martes, 27 de octubre de 2009

Recomendaciones para el tratamiento documental en un entorno mixto: web - papel

Isidro F. Aguillo publicaba el pasado 23 de octubre una nota en ThinkEPI , bajo el título de Dr. Paper & Mr. Web, con la intención de llamar la atención sobre la cantidad de información de calidad que está disponible en sedes web académicas y que a menudo se ignora por parte de los profesionales porque no está ligada a un soporte papel.

Aguillo, partiendo de la consideración de que la calidad de los contenidos es independiente del soporte utilizado, propone una serie de sugerencias para su tratamiento:
  • Los recursos web no deben ser analizados aparte, ni constituir bases de datos separadas de los catálogos convencionales, ni requerir análisis ni descripciones documentales diferentes más allá de lo estrictamente necesario para indicar sus direcciones electrónicas.
  • Los recursos en papel deben anotarse con sus contrapartes electrónicas, indicando de forma exacta no solo su dirección web, sino su disponibilidad (formatos de ficheros, tipología documental, idiomas), accesibilidad e incluso extensión o tamaño.
  • Es primordial una identificación tanto del autor como de su autoridad, al menos indicando su afiliación institucional (renegando de direcciones de correo genéricas, tipo Hotmail o gmail) o el editor web de las páginas que hospedan los contenidos.
  • La descripción puede requerir campos adicionales, como indicar si existen consejos editoriales en los repositorios (si son la fuente primaría) o en el caso de artículos de revistas electrónicas si hay y cuáles son los procedimientos de evaluación por pares.
  • El autor debe exigir la publicación electrónica citable, es decir con direcciones web significativas, que ayuden a identificar por ejemplo la afiliación, y de tamaño (longitud de la URL) razonable y con objetivo de estabilidad (URL razonablemente permanente).

Saramago dijo


“A las insolencias reaccionarias de la Iglesia católica hay que responder con la insolencia de la inteligencia viva, del buen sentido, de la palabra responsable. No podemos permitir que la verdad sea ofendida todos los días por presuntos representantes de Dios en la tierra a los que en realidad sólo interesa el poder"

miércoles, 21 de octubre de 2009

Valtueña hace llorar a los árboles en Tudela

Desde hace unos 15 años he tenido la suerte de compartir en repetidas ocasiones mesa y barra con Valtueña -dos entornos en los que ambos nos sentimos muy a gusto- y perdernos en largas discusiones sobre lo divino y lo humano, con posturas raramente coincidentes y en las que sin renunciar a nuestras propias opiniones acabamos reconociendo lo acertado de la opinión contraria.

 
Valtueña ante su última intervención pictórica
Y en estos años también he tenido la suerte de disfrutar de sus diferentes proyectos artísticos, algunos tan espectaculares como el “Proyecto 36” en el que fue capaz de colgar 6 murales de 36 metros cuadrados en la fachada del Auditorio de Zaragoza, otros tan arriesgados e inquietantes como la intervención ¿Ya han muerto los ángeles del futuro? realizada en el interior de la Iglesia de San Atilano de Tarazona, otros tan rompedores como El León que pintó con motivo del 25 aniversario de El Corte Inglés en Zaragoza; sin olvidar las exposiciones individuales en el Torreón Fortea o en las salas de exposiciones del Edificio Pignatelli.

Pues bien, el pasado fin de semana pude disfrutar en su compañía y en la de Marisa y Carolina, de su última intervención pictórica, que no artística, pues Valtueña tras enfrascarse en un duro proyecto de reivindicación de su mecenazgo cultural a comienzos de los 80 a través de su “mítico bar” Bv80 se ha empeñado y conseguido ampliar sus horizontes al mundo de las letras, y buena muestra del resultado son sus “Pensamientos del mes ante el botellero”, y los dos libros ya conclusos que esperan su pronta publicación.

¿Por qué lloran los árboles en Tudela? es el título que le ha dado a esta “ejemplar intervención poética” -como ha sido definida desde la Asociación Aragonesa de Críticos de Arte- realizada en el exterior de la sala de conciertos NOBOO. Desde su blog, Marisa nos desentraña la génesis de la obra; y Manuel Sánchez Oms en el artículo ¿Pintura pura en un entorno real? Ejemplar intervención poética de Valtueña en Tudela del Ebro, realiza una critica en profundidad.

A mi solo me queda decir una palabra:
¡¡ Enhorabuena !!

jueves, 15 de octubre de 2009

10 medidas para mantener la Seguridad de la Información en las pequeñas empresas

Para una pequeña empresa puede resultar muy dificultoso, cuando no imposible, implementar un programa perfecto de seguridad de la información, pero lo que sí es posible y razonable es que adopten una serie de medidas de seguridad suficientes para que sus redes y sistemas informáticos, así como los datos y la información empresarial estén protegidos.


Para ayudar a los pequeños empresarios en su lucha diaria por mantener los datos de su empresa a salvo de ataques informáticos El National Institute of Standards and Technology (NIST) ha publicado la guía Small Business Information Security: The Fundamentals, en la que presenta 10 medidas absolutamente necesarias para mantener la seguridad en los ordenadores de las pequeñas empresas.
1.- Instalar, utilizar y mantener actualizados anti-virus y anti-spyware en todos los equipos utilizados en la empresa.
2.- Garantizar la seguridad de la conexión a Internet.
3.- Instalar, utilizar y mantener actualizado cortafuegos de software en todos los ordenadores utilizados en la pequeña empresa.

4.- Revisar y mantener al día los parches de seguridad y actualizaciones de los sistemas operativos y aplicaciones. Todos los proveedores de sistemas operativos ofrecen parches y actualizaciones a sus productos para corregir los problemas de seguridad y para mejorar la funcionalidad.

5.- Hacer copias de seguridad de todos los datos empresariales importantes. Es necesario realizar copias de seguridad de los datos porque los equipos se "mueren", los discos duros fallan, los empleados cometen errores, y los programas maliciosos pueden destruir los datos en los ordenadores.

6.- Controlar el acceso físico a los equipos y componentes de la red. No se debe permitir que las personas no autorizadas tengan acceso físico a los equipos, y se deben extremar las precauciones con el personal de limpieza que entra en el espacio de oficina durante la noche, así como con los informáticos externos encargados de actualizar o reparar los equipos.

7.- Asegurar el punto de acceso inalámbrico a las redes de trabajo, utilizando contraseñas fuertes.

8.- Formar a los empleados en los principios básicos de seguridad.

9.- Configurar cuentas de usuario individuales para cada empleado en los equipos y en las aplicaciones de la empresa, y que requieren buenas contraseñas.

10.- Limitar el acceso de los empleados a los datos y la información específica que necesitan para hacer su trabajo, y limitar la autoridad para instalar software

martes, 13 de octubre de 2009

La gestión documental en las empresas

Una adecuada gestión documental simplifica los procesos empresariales y ofrece beneficios a corto y largo plazo, como la reducción de los gastos y del impacto medioambiental, el aumento de la seguridad y una asignación de recursos más efectiva; unas ventajas que son conocidas por la mayoría de los directivos empresariales europeos pero que sin embargo no tiene su traducción en su aplicación práctica, pues más del 75% de las empresas aún no han implementado por completo un plan de gestión documental dentro de sus organizaciones. Así lo ha puesto de manifiesto el Índice de Gobierno Documental de Ricoh: octubre de 2009 elaborado por Coleman Parkes Research .


Las conclusiones a las que se llegan en este estudio tras entrevistar a 311 directivos de grandes y medianas empresas de Bélgica, Francia, Alemania, Italia, los Países Bajos, España y el Reino Unido, son las siguientes a:

1.- El control de documentos es esencial para las empresas pero no ocupa uno de los primeros puestos en su agenda estratégica

El informe revela que los líderes empresariales gastan unos 14.000 millones de euro al año en gestión documental y hasta un 5% de su facturación mensual. A pesar de ser un elemento importante e integral dentro de la actividad cotidiana, pocas empresas cuentan con procesos formales para gestionar y controlar su actuación; así más de la mitad carecen de una estrategia en gestión documental y un tercio no están haciendo nada más que publicar una serie de normas o dejar que los departamentos decidan su propio enfoque.
2.- El control del gasto documental es esporádico y descontrolado

A pesar de la abundante producción documental en todos los niveles de una organización, la gestión de sus gastos es esporádica y no está controlada. De hecho sólo un 45% de las empresas de Europa controla sus gastos en gestión documental de forma regular, por lo que las empresas se están exponiendo a una duplicación de actividades e ineficiencias que están afectando directamente a sus balances.
3.- La responsabilidad por el control documental está descentralizada y ningún departamento en concreto es responsable de esta función.

En las empresas europeas, la responsabilidad de supervisar y gestionar el control documental es heterogénea y está ampliamente distribuida entre los directores de los distintos departamentos, por lo que en la mayoría de los casos, no hay una única función que sea totalmente responsable.

Con un enfoque tan fragmentado es altamente probable que las empresas se estén exponiendo a ineficiencias, así cuando son departamentos individuales los que gestionan sus propias necesidades documentales, se aumenta el riesgo de duplicación y las brechas en la seguridad. Además, aunque un enfoque fragmentado pueda ajustarse a las necesidades de los departamentos individuales, sin una responsabilidad central y sin prácticas de control, las empresas carecen de una visión completa de sus actividades documentales y de una comprensión precisa de dónde pueden implementarse mejoras para aumentar su seguridad, productividad, reducir el impacto medioambiental e impulsar la eficiencia.
4.- La visión de los beneficios a corto plazo se impone a las ganancias a más largo plazo.

Aunque un 81% de los encuestados reconoce los menores gastos de impresión como un beneficio clave, los altos ejecutivos son menos conscientes de los beneficios del control documental en términos de mejora de la seguridad, eficiencia de los flujos de trabajo de documentos y productividad de los empleados.

jueves, 8 de octubre de 2009

Estrategia general de gestión de la información científica

Ayer 7 de octubre, a iniciativa del blog La Aldea irreductible se desarrolló una jornada de protesta contra los recortes en las inversiones en I+D que se plantean para el próximo año en los Presupuestos Generales del Estado, bajo el lema de la ciencia española no necesita tijera.


Por todos es sabido la relación directa que existe entre el desarrollo científico y el desarrollo de una sociedad, por lo que cualquier recorte en la primera cuando menos va a suponer un freno en la segunda.

Pero no solo no es conveniente reducir la financiación científica sino que es recomendable incrementar las inversiones en infraestructuras que faciliten su desarrollo, y uno de los ámbitos que es francamente mejorable es el de la gestión de la información científica.

Los científicos necesitan una gran cantidad de datos procedentes de una amplia variedad de fuentes que deberían estar fácilmente accesibles. Sin embargo los científicos europeos se deben enfrentar al hándicap de que muchos de estos datos están almacenados en repositorios locales aislados o incluso en ordenadores personales, lo que obstaculiza su acceso a otros científicos e instituciones de investigación. Y hay que tener en cuenta que estos datos sólo tienen valor si se usan y se ponen en circulación, por lo que se hace necesarias infraestructuras que posibiliten el almacenamiento y recuperación de los datos científicos de las diversas disciplinas.

Así lo pone de manifiesto el libro blanco “Estrategia para una infraestructura de datos europea” publicado el pasado 2 de octubre por la Asociación por los datos avanzados en Europa (PARADE), en el que se reconoce la necesidad que tiene la comunidad científica europea de una estrategia general de gestión de la información coherente para no quedar retrasada con respecto al resto del mundo.

En la actualidad existen aproximadamente entre 150 y 200 infraestructuras científicas de diversos tamaños en Europa, pero tienen restricciones geográficas o están limitados a disciplinas concretas. En su lugar el libro blanco propone el establecimiento de una infraestructura de datos físicos sostenible e integrada a escala paneuropea que administraría las mejores prácticas y ofrecería herramientas comunes en beneficio de distintas comunidades de usuarios.

Pero para que los datos científicos sean compartidos y reutilizados además de unas infraestructuras adecuadas habrá que resolver otra serie de cuestiones como la protección en caso de apropiaciones indebidas, el reconocimiento de los creadores de los datos a la hora de ser citado o la posibilidad de que otros hagan papers a costa del esfuerzo de los primeros, por lo que como muy bien señala Daniel Torres-Salinas en “Compartir datos (data sharing) en ciencia: el contexto de una oportunidad” es preciso un cambio cultural y unas reglas de juego bien establecidas.

Además, siguiendo los argumentos de Daniel Torres-Salinas, será necesario resolver una serie de cuestiones técnicas, pues nos tenemos que enfrentar a información compleja con especificidades propias de cada especialidad, a veces sujeta a leyes de protección de datos, con formatos múltiples que requerirían pautas de normalización y presentación para su depósito, que necesitarían de sistemas de recuperación complejos y amigables y que necesitarían de una conservación de los datos a largo plazo. A todo esto habría que sumar unas normas éticas y un contexto legal para proteger a los depositantes.

martes, 6 de octubre de 2009

Evolución de la Documentación y la influencia de las nuevas tecnologías

El pasado 1 de octubre tuve el honor de participar como conferenciante en la inauguración del curso 2009-2010 de ANABAD ARAGÓN, en un acto en el que además se celebraba el 60 aniversario de ANABAD y en el que se le rindió un merecido homenaje a Margarita Torrejón Lasheras. La conferencia llevaba por título la "Evolución de la profesión en los últimos años y la influencia de las nuevas tecnologías", y en ella Ramón Abad, Director de la Biblioteca Universitaria de Zaragoza, Teresa Iranzo, Directora del Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, y yo mismo Miguel Ángel del Prado; nos ocupamos del desarrollo reciente que han tenido las bibliotecas, archivos y centros de documentación.

Con mi intervención intenté hacer un recorrido por la evolución de la Documentación desde que a comienzos de los 90 iniciase mi carrera profesional. La selección de los hitos que destaqué fue completamente subjetiva, y se centró en aquellos aspectos que a mí personalmente más me han influido, y que han ido marcando mi quehacer profesional.

En primer lugar destaqué los cambios que se habían producido en los propios profesionales (somos cada vez más, mejor cualificados y más versátiles), en las formas de gestionar los centros de documentación (aceptando conceptos, técnicas e instrumentos procedentes del mundo empresarial), en nuestro objeto de atención (de ocuparnos exclusivamente de documentos en papel a un entorno fundamentalmente digital en el que gestionamos documentos, información e incluso conocimientos) y en los usuarios, quienes con una cada vez mayor formación tecnológica y con una cantidad creciente de recursos de información a su alcance nos reclaman nuevos productos y servicios.

Seguidamente abordé como la evolución tecnológica había influido en los centros de documentación, desde que a finales de los años 80 se iniciase su informatización .

Así en primer lugar incidí en como la aparición de las bases de datos que fueron sustituyendo a toda una serie de documentos secundarios en papel (fichas catalográficas y de análisis de contenido, boletines de sumarios, boletines de resúmenes, boletines de índices… ) conllevó el desarrollo de la búsqueda y recuperación de la información como una de las principales funciones de un centro de documentación. Es sin lugar a dudas la época dorada de los documentalistas como mediadores necesarios entre el sistema de información y el usuario.

La llegada de Internet y la generalización de su uso sobre todo a partir de la creación en 1990 de la web dotó a los centros de documentación de una nueva fuente de información así como de un nuevo espacio de difusión. La poca extensión del uso de esta primera web y la necesidad de ciertas habilidades para recuperar la información no conllevó cambios en el status quo de los centros de documentación.
Será la aparición del buscador Google a finales de 1998 la que supondrá una auténtica revolución en la recuperación de la información disponible en Internet, posibilitando a cualquier persona con acceso a Internet acceder de manera sencilla a una ingente cantidad de información, sin necesidad de la ayuda de un intermediario. Ante esta nueva situación, destaqué dos de las respuestas dadas por los documentalistas:

  • Controlar y difundir los recursos que no pueden ser indizados por los buscadores y que constituyen la Internet invisible mediante la elaboración de directorios temáticos.
  • Los metadatos, entendidos como datos que describen los atributos de un recurso electrónico, y que caracterizan sus relaciones, soportan su recuperación, gestión y uso.

Y finalmente abordé la influencia que está teniendo la web 2.0 sobre los centros de documentación, centrándome en los aspectos tecnológicos y dejando a parte la vertiente social de la nueva web.

Así destaque como al convertirse la web en una plataforma podiamos reducir ostensiblemente las necesidades tecnológicas en las organizaciones pudiendo conseguir servicios y aplicaciones directamente de la web, continuamente actualizados y en muchos casos de manera gratuita. A su vez está posibilitando el desarrollo de los dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios estar conectados permanentemente a la web en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que obliga a los centros de documentación a responder a sus necesidades en su mismo lenguaje, con sus mismas herramientas, por sus mismos canales y con interfaces y formatos de visualización adaptados a los dispositivos.

Por su parte, los nuevos programas se basan en modelos de programación ligera que ponen énfasis en la reducción de la complejidad, evitando las excesivas especificaciones y funciones del software empaquetado, lo que nos permite conseguir unos programas fáciles de implementar y de usar, de manera que en la actualidad se pueden crear completos sistemas de información sin necesidad de más conocimientos informáticos que los propios de un usuario avanzado.

Por lo tanto, gracias a la web 2.0 en estos momentos disponemos de unas infraestructuras tecnológicas que nos permiten gestionar cualquier tipo de información ya sea textual o audiovisual (fotos, videos, audios) y en todo el proceso documental (búsqueda de información, almacenamiento, análisis, acceso, reutilización, difusión), que están accesibles en la web las 24 horas al día los 365 días del año, que son muy fáciles de implementar y de usar, y además son de carácter gratuito.

Y por si esto fuera poco, nos permiten interactuar con nuestros usuarios, contar con su participación y colaboración, que sea el propio usuario quien aporte los contenidos, que comparta sus fotos, realice comentarios y sugerencias, etiquete sus enlaces favoritos… Y finalmente nos permite monitorizar, analizar y evaluar los servicios.

En definitiva la web 2.0 se convierte en una perfecta aliada de cualquier centro de documentación.


El texto de dicha conferencia está accesible en:
http://www.conectapyme.com/documentacion/2009-evolucion.pdf


viernes, 2 de octubre de 2009

Y al final nos bajamos de los arboles


Ardi, el ejemplar más completo encontrado del antepasado más antiguo de los seres humanos. Se movía por los árboles a cuatro patas pero andaba erguido sobre el suelo

http://www.elpais.com/articulo/sociedad/antepasado/antiguo/hombre/era/monos/actuales/elpepusoc/20091001elpepusoc_9/Tes