Necesitamos construir un argumentario atractivo para llegar a las empresas.

Y por supuesto se hecha en falta acciones de defensa profesional por parte de las asociaciones profesionales. Y es que tal y como señala Lluís Anglada en una entrevista realizada en el último número de la revista El Profesional de la Información “las asociaciones se han refugiado en la formación profesional y han abandonado el lobismo y la defensa de la profesión”.

viernes, 15 de octubre de 2010

La huida hacia delante como estrategia en la gestión documental

Una manera poco recomendable de afrontar las situaciones problemáticas es tratar de encontrar una salida de emergencia que nos evite las consecuencias del problema pero sin alcanzar una solución real al mismo, es lo que conocemos como “huidas hacia delante”. Pues bien, en materia de gestión documental cada vez resulta más habitual adoptar esta estrategia.

1.- La situación

Todas las empresas, sea cual sea su actividad económica, ya sea industrial, comercial o de servicios, sea cual sea su tamaño, se ven obligadas a recibir y generar diferentes tipos de documentos. Además dentro de las empresas todos los departamentos, todas las actividades generan documentación. Igualmente, todos los trabajadores, sea cual sea su cualificación, nivel, o actividad son productores directa o indirectamente de documentación (contratos de trabajo, nóminas, partes de baja…). Por lo tanto gestionar documentación es una actividad ineludible para todas las empresas.

Sin embargo la mayoría de las empresas consideran a la gestión de sus documentos como una actividad residual a la que no se dedica ni los recursos ni la atención necesaria, lo que se traduce en importantes deficiencias. Pues bien, si tenemos en cuenta que el papel a pesar de los avances tecnológicos y legislativos sigue siendo el soporte mayoritario de los documentos existentes en una empresa, comprenderemos fácilmente que las deficiencias de la gestión documental empresarial se evidencian de manera especial en sus “archivos de papel”:
  • Hacinamiento y acumulación de papeles.
  • Falta de espacio.
  • Dificultad para localizar la documentación y la información que contienen.
2.- Una falsa solución: la huida hacia delante

Un análisis apresurado -cuando no interesado- puede llevar a identificar como la causa del problema al soporte de la documentación es decir al papel y a sus contenedores: los archivos; y a adoptar como “solución milagrosa” la supresión o/y sustitución de los documentos en papel por documentos electrónicos y los archivos de papel por programas informáticos de gestión documental.

La digitalización de los documentos en papel, el reconocimiento de los textos de las imágenes digitalizadas mediante OCR y el almacenamiento de los documentos electrónicos en un programa informático de gestión documental será la metodología a seguir para solventar el problema. Su pretendida sencillez así como su carácter innovador y tecnológico hacen que éste sea un proyecto fácilmente “vendible” a las empresas.

De este modo las empresas que quieran acabar con sus problemas documentales deberán centrar su atención en la elección del tipo de escáner y del software que se utilizará, y por lo tanto sus interlocutores serán los desarrolladores y comerciantes de estos productos.

Siendo la tecnología lo sustancial todos los demás aspectos relacionados con la gestión documental pasan a ser prescindibles: radiografiar la actividad de la organización, identificar los documentos esenciales para la continuidad del negocio, establecer los plazos de conservación y eliminación, determinar esquemas de clasificación… serán asuntos ninguneados. Y en este contexto contar con el auxilio de un experto en gestión documental como es un archivero es considerado como un lujo del que sobre todo las pymes pueden prescindir.

En definitiva este modo de actuar pretende evitar las consecuencias de una inadecuada gestión documental pero sin alcanzar una solución real a la misma, es decir una huida hacia delante.

jueves, 14 de octubre de 2010

Nuevo informe sobre alfabetización informacional

La alfabetización informacional es saber cuándo y por qué necesitas información, dónde encontrarla, y cómo evaluarla, utilizarla y comunicarla de manera ética.

La Asociación Profesional de Especialistas en Información (APEI) acaba de editar un nuevo informe sobre alfabetización informacional, el número 5 de la serie Informes APEI, elaborado por Andoni Calderón Rehecho.

El propósito de este informe es analizar los conceptos relacionados con la alfabetización informacional (ALFIN), exponer sus principales normas y modelos, analizar cuestiones sobre evaluación y marketing de información, así como ofrecer recursos para disponer de toda la información necesaria para conocer en qué consiste la ALFIN y cómo se puede poner en práctica en bibliotecas.

Como en el resto de los informes de APEI, el resultado es un documento de síntesis en el que se recogen todos los ámbitos necesarios para introducir al lector en la alfabetización en información y para su aplicación práctica en planes y proyectos formativos de bibliotecas.

jueves, 30 de septiembre de 2010

Mansilla de la Sierra: 50 años después

 
Cada año por otoño el estiaje descubre el antiguo pueblo riojano de Mansilla de la Sierra y una imagen fantasmagórica se ofrece a la vista.

 
Vista general del pueblo

 
Los restos de la iglesia

 
Árboles que ya nunca darán sombra

 
Camino a ninguna parte

Pero no siempre fue así.

Durante siglos Mansilla se benefició de una situación geográfica privilegiada en la confluencia de los ríos Najerilla, Gatón y Portilla, en la que sus vecinos desarrollaron una pujante ganadería, y en cuyo territorio se explotaron desde época romana minas de plata, cobre y plomo. A comienzos del siglo XX era un pueblo prospero, cabeza de comarca, que contaba con 600 habitantes, 10.000 cabezas de ganado, diferentes negocios entre los que se debe destacar la redacción del periódico “El Najerilla”, una farmacia, médico, veterinario, cuartel de la Guardia Civil, Juzgado…

El río Gatón serpenteante y cruzado por siete puentes, atravesaba por la mitad un pueblo construido todo en piedra con calles empedradas, casas blasonadas y edificios como el Palacio de Mansilla que llegó a alojar al Rey Juan II, una imponente iglesia, ermitas…

Pero aquella privilegiada situación fue su perdición. En 1935 se aprobaba la construcción de una presa en la confluencia de los ríos Najerilla, Gatón y Portilla para embalsar sus aguas para el riego y electricidad de los pueblos del Alto Najerilla. Aunque el proyecto se demoró 25 años, finalmente “Un domingo de Ramos de 1960, con el agua por los tobillos, con la Guardia Civil, mosquetón en mano, los habitantes del Viejo Mansilla abandonaron, atropelladamente sus casas, para ir a un nuevo pueblo, donde aun no había luz eléctrica, las calles no estaban terminadas de asfaltar, y no existía un solo pajar donde cobijar el ganado”.

Como indemnización el vecino más afortunado recibió 60.000 pesetas, y se vieron obligados a pagar 300.000 pesetas por sus nuevas casas.

Tal y como se señala en la página oficial del actual Ayuntamiento de Mansilla ¡¡una canallada!!

http://www.mansilla.org/Historia.955.0.html
http://wikirioja.com/wiki/Mansilla_(Pueblo_hundido)

Aprobada la Declaración Universal de Archivos

La Asamblea General Anual del Consejo Internacional de Archivos celebrada el pasado 17 de septiembre de 2010, aprobó por unanimidad la Declaración Universal de Archivos (UDA) .


La Declaración, concebida como una base para la defensa y promoción de los archivos y de los archiveros, reconoce:

El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades.

El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro.

La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la humanidad.

La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.

El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada, como garantes del proceso de producción de los documentos, de su selección y su conservación para facilitar su uso.

La responsabilidad de todos en la gestión de los archivos: ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la información.

La Declaración supone un compromiso de trabajo conjunto para lograr que:

Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos.

Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en el ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus archivos.

Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos, incluyendo profesionales debidamente cualificados.

Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.

Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios.

Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos.

martes, 28 de septiembre de 2010

Estado actual de la reutilización de la información del sector público en España

En España, existe poca conciencia del potencial económico de la reutilización de la información del sector público, tanto en el ámbito público como en el privado. Está es una de las conclusiones a las que ha llegado el Grupo Publidoc de la Universidad Complutense de Madrid en el informe “Información del Sector Público (ISP): Identificación de Posibles Acuerdos Exclusivos – España” elaborado para la Comisión Europea.
Después de tres años de la publicación de la Ley 37/2007, sobre reutilización de la información del sector público ésta sigue siendo desconocida tanto por los administradores públicos como por sus potenciales beneficiarios privados, lo que queda evidenciado en el hecho de que la demanda de información por parte del sector privado, no ha aumentado después de la entrada en vigor de dicha ley. Así, a pesar de la gran cantidad de información pública disponible en la Administración, actualmente la mayoría de los organismos públicos todavía no han distribuido o vendido información con fines comerciales.

El perfil medio de los reutilizadores en España coincide con el modelo de pequeñas y medianas empresas, con más de cinco años de actividad y con una facturación anual inferior a 7 millones de euros, que opera en áreas de derecho, negocios, marketing o en el sector de publicaciones. Estas empresas reutilizan fundamentalmente información económica, legal y en menor medida social y de transportes.

La reutilización de información resulta dificultosa en España, así la mayoría de los reutilizadores han experimentado problemas al intentar reutilizar la información pública, principalmente problemas de usabilidad e interoperabilidad de la información con respecto a la obtención, descarga y estructuración de la misma.

Por parte de las administraciones públicas en estos momentos ninguna agencia central está regulando la reutilización de información del sector público y tampoco existe una política nacional a este respecto. Las políticas de precios y los términos y condiciones de reutilización de la información no son claras, y en la mayoría de los casos, no existe ningún departamento o unidad en los organismos del sector público que se encargue, concretamente, de la reutilización de la información.

Para mejorar esta situación en el informe se realizan las siguientes recomendaciones:
  1. Definir una política activa de comunicación y difusión en relación con los contenidos y beneficios de la ley de reutilización de la información.
  2. Definir responsabilidades y funciones en materia de reutilización y en cada organismo público debería designarse, explícitamente, una unidad o servicio para ese encargo.
  3. Fomentar reuniones o eventos sectoriales de reutilizadores para informar sobre las políticas de información pública.
  4. Mejorar la Administración General del Estado la interoperabilidad y facilitar la información en formatos reutilizables.
  5. Fomentar el desarrollo de políticas claras de precios y la aplicación de criterios específicos sobre la información del sector público.

jueves, 23 de septiembre de 2010

¿Galgos o podencos?

El final del verano suele venir acompañado por la proliferación de cursos o jornadas formativas ampliamente publicitados a través de diversos medios. Una de éstas próximas jornadas se van a centrar en los “sistemas integrados de gestión documental” entendidos de una manera muy amplía de modo que dan cabida tanto a sistemas de gestión bibliotecaria como de archivos.

Ante este uso laxo del término, Lluís-Esteve Casellas i Serra, a través del foro Arxiforum advertía del riesgo de confusión entre profesionales próximos como somos archiveros, bibliotecarios y documentalistas al quedar difusas las diferencias entre lo que hacemos unos y otros; y convencido de que los límites y bases profesionales para quien ejerce a diario una u otra profesión estan claros, proponía la necesidad de consensuar los límites del concepto “Sistema Integrado de Gestión Documental”.
En mi opinión, disponer de unos conceptos y utilizar una terminología precisa y consensuada no sólo es necesaria para garantizar una correcta comunicación sino que es un requisito imprescindible para que una disciplina avance. En este sentido esforzarnos por delimitar el concepto “Sistema Integrado de Gestión Documental” puede resultar muy pertinente a nivel teórico -o científico si nos ponemos más presuntuosos-, así mismo a efectos prácticos esta claridad conceptual puede que ayude a delimitar las fronteras profesionales entre archiveros, bibliotecarios, y documentalistas; ahora bien suponer que de ello se va a derivar una mejor y más nítida imagen externa de nuestro cometido, ya no lo tengo tan claro.

Pienso que la reafirmación profesional tiene que venir de nuestra capacidad para dar respuestas ágiles a los complejos problemas de la actual y futura gestión documental, una gestión que como la sociedad que nos ha tocado vivir es mestiza y en continuo cambio. Aprender a evolucionar continuamente, y ser capaces de utilizar sin prejuicios todo aquello que necesitemos -provenga de donde provenga- así como de prescindir de todo lo que sea innecesario -por muy sacralizado que esté- creo que es el camino.

Por otra parte “popularizar” una correcta imagen social de nuestras funciones resulta prioritario.

Y es que el problema no es tanto la utilización que del término “Sistema Integrado de Gestión Documental”, u otros semejantes, hacemos los distintos profesionales de la información (archiveros, bibliotecarios, documentalistas), sino de como se han apropiado de los mismos, profesionales muy alejadas a nosotros.

Un ejemplo. Desde hace tiempo sigo con curiosidad el blog de una empresa que desarrolla y comercializa un programa de gestión documental, y desde cuyas páginas se explica que deben entender las empresas por gestión documental y como abordar un proyecto de este tipo; pues bien su último post titulado “Cómo clasificar documentos” resulta ilustrativo de cómo se vulgarizan y pervierten conceptos y metodologías nucleares en nuestra profesión. Veamos lo que dice:
Hace unos días comentaba los detalles de la instalación de nuestro software a un nuevo cliente, y sucedió algo que ya es habitual pero no deja de ser sorprendente […] Su preocupación principal era: “¿Cómo vamos a organizar los documentos? […] después de 25 años desarrollando y vendiendo software ya estoy más que acostumbrado a que me pregunten cuestiones que poco o nada tienen que ver con “lo mío“, así que le respondí lo mejor que pude y los dos juntos nos pusimos, bolígrafo en mano, a diseñar la estructura de carpetas que crearemos y servirá para clasificar sus decenas de miles de documentos.
¿Y qué metodología se puede utiliza para diseñar la estructura clasificatoria? Pues al parecer dos sencillos trucos son suficientes para despachar un asunto tan vital, en una sola mañana:
En cuanto a mi respuesta a este caso, utilizo con frecuencia dos viejos trucos muy poco tecnológicos pero que me suelen dar muy buen resultado. En primer lugar les pregunto: ¿Cómo lo hacéis ahora mismo, antes de instalar el nuevo programa? Lo normal es que esta duda ya la tengan resuelta. […] El segundo truco parece obvio, pero no es tan sencillo de aplicar en la práctica. Lo que les digo es: vamos a simular las tareas de un día corriente, lo que vas a hacer con el programa cada día.
El post finaliza con una pregunta para nota: “¿conoces algún otro truco para ayudar a la gente a organizar sus papeles?”.

Como colectivo creo que dedicamos más esfuerzo a debates y disquisiciones teóricas destinadas a establecer límites profesionales difícilmente entendibles fuera de nuestro ámbito, que a “popularizar” una correcta imagen social de nuestras funciones. El riesgo que corremos es que nos ocurra como a los conejos de la fábula de Iriarte, perdidos en una discusión sobre galgos o podencos.

miércoles, 15 de septiembre de 2010

Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos

Las organizaciones necesitan sistemas de información que capturen y gestionen información contextual que ayude al entendimiento, uso, acceso y gestión de sus documentos a lo largo del tiempo. Esta información es crítica para afirmar la autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos. En su conjunto, esta información se conoce como metadatos para la gestión de documentos.
Los metadatos han sido definidos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Se trata de una parte inseparable de la gestión de documentos en cualquier formato, y pueden usarse para distintos fines relacionados con la identificación, autenticación, descripción, localización y gestión de sus recursos de forma sistemática y consistente para cumplir con los requisitos propios de una organización.

La guía general y punto de partida esencial para abordar un proyecto de aplicación de metadatos para la gestión de documentos es la norma UNE-ISO 23081, documento de alto nivel en el que se establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y se explican los principios por los que deben regirse.

A la hora de utilizar los metadatos necesitaremos disponer de un esquema o plan lógico que muestre las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión. Este esquema de metadatos puede ser de nueva creación o podemos adaptar a nuestra organización un esquema ya existente.

Para ayudar a decidir entre construir o adaptar un esquema de metadatos, y proporcionar algunos consejos para su implantación, AENOR ha traducido al castellano el documento “Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos” elaborado por la Organización Internacional de Normalización (ISO)

Este documento se dirige a la persona o grupo de personas de una organización implicados en la creación de una estructura formal de metadatos aun cuando puedan tener una escasa experiencia en este tipo de trabajo, para que con su lectura puedan comprender si se crea un nuevo esquema o si se adapta uno ya existente, cómo conseguir su puesta en marcha y los puntos clave que se deben cumplir.

jueves, 9 de septiembre de 2010

En rojo y blanco: la alta Saboya


--> Refugio de Plan de L'Aiguille






miércoles, 18 de agosto de 2010

La identificación por radio frecuencia o RFID ofrece múltiples posibilidades de uso, como ya señalábamos en una anterior entrada, pero hay que tener en cuenta que su utilización no está exenta de riesgos, tal y como se nos informa en la Guía sobre seguridad y privacidad de la tecnología RFID elaborada por el Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD.
Así existen Riesgos para la Seguridad que tienen que ver con ataques o averías que afectan al servicio, bien interrumpiéndolo, bien alterándolo, bien realizando algún tipo de fraude. Las acciones más habituales encaminadas a deteriorar, interrumpir o aprovecharse del servicio de forma maliciosa son:
  • El aislamiento de etiquetas: impidiendo la correcta comunicación lector-etiqueta.
  • La suplantación mediante el envío de información falsa que parece ser válida.
  • La inserción de comandos ejecutables en la memoria de datos de una etiqueta donde habitualmente se esperan datos.
  • Infección y transmisión de códigos maliciosos (malware) incluidos dentro de etiquetas RFID.
  • Repetición de la señal de una etiqueta válida lo que permite suplantar la identidad que representa una etiqueta RFID.
  • Denegación de servicio. Este tipo de ataque, satura el sistema enviándole de forma masiva más datos de los que este es capaz de procesar.
  • Desactivación o destrucción de etiquetas: Consiste en deshabilitar las etiquetas RFID sometiéndolas a un fuerte campo electromagnético.
  • Clonación de la tarjeta RFID: A partir de la comunicación entre una etiqueta y el lector, se copian dichos datos y se replican.
Algunas de las posibles medidas a adoptar para evitar o minimizar los riesgos para la seguridad serían:

  • Utilizar etiquetas de sólo lectura, o no escribir los datos directamente en ellas. De esta manera se incluye un código en la etiqueta y el resto de la información se traslada a una base de datos que disponga de mayores medidas de seguridad.
  • Renombrado. En este caso, las etiquetas RFID contienen un conjunto de pseudónimos de modo que emite uno diferente cada vez que es interrogado por el lector, de esta forma, un lector malicioso que quisiera suplantar la etiqueta tendría que conocer todos los pseudónimos para realizar la suplantación.
  • Cifrado: Impidiendo que las partes no autorizadas puedan entender la información enviada.
  • Autenticación: debiendo introducirse una clave secreta para validar la comunicación lector-etiqueta
  • Reducción de la información contenida en las etiquetas, grabando en la etiqueta un único código identificador del producto. El resto de la información sensible (precio, tipo de producto, etc.) se almacenará asociada a ese código en un servidor central

Además existen Riesgos para la Privacidad ante la posibilidad de que la tecnología se use de forma maliciosa para acceder de forma fraudulenta a información personal de los usuarios del sistema, mediante:
  • Accesos no permitidos a las etiquetas
  • Rastreo de las personas y/o de sus acciones, gustos, etc.
  • Uso de los datos para el análisis de comportamientos individuales

Las principales medidas para proteger la privacidad de los usuarios son:
  • Utilización de etiquetas watchdog que informan de intentos de lectura y escritura que se hagan en su área de actuación.
  • El aislamiento, evitando la lectura de las etiquetas salvo en los momentos que se desee. Para ello, sólo hay que introducir la etiqueta en una funda de material metálico o plástico.
  • Uso de dispositivos que creen una zona segura alrededor del usuario mediante la emisión de ondas que anulen la efectividad de RFID.
  • Notificar el uso de RFID, de forma clara y mediante símbolos expuestos: en los productos, en los lectores y en las zonas de alcance de los lectores.
  • Tener una política de privacidad relativa a la obtención, uso y eliminación de la información personal asociada a RFID.
  • No almacenar en las etiquetas RFID información personal.
  • Retirar, destruir o desactivar las etiquetas RFID cuando hayan cumplido su misión.
  • Ofrecer al usuario facilidades para la retirada, destrucción o desactivación de las etiquetas RFID
  • No ceder a terceras partes información asociada a RFID que pueda ser usada para crear perfiles o realizar vigilancia de usuarios.
  • Realizar auditorías de seguridad de sistemas RFID de forma periódica para garantizar su nivel de seguridad

miércoles, 11 de agosto de 2010

Usos y aplicaciones de la identificación por radio frecuencia (RFID)

La identificación por radio frecuencia o RFID (Radio Frequency IDentification) es una tecnología que permite identificar automáticamente un objeto gracias a una onda emisora incorporada en el mismo que transmite por radiofrecuencia los datos identificativos del objeto. El abaratamiento de los costes y la reducción en su tamaño permite que estas emisoras sean lo suficientemente pequeñas como para tener la forma de etiquetas adhesivas, pudiéndose incorporar casi a cualquier objeto.


Entre las empresas españolas el uso de la tecnología RFID es aún incipiente. Así, el nivel de adopción de esta tecnología por parte de las microempresas es del 0,8%, entre las pymes el porcentaje se eleva a 3,1%, en el caso de las entidades de 10 a 49 empleados, y a 8,9% si el rango va de 50 a 249 trabajadores. Si se habla de grandes compañías (más de 249) el porcentaje es del 20%.

La tecnología RFID se ha dirigido principalmente al sector logístico (almacenamiento, distribución, etc.) y al sector de la defensa y seguridad no obstante su utilización se pueden extender a múltiples actividades, así en la Guía sobre seguridad y privacidad de la tecnología RFID elaborada por el Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, señalan entre sus posibles usos los siguientes:

En tiendas de artículos para identificar los productos (almacenamiento, precios, etc.) o como medida de seguridad para detectar un intento de hurto. Gestiona y controla el stock entre diferentes tiendas así como mejora la rotación de artículos repercutiendo en mejoras en las ventas de productos.

El control de acceso y cobro en transportes públicos, incorporando etiquetas RFID a las tarjetas con los abonos de los usuarios o para el control de equipajes.

La identificación electrónica de mascotas mediante la implantación subcutánea por un veterinario de un microchip portador de un código numérico único.

El pago automático de peajes. Por ejemplo, en sistemas de telepeaje utilizados en las autopistas para realizar el pago del trayecto sin necesidad de detener el vehículo.

En las bibliotecas, para catalogación, ordenación y protección antirrobo de libros.

En los supermercados, para realizar la facturación automática de todo un carro de productos sin moverlos del mismo. También se usa para el control de su inmovilizado, compuesto por una cantidad de elementos repartidos por sus centros de venta, almacenes y oficinas.

Toma de tiempos en eventos deportivos.

En el ámbito sanitario, para el control de medicamentos, seguimiento de instrumental, identificación de muestras médicas o el seguimiento de pacientes en centros de salud. Manteniendo el inventario de fármacos y bolsas de sangre del hospital controlado en tiempo real se evitan errores en las transfusiones o en la administración de fármacos al paciente que pueden ocasionar graves perjuicios.

Como control de acceso en zonas residenciales, habitaciones de hoteles, aparcamientos, plantas industriales o entornos que requieran seguridad.

En la logística, almacenamiento y distribución, en general. Un ejemplo es su implantación en el sistema de inventariado y seguimiento de productos por compañías textiles, o su utilización en la identificación, localización y gestión de grandes piezas de hormigón o en sistemas de gestión postal con el fin de mejorar los plazos de entrega de los envíos y la gestión de la logística.

En el sector alimentario, con el fin de que los agricultores puedan asegurar la trazabilidad de sus productos desde su siembra hasta el consumidor final; o en el control e identificación de las reses en las explotaciones ganaderas.

Pero además hay otras muchas aplicaciones que se están estudiando, como por ejemplo:

Pagos electrónicos con teléfonos móviles.

Pasaportes electrónicos, que almacenan la información del titular y la fotografía o la huella dactilar en un chip RFID.

Activación de vehículos y maquinaria industrial. En este caso, la etiqueta RFID actúa como control de verificación personal, permitiendo la activación sólo en presencia de dicha etiqueta

martes, 27 de julio de 2010

Algunos posibles usos empresariales de Twitter

Twitter es simplemente una herramienta. Una herramienta que puede generar un gran beneficio para ti y para tu empresa si se utiliza correctamente, o que puede ser muy perjudicial o simplemente una pérdida de tiempo.
Twitter es un nuevo medio de comunicación con el que se pueden enviar mensajes de menos de 140 caracteres, que serán recibidos por las personas que deciden “seguirte”. Los mensajes enviados serán públicos, pero también existe la posibilidad de enviar mensajes directos privados a algún usuario en concreto o bloquear los mensajes enviados para que solo los lean las personas que tú quieras. Por su parte el usuario de Twitter puede seguir a las personas que considere de su interés y recibir sus mensajes.

Su sencillez y simplicidad le ofrece una enorme versatilidad, por lo que son los propios usuarios los que han establecido sus propias reglas, y los que deciden realmente como utilizarlo. Y uno de estos posibles usos es su aplicación en el mundo de los negocios.

Sin embargo, la mayoría de las empresas no saben cómo utilizar Twitter como una herramienta para su negocio. Con el objetivo de orientar a estas empresas en la utilización de Twitter de manera que optimicen su tiempo y puedan conseguir mejores resultados, José María Gil Iberlucea ha elaborado La guía de Twitter para los negocios

Y es que tal y como señala José María Gil, Twitter es simplemente una herramienta. Una herramienta que puede generar un gran beneficio para una empresa si se utiliza correctamente, o que puede ser muy perjudicial o simplemente una pérdida de tiempo.

Entre los posibles usos empresariales que esté autor señalan estarían:

1.- Herramienta de retroalimentación continua. Se puede preguntar a la red en twitter sobre cómo mejorar un producto o un servicio. Además se puede establecer un “sistema de escucha” utilizando el buscador de Twitter para conocer en qué momento cualquier usuario de Twitter está hablando de nuestro producto, marca o empresa.

2.- Encuestas y votaciones. Existen diferentes aplicaciones que permiten realizar encuestas en Twitter de una manera muy sencilla.

3.- Soporte y atención al cliente. Al permitir el contacto directo con los clientes, otra manera de utilizarlo es para atender posibles preguntas sobre los productos y servicios de la empresa, y como soporte en general.

4.- Creación y fortalecimiento de marca. Conectar en conversaciones con los potenciales clientes permite incrementar la visibilidad de la marca, asegurar que el posicionamiento es el correcto y la capacidad de controlar que se está diciendo sobre la marca o producto en todo momento.

5.- Promoción de productos o aervicios. Aprovechando el carácter viral de Twitter y la posibilidad de llegar de forma muy rápida a muchísima gente, se puede aprovechar para que el lanzamiento de los productos tenga un mayor éxito.

6.- Generación de potenciales clientes. Interactuar con el público objetivo en Twitter da la oportunidad de charlar con ellos, compartir nuestro conocimiento aportando valor, y de este modo “educarles” sobre nuestra empresa, productos y marca, de modo que aportamos ayuda y soluciones, al mismo tiempo que generamos consumo.

7.- Relaciones Públicas. La gran mayoría de bloggers y periodistas importantes son muy activos en Twitter, lo que permite entablar conversaciones con ellos y desarrollar una relación que nos puede ayudar en posteriores esfuerzos de relaciones públicas.

8.- Distribución de contenidos. La propias características de Twitter hacen que sea el lugar perfecto para ofrecer exclusivas o para anunciar noticias en tiempo real. Así se puede aprovechar el carácter viral y las características de tiempo real que ofrece Twitter para compartir el contenido generado en la web, blog, canal de You Tube, etc…

9.- Networking profesional. Del mismo modo que se pueden encontrar potenciales clientes en Twitter, también se puede encontrar a los principales influenciadores en el sector de la industria o mercado en el que estemos interesados y con los que podremos comenzar conversaciones que pueden terminar en diferentes acuerdos estratégicos beneficiosos para ambos.

10.- Generación de tráfico. Al utilizar Twitter como plataforma para compartir contenido de valor con nuestros seguidores, también se puede convertir en una fuente de tráfico segmentado buenísima hacia la web corporativa.

lunes, 26 de julio de 2010

viernes, 23 de julio de 2010

Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos

Cualquier empresa que vaya a abordar un proyecto de digitalización de su documentación debe tener previamente definidos los criterios y pautas que va a seguir en dicho proceso. En esta fase previa resulta de gran utilidad tener referentes que puedan orientar nuestra actuación.


Con el objetivo de ofrecer referentes y orientaciones que ayuden a las empresas a planificar sus procesos de digitalización de documentación, en este blog hemos recogido información sobre las normas técnicas para la digitalización de documentos elaboradas por el Comité de Normalización para el Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) de Asturias ; así como las recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita elaboradas por el Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco.

Recientemente se hacían públicas las “Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos” elaboradas por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Junta de Andalucía, y en la que se recogen una serie de pautas que deberán ser cumplidas durante la ejecución de los distintos proyectos de digitalización que se lleven a cabo en los archivos andaluces, y que paso a extractar:

Documentación del proyecto de digitalización
Antes de desarrollar la digitalización se deberá crear un documento en que se refleje claramente los criterios de digitalización a emplear.

Captura de la imagen
La manipulación de los documentos se realizará según los criterios de conservación preventiva comúnmente aceptados para los materiales de archivo. De modo general, se optará por capturar los documentos dentro de medidas fijas, de modo que se facilite la operación de recortado de la imagen, automatizando ésta si es posible.

Resolución y control de calidad
Durante todo el proceso de digitalización es necesario efectuar controles de calidad a fin de comprobar el adecuado cumplimiento de los criterios establecidos y que los productos obtenidos se adecuan a los parámetros definidos en lo relativo a resolución, profundidad de color en bits, formato y compresión, si la hay.

Formatos y soportes de la copias
Como resultado de la digitalización de documentos se deben obtener dos tipos de copias:

1.- Copia de conservación. Son reproducciones digitales de alta calidad realizadas con fines de preservación, en formatos RAW o TIFF sin compresión agresiva que afecte a la calidad de la imagen.

2.- Copia de consulta. Se trata de reproducciones digitales destinadas a la consulta o difusión a través de redes de comunicación, deberán tener un formato comprimido con pérdida, con una ratio de compresión alta que optimice la velocidad de transmisión y descarga en los servidores y, a la vez, permita la legibilidad adecuada de la copia. Contarán con una resolución de 100 dpi. En el caso de imágenes simples se optará por el formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se optará por el formato PDF.

Las copias digitales obtenidas deberán ir convenientemente provistas de una marca de agua visible, que identifique el Archivo de procedencia/la institución que custodia los documentos originales.

Almacenamiento y soportes de conservación de los trabajos
Con carácter general, se elegirán como soportes de almacenamiento de las imágenes digitales aquellos que ofrezcan una mayor garantía para la conservación y preservación inalterable de la información.

Las imágenes estarán archivadas en una estructura jerárquica de carpetas, con forma de árbol, que refleje el esquema de organización de los fondos dentro del Archivo de procedencia, siendo la última carpeta la correspondiente a la signatura de la unidad de instalación (caja, legajo, libro, etc.), y dentro de ella se instalarán los ficheros con las imágenes de dicha unidad de instalación.

Esta estructura aparecerá duplicada, una de ellas destinada a las imágenes de conservación y otra para las de consulta.

Las copias digitales y sus respectivos metadatos se almacenarán por duplicado.

En orden a prevenir la obsolescencia tecnológica, y con una periodicidad que se establecerá en cada caso, deberá llevarse a cabo la migración de los soportes de almacenamiento que contengan tanto las copias de conservación como las copias de consulta. Lo mismo podría aplicarse a la migración de formatos.

Todos los soportes contarán con la información necesaria para conocer su contenido: número, título, contenido y fecha de creación

Metadatos
Las imágenes digitales deberán contar con los metadatos descriptivos y técnicos necesarios para categorizarlas dentro de un contexto que facilite su compresión y recuperación.

Por un lado, los metadatos descriptivos identifican el fichero con la información descriptiva del documento de archivo que ha sido digitalizado en él. Para cumplimentar estos metadatos descriptivos del activo digital, se utilizarán, como fuente principal, los instrumentos de descripción existentes en el Archivo de procedencia.

Se utilizará el estándar de metadatación Dublin Core. Los metadatos se cumplimentarán en la base de datos dispuesta al efecto.

Por otro lado, las imágenes o ficheros llevarán incrustados metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF 2.x, siempre que sea posible.

lunes, 19 de julio de 2010

viernes, 2 de julio de 2010

Una gestión documental integral (papel y digital) para una época de transición

El problema documental al que se enfrentan las empresas no es tanto que el soporte utilizado sea papel o digital, sino la ineficaz gestión documental.


1.- Docuventas 2010

El pasado 17 de junio se celebraba en Zaragoza la “9ªJornada sobre gestión documental y factura electrónica” Docuventas 2010 con un apretado programa que sirvió para conocer los servicios y productos que empresas como Multitec, Prosoft, Canon o SCN Sistemas nos ofrecen para abordar la gestión electrónica de la documentación en las organizaciones, con una especial atención a la factura electrónica.

El tono de la jornada fue claramente divulgativo, con el objetivo claro de convencer a los asistentes de las ventajas que ofrece la gestión documental electrónica frente a la gestión documental en papel. La orientación comercial propia de este tipo de eventos se vio “compensada” por la profesionalidad de unos ponentes que fueron capaces de incidir más en la problemática de la gestión documental actual que en sus propios servicios y productos.

En el transcurso de la misma se abordaron aspectos tan cruciales como la preservación a largo plazo de los documentos digitales, la digitalización certificada o la necesidad de integrar la gestión documental dentro de los propios procesos empresariales.

La jornada se cerró con una mesa redonda formada por Albert Blanch, Mª Luisa Marín, José Ángel Salazar y el que os escribe, Miguel Ángel del Prado, en la que se abordó “Cómo gestionar el cambio del documento en papel al documento electrónico”, y que se puede ver desde el canal de Tecnología de la Información de GLOBB TV.

Y al hilo de esta jornada, me gustaría realizar una serie de reflexiones:

2.- Un presente digital

En estos momentos lo digital ya es ubicuo, estando presente en nuestras prácticas cotidianas, desde un ocio claramente digital (televisión, fotografías, música, videojuegos, libros…) hasta unos entornos laborales dominados por las nuevas tecnologías sin exclusión de sector económico -ya no son extrañas por ejemplo las explotaciones agrarias informatizadas- ni de actividad dentro de las empresas.

Hasta tal punto estamos dominados por lo digital, que ya hay voces que advierten de la necesidad de empezar a pensar en un futuro postdigital, en el que abandonemos la obsesión y fascinación por la tecnología y empecemos a vivir en un mundo completamente transformado por sus consecuencias.

Y por supuesto, la gestión documental no ha sido ajena a este fenómeno, de tal manera que en la actualidad la práctica totalidad de la documentación se produce electrónicamente por medio de paquetes ofimáticos (procesadores de textos, hojas de cálculo…); los procesos administrativos se realizan sobre base de datos o programas de gestión empresarial (contabilidad, realización de presupuestos, gestión de recursos humanos, realización de nóminas, control de clientes y proveedores, logística…); los documentos recibidos en papel pueden convertirse en documentos digitales a través de su digitalización; la transmisión de documentos por medios electrónicos está generalizada de forma que el correo electrónico se ha convertido en un modo de comunicación estándar entre las empresas.

En definitiva, el entorno tecnológico unido a un nuevo marco legal que reconoce la validez jurídica de los documentos electrónicos y que posibilita las relaciones de los ciudadanos con la administración por vía telemática, permite la existencia de las tantas veces anunciadas “oficinas sin papeles”.

3.- La dimensión electrónica de la gestión documental

Desaparecidos los documentos en papel de nuestras oficinas, la gestión documental se deberá centrar en los nuevos documentos ahora electrónicos, por lo que se impondrá una gestión documental “electrónica”.

Ahora bien, cegados por el afán de novedad y con intereses claramente comerciales, suele ser habitual que se considere a la gestión documental como un ámbito exclusivo de la documentación electrónica, contraponiéndose gestión documental a “archivo en papel”.

Por ello no está de más recordar que la gestión documental, entendida como el conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de los documentos, se aplica a documentos sea cual sea su soporte (digital o en papel). De hecho hasta fecha reciente la gestión documental se aplicó exclusivamente a la documentación en papel.

Esto no impide reconocer que tanto la aplicación práctica de la gestión documental como su reflexión teórica se haya visto afectada por la irrupción de los documentos electrónicos.

4.- Un pasado que se resiste a abandonarnos

Pero lo cierto, es que todavía estamos inmersos en un proceso de transición hacia un mundo digital, en el que el papel sigue ocupando un lugar preeminente como soporte documental y una de sus consecuencias es que la realidad documental se ha hecho muy compleja y heterogénea, conviviendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos:
  • Documentos que nacen electrónicos y que se convierten en papel para su autentificación
  • Documentos que ingresan en papel en las organizaciones
  • Documentos electrónicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo electrónico)
  • Documentos en papel que se convierten en electrónicos al digitalizarlos
  • Documentos que se “componen” de datos en una aplicación al pedir ser consultados
  • Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos
  • Documentos que se sustituyen por aplicaciones informáticas que recogen los distintos pasos de un trámite o workflow
  • Documentos firmados electrónicamente
Lo deseable sería una transición rápida, con una fecha que supusiera la desaparición de nuevos documentos en papel. Algo semejante al apagón analógico de las televisiones. Pero este hecho de momento parece que no va a ocurrir, como queda evidenciado en la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y sus desarrollos posteriores en la que se reconoce el derecho de los ciudadanos a presentar documentos ante las administraciones públicas tanto en formato físico como electrónico, lo que dará lugar a la convivencia de distintos tipos de soportes documentales e incluso que en un mismo expediente convivan documentos físicos y documentos electrónicos.

5.- Una gestión documental integral

Por lo tanto actualmente hay que pensar en una gestión documental para un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, y el verdadero reto es lograr la integración de todos los procesos documentales, incluidos por supuesto la tecnología digital, en un completo programa de gestión de los documentos desde el momento de su generación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.

Para posibilitar la gestión del nuevo entorno, se necesita implantar un Sistema de Gestión Documental, entendiendo como tal a un sistema responsable del eficiente y sistemático control de la creación, captura, mantenimiento, uso y distribución de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos, siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (ISO 15489, Moreq e ISO 14721).

Este sistema debe ser:
  • Integral: tratando documentos en papel y electrónicos desde su creación en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destrucción controlada o conservación a largo plazo en archivo.
  • Integrado: relacionando los documentos con los procesos que los producen y utilizan.
Y hay que tener claro, que el problema documental al que se enfrentan las empresas no es tanto que el soporte utilizado sea papel o digital, sino la ineficaz gestión documental.

miércoles, 16 de junio de 2010

DARA el buscador de documentos y archivos de Aragón en Internet

Con el objetivo de difundir a través de Internet el importante patrimonio documental conservado en los archivos aragoneses, el Gobierno de Aragón a través de su Dirección General de Patrimonio Cultural ha desarrollado DARA – Documentos y Archivos de Aragón, una potente herramienta de búsqueda documental, que ha sido presentada oficialmente a lo largo de la mañana de hoy 16 de junio en una jornada técnica celebrada en Zaragoza.
Dara es un proyecto colaborativo coordinado por el Gobierno de Aragón abierto a la participación de todos los archivos y centros de documentación aragoneses, tanto públicos como privados, que de manera voluntaria decidan difundir sus fondos documentales a través de esta plataforma abierta en Internet.

Se basa en un repositorio centralizado en el que los participantes incluyen la descripción y en su caso la imagen digitalizada de los documentos, de acuerdo a unas normas creadas a dicho efecto, como son EDARA. Estructura de Datos de los Archivos de Aragón y GEODARA. Norma aragonesa para la creación de descriptores geográfico.

En la actualidad a través de DARA puede accederse a las descripciones de más de 150.000 documentos y 15.000 fotografías; así como a los propios documentos, en los casos en que estos se encuentren digitalizados


Los centros que de momento participan en el proyecto son:
  • Archivo Histórico Provincial de Huesca
  • Archivo Histórico Provincial de Teruel
  • Archivo Histórico Provincial de Zaragoza
  • Archivo Municipal de Ansó
  • Fototeca de la Diputación de Huesca
  • Casa Ric. Barón de Valdeolivos. Fonz
  • Fundación Hospital de Benasque
  • Casa de Ganaderos de Zaragoza

jueves, 3 de junio de 2010

Entreviñas 2010. Aldeanueva de Ebro (5 – 6 junio)


Vino, cine, música, deporte ... y todo Entreviñas.


-->
Vista de los montes y viñedos de Aldenueva de Ebro