viernes, 28 de noviembre de 2008

La administración electrónica y los archivos

Ya en la recta final de las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses, el día de ayer 27 de noviembre tuvo un enfoque más “tecnológico”, dedicándose la mañana de manera casi monográfica a analizar las repercusiones de la administración electrónica sobre los archivos y la tarde a presentar la situación de los archivos en la web.

El 14 de junio del año 2007, se aprobó la ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, cuya finalidad es promover el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las relaciones entre la Administración Pública y los ciudadanos. En virtud de esta Ley, los ciudadanos podrán realizar todas sus gestiones administrativas por medios electrónicos. De esta forma, las Administraciones Públicas quedan obligadas a ofrecer sus servicios por Internet, dispositivos móviles o cualquier medio electrónico futuro. En definitiva la administración pública debe evolucionar hacia una administración electrónica.

Montaña Merchán Arribas, Subdirectora General Adjunta de la División de Proyectos Técnicos para la Administración del Estado del Ministerio de Administraciones Públicas, fue la encargada de abrir la jornada con la ponencia “La problemática de la Administración Electrónica y los Archivos. Ley 11/2007 y archivo electrónico”

En ella expuso en primer lugar las implicaciones de la ley 11/2007 en todo lo relacionado con los documentos electrónicos, el expediente electrónico y la conservación de los documentos electrónicos: el archivo electrónico.

A continuación abordó como es el procedimiento administrativo en el entorno digital, es decir el procedimiento electrónico.

Finalmente detallo todos los aspectos que la administración debe abordar para adaptarse a la ley 11/2007 y poder realizar sus procedimientos electrónicamente; como son el recibir documentos electrónicos, la tramitación con documentos electrónicos, el acceso del ciudadano a expedientes y documentos electrónicos, la realización de copias de documentos, el intercambio de documentos y expedientes entre administraciones, la salida de documentos y notificaciones, la conservación de los documentos con garantías, la contextualización de los documentos, y la formación de expedientes electrónicas.

De todos estos aspectos Montaña Merchán fue ofreciendo ejemplos de proyectos que diferentes administraciones ya están desarrollando.


José Luis Fandos Muñoz, Inspector General de Servicios del Gobierno de Aragón presento la ponencia “La función de archivo en la administración electrónica”, en la que analizó como la legislación aragonesa aborda las funciones clásicas de los archivos: recoger – conservar y servir la documentación, para a continuación exponer el cambio de paradigma que va a suponer la adaptación a la ley 11/2007, y las dificultades que ello va a entrañar sobre todo a las corporaciones más pequeñas.

Después del necesario café, la mañana continuó con la presentación de dos experiencias concretas de adaptación a la administración electrónica, la del Ayuntamiento de Zaragoza y la de la Diputación Provincial de Huesca.


Ricardo Cavero Arceiz, Director General de Ciencia y Tecnología del Ayuntamiento de Zaragoza, presentó “La administración electrónica y los archivos en el Ayuntamiento de Zaragoza”, detallando el proyecto de implantación de una auténtica administración electrónica en el ayuntamiento de Zaragoza, y que tiene un objetivo ambicioso y claro lograr una administración sin papeles, con vistas a una gestión más eficiente y buscando una mayor cercanía al ciudadano. Cavero destacó que las iniciativas puestas en marcha por el ayuntamiento de Zaragoza hacen hincapié en el uso de software libre y en la implantación de un sistema de gestión de documentos y archivo unificado para toda la organización.

Carlos Becana Sanahuja, Asesor Técnico de Nuevas Tecnologías de la Diputación Provincial de Huesca, presentó la comunicación“El papel de los archivos en la nueva Ley de administración electrónica. El caso de Diputación Provincial de Huesca”, con la que explicó como la Diputación Provincial de Huesca, con la nueva entrada en vigor de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos al Sector Público, ha redefinido los objetivos del programa “Diputación Digital de Huesca” para intentar cumplir con el nuevo marco legislativo. En esta línea se han impulsado políticas de uso de la firma electrónica, se ha puesto en marcha el registro electrónico y en la actualidad se ha implantado el Sistema de Gestión Documental, en la que el archivo va a jugar un papel importante en la catalogación, normalización y simplificación de los procedimientos, definiendo las estructuras de información necesarias para garantizar la integridad, custodia y posterior consulta de los documentos.

La mañana finalizó con dos comunicaciones una sobre la preservación digital presentada por Luis Torres Freixenet y otra sobre los archivos de empresa presentada por Miguel Ángel del Prado, documentalista de CEPYME ARAGÓN.

Luis Torres Freixenet, de la Unidad de Sistemas de Reproducción de Documentos del Archivo Municipal de Zaragoza, con la comunicación “Preservación digital, el reto del futuro” presentó el estado actual de la preservación digital con la intención de concienciar a las administraciones de la comunidad autónoma aragonesa implicadas con el patrimonio digital de la necesidad de que unan sus fuerzas y pongan en marcha un plan de preservación digital que pueda servir para todos y en el que todos puedan dar su aportación.

Finalmente, Miguel Ángel del Prado Martínez, director del Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME Aragón presentó la comunicación "Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999", en la que presentó la situación actual de los archivos en las empresas españolas, la novedades introducidas por el recientemente aprobado reglamento de desarrollo de la ley orgánica de protección de datos de carácter personal, y el modo en que este reglamento puede influir en los archivos empresariales.

Participación en las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses

Os hago un resumen de mi participación en las VIII Jornadas de Archivos Aragoneses titulada Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999.



El pasado 19 de enero de 2008, se publicaba en el BOE, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal, y uno de los aspectos más significativos ha sido la inclusión de normas y medidas de seguridad para la gestión de los ficheros en formato papel, una novedad con una repercusión directa sobre los archivos de empresa, ya que por primera vez en la legislación española se le exige a las empresas de manera explicita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, desde su creación hasta su eliminación.

Este es el motivo que me llevó a analizar las repercusiones que de este reglamento se van a derivar para la gestión documental dentro de las empresas.

En la comunicación se exponen las funciones propias de los archivos de empresa, y las razones que los justifican:
  • Las responsabilidades jurídicas de las empresas. Las empresas necesitan conservar, organizar y facilitar a los órganos de decisión documentos legales, administrativos y jurídicos a los que le obliga tanto el derecho privado como las administraciones públicas.
  • Las obligaciones fiscales de la empresa Es necesario conservar los documentos derivados de la obligaciones fiscales que gravan a la empresa.
  • Soporte a la gestión empresarial. Una correcta gestión de la documentación es fundamental para la buena marcha de la empresa, una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas.
  • Fuente de información para la toma de decisiones empresariales.
  • Seguridad en el acceso y conservación de la documentación. Un buen sistema de archivo garantiza el cumplimiento de las jerarquías de acceso a la documentación, poniéndola a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto.
  • Prestigio corporativo. La reconstrucción de un pasado brillante y lleno de experiencias proporciona a muchas empresas unas señas de identidad que son fácilmente trasmisibles a su producto de marca.
  • Pero por encima de todo, la existencia de un archivo en la empresa está ligada a su contribución al éxito empresarial.
El acercamiento al contexto en el que se ubican -las empresas- nos descubre una serie de impedimentos que dificultan la implantación de auténticos servicios de archivos en las empresas; entre los que es especialmente destacable la propia estructura empresarial con un tejido empresarial formado básicamente por microempresas.

Contextualizado los archivos empresariales se exponen las principales novedades introducidas por el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica de protección de datos de carácter personal, destacando las medidas de seguridad que deben adoptar para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal que se encuentren tanto en ficheros o tratamientos automatizados como en papel.

Finalmente se exponen las repercusiones que este reglamento puede tener sobre los archivos empresariales, teniendo en cuenta tanto sus debilidades como sus fortalezas.

Así se señala que la metodología para controlar, conservar y hacer accesible la documentación y la información en ella contenida a lo largo de todo su periplo vital, ya está suficientemente consolidada por la teoría y práctica archivística, por lo que a un archivero le resultarán muy cercanas y fácilmente reconocibles la práctica totalidad de las funciones y actividades reguladas en el reglamento para garantizar la seguridad en el tratamiento de los datos de carácter personal, tanto en ficheros automatizados como no automatizados.

A pesar de que el reglamento solo dedica de manera explícita al archivo el artículo 106 dedicado a los “criterios de archivo”, restringiendo su ámbito de actuación a los ficheros y tratamientos no automatizados, es decir a la documentación en papel; y de que el reglamento en ningún momento mencione a la figura del archivero, lo cierto es que el reglamento puede ser una oportunidad para relanzar el archivo dentro de la empresa y colocarlo en el lugar que le merece dentro de las empresas.


Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999. En VIII Jornadas de Archivos Aragoneses (Huesca, 25-28 nov. 2008). Huesca: Gobierno de Aragón, 2008, pp. 95-114. <<http://www.conectapyme.com/documentacion/archivo.pdf>>



miércoles, 26 de noviembre de 2008

El Archivo de la Fundación Bernardo Aladrén y el Centro de la Memoria Manuel Albar

Como suele ser habitual en los congresos de archivos la mayoría de los participantes provienen de la administración pública, siendo escasos los representantes de archivos privados. Una de estas “rara avis” dentro del VIII Congreso de Archivos de Aragón es Julián Moyano Collado, archivero de la Fundación Bernardo Aladrén quien presentó la comunicación más “fresca” de la tarde, con el título de El Archivo de la Fundacion Bernardo Aladrés y el Centro de la Memoria Manuel Albar: una experiencia de archivos privados.


Julián Moyano es un diplomado en Biblioteconomía y Documentación al que le gusta su profesión y se nota, transmitiendo con sus palabras pasión por lo que hace. En el año 2005 inició el proyecto de transformar el caos de cajas desorganizadas y descuidadas que almacenaba el sindicato UGT Aragón, en un auténtico archivo en el que se integrasen todos los fondos documentales relacionados con UGT Aragón, con el objetivo último de conseguir un completo centro de información sobre el sindicato, el movimiento obrero y la historia del trabajo.

En la comunicación Julián expuso los trabajos realizados y que han hecho realidad la existencia del “Archivo de la Fundación Bernardo Aladrén”, cuyo fondo está integrado por la documentación producida por UGT, sus federaciones y personas relacionadas con el sindicato en Aragón desde 1894 hasta la actualidad; y en el que se encuentran desde documentos a fotografías, películas, carteles o documentos sonoros. Este fondo además se va acrecentando con reproducciones, recuperaciones y donaciones de documentos ubicados en otros archivos o en manos de particulares.

Para ampliar y mejorar la difusión de los fondos, en junio de 2008 el archivo puso en marcha a través de Internet el Centro de la Memoria Manuel Albar, donde se puede consultar la hemeroteca con los periódicos y revistas editados por las organizaciones obreras aragonesas desde finales del siglo XIX; documentos digitalizados del Archivo de la Fundación Bernardo Aladrén, y el catálogo de la biblioteca de la Fundación.

Entre los aspectos más reseñables de su forma de trabajo se pueden destacar:

La participación y colaboración de los usuarios: el resumen de las noticias de prensa recogidas en la hemeroteca ha sido elaborado por “abuelos” del sindicato.

Compartir: Los fondos se van engrosando con las donaciones o prestamos temporales de particulares.

Apuesta por el software libre, utilizando el programa Greenstone.

¡Enhorabuena!.

Normalizando el trabajo archivístico: normas de descripción y norma de autoridades

De gran interés resultaron dentro de las VIII Jornadas de Archivos de Aragón la presentación de los trabajos realizados por dos de los grupos de trabajo existentes en Aragón: El Grupo de Trabajo de Estructura de Datos para la descripción de Archivística (GEDAA), y el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA).

Así, con el título de “Sistema de archivos y normas de descripción. El manual de estructura de datos del Sistema de Archivos de Aragón”, Santiago Navarro Santolaria, expuso los objetivos y metodología de trabajo del recientemente creado Grupo de Trabajo de Estructura de Datos para la descripción de Archivística, quienes se han planteado como objetivo conseguir que las descripciones de cualquier archivo se pueda integrar en sistemas compartidos de información, independientemente de las plataformas informáticas y las aplicaciones con las que se han generado.

Para alcanzar este objetivo general se han propuesto los siguientes objetivos específicos:
  1. Definir una estructura de datos para la descripción de documentos de archivo que cumpla con el formato MARC 21 y EAD y que sea independiente de cualquier plataforma y aplicación informática.
  2. Desarrollar orientaciones de utilizaciones de la estructura de datos de acuerdo con las normas de contenido aceptadas por el Sistema de Archivos de Aragón (ISAD G, ISAAR CPF, ARANOR).
  3. Desarrollar una aplicación de descripción basada en la estructura de datos común que sirva para facilitar la incorporación de descripciones al sistema, como modelo para aplicaciones comerciales de gestión y como base para la importación de datos al sistema desde plataformas y aplicaciones diferentes.

La tarde finalizó con un Taller del Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA) sobre La norma de autoridades de Aragón (ARANOR) desarrollada por el propio grupo y que ya expusimos en una anterior entrada de este blog.

jueves, 13 de noviembre de 2008

Recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita

La digitalización de la documentación en papel es un proceso que cada vez más empresas abordan, y para las que puede resultar de gran utilidad unas recomendaciones técnicas que guíen su actuación. Con esta finalidad, en una anterior entrada en este blog nos hicimos eco de la Norma Técnica de Digitalización de Documentos elaborada por el Comité de Normalización para el Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) de Asturias.

Ahora nos ha parecido interesante recoger las recomendaciones que desde el Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco ha elaborado para la digitalización de documentación manuscrita. La primera versión de estas recomendaciones se realizó en el año 2004, y tres años más tarde se elaboraba una nueva versión de Recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita: creación, conservación y difusión de archivos digitales.

Estas recomendaciones tienen por objeto marcar unas normas de procedimiento, con el fin de ir aunando criterios a la hora de desarrollar proyectos de digitalización de documentación. Se trata de definir criterios operativos, susceptibles de variación al unísono de las mejoras que ofrezca el desarrollo técnico, y que, adoptados por otros proyectos, permitan la homologación de procesos de elaboración y la compatibilidad entre ellos.

Los objetivos de un proceso de digitalización de documentación de archivo son:
  • Generar un archivo digital original de conservación de modo que no sea necesario volver a manipular los documentos originales.
  • Generar una copia de difusion, con buena calidad de lectura e impresión y posibilidad de su difusión en web.
Y estos son los cometidos que aborda las recomendaciones.

1.- Creación del Registro / Archivo Digital de Conservación
La creación de un registro/archivo digital original es la base del proceso. Se conservará como archivo de seguridad, por lo que se debe definir un escaneado con el nivel de calidad suficiente para los procesos posteriores a los que se vaya a someter. A partir de este archivo se puede rebajar la calidad (resolución, profundidad de bits, etc.), pero será imposible mejorarla.

El archivo digital original es una copia de seguridad que no se vuelve a manipular. Se debe de conservar, por ello, en lugar seguro, de acuerdo con las indicaciones del fabricante.

Las recomendaciones del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco a seguir en este proceso son las siguientes:
  • Todos los documentos históricos, tanto impresos como manuscritos, serán considerados como imágenes de tono continuo, y con el fin de reproducir con la mayor fidelidad tanto su contenido como su estado físico, se digitalizarán a color real con una profundidad de color de 24 bits.
  • La resolución de escaneado será de 300 dpi, que puede aumentarse en caso de documentos con características especiales.
  • El formato de archivo digital para conservación será JPEG comprimido, con un tamaño entre 2 y 3 MB (se entiende para documentación antigua asimilable al formato A4).
  • El Archivo digital original se grabará en soporte DVD o en un disco duro.
  • Una vez grabados los DVD se verificará que se abren correctamente y se recomienda testar su contenido antes de proceder a su almacenaje definitivo.
  • Se procurará no manipular ni tocar la superficie del DVD y no se escribirá ni se colocará etiqueta alguna sobre él. Se guardará en la caja suministrada por el fabricante, que debe estar totalmente vacía. Se eliminarán las carátulas que pueda tener y solamente se le añadirá la etiqueta con el código de identificación del DVD.
2. Difusión

Antes de guardar el archivo digital original se hará una copia denominada Master, una copia de uso de la que se generan las copias, de calidades y características variables, para difusión directa y en web.

Las recomendaciones del Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco a seguir en este proceso son las siguientes:
  • El soporte utilizado será el DVD.
  • Se utilizará el formato de Archivo PDF para la creación y consulta de la información contenida en el DVD.
  • En cada DVD se incluirá un índice interactivo, con el inventario de la documentación contenida, que permitirá, por medio de linkajes, el acceso directo al documento seleccionado.
  • Se grabará el DVD en formato de grabación híbrido, es decir, legible tanto por sistemas operativos Mac Apple como Windows.
  • El primer DVD generado con estas especificaciones se denominará Master de difusión, y será el utilizado para generar las copias posteriores.