martes, 22 de diciembre de 2009

Empresas inteligentes

Una adecuada gestión de la documentación así como de la información tanto interna como externa resulta vital para la supervivencia de las empresas , pero no deben conformarse con ello, sino que deben ir más lejos. Y es que en la actualidad el hecho diferencial y la ventaja competitiva para las empresas está determinado por su capacidad para analizar y contextualizar la información, en su capacidad para dar sentido a la información y de aplicarla de manera estratégica a la toma de decisiones, a la resolución de problemas y a su operativa diaria; y evidentemente para ello le resulta imprescindible obtener y difundir la información adecuada en el momento oportuno, a través de profesionales idóneos.

Inteligencia en acción

No resulta por tanto extraño que conceptos como vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva o inteligencia empresarial se vayan incorporando paulatinamente al vocabulario habitual de la gestión empresarial, y que a pesar de las dificultades que conlleva su aplicación práctica, ésta esté despegando en España.

Así, recientemente la prensa se hacía eco de la aplicación por primera vez en España de las actividades de inteligencia, por parte de una compañía de Seguridad Privada en la ejecución de sus operaciones.

Se trataba de la empresa Eulen Seguridad, que durante los 6 meses de navegación del buque BC Teneo en su circunvalación por el continente africano desde el puerto de Algeciras hasta el de Suez, se encargó de garantizar su protección de los ataques piratas, contando para ello con el auxilio de la Unidad de Inteligencia y Prospectiva, que se encargó de la obtención, la evaluación, la integración y el análisis de información procedente de múltiples fuentes humanas, tecnológicas y abiertas sobre los escenarios donde la misión se fue desarrollando y concernientes a los trabajos de protección del buque.

La experiencia ha sido expuesta en la revista Seguritecnia por Miguel Ángel Esteban Navarro, profesor titular de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Zaragoza y responsable de la Unidad de Inteligencia y Prospectiva de Eulen Seguridad, quien ha coordinado al equipo aragonés encargado de proveer este servicio al barco.

Los productos que la Unidad de Inteligencia y Prospectiva elaboró para cubrir la misión del BC Teneo fueron los siguientes:
  • Un informe general de análisis y evaluación de la seguridad en la zona de operaciones.
  • Informes quincenales sobre la zona de operaciones, donde se ofrece una actualización de información, un análisis de los principales escenarios y una prospectiva de su evolución.
  • Informes ad hoc sobre necesidades de información específicas relacionadas con el desarrollo de la misión.
  • Un plan de gestión de crisis y de comunicación para el caso de que se produjeran incidentes.
  • Alertas sobre la navegación y la seguridad marítima en la zona de operaciones.
  • Correos electrónicos y SMS sobre asuntos de urgencia en un servicio de 24 horas/365 días al año.
Características de una empresa inteligente

En el último número de Cuadernos de Gestión del Conocimiento Empresarial se señalan las características esenciales que describen a una empresa que sabe analizar y aplicar de manera inteligente la información:
  • La compañía inteligente está atenta, esto es, reúne, percibe y emplea información estructurada y no estructurada de cada nodo, persona y sensor de su entorno de información.
  • La compañía inteligente está interconectada, conectando las funciones internas y externas de los distintos departamentos, unidades de negocio y equipos de manera que las alinea a los resultados de negocio deseados. Es capaz de juntar grupos diferentes para compartir y aprovechar información en beneficio mutuo.
  • La compañía inteligente es precisa y utiliza sólo la información más relevante para apoyar decisiones o/y acciones a tiempo más cercanas al punto de impacto. La información se entrega contextualmente, facilitando la capacidad de actuar rápidamente.
  • La compañía inteligente es interrogativa, y se cuestiona el status quo mientras que genera nuevas oportunidades. Las asignaciones no se harían según su valor nominal, sino por la oportunidad que suponen: ¿cómo puede hacerse más rápido, con menor coste y con mayor calidad?, ¿cómo podemos hacer más feliz a este cliente?, ¿cómo podemos hacer el proceso más seguro?
  • La compañía inteligente capacita y extiende la memoria y el análisis de sus empleados, así como su competencia para decidir y actuar, lo que requiere un cambio en la cultura que posibilite pasar de la supervisión constante a la confianza y delegación.
  • La compañía inteligente predice y se prepara para el futuro y no sólo reacciona o corrige acciones, sino que evalúa las consecuencias. El futuro se modeliza y se simula según una historia de eventos pasados.
Desde un punto de vista tecnológico, Eduardo Bueno, catedrático de Economía de la Empresa de la Universidad Autónoma de Madrid, señala en el recientemente publicado informe sobre “La Sociedad de la Información en España 2009”, que para poder competir y evolucionar económicamente en el nuevo contexto socioeconómico del siglo XXI, la “empresa inteligente” deberá responder a los siguientes caracteres definitorios y sistemas asociados, como reto para la década próxima:
  • Capacidad de adaptación a situaciones nuevas a través de la captura de información sobre el entorno: BIS (Business Intelligence Systems) o sistemas de inteligencia empresarial, de vigilancia tecnológica o competitiva.
  • Capacidad de aprendizaje y de memorizar las actividades y resultados de la organización: Sistemas de bases de datos, de e-learning y en general KBS (Knowledge-Based Systems).
  • Capacidad de manejar y relacionar conceptos y símbolos abstractos: En general los sistemas expertos y autómatas desarrollados por la inteligencia artificial.

miércoles, 16 de diciembre de 2009

ONIX, estándar para la codificación y el intercambio de información bibliográfica del sector editorial

Uno de los retos a los que se enfrentan todos los agentes implicados en la producción, distribución, acceso y difusión de libros y otras publicaciones en entornos digitales (editoriales, distribuidoras, librerías, bibliotecas) es a la necesidad de crear espacios en los que los usuarios consigan experiencias virtuales basadas en textos, imágenes y muestras de contenido que emulen las sensaciones y experiencias físicas producidas en el mundo real al ver, tocar, hojear, y -llegado el caso- leer los libros.

Sin lugar a dudas, el éxito de las bibliotecas o centros de documentación en la web está ligado a su capacidad para satisfacer esa necesidad. Pero si importante es para estos servicios, no lo es menos para el sector editorial y librero, pues como señala Antonio María Ávila Álvarez, Director Ejecutivo de la Federación de Gremios de Editores de España, en un artículo centrado en “El libro electrónico” que acaba de ver la luz en el Boletín Económico de Información Comercial Española (ICE) “El lector está dispuesto a comprar libros sin necesidad de tocarlos siempre que se le ofrezca información suficiente, rica y bien presentada”.

Pues bien, la respuesta dada por la industria del libro para posibilitar que los potenciales compradores puedan conocer los libros ofertados, decidir si les interesaba y en su caso adquirirlo, fue el desarrollo de “ONIX for Books

ONIX for Books es un estándar internacional diseñado para la codificación y el intercambio electrónico de información bibliográfica con orientación comercial, basado en XML, creado y mantenido por el sector editorial y que está mantenido por la entidad independiente EDItEUR. La adaptación del estándar internacional al libro español es ONIX-ES, constituido, con las recomendaciones, normas de uso y sistemas de marcados realizadas por la Federación de Gremios de Editores de España.

Desde su creación en el año 2000, entre sus objetivos principales figuran:
  • Elevar el nivel de información del libro disponible en formato digital, fundamentalmente en entornos de venta en línea, webs de libros y lectura, etc.
  • Constituirse en un referente internacional, es decir, entendible y utilizable en cualquier entorno cultural.

ONIX permite un marcado completo de los libros, con los datos bibliográficos, de comercialización y distribución, resúmenes, fragmentos, críticas, premios, público objetivo al que se dirige, biografías, cubierta y otras imágenes, audios, vídeos...

Para Antonio María Ávila Álvarez la importancia de ONIX no es pequeña, así en su opinión el éxito actual de las librerías en Internet se sustenta en ONIX, ya que ha permitido disponer de un lenguaje común para la generación y transmisión de la información entre los diferentes agentes implicados en la cadena del libro, y gracias a él los compradores han podido conocer los libros ofertados, decidir si les interesaba y en su caso adquirirlos.

Pero si ONIX es una herramienta que ha posibilitado la venta de libros impresos a través de Internet, con los libros electrónicos su importancia es mayor, ya que al no existir objetos físicos, todas las transacciones se van a hacer en entornos virtuales. Con el libro electrónico la venta por catálogo ya no es una opción sino que es la única vía de acceso al producto.

lunes, 14 de diciembre de 2009

En defensa del patrimonio documental empresarial

La importancia que tiene la documentación histórica que atesoran algunas empresas transciende los intereses particulares de sus propietarios, no en vano según establece la ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español aquellos documentos con una antigüedad superior a los 100 años pasan a formar parte del Patrimonio Documental Español.

Obreras de la fábrica de Siemens de Cornellà

Si bien la legislación descarga la responsabilidad de la protección de esta documentación sobre sus propietarios, se hace necesario adoptar medidas por parte de las distintas administraciones públicas que posibiliten o en su caso potencien su adecuada conservación, difusión y uso.

En este sentido un ejemplo a seguir es el de Cataluña, donde el Archivo Nacional de Cataluña, ha desarrollado, desde sus inicios, una política activa de recuperación de archivos empresariales históricos. Profundizando esta línea de actuación los departamentos de Economía y Cultura de la Generalitat han puesto recientemente en marcha un proyecto para preservar los fondos documentales de las empresas catalanas y conservar así la memoria de su pasado industrial.

Este programa ofrece a las empresas catalanas dos posibilidades:
  1. Asesoramiento para que las empresas creen sus propios servicios de archivo histórico con las condiciones técnicas y archivísticas necesarias para la buena conservación de la documentación.
  2. Ceder la documentación a la Administración catalana para su ingreso como donación o depósito en la sección de “archivos empresariales” del Archivo Nacional de Cataluña.
Además de la conservación del material documental, el proyecto prevé poner en marcha un programa de investigación sobre los fondos preservados con el objetivo de mejorar el análisis de la historia económica de Cataluña. Este compromiso se materializará con la creación de un Centro de Documentación Empresarial de Interés Histórico que tutelará la administración catalana.

viernes, 11 de diciembre de 2009

Biblioteca Virtual de Aragón

El Gobierno aragonés ha puesto en marcha la Biblioteca Virtual de Aragón que, con más de medio millón de páginas digitalizadas, permite el acceso universal, por medio de Internet, al patrimonio bibliográfico de la Comunidad Autónoma.

La Biblioteca Virtual de Aragón es el primer paso en la dirección de difundir a través de la red y preservar digitalmente el riquísimo acervo bibliográfico que se conserva en Aragón, haciendo de este modo más accesible el conocimiento sobre Aragón por medio de los fondos de su patrimonio bibliográfico y documental, dotado de manuscritos, libros, prensa histórica, revistas, documentos sonoros y otros materiales.

Los primeros trabajos para la puesta en marcha de este proyecto empezaron en el año 2007 con la digitalización del fondo antiguo de Huesca y Lastanosa del Instituto de Estudios Altoaragoneses y prensa antigua de Teruel, además de los fondos de Huesca.

La Biblioteca Virtual de Aragón irá creciendo paulatinamente sumando material de otros fondos e instituciones con la firma de convenios que permitirán incorporar cada vez más volúmenes, unos documentos que se sumarán a los fondos de patrimonio aragonés que han sido ya escaneados.

jueves, 10 de diciembre de 2009

Ayuntamiento electrónico de Zaragoza

Los ciudadanos que posean un DNI electrónico o un certificado digital reconocido podrán efectuar a partir del próximo 1 de enero desde la sede web del Ayuntamiento de Zaragoza todos los trámites que ahora efectúan en las ventanillas del Ayuntamiento. Así lo ha dejado manifiesto Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza.

De este modo Zaragoza cumplirá con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos en la que se reconoce el derecho de los ciudadanos a realizar todas las gestiones ante la Administración, a no tener que presentar datos ni documentos que obren en poder de las Administraciones, a acceder por medios electrónicos a los servicios públicos prestados por las Administraciones, a conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos administrativos, a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos incorporados a los expedientes o procedimientos en los que tengan la condición de interesados.

La ley que obliga a la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta a satisfacer estos derechos a partir del 31 de diciembre de 2009, deja abierta la posibilidad de incumplimiento de este plazo a las Comunidades Autónomas, Diputaciones Provinciales y Ayuntamientos que sus disponibilidades presupuestarias no se lo permitan. Y Zaragoza finalmente parece que ha tenido la capacidad presupuestaria, técnica y organizativa necesaria para poner en funcionamiento su Ayuntamiento Electrónico en dicho plazo y de este modo cumplir con el objetivo marcado y del que dio cumplida cuenta su Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, hace un año, en el marco de las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses.

Aunque todavía se está pendiente de establecer la normativa interna para apoyar el cambio en la gestión municipal, siendo previsible que el próximo año se apruebe una ordenanza específica de administración electrónica, a partir de enero ya no será necesario guardar fila para realizar los diferentes trámites con el Ayuntamiento pudiendo hacerse las gestiones desde casa o la empresa, se reducirá el número de documentos a presentar, y habrá una mayor agilidad en la resolución de los expedientes.

miércoles, 9 de diciembre de 2009

Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico

Suele ser relativamente habitual leer referencias sobre las bondades que ofrece una adecuada gestión documental en la mejora de la gestión empresarial, pero lo que ya no resulta tan habitual es conocer experiencias concretas de cómo se lleva a cabo este proceso. Por ello es reseñable el proyecto de gestión documental desarrollado por el grupo At4 Wireless, dado a conocer en las XI Jornadas de Gestión de la Información, organizadas por SEDIC el pasado mes de noviembre.


Según expone su documentalista, Nuria Amérigo Flores, el proyecto surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que vivía la empresa debido al crecimiento exponencial del número de documentos como consecuencia a su vez del crecimiento de su plantilla, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestión documental, como era la inexistencia de un repositorio común para almacenar la información, la duplicidad de la documentación o la dispersión y descentralización de la documentación.

Ante esta situación se decide establecer una estrategia global para la gestión de la documentación que incluiría a todas Divisiones y Departamentos de la empresa, a los documentos en formato papel y electrónico, así como a las bases de datos y a cualquier persona con responsabilidad de crear y mantener documentos. Se trataba de crear un servicio único que integrara todo el ciclo de la evolución documental y que permitiera acceder rápidamente a los documentos de cualquiera de las filiales de la empresa.

Las fases seguidas y que aparecen detalladas en la ponencia son:

1. Investigación preliminar
Mediante la consulta de diversas fuentes documentales y entrevistas al equipo directivo de la empresa, se identificaron y documentaron los fines y cometidos de la organización, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los factores críticos y debilidades en relación con la gestión de documentos de archivo.

2. Análisis de las actividades de la organización
El análisis de la organización les permitió obtener una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones de la organización, que les posibilitó definir los tipos documentales producidos en la empresa, establecer una nomenclatura inequívoca y elaborar una clasificación única para todos ellos.

3. Diseño del mapa documental
A continuación crearon un mapa que clasifica y agrupa los documentos, indica cual es su soporte, específica su valor para la organización y marca políticas de conservación y transferencia documental.

4. Crear procedimientos
La siguiente etapa fue el establecimiento de normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que aseguraran coherencia, sinergias, y rentabilidad de las tareas documentales, y se elaboró el diseño funcional, necesario para su posterior desarrollo en la herramienta informática.

5. Elección e implantación del gestor documental
Una fase crucial fue la elección del gestor documental, buscando una herramienta intuitiva, cómoda y sencilla cuyo uso no supusiera una tarea añadida para el usuario, y que debía cumplir los siguientes requisitos:
  • Almacenar la documentación en un repositorio único
  • Reducir los tiempos de búsqueda.
  • Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de vida.
  • Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y disponibilidades.
  • Compartir la información.
  • Mantener la confidencialidad.
  • Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoria y trazabilidad.
En este proceso de elección de un gestor documental, resulta de interés las recomendaciones que Julián Moyano da para evaluarlos correctamente.

La herramienta fianalmnete escogida fue Alfresco.

6. Formación de usuarios
Para que los usuarios conocieran el proyecto y supieran manejar la herramienta, se abordó la formación del personal de la empresa, en grupos reducidos de 15 a 25 personas según su rol dentro del Sistema de Gestión Documental y el Departamento o División al que pertenecieran.

7. Proyecto Piloto
Antes de su aplicación general se implantó un proyecto piloto con varios grupos de usuarios pertenecientes a distintos Departamentos para identificar buenas y malas prácticas y depurar fallos.

8. Incorporación de los datos
Los documentos se fueron incorporando por Departamentos y Divisiones en varias fases. Para garantizar que el cambio de los documentos de un repositorio a otro se había hecho bien, se auditó cada traslado y se implicó a los responsables de los distintos departamentos.

9. Valoración archivística
Finalmente se decidió el tiempo que debían permanecer los documentos en el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se tenían que migrar a otros formatos de conservación.

Normativa aplicada y responsabilidades

En este proyecto se han seguido las indicaciones de la norma UNE-ISO 154895 que proporciona estrategias y metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos y constituye una referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.

La gestión documental se caracteriza por su transversalidad afectando a todos los miembros de la empresa. En At4 Wireless las responsabilidades en gestión documental se distribuyen jerárquica y funcionalmente entre:

  • Dirección General: lidera el proyecto.
  • Directores de División y Departamento: validan las propuestas de los jefes de unidad en materia de taxonomías, permisos, workflow, transferencias y expurgo.
  • Jefes de unidad: definen las taxonomías, pueden dar permisos de acceso a las carpetas de las que son responsables, controlan que la documentación se clasifica adecuadamente, establecen los plazos de transferencia y expurgo con el servicio de archivo.
  • Jefes de proyecto: transmiten a los jefes de unidad sugerencias, necesidades y mejoras del sistema que les hace llegar su equipo de trabajo; controlan que la documentación se clasifica adecuadamente.
  • Departamento de informática: se responsabiliza del correcto funcionamiento de los servidores, de las copias de seguridad, y hacer desarrollos a medida en función de la evolución el Sistema de Gestión Documental.
  • Servicio de documentación: propone estrategias, es administrador de la herramienta de gestión documental, responsabilizándose de su adaptación y actualización, aplica las normas de archivo, imparte la formación, supervisa las transferencias al archivo intermedio e histórico, coordina las tareas del personal con responsabilidades en el archivo y por último detecta los problemas y atiende las demandas de usuarios.
  • Todo personal es responsable de la correcta clasificación, conservación y uso de documentación que genera y recibe.

viernes, 4 de diciembre de 2009

¿Qué información usan las empresas?

Las asociaciones de empresarios son la principal fuente de información institucional para las empresas. Esta es una de las conclusiones a las que llegan Antonio Muñoz Cañavate y Antonio Pulgarín Guerrero en “La gestión de la información en las empresas de Extremadura” que acaba de publicarse en la Revista Española de Documentación Científica, un trabajo de gran interés dada la escasez de estudios acerca de los usos de la información por las empresas españolas.


Entre los resultados a los que llegan sus autores, tras encuestar a las 144 empresas de mayor facturación y número de empleados de Extremadura, es reseñable la escasa penetración que todavía tienen los profesionales de la información en las plantillas de las empresas, de manera que sólo un 27,4 % de las empresas disponen de biblioteca o unidades de información y/o documentación.

Lo habitual es que las tareas de gestión de la información dentro de las empresas las compaginen sus profesionales con la realización de otras tareas de gestión interna, así aunque el 46,5 % de las empresas dispone de algún departamento o persona encargado de capturar información externa para la toma de decisiones, sólo un 3 % cuenta con personal dedicado de manera exclusiva a la recopilación, organización y análisis de información relevante para la empresa.

En cuanto a las fuentes de información más utilizadas para la toma de decisiones por las empresas extremeñas estas son la prensa, la legislación, las normativas los convenios colectivos, y los catálogos de productos y/o catálogos de ferias comerciales.

Por lo que respecta a las fuentes de información institucionales, el tipo de institución de la que más información recibe la empresa para tomar decisiones es las asociaciones de empresarios seguida de las entidades financieras y la Administración regional.

Los resultados de uso de la información procedente del medio ambiente externo son los proveedores y los clientes las fuentes más utilizadas:

miércoles, 2 de diciembre de 2009

Tecnología RFID: Usos y Oportunidades

La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología de captura e identificación automática de información contenida en etiquetas electrónicas que, cuando están en el área de cobertura de un lector RFID, transmiten por radio la información almacenada en su memoria sin necesidad de que exista contacto físico o visual.

En un sistema RFID, el elemento a identificar (puede ser un objeto, animal o persona) se etiqueta con un pequeño chip de silicio unido a una antena de radiofrecuencia (conocido como 'tag' o etiqueta) de modo que pueda comunicarse y ser identificado, a través de ondas de radiofrecuencia, por un dispositivo transmisor/receptor (conocido como 'reader') diseñado para ese propósito.

La característica principal que dota a este sistema de identificación de un gran valor añadido, es que el chip de RFID permite almacenar en su interior información de identificación que confiere a cada uno de los elementos etiquetados de un carácter único.

Se prevé que el uso de la tecnología RFID tenga un impacto importante sobre la actividad diaria de las empresas cuando cada vez más productos sean etiquetados y lleguen a los clientes finales propiciando la aparición de nuevas aplicaciones y servicios basados en RFID.

Por su parte el futuro de la “Internet de los Objetos” permitirá en pocos años que cualquier objeto a nuestro alrededor pueda intercambiar información y trabajar de forma coordinada, convirtiéndose así en “objetos inteligentes”.

Para potenciar el desarrollo de esta tecnología en España, el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información acaba de publicar el libro “La Tecnología RFID: Usos y Oportunidades”, en el que con un enfoque divulgativo explica qué es y cómo funciona el RFID, qué utilidad tiene -recogiendo una amplia catálogo de casos de éxito en su aplicación en distintos sectores y actividades- y cuáles son las tendencias de futuro para esta tecnología.

lunes, 30 de noviembre de 2009

¿Qué hace un archivero?

Actualmente existe un gran desconocimiento social de lo que son los archivos y de lo que hacen los profesionales que asumen su responsabilidad, es decir los archiveros. En líneas generales los archivos se vinculan exclusivamente con la Administración Pública, siendo muy pocas las personas conscientes de que en el ámbito empresarial también existen archivos que deben ser correctamente atendidos; y por lo que respecta al perfil del profesional del archivero se le suele concebir como un erudito destinado a custodiar y difundir los documentos y fondos por su valor cultural e histórico, dejando en un lugar muy secundario, cuando no inexistente, todo lo relativo a la gestión de la documentación durante su tramitación y mientras posee valor para sus productores.

Ante esta situación, y para poder mostrar a la sociedad en general cuál es el trabajo que realizan los archiveros, la Coordinadora de Asociaciones Profesionales de Archiveros de España ha publicado el “Informe sobre un catálogo de funciones y tareas del personal archivero” con la pretensión de convertirse en una guía de referencia de las funciones que corresponden propiamente a los archiveros y una propuesta de cómo estas tareas deben distribuirse entre ellos, según sean personal directivo, técnicos, o personal auxiliar. De momento no se trata de un documento cerrado, sino de una propuesta abierta a la consideración y a las aportaciones de los propios archiveros.

I.- Funciones del archivero:

La función principal del archivero, como profesional, es garantizar la conservación de los documentos de archivo, asegurar y fomentar su uso y el de la información que contienen, con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Por lo tanto los archiveros contribuyen tanto a mejorar el funcionamiento de las organizaciones en las que prestan servicios, como a salvaguardar los derechos de las personas, a preservar la memoria colectiva, la investigación científica y la conservación y difusión del patrimonio cultural, y, en el caso específico de los archivos públicos, a garantizar la transparencia de los poderes públicos.

El papel de los archiveros dentro de las organizaciones posee un carácter central, puesto que a su función de custodios del patrimonio documental unen la de ser gestores de la documentación administrativa y garantes cualificados de la transparencia de la actividad de los poderes públicos. Y a todo ello debe añadirse el creciente interés que nuestra sociedad está manifestando por la apertura y la buena conservación de los archivos con las finalidades más variadas (acreditación de derechos, restitución de la dignidad…). La suma de todo ello es lo que viene denominándose por algunos autores como la función integral de los archivos.

Si bien es cierto que las funciones que el archivero puede desempeñar son uniformes en cualquier organización, también lo es que el tipo de organización determina el desarrollo en la práctica de determinadas de estas funciones y de las tareas derivadas de las mismas. Las funciones posibles del personal archivero pueden agruparse en cinco grandes apartados:

1.- Gestión organizativa del centro o servicio
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que permita una organización de los procesos de trabajo y de relaciones laborales que favorezca la tarea de abordar la obtención de un sistema de gestión documental y archivo de la forma más adecuada posible.

Primarán por tanto aquí el conocimiento en planificación estratégica, la gestión de proyectos (metodologías para el análisis de procesos y propuesta de soluciones más adecuadas…), normativa y buenas prácticas administrativas, la gestión presupuestaria, estrategias de comunicación, técnicas para favorecer el liderazgo, gestión de recursos humanos.

2.- Gestión documental
Su objetivo es diseñar, administrar, implementar y auditar un sistema que optimice los procesos de creación, recepción, modificación, manejo y circulación de los documentos propios de una organización, y de su información, hasta su llegada al archivo central de la misma.

Primarán por tanto aquí, además de la mayoría de los conocimientos genéricos del apartado anterior, la auditoría de procesos administrativos, el diseño de documentos y procesos, buenas prácticas en lenguaje administrativo, la normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental (ISO 15489, 15836; 18492; 19005; 23081, 26122…), los conocimientos en hardware y software, procesos de reprografía, estrategias de migración, evaluación de rendimientos, normativa o estándares de calidad, etc.

3.- Gestión de riesgos
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para mitigar y gestionar adecuadamente los potenciales daños o pérdidas tanto de documentos, como de información. Por tanto este apartado incluye no sólo el análisis de los riesgos potenciales que pueden afectar a los edificios de archivo y a sus documentos, sino también la elaboración de una política adecuada para prevenir cada uno de ellos, en la medida de lo posible, y otra de respuesta ante la aparición de los mismos, especialmente desastres de todo tipo, que permitan asegurar la continuidad y recuperación de la organización y la ejecución de sus competencias o de su campo de negocio.

Los conocimientos necesarios para una adecuada política en este apartado serán los relativos a normativa o recomendaciones para la construcción de edificios de archivos y de edificios con acceso del público, normativa antiincendios, factores medioambientales de deterioro, estrategias de conversión y migración, normativa y estándares de seguridad tecnológica (serie 2700 de las normas ISO), características del hardware y software, gestión de espacios, conocimiento de las reacciones de los diferentes soportes…

4.- Organización documental o archivística
Incluye todos los conocimientos y tareas necesarios para el tratamiento documental desde el diseño de su entrada en el sistema de archivo de la organización, hasta la clasificación y descripción de los documentos, que permita su adecuada recuperación y difusión. Esta función es distintiva de nuestros profesionales y es la clave para un adecuado servicio a la institución, entidad o empresa para la que prestamos servicio.

Los conocimientos esenciales aquí serán principios de la Archivística, la Historia, el Derecho Administrativo, la capacidad de análisis y relacional, normas y estándares archivísticos [EAD, ISAD(G), ISAAR (CPF)…], etc.

5.- Comunicación y función social
La difusión y el uso de los documentos es la finalidad última de todo el sistema y a su vez el éxito de esta función es la que genera una mayor corriente de apoyo al servicio de archivo y gestión documental dentro de la institución u organización. Se incluyen en este apartado todas las cuestiones relativas a la consultabilidad y uso tanto de los documentos y de la información en ellos contenida, como de los instrumentos de descripción y control de los mismos generados en la organización documental o archivística. También se incluyen todas las actividades destinadas a dar a conocer el servicio de archivo y su papel a la institución o a la sociedad.

Los conocimientos más importantes para esta función son normativa sobre acceso a la documentación e información y protección de datos y de la intimidad, códigos éticos, cultura de la organización para la que se trabaja (fijación de niveles de acceso…), relaciones públicas y marketing, programación de actividades, montaje de exposiciones, edición de publicaciones, procedimientos de contratación de actividades, formación en atención al público, etc.

II.- Distribución de tareas entre los diferentes niveles profesionales de los archiveros

En un archivo existirá una gradación de personal archivero, cuyo número o existencia vendrá dada por los fondos y funciones del servicio o centro de archivo y por los recursos de la propia organización. En su máxima expresión, los niveles existentes serán los siguientes:

El director o jefe del archivo
Tendrá como misión planificar, dirigir, impulsar, coordinar y controlar el servicio de archivo y el sistema de gestión de los documentos de la institución, organismo, empresa… de la que depende, partiendo de los recursos humanos y materiales necesarios, para que este cumpla su finalidad básica: conservar organizadamente el fondo documental depositado en el mismo a la vez que asegurar y potenciar su consultabilidad por todos aquellos que estén autorizados a la misma según la normativa vigente.

Archivero / Gestor de documentos
Su misión será colaborar de forma activa en todas aquellas tareas de carácter técnico que el director le haya encomendado relativas a la implantación y supervisión del sistema de gestión documental y archivo. Esta colaboración debe entenderse, también, como una aportación de iniciativas y mejoras tanto técnicas, como organizativas, que propondrá a la dirección del centro con objeto de mejorar la eficacia y eficiencia de los recursos y servicios que presta el archivo a la organización y/o a la sociedad.

Técnico Medio de Archivo
Se encarga de colaborar y participar en la implantación y desarrollo del sistema de gestión documental. Esta participación se realiza normalmente, según indicación de la dirección del centro, bajo la coordinación y supervisión de los archiveros o técnicos superiores. Su campo básico de actuación se centra tanto en la aplicación de la clasificación documental y en la descripción de las unidades documentales, como en la difusión de la información y en el servicio de atención al usuario.

Auxiliar de Archivo
Su misión será servir de apoyo en las tareas archivísticas más básicas y mecánicas, aplicando las directrices del personal técnico y bajo su supervisión.

viernes, 20 de noviembre de 2009

El reglamento de desarrollo de la ley de Administración Electrónica

El pasado 18 de noviembre se publicaba en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1671/2009, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. El Reglamento es de transcendencia general, pues sus disposiciones son de aplicación a las relaciones de los ciudadanos con la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes de ésta.


En el reglamento se establece que todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación de la Administración Pública o de los ciudadanos por medios electrónicos, se realizarán a través de las sedes electrónicas que dichos órganos deberán haber creado. La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.

Se podrá establecer, mediante orden ministerial, la obligatoriedad de la comunicación a través de medios electrónicos, de tal modo que si existe tal obligación y no se utilizan dichos medios la correspondiente comunicación, carecerá de validez o eficacia.

Para la identificación y autenticación tanto en el acceso electrónico de los ciudadanos como de las propias sedes electrónicas y de las comunicaciones que realicen los órganos de la Administración General del Estado u organismos públicos, se admite como medio universal los dispositivos de identificación y firma electrónica asociados al documento nacional de identidad, así como otros medios de autenticación que cumplan con las condiciones de seguridad y certeza necesarias para el normal desarrollo de la función administrativa.

Otro de los puntos importantes del reglamento es la creación de un registro electrónico común que posibilite a los ciudadanos la presentación de comunicaciones electrónicas para cualquier procedimiento y ante cualquier órgano de la Administración General del Estado, así como en sus organismos públicos dependientes o vinculados.

El reglamento regula un conjunto de aspectos relacionados con la producción y la gestión documental. Así se establecen los requisitos para que tengan validez los documentos electrónicos, o para que se reconozca la condición de copia auténtica a una copia electrónica de un documento electrónico original.

Así mismo se regula el proceso a seguir para la conversión de los documentos en papel a documentos electrónicos a través de su digitalización; así como los requisitos para que las copias emitidas en papel de los documentos electrónicos tengan la consideración de copias auténticas. También se dictan normas específicas para la obtención de copias electrónicas por los ciudadanos, y para la presentación por los ciudadanos de documentos electrónicos.

Se establece la obligatoriedad de asignar metadatos a los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, para poder contextualizarlos en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos.

Se detallan las reglas a seguir para la formación de los expedientes electrónicos, determinándose que deberán disponer de un código que permita su identificación unívoca, de un índice electrónico, firmado electrónicamente, y su estructura formato se sujetarán a lo que se establezca en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Y sobre el archivo electrónico de documentos se establece que todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, deberán conservarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.

miércoles, 18 de noviembre de 2009

Los centros de documentación y la reproducción de documentos


Licencias bajo pago

Los centros de documentación en una empresa u organización empresarial realizamos de modo habitual la reproducción de diferentes documentos (libros, revistas, periódicos…), suministramos a nuestros usuarios dichos documentos y posibilitamos su consulta en las intranet corporativas.

Estas acciones están afectadas por la Ley de Propiedad Intelectual, que establece como norma general que sólo pueden realizarse reproducciones de una obra con la previa autorización del autor.

Para poder conjugar la realización de las tareas habituales de un centro de documentación con los derechos reconocidos a los titulares de las obras, y más concretamente para asegurar una contraprestación económica a dichos titulares, existen las licencias o autorizaciones concedidas por distintos organismos para la reproducción y explotación de estas obras bajo una serie de condiciones y a cambio de una remuneración económica.

En España, es el Centro Español de Derechos Reprográficos (CEDRO) quien representa y defiende colectivamente los derechos de propiedad intelectual de carácter patrimonial de los autores y editores de publicaciones protegidas por la Ley.

CEDRO puede conceder a un centro de documentación licencia para:
  • Fotocopiar y/o escanear hasta el 10 % de un libro.
  • Fotocopiar y/o escanear un artículo completo.
  • Almacenar la reproducción en un servidor.
  • Ponerla a disposición en una intranet.
  • Imprimir una copia por usuario autorizado.
  • Enviarla por correo electrónico.

Para facilitar la solicitud de las licencias y el correspondiente pago, CEDRO acaba de presentar el portal www.conlicencia.com.

Otros modelos de licencia

Pero hemos de recordar que este no es el único modelo de licencia que regula el derecho de autor y el derecho de copia. Así el sistema de licencias abiertas de “Creative Commons” ofrece a los autores de una obra intelectual, o a quienes tengan su titularidad derivada, un conjunto de modelos de licencias que permitan el uso, la reproducción y la transmisión garantizando unos determinados derechos.

A diferencia del clásico “todos los derechos reservados” garantizado por defecto en las legislaciones, Creative Commons invita a los autores a decidir estratégicamente qué derechos quieren reservarse o liberar sobre su obra intelectual.

Un referente: el Grupo de Trabajo de Bibliotecas y Propiedad Intelectual

Desde el año 1996 dentro de FESABID viene funcionado el Grupo de Trabajo de Bibliotecas y Propiedad Intelectual, siendo en la actualidad un referente de posicionamiento en defensa de garantizar el equilibrio entre los derechos de propiedad intelectual y los derechos de acceso a la cultura y a la educación.

Miguel Ángel Sainz Jiménez, siete años después

 
Mientras dormía –de eso hace hoy siete años- se le rompió el corazón al Miguel. Era escultor, pintor, diseñador de mobiliario, director de cine… deportista incansable, y sobre todo buena persona. Se fue por la noche, de forma discreta y silenciosa, tal y como era él.

Es cierto que dedicó vida y obra a su pueblo, como señalaba recientemente Marisa Lanca , tras visitar por primera vez Aldeanueva de Ebro, y también es cierto que sus vecinos siempre se lo hemos agradecido dejándole hacer, apoyándolo y mostrando orgulloso las huellas explícitas de su trabajo.

Pero por encima del artista, todos aquellos que convivimos con él nunca lo olvidaremos porque su trato diario nos enriqueció como personas, porque nos mostró la capacidad de convicción que tiene el verbo cálido y la palabra precisa, porque nos enseñó a ver la belleza de lo cotidiano, de todo aquello que nos rodea.

Como recuerdo de su obra, Javier Jiménez elaboró en el año 2004 un documental que se puede consultar fragmentado en tres partes en Youtube.

La primera parte nos muesta algunas de sus creaciones escultóricas:



La segunda nos muestra la Exposición de Pintura realizada en la iglesia parroquial de Aldeanueva de Ebro del 19 de diciembre hasta el 6 de enero de 2004:



Y la tercera su taller, su casa…:

martes, 17 de noviembre de 2009

La administración electrónica en la ciudad de Zaragoza

A pesar de que sólo una tercera parte de los trámites analizados se pueden completar del todo Internet, el nivel de la administración electrónica en la ciudad de Zaragoza está por encima de la media de las ciudades españolas. Así queda de manifiesto en el informe elaborado por la revista Consumer en el que se analiza la sección de trámites virtuales de 18 sedes web municipales españolas y en el que se concluye que a día de hoy, la administración electrónica municipal ofrece más información que gestión efectiva de trámites, de hecho en la mayoría de los casos ésta se reduce a la obtención del certificado de empadronamiento y a registrar una incidencia, y en no pocas ocasiones el usuario de la página web municipal se pierde entre la profusión de información institucional.

La carencia principal de las oficinas virtuales es su limitada eficacia. Aunque abunda la información, en ninguna de las 18 web municipales se pudieron completar en Internet los diez trámites administrativos de que constaba la prueba práctica.

En el caso concreto del Ayuntamiento de Zaragoza, de los diez trámites analizados sólo tres se pudieron completar del todo en Internet (sacarse el certificado de empadronamiento, consultar multas y comunicar una incidencia en vía pública).

En cuanto a las gestiones mejor valoradas está la obtención de una cita previa para resolver una gestión municipal, consultar una multa de tráfico y sacarse el certificado de empadronamiento.

En el informe se señala el uso que se hace en la capital aragonesa de herramientas multimedia (mapas de líneas de autobuses, tranvía o metro, cámaras de tráfico), la información para dispositivos portátiles (teléfonos móviles o agendas electrónicas) y la facilidad de navegación por el sitio web y su usabilidad, es decir, las posibilidades que brinda una página para que el usuario encuentre lo que busca.

Como muestra de la calidad de este servicio electrónico de trámites del Ayuntamiento de Zaragoza se menciona la completa información previa que se ofrece antes de la realización del trámite (acerca de los datos, plazos, requisitos previos, destinatarios de dicha gestión, datos complementarios...).

Además la web de Zaragoza dispone de “carpeta ciudadana” uno de los instrumentos para promover el uso de la administración electrónica municipal, a través del cual el usuario puede consultar y modificar la información que el Consistorio dispone de él.

Por su parte, el resto de los municipios de la provincia de Zaragoza están en pleno proceso de adaptación a la administración electrónica, de hecho a partir del próximo 1 de enero entrará en funcionamiento la plataforma digital desarrollada por la Diputación Provincial de Zaragoza para los ayuntamientos zaragozanos y que ofrecerá más de 300 procedimientos gratuitamente.

Dentro de esta plataforma se incluye un modulo denominado sede electrónica” y que es el espacio en internet de las administraciones públicas, en el que se facilitará a los ciudadanos su relación digital con la administración. En este espacio habrá un tablón de anuncios, el perfil del contratante, un servicio de verificación de documentos electrónicos, un catálogo de procedimientos, un área de descargas de instancias y solicitudes, un servicio de notificaciones electrónicas y se posibilitará conocer el estado del expediente tramitado en todo momento.

lunes, 16 de noviembre de 2009

Yo tan tranquillo

Echo hacia atrás el respaldo del asiento dispuesto a pasarme las nueve horas del viaje durmiendo como una marmota. ¡Qué me importa a mí si la azafata necesita un médico porque alguien esté enfermo, o tal vez un informático para reparar algún fallo en el sistema de trasmisiones, o incluso una señorita de compañía en caso de que el comandante sufra un ataque de ansiedad! Si algo bueno tiene este oficio es la seguridad de que nadie va a gritar desesperadamente ¡¡Por favor, si hay algún archivero en el avión que vaya urgentemente a la cabina!!

PILAR MARTÍN (Ganadora del concurso de microrrelatos “Trabajar en información y documentaciónorganizado por el Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Salamanca)

martes, 27 de octubre de 2009

Recomendaciones para el tratamiento documental en un entorno mixto: web - papel

Isidro F. Aguillo publicaba el pasado 23 de octubre una nota en ThinkEPI , bajo el título de Dr. Paper & Mr. Web, con la intención de llamar la atención sobre la cantidad de información de calidad que está disponible en sedes web académicas y que a menudo se ignora por parte de los profesionales porque no está ligada a un soporte papel.

Aguillo, partiendo de la consideración de que la calidad de los contenidos es independiente del soporte utilizado, propone una serie de sugerencias para su tratamiento:
  • Los recursos web no deben ser analizados aparte, ni constituir bases de datos separadas de los catálogos convencionales, ni requerir análisis ni descripciones documentales diferentes más allá de lo estrictamente necesario para indicar sus direcciones electrónicas.
  • Los recursos en papel deben anotarse con sus contrapartes electrónicas, indicando de forma exacta no solo su dirección web, sino su disponibilidad (formatos de ficheros, tipología documental, idiomas), accesibilidad e incluso extensión o tamaño.
  • Es primordial una identificación tanto del autor como de su autoridad, al menos indicando su afiliación institucional (renegando de direcciones de correo genéricas, tipo Hotmail o gmail) o el editor web de las páginas que hospedan los contenidos.
  • La descripción puede requerir campos adicionales, como indicar si existen consejos editoriales en los repositorios (si son la fuente primaría) o en el caso de artículos de revistas electrónicas si hay y cuáles son los procedimientos de evaluación por pares.
  • El autor debe exigir la publicación electrónica citable, es decir con direcciones web significativas, que ayuden a identificar por ejemplo la afiliación, y de tamaño (longitud de la URL) razonable y con objetivo de estabilidad (URL razonablemente permanente).

Saramago dijo


“A las insolencias reaccionarias de la Iglesia católica hay que responder con la insolencia de la inteligencia viva, del buen sentido, de la palabra responsable. No podemos permitir que la verdad sea ofendida todos los días por presuntos representantes de Dios en la tierra a los que en realidad sólo interesa el poder"

miércoles, 21 de octubre de 2009

Valtueña hace llorar a los árboles en Tudela

Desde hace unos 15 años he tenido la suerte de compartir en repetidas ocasiones mesa y barra con Valtueña -dos entornos en los que ambos nos sentimos muy a gusto- y perdernos en largas discusiones sobre lo divino y lo humano, con posturas raramente coincidentes y en las que sin renunciar a nuestras propias opiniones acabamos reconociendo lo acertado de la opinión contraria.

 
Valtueña ante su última intervención pictórica
Y en estos años también he tenido la suerte de disfrutar de sus diferentes proyectos artísticos, algunos tan espectaculares como el “Proyecto 36” en el que fue capaz de colgar 6 murales de 36 metros cuadrados en la fachada del Auditorio de Zaragoza, otros tan arriesgados e inquietantes como la intervención ¿Ya han muerto los ángeles del futuro? realizada en el interior de la Iglesia de San Atilano de Tarazona, otros tan rompedores como El León que pintó con motivo del 25 aniversario de El Corte Inglés en Zaragoza; sin olvidar las exposiciones individuales en el Torreón Fortea o en las salas de exposiciones del Edificio Pignatelli.

Pues bien, el pasado fin de semana pude disfrutar en su compañía y en la de Marisa y Carolina, de su última intervención pictórica, que no artística, pues Valtueña tras enfrascarse en un duro proyecto de reivindicación de su mecenazgo cultural a comienzos de los 80 a través de su “mítico bar” Bv80 se ha empeñado y conseguido ampliar sus horizontes al mundo de las letras, y buena muestra del resultado son sus “Pensamientos del mes ante el botellero”, y los dos libros ya conclusos que esperan su pronta publicación.

¿Por qué lloran los árboles en Tudela? es el título que le ha dado a esta “ejemplar intervención poética” -como ha sido definida desde la Asociación Aragonesa de Críticos de Arte- realizada en el exterior de la sala de conciertos NOBOO. Desde su blog, Marisa nos desentraña la génesis de la obra; y Manuel Sánchez Oms en el artículo ¿Pintura pura en un entorno real? Ejemplar intervención poética de Valtueña en Tudela del Ebro, realiza una critica en profundidad.

A mi solo me queda decir una palabra:
¡¡ Enhorabuena !!

jueves, 15 de octubre de 2009

10 medidas para mantener la Seguridad de la Información en las pequeñas empresas

Para una pequeña empresa puede resultar muy dificultoso, cuando no imposible, implementar un programa perfecto de seguridad de la información, pero lo que sí es posible y razonable es que adopten una serie de medidas de seguridad suficientes para que sus redes y sistemas informáticos, así como los datos y la información empresarial estén protegidos.


Para ayudar a los pequeños empresarios en su lucha diaria por mantener los datos de su empresa a salvo de ataques informáticos El National Institute of Standards and Technology (NIST) ha publicado la guía Small Business Information Security: The Fundamentals, en la que presenta 10 medidas absolutamente necesarias para mantener la seguridad en los ordenadores de las pequeñas empresas.
1.- Instalar, utilizar y mantener actualizados anti-virus y anti-spyware en todos los equipos utilizados en la empresa.
2.- Garantizar la seguridad de la conexión a Internet.
3.- Instalar, utilizar y mantener actualizado cortafuegos de software en todos los ordenadores utilizados en la pequeña empresa.

4.- Revisar y mantener al día los parches de seguridad y actualizaciones de los sistemas operativos y aplicaciones. Todos los proveedores de sistemas operativos ofrecen parches y actualizaciones a sus productos para corregir los problemas de seguridad y para mejorar la funcionalidad.

5.- Hacer copias de seguridad de todos los datos empresariales importantes. Es necesario realizar copias de seguridad de los datos porque los equipos se "mueren", los discos duros fallan, los empleados cometen errores, y los programas maliciosos pueden destruir los datos en los ordenadores.

6.- Controlar el acceso físico a los equipos y componentes de la red. No se debe permitir que las personas no autorizadas tengan acceso físico a los equipos, y se deben extremar las precauciones con el personal de limpieza que entra en el espacio de oficina durante la noche, así como con los informáticos externos encargados de actualizar o reparar los equipos.

7.- Asegurar el punto de acceso inalámbrico a las redes de trabajo, utilizando contraseñas fuertes.

8.- Formar a los empleados en los principios básicos de seguridad.

9.- Configurar cuentas de usuario individuales para cada empleado en los equipos y en las aplicaciones de la empresa, y que requieren buenas contraseñas.

10.- Limitar el acceso de los empleados a los datos y la información específica que necesitan para hacer su trabajo, y limitar la autoridad para instalar software

martes, 13 de octubre de 2009

La gestión documental en las empresas

Una adecuada gestión documental simplifica los procesos empresariales y ofrece beneficios a corto y largo plazo, como la reducción de los gastos y del impacto medioambiental, el aumento de la seguridad y una asignación de recursos más efectiva; unas ventajas que son conocidas por la mayoría de los directivos empresariales europeos pero que sin embargo no tiene su traducción en su aplicación práctica, pues más del 75% de las empresas aún no han implementado por completo un plan de gestión documental dentro de sus organizaciones. Así lo ha puesto de manifiesto el Índice de Gobierno Documental de Ricoh: octubre de 2009 elaborado por Coleman Parkes Research .


Las conclusiones a las que se llegan en este estudio tras entrevistar a 311 directivos de grandes y medianas empresas de Bélgica, Francia, Alemania, Italia, los Países Bajos, España y el Reino Unido, son las siguientes a:

1.- El control de documentos es esencial para las empresas pero no ocupa uno de los primeros puestos en su agenda estratégica

El informe revela que los líderes empresariales gastan unos 14.000 millones de euro al año en gestión documental y hasta un 5% de su facturación mensual. A pesar de ser un elemento importante e integral dentro de la actividad cotidiana, pocas empresas cuentan con procesos formales para gestionar y controlar su actuación; así más de la mitad carecen de una estrategia en gestión documental y un tercio no están haciendo nada más que publicar una serie de normas o dejar que los departamentos decidan su propio enfoque.
2.- El control del gasto documental es esporádico y descontrolado

A pesar de la abundante producción documental en todos los niveles de una organización, la gestión de sus gastos es esporádica y no está controlada. De hecho sólo un 45% de las empresas de Europa controla sus gastos en gestión documental de forma regular, por lo que las empresas se están exponiendo a una duplicación de actividades e ineficiencias que están afectando directamente a sus balances.
3.- La responsabilidad por el control documental está descentralizada y ningún departamento en concreto es responsable de esta función.

En las empresas europeas, la responsabilidad de supervisar y gestionar el control documental es heterogénea y está ampliamente distribuida entre los directores de los distintos departamentos, por lo que en la mayoría de los casos, no hay una única función que sea totalmente responsable.

Con un enfoque tan fragmentado es altamente probable que las empresas se estén exponiendo a ineficiencias, así cuando son departamentos individuales los que gestionan sus propias necesidades documentales, se aumenta el riesgo de duplicación y las brechas en la seguridad. Además, aunque un enfoque fragmentado pueda ajustarse a las necesidades de los departamentos individuales, sin una responsabilidad central y sin prácticas de control, las empresas carecen de una visión completa de sus actividades documentales y de una comprensión precisa de dónde pueden implementarse mejoras para aumentar su seguridad, productividad, reducir el impacto medioambiental e impulsar la eficiencia.
4.- La visión de los beneficios a corto plazo se impone a las ganancias a más largo plazo.

Aunque un 81% de los encuestados reconoce los menores gastos de impresión como un beneficio clave, los altos ejecutivos son menos conscientes de los beneficios del control documental en términos de mejora de la seguridad, eficiencia de los flujos de trabajo de documentos y productividad de los empleados.

jueves, 8 de octubre de 2009

Estrategia general de gestión de la información científica

Ayer 7 de octubre, a iniciativa del blog La Aldea irreductible se desarrolló una jornada de protesta contra los recortes en las inversiones en I+D que se plantean para el próximo año en los Presupuestos Generales del Estado, bajo el lema de la ciencia española no necesita tijera.


Por todos es sabido la relación directa que existe entre el desarrollo científico y el desarrollo de una sociedad, por lo que cualquier recorte en la primera cuando menos va a suponer un freno en la segunda.

Pero no solo no es conveniente reducir la financiación científica sino que es recomendable incrementar las inversiones en infraestructuras que faciliten su desarrollo, y uno de los ámbitos que es francamente mejorable es el de la gestión de la información científica.

Los científicos necesitan una gran cantidad de datos procedentes de una amplia variedad de fuentes que deberían estar fácilmente accesibles. Sin embargo los científicos europeos se deben enfrentar al hándicap de que muchos de estos datos están almacenados en repositorios locales aislados o incluso en ordenadores personales, lo que obstaculiza su acceso a otros científicos e instituciones de investigación. Y hay que tener en cuenta que estos datos sólo tienen valor si se usan y se ponen en circulación, por lo que se hace necesarias infraestructuras que posibiliten el almacenamiento y recuperación de los datos científicos de las diversas disciplinas.

Así lo pone de manifiesto el libro blanco “Estrategia para una infraestructura de datos europea” publicado el pasado 2 de octubre por la Asociación por los datos avanzados en Europa (PARADE), en el que se reconoce la necesidad que tiene la comunidad científica europea de una estrategia general de gestión de la información coherente para no quedar retrasada con respecto al resto del mundo.

En la actualidad existen aproximadamente entre 150 y 200 infraestructuras científicas de diversos tamaños en Europa, pero tienen restricciones geográficas o están limitados a disciplinas concretas. En su lugar el libro blanco propone el establecimiento de una infraestructura de datos físicos sostenible e integrada a escala paneuropea que administraría las mejores prácticas y ofrecería herramientas comunes en beneficio de distintas comunidades de usuarios.

Pero para que los datos científicos sean compartidos y reutilizados además de unas infraestructuras adecuadas habrá que resolver otra serie de cuestiones como la protección en caso de apropiaciones indebidas, el reconocimiento de los creadores de los datos a la hora de ser citado o la posibilidad de que otros hagan papers a costa del esfuerzo de los primeros, por lo que como muy bien señala Daniel Torres-Salinas en “Compartir datos (data sharing) en ciencia: el contexto de una oportunidad” es preciso un cambio cultural y unas reglas de juego bien establecidas.

Además, siguiendo los argumentos de Daniel Torres-Salinas, será necesario resolver una serie de cuestiones técnicas, pues nos tenemos que enfrentar a información compleja con especificidades propias de cada especialidad, a veces sujeta a leyes de protección de datos, con formatos múltiples que requerirían pautas de normalización y presentación para su depósito, que necesitarían de sistemas de recuperación complejos y amigables y que necesitarían de una conservación de los datos a largo plazo. A todo esto habría que sumar unas normas éticas y un contexto legal para proteger a los depositantes.

martes, 6 de octubre de 2009

Evolución de la Documentación y la influencia de las nuevas tecnologías

El pasado 1 de octubre tuve el honor de participar como conferenciante en la inauguración del curso 2009-2010 de ANABAD ARAGÓN, en un acto en el que además se celebraba el 60 aniversario de ANABAD y en el que se le rindió un merecido homenaje a Margarita Torrejón Lasheras. La conferencia llevaba por título la "Evolución de la profesión en los últimos años y la influencia de las nuevas tecnologías", y en ella Ramón Abad, Director de la Biblioteca Universitaria de Zaragoza, Teresa Iranzo, Directora del Archivo Histórico Provincial de Zaragoza, y yo mismo Miguel Ángel del Prado; nos ocupamos del desarrollo reciente que han tenido las bibliotecas, archivos y centros de documentación.

Con mi intervención intenté hacer un recorrido por la evolución de la Documentación desde que a comienzos de los 90 iniciase mi carrera profesional. La selección de los hitos que destaqué fue completamente subjetiva, y se centró en aquellos aspectos que a mí personalmente más me han influido, y que han ido marcando mi quehacer profesional.

En primer lugar destaqué los cambios que se habían producido en los propios profesionales (somos cada vez más, mejor cualificados y más versátiles), en las formas de gestionar los centros de documentación (aceptando conceptos, técnicas e instrumentos procedentes del mundo empresarial), en nuestro objeto de atención (de ocuparnos exclusivamente de documentos en papel a un entorno fundamentalmente digital en el que gestionamos documentos, información e incluso conocimientos) y en los usuarios, quienes con una cada vez mayor formación tecnológica y con una cantidad creciente de recursos de información a su alcance nos reclaman nuevos productos y servicios.

Seguidamente abordé como la evolución tecnológica había influido en los centros de documentación, desde que a finales de los años 80 se iniciase su informatización .

Así en primer lugar incidí en como la aparición de las bases de datos que fueron sustituyendo a toda una serie de documentos secundarios en papel (fichas catalográficas y de análisis de contenido, boletines de sumarios, boletines de resúmenes, boletines de índices… ) conllevó el desarrollo de la búsqueda y recuperación de la información como una de las principales funciones de un centro de documentación. Es sin lugar a dudas la época dorada de los documentalistas como mediadores necesarios entre el sistema de información y el usuario.

La llegada de Internet y la generalización de su uso sobre todo a partir de la creación en 1990 de la web dotó a los centros de documentación de una nueva fuente de información así como de un nuevo espacio de difusión. La poca extensión del uso de esta primera web y la necesidad de ciertas habilidades para recuperar la información no conllevó cambios en el status quo de los centros de documentación.
Será la aparición del buscador Google a finales de 1998 la que supondrá una auténtica revolución en la recuperación de la información disponible en Internet, posibilitando a cualquier persona con acceso a Internet acceder de manera sencilla a una ingente cantidad de información, sin necesidad de la ayuda de un intermediario. Ante esta nueva situación, destaqué dos de las respuestas dadas por los documentalistas:

  • Controlar y difundir los recursos que no pueden ser indizados por los buscadores y que constituyen la Internet invisible mediante la elaboración de directorios temáticos.
  • Los metadatos, entendidos como datos que describen los atributos de un recurso electrónico, y que caracterizan sus relaciones, soportan su recuperación, gestión y uso.

Y finalmente abordé la influencia que está teniendo la web 2.0 sobre los centros de documentación, centrándome en los aspectos tecnológicos y dejando a parte la vertiente social de la nueva web.

Así destaque como al convertirse la web en una plataforma podiamos reducir ostensiblemente las necesidades tecnológicas en las organizaciones pudiendo conseguir servicios y aplicaciones directamente de la web, continuamente actualizados y en muchos casos de manera gratuita. A su vez está posibilitando el desarrollo de los dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios estar conectados permanentemente a la web en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que obliga a los centros de documentación a responder a sus necesidades en su mismo lenguaje, con sus mismas herramientas, por sus mismos canales y con interfaces y formatos de visualización adaptados a los dispositivos.

Por su parte, los nuevos programas se basan en modelos de programación ligera que ponen énfasis en la reducción de la complejidad, evitando las excesivas especificaciones y funciones del software empaquetado, lo que nos permite conseguir unos programas fáciles de implementar y de usar, de manera que en la actualidad se pueden crear completos sistemas de información sin necesidad de más conocimientos informáticos que los propios de un usuario avanzado.

Por lo tanto, gracias a la web 2.0 en estos momentos disponemos de unas infraestructuras tecnológicas que nos permiten gestionar cualquier tipo de información ya sea textual o audiovisual (fotos, videos, audios) y en todo el proceso documental (búsqueda de información, almacenamiento, análisis, acceso, reutilización, difusión), que están accesibles en la web las 24 horas al día los 365 días del año, que son muy fáciles de implementar y de usar, y además son de carácter gratuito.

Y por si esto fuera poco, nos permiten interactuar con nuestros usuarios, contar con su participación y colaboración, que sea el propio usuario quien aporte los contenidos, que comparta sus fotos, realice comentarios y sugerencias, etiquete sus enlaces favoritos… Y finalmente nos permite monitorizar, analizar y evaluar los servicios.

En definitiva la web 2.0 se convierte en una perfecta aliada de cualquier centro de documentación.


El texto de dicha conferencia está accesible en:
http://www.conectapyme.com/documentacion/2009-evolucion.pdf


viernes, 2 de octubre de 2009

Y al final nos bajamos de los arboles


Ardi, el ejemplar más completo encontrado del antepasado más antiguo de los seres humanos. Se movía por los árboles a cuatro patas pero andaba erguido sobre el suelo

http://www.elpais.com/articulo/sociedad/antepasado/antiguo/hombre/era/monos/actuales/elpepusoc/20091001elpepusoc_9/Tes

jueves, 3 de septiembre de 2009

Gestión documental en un entorno mixto (electrónico y en papel)

La Federación Española de Municipios y Provincias ha publicado la Guía práctica de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) , en la que se realiza una descripción de los contenidos de dicha ley, con el objetivo de facilitar su mejor comprensión e interpretación, así como subrayar los aspectos de especial relevancia, para que cualquier Ayuntamiento o Diputación utilizando esta guía pueda, según sus características, adaptarse a la Ley 11/2007 o realizar una planificación acorde a la misma.
Y uno de los aspectos que aborda es el de la gestión documental en un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, dando una serie de recomendaciones que bien pueden ser aplicables a otros contextos como el empresarial, sumido en una problemática semejante.

Necesidad de un sistema de gestión integral de los documentos

Para posibilitar la gestión del nuevo entorno, se necesita implantar un Sistema de Gestión Documental, entendiendo como tal a un sistema responsable del eficiente y sistemático control de la creación, captura, mantenimiento, uso y distribución de documentos, incluyendo la trazabilidad de todas las actividades y transacciones realizadas con ellos, siguiendo las normas y recomendaciones internacionales al respecto (Moreq e ISO 15489).

La base del Sistema de Gestión Documental, será un repositorio único o archivo digital centralizado donde gestionar y almacenar todos los documentos y al que accederán mediante unos servicios documentales todos los aplicativos o personas que precisen acceder a los documentos. Este sis¬tema gestionará tanto los documentos en formato papel como los documentos en formato electrónico.

Este sistema debe ser:
  • Integral: tratando documentos en papel y electrónicos desde su creación en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destrucción controlada o conservación a largo plazo en archivo.
  • Integrado: relacionando los documentos con los procesos que los producen y utilizan, pero independizándolos de los programas de gestión que los crean y/o utilizan, y poniéndolos bajo el control de un gestor documental.
Para la gestión independiente de los documentos es necesario que estos se indexen, es decir, que se les asocien una serie de datos (metadatos) que les cataloguen y permitan su identificación e incluso predeterminen su ciclo de vida. Es necesario automatizar esta catalogación, para que no suponga un trabajo añadido para los tramitadores, de forma que la propia aplicación de producción del documento genere automáticamente los datos de catalogación, evitando en lo posible la intervención de los tramitadores.

Por otra parte, debe permitirse la clasificación e incorporación al sistema de cualquier documento generado en otras aplicaciones, tanto en formato electrónico como en soporte papel, de una forma sencilla, contemplando opciones de digitalización simultanea a su inclusión en las aplicaciones corporativas y de escaneado masivo offline de los documentos de entrada y de la documentación histórica.

La digitalización del papel, necesaria mientras los documentos aportados lo sean en este soporte, supone una de las tareas clave en cualquier proyecto que aborde la gestión documental.

Además de la gestión mediante la explotación de los metadatos, el sistema debería contemplar la localización de la información mediante búsquedas por texto libre o la utilización de lenguajes controlados como el Tesauro.


Integración del sistema de gestión documental

La integración debe permitir incorporar a la gestión documental los documentos electrónicos asociados a las aplicaciones del sistema central de gestión: Expedientes, Registro de Entrada/Salida, Contabilidad... integrándose de forma natural dentro de los aplicativos las funciones de gestión documental.

Es importante recalcar la integración natural. Un factor clave del éxito de este tipo de proyectos reside en no querer cambiar o imponer determinados modos de funcionamiento que pueden sobrecargar la operativa de la organización. Se debe diseñar un sistema que trabaje para la organización, más que la organización trabaje para un sistema. Por lo tanto el sistema de gestión documental debe ser lo más transparente posible para sus usuarios finales, que deben limitarse a realizar su trabajo utilizando las herramientas de gestión necesarias y adecuadas (gestión de expedientes, tributaria, etc.). Es el sistema el que debe ir trabajando por debajo de las aplicaciones de gestión para que el modelo funcione sin un esfuerzo adicional para el usuario.