domingo, 13 de septiembre de 2015

Política de gestión de documentos electrónicos

La Comisión Europea viene impulsando decididamente la administración electrónica a través de diversos planes, medidas y regulaciones que deben ser asumidas por los Estados miembros en sus respectivas legislaciones y programas de acción. En el ámbito normativo español, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a las administraciones públicas basa el funcionamiento de la administración electrónica en la implantación de un sistema de gestión documental. Así mismo, las normas derivadas de esta ley, como el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) constatan que en la administración electrónica la gestión de documentos forma parte indisoluble de la gestión administrativa propia de cualquier institución.

Mediante la Norma Técnica de Interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos (BOE, 178, de 26 de julio de 2012) se establecen las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos, reconociendo la posibilidad de aplicar estas políticas en entornos híbridos en que convivan documentos en soporte papel y documentos electrónicos.

La política de gestión de documentos electrónicos será un documento que incluirá la definición del alcance y ámbito de aplicación, los roles de los actores involucrados, las directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental, las acciones de formación contempladas, las actuaciones de supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos y el proceso de revisión del contenido de la política con el fin de garantizar su adecuación a la evolución de las necesidades de la gestión de documentos; como vemos el esquema propuesto está inspirado en la norma ISO 15489 Gestión de documentos.

La política de gestión de documentos electrónicos se integrará en el marco general de gestión de documentos y en el contexto de cada organización junto al resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades, y aplicará los criterios, métodos de trabajo y de conducta generalmente reconocidos, así como los estándares y buenas prácticas nacionales e internacionales aplicables para la gestión documental.

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (2013) ha publicado el modelo para la elaboración de las políticas de gestión de documentos electrónicos, que progresivamente se va aplicando por diferentes administraciones públicas, y cuyos ejemplos se recogen en el Portal de la Administración Electrónica, entre los que se encuentra el propio Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (2014), la Comunidad Autónoma de Canarias, la Universidad Pública de Navarra, la Universidad de Murcia, la Generalitat de Catalunya, la Diputación de Barcelona o el Ayuntamiento de Cartagena.

El esquema que sigue este modelo de política de gestión de documentos electrónicos es el siguiente:
  1. Referencias
  2. Alcance de la Política
  3. Datos identificativos la Política
  4. Roles y responsabilidades
  5. Procesos de gestión documental
  6. Asignación de metadatos
  7. Documentación 8. Formación
  8. Supervisión y auditoría
  9. Gestión de la Política