miércoles, 21 de diciembre de 2011

Modelo de diseño e implementación de un sistema de gestión de la información

Cada vez es mayor el número de organizaciones que son conscientes de la necesidad de gestionar su información como un recurso de alto valor estratégico, pero que sin embargo tiene dificultades a la hora de llevarla a la práctica. Y es que a diferencia de lo que ocurre con otros ámbitos de gestión, no existen modelos formalizados para el diseño e implementación de sistemas que gestionen la información.

Se precisan metodologías y herramientas de implementación o mejora de sistemas de gestión de la información específicamente adaptados a las características y necesidades de los distintos tipos de organizaciones, modelos de gestión que sirvan de marco de referencia.

Por ello me ha parecido interesante recoger la propuesta realizada por la Fundación EDE para “La gestión de la información en el tercer sector de Bizkaia” y que abarca las siguientes fases:

1.- Investigación preliminar = Cultura de la información

El objetivo de esta etapa es proporcionar a la organización la comprensión del contexto en el que desarrolla su actividad, de manera que se puedan identificar los factores que más influyen en la creación de un sistema de gestión de la información.

Esta fase permite detectar la importancia que la organización concede a la información y a las medidas implementadas para su incorporación como un recurso estratégico. Constituye un importante punto de partida para recoger información sobre la visión que la entidad tiene respecto al concepto y al valor de la información, ayudando a definir la situación en materia de cultura de la información y a evaluar posibles carencias.

2.- Análisis de las actividades de la organización = Necesidades de información

El objetivo de esta etapa consiste en desarrollar un modelo conceptual sobre qué hace una organización y cómo lo hace.

Trata de medir el grado de satisfacción de sus necesidades de información sobre las áreas que deben ser de su interés. Una cobertura oportuna de las áreas que deben ser conocidas y sobre las que hay que disponer de la información relevante contribuirá a la toma de decisiones y a un posicionamiento adecuado en el entorno.

3.-. Identificación de los requisitos = Identificación y seguimiento de fuentes de informaciónEl objetivo de esta etapa es evaluar la sistematización de las fuentes de información precisas para cubrir las necesidades de la organización.

Se trata de identificar los requisitos que ha de cumplir la organización para hacer un seguimiento estructurado y sistemático de la información que precisa. Los requisitos sobre la identificación y seguimiento de las fuentes de información se definen a través de un análisis sistemático de las necesidades de la organización. Esta etapa proporciona las razones para la identificación, seguimiento y análisis de las fuentes de información, así como la base del diseño de los sistemas que se encargarán de incorporarlas y mantenerlas.

4.- Evaluación de los sistemas existentes = Tratamiento y difusión de la información

El objetivo de esta etapa consiste en analizar los procedimientos, herramientas y criterios empleados para la clasificación, el almacenamiento, el acceso y la difusión de la información, con el fin de valorar en qué medida la información se trata y se difunde de manera coherente con las actividades y objetivos de la organización.

5-. Identificación de estrategias para cumplir los requisitos = Puesta en valor de la información

El objetivo de esta etapa consiste en evaluar el uso que la organización hace con la información obtenida como herramienta para la toma de decisiones. A su vez, una adecuada puesta en valor de la información debería facilitar las políticas, procedimientos, normas y planes que la organización necesita para el éxito de su actividad.

jueves, 15 de diciembre de 2011

Reutilización de los documentos de la Comisión Europea

Las empresas cada vez tienen más posibilidades para generar nuevos negocios en torno a la reutilización de la información del sector público, y es que las instituciones tanto nacionales como comunitarias están claramente decididas a potenciar la creación de nuevos productos y servicios de valor añadido en el sector de los contenidos digitales poniendo a disposición su información en condiciones de transparencia, eficacia y no discriminación.


Si hace un mes era la Administración General del Estado la que potenciaba la apertura de su información, ayer 14 de diciembre fue la Comisión Europea la que reformó el régimen de reutilización de sus documentos para que pueda realizarse de una manera más fácil y eficaz.

Así mediante la Decisión 2011/833/UE de la Comisión, relativa a la reutilización de los documentos de la Comisión se determina las condiciones de reutilización de los documentos que posee la Comisión o, en nombre de la misma, la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea con el fin de facilitar una reutilización más amplia de esta información que refuerce la imagen de apertura de la Comisión y evite cargas administrativas innecesarias tanto para los reutilizadores como para los propios servicios de la Comisión.


Como principio general se establece que todos los documentos de la Comision deberán estar disponibles para su reutilización para fines comerciales o no comerciales, de forma gratuita y sin necesidad de realizar una solicitud individual.

La Comisión creará un portal de datos como punto único de acceso a sus datos estructurados con el fin de facilitar los enlaces y la reutilización para fines comerciales y no comerciales.

Los servicios de la Comisión identificarán y pondrán progresivamente a disposición los datos que considere adecuados y que obran en su poder. El portal de datos podrá proporcionar acceso a los datos de otras instituciones, órganos, oficinas y agencias de la Unión cuando así se lo soliciten.

Condiciones de reutilización de documentos
Los documentos se pondrán a disposición para su reutilización sin necesidad de realizar una solicitud, salvo que se especifique lo contrario, y sin restricciones o, en su caso, a través de una licencia abierta o cláusula de exención de responsabilidad en la que se establezcan las condiciones que expliquen los derechos de los usuarios reutilizadores.

Dichas condiciones, que no restringirán innecesariamente las posibilidades de reutilización, podrán incluir la obligación del usuario reutilizador de indicar la procedencia de los documentos, la obligación de no deformar el contenido o significado original de los documentos, la ausencia de responsabilidad de la Comisión por las consecuencias que pudieran derivarse de la reutilización.

Formatos de los documentos disponibles para su reutilización
Los documentos serán facilitados en cualquier formato o lengua en que existan, en formato legible por máquina cuando resulte posible y oportuno.

No existirá ninguna obligación de crear, adaptar o actualizar documentos para satisfacer una solicitud, ni la de facilitar, cuando ello suponga un esfuerzo desproporcionado, extractos de documentos si ello conlleva algo más que una simple manipulación.

La presente Decisión no crea ninguna obligación para la Comisión de traducir los documentos solicitados a otras versiones lingüísticas oficiales diferentes de las disponibles en el momento de la solicitud.

No podrá exigirse a la Comisión ni a la Oficina de Publicaciones que continúen con la producción de determinados tipos de documentos o que los conserve en un determinado formato con el fin de que una persona física o jurídica pueda reutilizarlos

martes, 13 de diciembre de 2011

Mejorando la imagen social de los archivos

Actualmente existe un gran desconocimiento de lo que son los archivos, de las funciones que realizan, y de los servicios que prestan o pueden llegar a prestar, predominando en el imaginario colectivo una visión tradicionalista, reduccionista y obsoleta de los archivos, concebidos como espacios en los que se recoge la documentación, fundamentalmente en papel, que ya no tiene utilidad para la gestión de las organizaciones.


Por lo tanto una de las tareas prioritarias a abordar por los archiveros es difundir y popularizar una correcta imagen social de los archivos, por ello me parece un acierto el ciclo de conferencias “Archivos, más allá del cliché” que está desarrollando la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL) en colaboración con el departamento de Biblioteconomía de la Universidad de Salamanca.

Con este ciclo de conferencias sus organizadores quieren contribuir a desterrar las tópicas imágenes del archivo como un centro cerrado e inaccesible dedicado exclusivamente a conservar viejos papeles, mostrando las múltiples posibilidades y utilidades que supone el uso de la información que custodian los archivos. Para ello una serie de conferenciantes, procedentes de diferentes esferas (ciencia, judicatura, deportes, toros) exponen una imagen reveladora del beneficio que obtienen de los archivos y de sus profesionales.

Así, ayer 12 de diciembre, el doctor Rafael Nájera Morrondo, virólogo del Instituto de Salud Carlos III presentó una conferencia sobre las prestaciones de los archivos y documentos en la lucha contra las pandemias, tomando como experiencia su labor en el campo de la virología, en la que destacó el importante papel de la archivística a la hora de investigar patologías víricas, ya que en su opinión la lucha contra las enfermedades pasa por tener una gran base archivística, debido a que esta labor tiene que ir de la mano de cualquier proyecto de investigación.

viernes, 2 de diciembre de 2011

El acceso a los archivos de empresas

El pasado mes de septiembre en el marco del X congreso de la Asociación Española de Historia Económica” se celebró una sesión monográfica dedicada a "El acceso a los archivos de empresas” en el que se abordó desde distintas perspectivas los límites de exposición y apertura de los fondos archivísticos de las empresas privadas.“.
Teresa Tortella en “Acceso a los archivos de empresa en Europa, en EEUU y en España” parte de la consideración de que para que los archivos de las empresa puedan ofrecer unas condiciones adecuadas de acceso son necesarios al menos tres requisitos: un mínimo de interés por parte de la dirección o administración de la empresa; que los fondos estén bien preservados; y que el archivo cuente con personal especializado.

A partir de esta consideración realizó un repaso por la historia reciente de los archivos de empresa en Europa y en Estados Unidos, la formación de sus archiveros de empresa, y el acceso a sus fondos documentales.

La conclusión a la que llega sobre el acceso a los archivos de empresas es que cuando los documentos se han conservado, los archivos cuentan con un profesional y los fondos están descritos, aunque no estén abiertos oficialmente, los investigadores pueden siempre acceder a ellos. Comparando la situación de España con otros países se evidencia que en nuestro país queda mucho por hacer. Apenas existe normativa sobre los archivos de empresas, no ya acerca de su acceso, sino ni siquiera acerca de su conservación; en general, la documentación de las empresas y los bancos no está inventariada de modo preciso y exhaustivo, pues son excepciones las empresas que tienen un profesional al frente de su archivo y, sobre todo, son excepción las empresas cuyos directivos se ocupan de estos asuntos.

Juan Carlos García Adán en su comunicación “El acceso a los archivos de empresa: el caso del Archivo Histórico de Iberdrola  puso de relieve la situación a veces contradictoria y conflictiva a la que se enfrenta el archivero de empresa: por un lado, respetar las normas que la empresa marca para sus documentos y, por otro lado, hacerlas compatible con el acceso de los investigadores a la información que contiene la documentación custodiada.

Y es que ante la falta de una norma específica que regule el acceso a los archivos empresariales, son las empresas propietarias de la documentación las que deciden su propia política de acceso; en este sentido Juan Carlos García presentó la norma y procedimiento elaborado por el Archivo Histórico de Iberdrola respecto al acceso a la documentación en él custodiada y los requisitos para la consulta y reproducción de los documentos existentes.

J. Víctor Arroyo Martín en “Construcción desde la base de los Archivos de Empresa y praxis del Archivo Histórico BBVA  se basó en la experiencia de más de 30 años del Archivo Histórico BBVA como un único departamento de estas características entre la banca privada en España, para plantear el acceso a los archivos de empresa como la consecuencia de todo un proceso y planteamiento en el que están implicados las empresas, sus archivos históricos, los investigadores y la sociedad.

En su opinión el aspecto clave es la interiorización por la propia empresa de la necesidad de un departamento de este tipo. La empresa tiene que entender y asumir el uso estratégico de la historia y la memoria histórica como una herramienta propia, tiene que interiorizar la necesidad y razón de ser de un archivo histórico, y en consecuencia dotarlo de una estructura departamental que permita el uso social de la documentación tras planteamientos de preservación, organización y puesta al servicio de la documentación. 

Elena Laruelo Rueda en “El acceso al Archivo del INI y las nuevas tecnologías”  analizó las repercusiones que ha tenido en el Archivo Histórico de SEPI la puesta en marcha de una página web en la que se han puesto a disposición de investigadores y estudiosos sus instrumentos de descripción, y la profunda transformación que supuso para el acceso a los documentos, la automatización de la gestión y la digitalización de los instrumentos de descripción de los que se disponía.

Nuria Vila Àlvarez en “El acceso al patrimonio documental custodiado en el Museo del Ferrocarril de Asturias: Criterios para la elaboración de una normativa propia presentó el proceso en el que están inmersos para la definición de los criterios para la elaboración de una normativa propia para el acceso al Centro de documentación del Museo del Ferrocarril de Asturias.

Leticia Castro Leal en ”El Archivo Histórico de Repsol YPF  trazó las líneas principales del proyecto de creación del Archivo Histórico de Repsol YPF.

Miguel A. Pérez de Perceval Verde y Miguel A. López Morell en “Digitalización y organización del trabajo con las fuentes de la historia económica: la necesidad de reorientar el trabajo de los investigadores de acuerdo a las nuevas posibilidades tecnológicas”  presentaron la perspectiva de los investigadores, resaltando como las nuevas tecnologías están provocando un cambio drástico en el modelo de consulta de las fuentes documentales en los archivos, reclamando una mayor participación de los investigadores en este proceso y una adecuación de las formas de la búsqueda, acceso y de descarga de la documentación a sus necesidades de trabajo.

Las conclusiones finales a las que llegaron los participantes en esta sesión fueron las siguientes: 

Es necesario elaborar cuanto antes una serie de recomendaciones generales para los encargados de la gestión y custodia de archivos empresariales en cuanto al acceso a sus archivos. Muchos archiveros parten exclusivamente de su experiencia personal a la hora de dar acceso a la información o están absolutamente coartados por normativas internas o la falta de ellas; en ambos casos se precisan unas mínimas directrices.

Para resolver este problema, y abordar conjuntamente otros que afectan a la problemática de los archivos empresariales y emprender proyectos urgentes (censo nacional de archivos empresariales, escuela de archiveros de empresas, gestión y salvamento de archivos de empresas desaparecidas… etc.), se impone la creación de una asociación de índole nacional, que acoja tanto a archiveros como investigadores profesionales de la empresa.

Esta asociación, en suma, permitirá aglutinar esfuerzos, gestionar estas iniciativas y darle continuidad. Para que la consecución de sus fines no dependa de la iniciativa o buena voluntad individual de una o varias personas en el futuro.

martes, 29 de noviembre de 2011

El Sistema Español de Archivo y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado



El Real Decreto viene a renovar una normativa en materia archivística y de acceso a archivos que se remontaba nada menos que al año 1901, incorporando la perspectiva autonómica y el reconocimiento a la ciudadanía de una serie de derechos de información y acceso, y adaptándose –al menos teóricamente- a los cambios derivados de la incorporación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación.

No obstante, la nueva norma no ha resultado tan innovadora como se podría haber esperado, así tal y como de manera muy clara expresa Joan Soler Jiménez desde su blog de Diplomática:

“todo lo redactado, nos suena. No hay elementos de innovación, el vocabulario es demasiado conocido e incluso redactado de forma ambigua o excesivamente redundante. […] La legislación que solo describe lo ya existente, no es impulso de nada y solo es corroboración de algo que se acepta, pero que no se discute.”
En concreto, el Real Decreto regula:

1.- El Sistema Español de Archivos

El Sistema Español de Archivos comprende el conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos en los términos establecidos en la normativa general.

Forman parte del Sistema Español de Archivos:
a) El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
b) Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.
c) Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

2.- El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado

El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.

Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema.

3.- El procedimiento de acceso de los ciudadanos a documentos y archivos

El Real Decreto regula un procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en los archivos de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella, que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión.

Un proceso que se iniciará con la solicitud dirigida al responsable del archivo que custodia la documentación, en la que se deberá indicar con claridad el documento o conjunto de documentos a los que se refiere, así como la identidad del solicitante y una dirección, a efectos de comunicaciones; pero no será necesario motivar la solicitud de acceso a documentos.

Las resoluciones de las solicitudes de acceso y de consulta directa se notificarán por escrito al solicitante, con indicación de los recursos que procedan contra las mismas, el órgano administrativo o judicial ante el que deban interponerse y el plazo para hacerlo.

En el supuesto de ser estimatorias, especificarán la forma y, en su caso, el plazo en el que se facilitarán al interesado los documentos solicitados o será posible la consulta directa. Las resoluciones denegatorias serán motivadas.

La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.

lunes, 21 de noviembre de 2011

Beneficios de una buena gestión documental


  • El incremento de la eficacia de la organización.
  • El cumplimiento de la legislación y los requisitos de los entornos regulados.
  • La efectividad del proceso de toma de decisiones.
  • La eliminación de información redundante y duplicada.
  • El aumento de la información compartida por toda la organización.
  • El incremento del rendimiento de las tecnologías de la información.
  • El aseguramiento de la recuperación frente a desastres y la continuidad del negocio.
  • La protección frente a posibles litigios.
  • La defensa de los derechos e intereses de todas las partes implicadas.
  • Soportar las actividades de investigación y desarrollo
  • La conservación de la memoria corporativa o colectiva.
  • El apoyo a la responsabilidad social de las organizaciones.

Bustelo Ruesta, Carlota (2011). Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. Madrid: SEDIC, p. 14 Accesible en: http://www.sedic.es/DT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf

viernes, 18 de noviembre de 2011

Guía para la implantación de la serie de normas ISO 30300: sistema de gestión para los documentos

La Asociación Española de Documentación e Información (SEDIC) dentro de su colección de Documentos de Trabajo ha publicado la guía Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos elaborada por Carlota Bustelo Ruesta, presidenta del Subcomité Técnico de Normalización – Información y documentación- Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR (CTN50/SC1).
Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales de la información que quieran involucrarse en la implantación de la familia de normas 30300, y en ella se explica cuales son los requisitos principales de la norma, los beneficios de su implantación y las opciones para la verificación de su cumplimiento.

La guía se estructura en 6 capítulos

Un breve capítulo introductorio en el que se destaca el rango de estas normas como “Management System Standard”, un status que reconoce a las normas que inciden en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Por lo tanto las normas ISO 30300 estarán al mismo nivel que la serie 9000 (Sistema de gestión de calidad), la serie 14000 (sistema de gestión medioambiental) y la serie 27000 (Sistema de gestión de seguridad de la información).

Así mismo se incide en la vocación integradora de la normas 30300 con los otros sistemas de gestión.

En el segundo capítulo se exponen los fundamentos de la serie, y en el que se presenta su estructura en distintas normas (de las que de momento solo se han elaborado la 30301 donde se establecen los requisitos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos y la 30300 en la que se define el vocabulario o terminología a utilizar en la serie); se define “sistema de gestión para los documentos” como el conjunto de elementos interrelacionados con el fin de establecer políticas, objetivos y procesos para alcanzarlos en relación con los documentos; y se establece su relación con otras normas de gestión documental como la ISO 15489, ISO 23081 o ISO 16175.

El tercer capítulo nos ofrece un completo argumentario de los beneficios que a una organización le reporta una buena gestión documental, incidiendo en las ventajas adicionales que supone implementar un sistema de gestión para los documentos de acuerdo a las normas ISO 30300.

En el capítulo cuarto se especifican los requisitos exigidos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos, y que incluyen el compromiso efectivo y demostrable de la alta dirección con el sistema de gestión; la asignación de recursos humanos y materiales precisos; la necesidad de un análisis previo de la organización; la planificación de las actuaciones mediante la identificación de riesgos, la definición de objetivos y los planes para alcanzarlos; y la aplicación de una serie de procesos y controles documentales; y finalmente la evaluación del sistema y la gestión de las no conformidades, las acciones correctivas y la mejora continua.

El capítulo quinto se ocupa de la verificación del cumplimiento de la norma mediante un proceso de auditoría que compruebe que efectivamente se cumplen todos y cada uno de los requisitos exigidos por la norma ISO 30301.

Finalmente el capítulo sexto es un glosario de los términos más usados en la norma.

miércoles, 16 de noviembre de 2011

Administración de documentos y archivos: textos fundamentales

La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos de España acaba de editar y poner a disposición de manera gratuita el manual Administración de documentos y archivos: textos fundamentales una obra de referencia que pretende recoger las bases de la profesión, al tiempo que se da a conocer de forma internacional el punto de reflexión y práctica alcanzado por la tradición archivística hispanoamericana.


En este manual se compendia lo más sustancial del conocimiento archivística, y está elaborado por una extensa nómina de profesionales de reconocido prestigio de distintas nacionalidades (España, Portugal, Méjico, Perú, Costa Rica, Brasil) bajo la dirección y coordinación de José Ramón Cruz Mundet. La obra se enriquece con el prólogo de Aurelio Tanodi, el que fuera maestro de archiveros y una de los principales figuras de la arhivística internacional.

El libro comienza con un capítulo dedicado a los principios, términos y conceptos fundamentales como son archivística, archivo y documento.

A continuación se aborda la normativa de referencia en su acepción no legal, sino de carácter técnico, centrándose en aquellas que han sido promulgadas y han contado con la aceptación generalizada de la comunidad profesional.

El siguiente capítulo está destinado a la aplicación de la normativa sobre las funciones, los procesos y los requisitos, orientado fundamentalmente al entorno de los documentos electrónicos.

El sistema de administración de documentos es un bloque temático cuyo objeto es tratar herramientas y prácticas netamente archivísticas para la administración de los documentos: la identificación, la clasificación, la descripción, la valoración, la selección y la eliminación, y la captura (en especial referida a los documentos electrónicos) y la transferencia. El enfoque es fundamentalmente práctico.

El último de los dos grandes bloques está dedicado a las funciones de administración del sistema. En él se recoge la aplicación de conocimientos ajenos orientados a la adecuada administración de un sistema archivístico: la formación de los usuarios, la gestión de recursos, la gestión de accesos y consultas, la elaboración de disposiciones normativas, y el manual de buenas prácticas entendido como manual de procedimientos.

Finalmente se trata el tema de la difusión y la acción cultural abordando las estrategias y las tipologías de acciones que cabe emprender en función de los diferentes públicos que es posible detectar en el entorno sobre el que operan los archivos.

lunes, 14 de noviembre de 2011

¿La hora de la gestión documental?


En los últimos tiempos estamos asistiendo a un despliegue de la gestión documental en el ámbito empresarial como nunca antes lo habíamos visto. Toda una serie de factores y un conjunto variado de actores están concurriendo para que esta actividad sea tenida cada vez más en consideración por todo tipo de organizaciones tanto públicas como privadas, grandes o pequeñas:

La crisis económica, que está obligando a las empresas a racionalizar sus gastos, descubriendo que una correcta gestión documental supone un importe ahorro de costes (ahorro de espacio físico, reducción en la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos…) y una mayor productividad de los trabajadores (reducción de tiempo para la localización y consulta de los documentos).

Una mayor concienciación del valor de la documentación y la información en ella contenida como un recurso estratégico competitivo para las empresas, evidenciándose que una correcta gestión documental supone un importante valor añadido a la gestión empresarial al garantizar una mayor seguridad, calidad y fiabilidad de la documentación y la información utilizada en la empresa, a la vez que posibilita que se comparta y aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.

Nuevas obligaciones legales, así la publicación del Real Decreto 1720/2007 por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la ley orgánica 15/1999 de protección de datos personales, exige a las empresas de manera explícita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, como garantía para la protección de los datos personales.

Una potente industria TIC que ha visto en la gestión documental un importante nicho de negocio, desarrollando y difundiendo en el ámbito empresarial herramientas que facilitan una más eficaz y eficiente gestión de los documentos: escáneres y dispositivos de digitalización, bases de datos, gestores documentales…

El desarrollo de empresas de servicios relacionadas con la gestión documental que ofrecen desde asesoramiento en la materia, a la externalización de diferentes servicios como puede ser la custodia y conservación de la documentación.

Una respuesta profesional cada vez más acorde a las necesidades de las organizaciones, que ha llevado al desarrollo de normas, criterios y especificaciones que posibilita y facilita una adecuada gestión documental.

En estos momentos, por encima de las visiones parciales que los distintos actores tienen sobre la gestión documental, incidiendo cada uno de ellos en los aspectos sobre los que se ejerce su acción, cada vez se tiene una visión más clara de lo que supone una correcta gestión documental.

Así por ejemplo la Wikipedia ya recoge una correcta definición de gestión documental entendida como

conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.

Del mismo modo los legisladores están situando la gestión documental en el lugar que le corresponde, abordándola desde una perspectiva transversal a lo largo del ciclo vital completo de los documentos e integral abarcando todos los documentos independientemente de su soporte.

Así es reseñable el Decreto de la Diputación foral de Guipuzkoa por el que se regula el Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral.

Y más recientemente, la Ley 7/2011, de 11 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía que le dedica su título III a la gestión documental, y que no sólo ha sabido abordar su carácter transversal e integral, sino que la ha cargado de futuro al situarla en el marco de la nueva administración electrónica y dentro del contexto del sistema de información global de la Junta de Andalucía.

jueves, 10 de noviembre de 2011

Haciendo camino por el Ebro

La pasada semana pude disfrutar de cuatro días de vacaciones en compañía de dos buenos amigos como son Nacho y Pepe, y juntos recorrimos en bicicleta el Camino Natural del Ebro en el tramo entre Zaragoza y Miranda de Ebro.

Como los días en el mes de noviembre son muy cortos, y pretendíamos no solo hacer deporte sino sobre todo disfrutar de la gastronomía y de los vinos de la zona, nos planteamos unas etapas tranquilas

El primer día nos desplazamos en tren hasta Ribaforada y allí comenzamos una etapa que nos llevó hasta Aldeanueva de Ebro, pasando por El Bocal donde nace el Canal Imperial de Aragón, Tudela, Castejón de Ebro, Alfaro y Rincón de Soto. Un camino completamente llano, tapizado en todo el recorrido por las hojas amarillas de los chopos. 

El Bocal. Presa vieja (S.XVI)

 Plataforma sobre el Ebro 


La Mejana de Mosquera 


El Ebro, majestuoso

El segundo día desde Aldeanueva de Ebro fuimos hasta Logroño por la margen izquierda del río y pasando por Calahorra, San Adrián, Lodosa y Mendavia. Pese a la previsión de lluvias, sólo sufrimos un fuerte chaparrón al comienzo de la etapa. 

Tras superar la huerta riojabajeña y de la ribera navarra por amplios y bien señalizados caminos, la ruta continuó entre Mendavia y Logroño por tramos incómodos en los que se suceden estrechas sendas bordeadas de zarzas y caminos con piedras de gran tamaño que dificultan la marcha. 

 Nacimiento del Canal de Lodosa


Nacimiento del Canal de Mendavia 

En Logroño, como no podía ser de otra manera, ronda por la calle Laurel y la calle San Juan. 

El tercer día nuestro destino fue Haro. En esta etapa el perfil ya varió y la llanura del camino de los dos día anteriores dio paso a un sube y baja de escaso desnivel pero que al final del día hacían resentirse las piernas.

En esta etapa, que atraviesa el corazón de La Rioja Alta, pudimos disfrutar de todo el esplendor cromático de las viñas en otoño. Un auténtico espectáculo. El camino nos llevó por El Cortijo, Cenicero, Torremontalbo, San Vicente de La Sonsierra y finalmente Haro. Una tormenta a pocos kilómetros de San Vicente de La Sonsierra, nos supuso una buena mojadina y “nos obligó” a tomarnos unas cañas en San Vicente. Allí los lugareños nos advirtieron de que “agua al mediodía, agua para todo el día”. Afortunadamente el refranero no estuvo muy acertado. 

En Haro visita a las bodegas, ronda de vinos y tapeo generoso y para cenar cordero asado en la “Casa Terete”. Unos pacharanes en la plaza nos garantizaron un sueño profundo durante toda la noche.


Por los viñedos de Cenicero


El Ebro a su paso por el puente medieval de San Vicente 

 Vista de Briones desde la orilla del Ebro

El cuarto y último día una etapa corta pero muy dura, nos llevó desde Haro hasta Miranda de Ebro, ascendiendo en primer lugar hasta las inmediaciones de la ermita de San Felices, frente a las Conchas de Haro, para seguidamente descender por una bonita pista hasta las salinas de Herrera, y de allí subir por una senda trialera de fortísima pendiente al collado de Gobera. Desde este collado una trocha maderera cuya pendiente hace imposible ir subido en la bicicleta nos llevó hasta Ircio “el balcón de Castilla”, para finalmente llaneando llegar hasta Miranda de Ebro. 


Por los caminos de Haro


Vista de las Conchas de Haro



Salinas de Herrera

El Ebro a su paso por Ircio, con la sierra de Toloño al fondo 

En Miranda de Ebro visita a un túnel de lavado para adecentar las bicicletas, ronda y tapeo de mediodía, y tren de regreso a Zaragoza. 


miércoles, 9 de noviembre de 2011

Apertura de datos públicos de la Administración General del Estado



Tras un proceso de consulta pública el pasado 21 de octubre el Consejo de Ministros aprobaba este Real Decreto que se plantea como objetivo situar a España al nivel de países de vanguardia en materia de apertura de datos públicos con lo que se favorece la creación de nuevos productos y servicios de valor añadido en el sector de los contenidos digitales y se contribuye a la transparencia en la actuación de las Administraciones públicas, como principio básico de la democracia.

Además, se pretende potenciar el crecimiento del sector infomediario (empresas que reutilizan información) en España, que desarrolla nuevos productos y servicios mediante la reutilización de la información pública y que ha alcanzado en 2010 un volumen de negocio que se sitúa entre 550 y 650 millones de euros, dando empleo directo a entre 5.000 y 5.500 trabajadores.

Información potencialmente reutilizable

El sector público produce información que es potencialmente reutilizable por los ciudadanos y por la industria de contenidos digitales, como, por ejemplo, información social, económica, geográfica, estadística, meteorológica, turística y sobre educación.

El Real Decreto precisa las obligaciones de las Administraciones y organismos del sector público estatal para promover la reutilización de la información. En particular, autoriza con carácter general la reutilización de la información disponible en la Administración General del Estado y define las responsabilidades en materia de reutilización de la información en cada organismo público, siendo respetuosa con la normativa de protección de datos personales.

El Real Decreto también establece que las entidades del sector público estatal informarán, a través de su sede electrónica, sobre los documentos reutilizables elaborados o custodiados por ellas; y prevé el mantenimiento de un catálogo de información pública reutilizable correspondiente, al menos, a la Administración General del Estado y demás organismos y entidades que forman parte del sector público estatal, creado en el marco del Proyecto Aporta y que que permitirá acceder desde un único punto a los recursos de información pública reutilizable existentes. Para organizar y gestionar este catálogo desde el pasado 31 de octubre esta funcionando "en beta" el portal Datos.gob.es.

Formato y actualización de la información reutilizable

Se pondrán a disposición del público los documentos reutilizables que se encuentren previamente disponibles en formato electrónico por medios electrónicos, de una manera estructurada y usable para los interesados e interesadas y preferentemente en bruto, en formatos procesables y accesibles de modo automatizado correspondientes a estándares abiertos

Se procurará que la información puesta a disposición se actualice en un tiempo razonable que permita el uso adecuado de dicha información, con una frecuencia análoga con la que actualicen dicha información internamente, así como su disponibilidad, incluida la temporal, completitud e integridad de acuerdo con el marco normativo aplicable en cada caso.

Modalidades de reutilización

En cuanto a las modalidades de reutilización, la regla general será la puesta a disposición sin sujeción a condiciones específicas y serán aplicables unas condiciones generales previstas en el Real Decreto. No obstante, se permite que los ministerios y organismos que así lo deseen establezcan condiciones específicas cuando lo consideren necesario.

Por su parte se establecen ciertas condiciones generales para todas las modalidades de puesta a disposición de los documentos reutilizables, como son:
  • No desnaturalizar el sentido de la información.
  • Citar la fuente de los documentos objeto de la reutilización.
  • Mencionar la fecha de la última actualización de los documentos objeto de la reutilización, siempre cuando estuviera incluida en el documento original.
  • No se podrá indicar, insinuar o sugerir que los órganos administrativos, organismos o entidades del sector público estatal titulares de la información reutilizada participan, patrocinan o apoyan la reutilización que se lleve a cabo con ella.
  • Conservar y no alterar ni suprimir los metadatos sobre la fecha de actualización y las condiciones de reutilización aplicables incluidos, en su caso, en el documento puesto a disposición para su reutilización por la Administración u organismo del sector público.

martes, 18 de octubre de 2011

Planificación de la prevención y recuperación de los documentos vitales de la empresa ante los riesgos de desastre

Ninguna empresa, independientemente de su tamaño, está exenta del riesgo de sufrir en sus instalaciones un desastre natural o artificial (inundaciones, terremotos, incendios, caídas de la energía eléctrica…) que puede impactar de manera grave en sus actividades o incluso llegar a paralizar sus operaciones de negocio. De ahí la conveniencia de que las empresas cuenten con un “Plan de continuidad del negocio” que establezca las medidas técnicas, organizativas y procedimentales que garanticen la continuidad de las actividades o procesos de negocio en caso de tener que afrontar una contingencia grave.

Una de las áreas más sensibles en caso de desastre es la documentación, ya que por su propia fragilidad corre un riesgo elevado de desaparecer o quedar inutilizable, por lo que habrá que dedicar en los planes de continuidad del negocio una especial atención a los documentos, sobre todo a aquellos considerados como vitales, entendiendo por tales a:

1.- Los documentos que registran derechos legales y financieros, cuya pérdida o deterioro supone un riesgo importante para los derechos de carácter jurídico y económico de la empresa.

2.- Los documentos esenciales para la continuidad del funcionamiento de la empresa durante una emergencia y para asegurar el restablecimiento de sus actividades normales después de dicha emergencia.

Programas de prevención y de recuperación de documentos vitales

Para proteger los documentos vitales de los peligros reales o potenciales que pueden sufrir, las empresas deberían elaborar sus propios programas de prevención y de recuperación de documentos dañados por desastres.

Fuensanta Iborra Botía en el artículo “Programas de documentos vitales y de recuperación de documentos afectados por desastres en archivos” publicado en el último número de la revista Tejuelo, sistematiza las fases a seguir para la elaboración de dicho programa.

Analizar y evaluar los riesgos reales o potenciales y el impacto que puede tener sobre las funciones, las actividades y los documentos de una organización para determinar la respuesta necesaria y el mejor método de protección.

Determinar cuáles son las operaciones o actuaciones esenciales que un organismo debe realizar para continuar con sus actividades y funciones en situaciones de emergencia.

Identificar los documentos vitales que respaldan las operaciones o actuaciones esenciales, así como los que protegen los derechos legales y fiscales de la empresa y de las personas directamente afectadas por sus acciones.

Elaborar un inventario de los documentos vitales que incluya la identificación y el título de cada serie de documentos o del sistema electrónico que contiene los documentos vitales, la descripción de los documentos, el soporte en que se encuentran, el nombre de la oficina responsable de los mismos, la localización del almacenamiento de las copias de los documentos vitales dentro o fuera de las instalaciones del organismo, el hardware y software necesarios para acceder a los documentos vitales electrónicos, un calendario de actualizaciones de las copias y otros detalles de interés, como pueden ser: los criterios usados para determinar qué información es vital y el grado con que esa información debe ser protegida, la actividad y frecuencia de consulta, la protección existente y la vulnerabilidad de acceso.

Establecer los métodos de protección y el lugar de almacenamiento de los documentos vitales.

El resultado final será una guía escrita para seguir en caso de emergencia, que debe contener las funciones y responsabilidades del personal designado, una lista detallada de los documentos vitales, la estrategia para su protección, su ubicación en las instalaciones de la empresa o en un lugar de trabajo alternativo, así como un inventario completo de los documentos vitales y los plazos de actualización.

Pese al conjunto de medidas adoptadas para la protección de los documentos vitales, éstas no pueden prevenir totalmente el daño causado a los documentos cuando ocurren desastres, por lo que las empresas deben desarrollar planes de recuperación de los documentos afectados con el fin de salvar, restaurar o reemplazar los documentos dañados y la información que contienen.

Un plan de recuperación de documentos debe ofrecer información necesaria para:

Informar rápidamente a los responsables de emergencias de los detalles del tipo de emergencia y del nivel de amenaza para los documentos.

Evaluar cuanto antes el daño causado a los documentos y tomar las medidas inmediatas para estabilizar el estado de los documentos evitando daños mayores.

Crear un equipo de recuperación de documentos con el personal del organismo para acelerar la estabilización de los documentos dañados.

Consultar con especialistas en recuperación de documentos afectados por desastres en caso de que la evaluación de daños muestre la necesidad de su experiencia, para lo que se crearán listas revisadas y actualizadas de los especialistas que incluyan las áreas de especialización y la forma de contactar con ellos.

Recuperar los documentos y la información que contienen. Si no es posible la recuperación habrá que proporcionar una sustitución de la información perdida.

Reanudar el trabajo normal usando la información y documentos recuperados.

viernes, 14 de octubre de 2011

Y no llueve

El estiaje se prolonga, el Ebro languidece con un caudal por debajo del mínimo ecológico en el que proliferan unas extrañas algas, los embalses de la cuenca con un 41,1% de su capacidad… y por el Levante se vuelve a resucitar el fantasma del trasvase 

 Boya en el embalse de la Sotonera


 A ver quien pesca...

Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva en las pymes (II)

La bibliografía nos ofrece abundantes ejemplos de aplicación práctica de la vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva en empresas de gran tamaño, así como de los métodos, técnicas y herramientas que utilizan. Pero las características y los problemas a los que se enfrentan las pymes son diferentes a los que se observan en las grandes empresas por lo que estos modelos no suelen ser fácilmente extrapolables, haciéndose necesario disponer de modelos propios que orienten a las pymes, y así mismo resulta de gran utilidad conocer experiencias prácticas que se estén realizando.

En este sentido resultan de gran interés dos ponencias centradas en las pymes presentadas en el último Congreso internacional sobre vigilancia e inteligencia sistemática para la innovación en las organizaciones (Visio 2011).

Así Gontzal Mugaburu presentó el trabajo que la Fundación Vasca para la Seguridad Agroalimentaria (ELIKA) está realizando para la “Implantación VT en pequeñas empresas -dirigido a industrias alimentarias y a explotaciones del sector primario-“.

Para lograr el despliegue del sistema de vigilancia tecnológica en Elika fueron superando cuatro etapas, que nos proponen como modelo:

1.- Fase inicial
En la que hay que determinar qué es lo que realmente se quiere conseguir, hay que detallar los recursos tangibles disponibles, así como quienes van a estar involucrados en el sistema. Esta información debe servir para una toma decisión fundamental: acometer el proyecto o realizar una retirada estratégica.

2.- Definición de las necesidades de información
Una vez acotado el proyecto, determinados los recursos disponibles y el personal implicado y decididos a implantar un sistema de vigilancia tecnológica, es el momento de definir las necesidades informativas que la empresa quiere satisfacer: ¿qué queremos encontrar?

A continuación se analizarán y detallarán de manera sistematizada las fuentes de información disponibles y que ya se venían utilizando (revistas, catálogos, publicaciones científicas, información de ferias y jornadas…), así como aquellas otras fuentes que pueden resultar de interés consultar.

Y finalmente se establecerá una estrategia de búsqueda de la información, determinando dónde se va a buscar y que términos se van a utilizar en las búsquedas.

3.- Definición de un sistema
Definidas las necesidades de información se profundizará en el aspecto operativo, determinando las actividades a realizar y las tecnologías y herramientas a utilizar. La formación y concienciación del personal implicado será una etapa crítica previa a la implantación del sistema.

4.- Rodaje
La validación de la implementación del sistema de vigilancia tecnológica para cerciorarse de que el sistema ideado está desplegado como se había planificado y la evaluación continua de su funcionamiento será la última fase en la propuesta de Elika.

Por su parte Xavier Gallardo Rodríguez y Joaquim Lloveras Macià en “Innovación en pymes: metodología de selección de herramientas de inteligencia competitiva” como fruto de sus investigaciones para la identificación y validación de un modelo de Inteligencia Competitiva adaptado a las pymes, nos exponen las fases que deben seguir para su exitosa implementación.

1.- Definición de requerimientos y necesidades de inteligencia
Es una fase crítica ya es que en muchas ocasiones los líderes de las pymes no saben expresar claramente ni el problema que pretenden resolver, ni que necesidad de inteligencia precisan.

2. Planificación y organización de los recursos
Las pymes se caracterizan por la limitación de sus recursos y su reducido número de personas, y en su mayoría no disponen de estructuras muy formales y procesos muy definidos. Dadas estas restricciones la organización de recursos debe plantearse de manera que las actividades a realizar no representen dedicaciones no asumibles de tiempo y esfuerzo. Tareas como los encuentros, hallazgos fortuitos, gestión de contactos, y otras actividades informales tiene una más fácil cabida dentro de la pyme, si bien otras tareas como búsqueda en redes de información y bases de datos, entrevistas, podrían externalizarse.

3. Selección de fuentes, búsqueda y recopilación de información
En esta fase se definen y estructuran las fuentes de datos a partir de las que se va a recopilar la información necesaria, para posteriormente realizar en sí la recopilación de la información. Se recomienda el monitoreo selectivo de pocas señales de fuerte intensidad, y no de muchas señales débiles.

4. Procesamiento y análisis de la información
El procesamiento de información se ocupa de recoger la información existente, y comúnmente disponible de manera gratuita en la red. El análisis de la información es el proceso de transformación de la información obtenida y/o procesada para la generación de la inteligencia buscada.

5. Generación de resultados de inteligencia
El resultado de la inteligencia tras el proceso de análisis, debe estar orientado a la solución del problema, cuestión o necesidad de inteligencia. La simplicidad del dicho resultado tanto en su formato, como en su enfoque debe ser una máxima en una pyme.

6. Difusión y protección de la inteligencia
La metodología para la difusión entre los destinatarios de la inteligencia, debe ser lo más sencilla y conocida por parte del receptor, por lo que las fórmulas más habituales son a través de informes, correo electrónico e intranet.

7. Retroalimentación y evaluación de la inteligencia
Todo el proceso debe tener implementado un sistema de realimentación que permita la mejora continua del proceso.

jueves, 29 de septiembre de 2011

Me gustan las bicicletas

Me gustan las bicicletas. Me gusta fotografiar bicicletas. Me gusta ver fotografías de bicicletas . Me gusta ver carreras de bicicletas . Me gusta la gente a la que le gustan las bicicletas. Me gusta ir en bicicleta. Me gusta que mi hija vaya en bicicleta. Me gusta ir con mi hija en bicicleta. Me gusta ir con amigos en bicicleta. Me gusta ir solo en bicicleta. Me gusta ir por el campo en bicicleta. Me gusta ir por los montes en bicicleta. Me gusta ir por las vías verdes en bicicleta. Me gusta ir por la ciudad en bicicleta. Me gusta que la gente vaya por la ciudad en bicicleta. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de carriles de bicicletas. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de estaciones de bicicletas. Me gusta que la ciudad se vaya llenando de bicicletas. Me gusta que el Ayuntamiento impulse el uso de las bicicletas. Me gusta que haya proyectos que promuevan el uso de las bicicletas. Me gusta que haya proyectos que nos ayuden a ir por la ciudad con las bicicletas. Me gustan las bicicletas.

Estación de bicicletas en Zaragoza

jueves, 22 de septiembre de 2011

La gestión del correo electrónico dentro de la estrategia corporativa de información y gestión documental

El correo electrónico debe formar parte de la estrategia corporativa de información y gestión documental, de manera que todas las transacciones queden perfectamente documentadas independientemente del medio de comunicación que se utilice. Para ello los mensajes electrónicos han de conservar su contenido, su estructura y el contexto en el que fueron creados, de forma tal que no puedan ser alterados o manipulados. En definitiva, es necesario tomar medidas para garantizar su autenticidad. Esto implica también una correcta gestión de la selección y el expurgo de los documentos que permita el aprovechamiento eficaz y eficiente de los recursos informáticos al servicio de las organizaciones.
Sin embargo, la habitual consideración del correo electrónico como un medio de comunicación personal ha provocado que la organización y archivado de los mensajes quede generalmente al criterio de los usuarios, quienes son en muchos casos los únicos responsables de la conservación de los mensajes al no existir una política institucional que establezca condiciones y plazos de conservación. Incluso las organizaciones que han establecido unas normas para la utilización de esta herramienta han dejado a un lado la clasificación y el archivo de los ficheros generados por la misma, así como las recomendaciones relativas a la eliminación de la información almacenada en las carpetas personales o la gestión de cuentas de correo en caso de cambio en el puesto de trabajo. Tampoco se estudian los requisitos técnicos para su conservación futura, ni las estrategias a seguir para ella, ni se diseñan procedimientos de recuperación de datos en caso de catástrofe.

Las ventajas del establecimiento de políticas institucionales de gestión del correo electrónico, son múltiples:

1.- Desde el punto de vista organizativo:
  • Reduce las pérdidas de información.
  • Mejora la eficacia y la eficiencia de la institución.
  • Previene el uso fraudulento de los sistemas de correo electrónico.
  • Previene accesos no autorizados a la información.
  • Contribuye a garantizar que los mensajes con valor documental sean conservados de forma que sean accesibles en el futuro.
  • Contribuye a preservar la memoria institucional.
2.- Desde el punto de vista legal:
  • Contribuye a cumplir con la legislación relativa a privacidad de las comunicaciones.
  • Contribuye a cumplir con la legislación vigente en materia de procedimiento administrativo, y de acceso y conservación de la documentación.
  • Minimiza los riesgos legales de la organización.
3.- Desde el punto de vista técnico:
  • Garantiza la correcta organización de los mensajes y la integridad de los expedientes en entornos híbridos y digitales.
No obstante esta necesaria gestión corporativa de los correos electrónicos no está exenta de dificultades, por lo que resulta de gran interés contar con directrices que nos ayuden abordarla, y en este sentido puede resultar de gran utilidad la Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas, la cual hemos extractado en este post.

Recomendaciones para la gestión del correo eletrónico:

1.- Establecer responsabilidad en la gestión del correo electrónico

Al igual que ocurre con los documentos en papel, el remitente tiene la responsabilidad de gestionar y conservar los mensajes que crea y envía, como evidencia de una actuación determinada.

El destinatario, por su parte, tiene la responsabilidad de gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte de un expediente. En el caso de mensajes colectivos, será la unidad administrativa que conserve el expediente completo, la que conservará obligatoriamente el mensaje de correo.

2.- Identificar los mensajes que son documentos corporativos

No todos los mensajes enviados o recibidos por personal de la organización son documentos corporativos, por lo que habrá que diferenciar éstos de los mensajes personales.

Los mensajes de correo electrónico son considerados documentos corporativos cuando son testimonio de una actividad propia de la organización. Para determinar esta naturaleza hay que responder afirmativamente a las siguientes preguntas: ¿está el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias? ¿Forma parte de un expediente abierto? ¿Contiene información útil para mi trabajo?

Los tipos de mensaje que habitualmente constituyen documentos corporativos son políticas y directrices, circulares, correspondencia o memorandos relacionados con actividades propias de la organización, planes de trabajo, agendas, actas, borradores de documentos que se envían para ser comentados o aprobados, cualquier documento que inicia, autoriza o completa una transacción dentro de la organización, informes finales o recomendaciones.

No se consideran documentos corporativos los mensajes personales, spam, información no solicitada (información de cursos, artículos, etc.)

3.- Gestión de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes de correo deben ser gestionados en un plazo de pocos días. Para ello, se recomienda incorporar la gestión de los mensajes de correo al trabajo diario.

Una vez recibido o enviado un mensaje, hay que determinar su valor y en consecuencia, su destino:
  • Si el mensaje no está relacionado con una actividad o función propia de la organización, eliminar una vez leído o enviado.
  • Si es un borrador de un documento, conservar hasta recibir o enviar el documento definitivo.
  • Si es un mensaje que recibimos como información, sin valor administrativo, conservar mientras sea útil.
  • Si es un mensaje que se imprime y se archiva en el expediente en papel, eliminar una vez impreso.
Los mensajes enviados a varias personas, sólo serán conservados por el remitente y por el destinatario principal.

En los mensajes con documentos adjuntos, si el mensaje de correo es sólo un documento de trámite para avisar del envío, se puede eliminar. Por el contrario, si tiene información contextual importante debe conservarse.

En el caso de mensajes envío-respuesta, conservar el último que incluya la cadena de mensajes anteriores.

4.- Clasificación y archivado de los mensajes de correo electrónico

Al igual que el resto de documentos administrativos, los mensajes electrónicos deben seguir los criterios de clasificación y archivo establecidos por el Sistema de Gestión Documental de la organización.

En primer lugar habrá que clasificar y archivar los mensajes a conservar, para incorporarlos al expediente correspondiente, ya sea en papel o electrónico. Estas operaciones deberían realizarse lo más cerca posible del momento de su creación o recepción.

Se recomienda:
  • En el caso de expedientes formados mayoritariamente por documentos en papel, imprimir el mensaje electrónico con todos los datos del encabezado y archivarlo en el expediente en papel. Sin embargo se deberá conservar el mensaje electrónico, ya que será éste el que tenga valor como evidencia.
  • Los mensajes pueden archivarse temporalmente en la aplicación del correo electrónico, de manera que estén disponibles para su utilización. Para ello se creará una estructura de carpetas y subcarpetas de acuerdo con el cuadro de clasificación de la Universidad, y similar a la existente en el disco duro.
  • Para conservar a largo plazo, o para que los mensajes y sus documentos adjuntos sean accesibles a otras personas del servicio, los mensajes de correo electrónico se archivarán en el servidor o archivo digital correspondiente, manteniendo la estructura de carpetas según el cuadro de clasificación. De esta forma, se garantiza la unidad del expediente.
  • Cuando los mensajes incluyen documentos adjuntos, habrá que considerar si debemos conservar el mensaje, el adjunto, o ambos. En el último caso, estos documentos se archivarán separadamente, ya que pueden tener diferentes necesidades de conservación en función de su formato y podrán ser identificados y reutilizados más fácilmente. Se almacenarán en la carpeta del servidor correspondiente al expediente en cuestión, manteniendo la conexión con el mensaje mediante metadatos. Sobre esta estructura de carpetas clasificadas podrán aplicarse los distintos plazos de conservación para cada una de las series.
  • Los mensajes pueden almacenarse en el formato de la aplicación de correo electrónico, ya que se mantienen así sus funcionalidades (respuesta, reenvío…), lo que facilita su reutilización. Sin embargo, para su conservación a largo plazo, será necesario migrar a un formato abierto o estándar.


Resumen de la Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las Universidades Españolas elaborada por el Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas

miércoles, 21 de septiembre de 2011

Motorland, GP 2011


La reutilización de la información del sector público hecha negocio

La reutilización de la información del sector público se puede constituir en un activo de gran valor económico. A su alrededor es posible construir una gran cantidad de servicios de valor añadido, que fomenten la innovación y permitan la creación de un mercado floreciente y atractivo. Aunque a falta de estudios específicos, se estima que el valor económico del mercado de la reutilización en España se situaría en torno a los 2406 millones de euros.Los tipos de información que presentan un mayor valor económico y unas mejores condiciones para ser explotados son la industria de la información geográfica y meteorológica (medioambiental), la información económica y social, y la información de negocios. Por lo tanto a priori, son estos dominios de información los que presentan mayores oportunidades de negocios en Europa; es decir, a partir de la información geográfica, meteorológica, económica… que elaboran las distintas administraciones públicas, pueden elaborarse nuevos productos y servicios que, precisamente por su temática y naturaleza, les resultan especialmente atractivos a los ciudadanos.

La Fundación Cotec acaba de publicar el estudio Reutilización de la información del Sector Público en el que reconoce el interés que para las empresas puede tener la reutilización de la información del sector público y recoge una serie de ejemplos de empresas que tomando la información “en bruto” elaborada por las distintas administraciones públicas han sido capaces de crear productos nuevos de éxito entre los consumidores, lo que ilustra como esta actividad va generando poco a poco una nueva industria con fuerza y futuro.

Goolzoom.com es una empresa que ha creado un sitio web que usa contenidos de otras páginas web para crear un nuevo contenido, así fusiona Google Maps, el Catastro Español y el SIGPAC para unificar el acceso a la información territorial. Da la posibilidad de acceder a información básica de forma gratuita así como a información de pago para usuarios registrados, los cuales tienen unos servicios exclusivos como, por ejemplo, acceso sin publicidad, acceso a informes con todos los datos en una sola parcela, extraer imágenes para utilizarlas en otros programas, etc. La información que se utiliza también proviene de datos que custodia «en bruto» la Administración Pública, por ejemplo, información catastral proporcionada por el servicio XML y WMS de la Oficina Virtual del Catastro, información proveniente de Fincas Registrales de Canarias, mapas cartográficos que proporciona el servicio de Infraestructuras de Datos Espaciales de España, etc.

Elpreciodelagasolina.com portal que ofrece el precio de los diferentes carburantes en las distintas gasolineras de España, indicando aquellas en que resulta más barato llenar el depósito. Para ello cogen la información “en bruto” del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio acerca del precio de la gasolina y establecen una relación entre cada gasolinera y el precio del combustible. Mediante la simplificación en la búsqueda por zonas geográficas, permite conocer cuál es la gasolinera con un precio más bajo del combustible, de entre todas las que se ubican cerca del destino indicado.

Rodalia.info plataforma web que permite centralizar las incidencias, averías y retrasos que registran diariamente los servicios de la red ferroviaria de cercanías y algunas líneas de Metro de Barcelona a través de mensajes a Twiter. La información que se “reutiliza” proviene de cercanías de Cataluña y de la empresa pública “Ferrocarrils de la Generalitat”. Esta información procedente de fuentes secundarias se complementa con la información que los usuarios pueden aportar sobre las incidencias en el transporte público que estén utilizando.

Gestboes es una empresa dedicada a ofrecer a sus usuarios información sobre las licitaciones públicas que salen a la luz tanto en el ámbito de la Administración General del Estado, como de la Administración de las comunidades autónomas y de las entidades locales. Se trata de un ejemplo claro de reutilización, pues la empresa pone a disposición de la ciudadanía, previo pago, un tipo de información del sector público, que por su naturaleza ayuda al crecimiento económico y a la creación de empleo.

Euroalert.net es un portal de información europea que publica las cuestiones más relevantes de la actualidad comunitaria y las oportunidades de financiación de proyectos con fondos de la Unión Europea, teniendo cabida los programas y convocatorias de propuestas publicadas por las diferentes instituciones comunitarias, así como las oportunidades comerciales que suponen los cientos de anuncios de licitación que se publican diariamente en el DOUE. Todo ello es información pública y gratuita generada por diferentes órganos de la administración comunitaria y en general publicada en el Diario Oficial. Euroalert.net, ha diseñado una herramienta (widget) gracias a la cual los contenidos pueden publicarse automáticamente en el sitio web de los suscriptores por un pequeño coste. Los contenidos, se filtran de acuerdo a los criterios del cliente y se publican automáticamente adaptados a su imagen y aspecto sin necesidad de ningún trabajo diario de mantenimiento, haciendo sus sitios web más útiles y evitando que los usuarios salgan a otros sitios para ver la información.

Legalsolo.com una iniciativa que ofrece, información de interés legal: Jurisprudencia, Legislación, Opinión (doctrina, blogs, comentarios…) y Noticias relacionadas de otros medios en este campo. El potencial de este portal reside en la capacidad de mostrar, en formatos accesibles a la ciudadanía, información difícil de obtener y que tradicionalmente, y más en nuestro país, ha sido dada a un precio muy elevado.

oposiciones.net portal web que pone a disposición del usuario, de forma gratuita, todas aquellas oposiciones, cursos y convocatorias del sector público, tanto a escala estatal como en diferentes comunidades autónomas. Además, permite al usuario solicitar información mediante un formulario, sobre la convocatoria que más le interese.