miércoles, 21 de diciembre de 2016

Tipos de información y documentación en las organizaciones empresariales

Las organizaciones empresariales son entidades asociativas de derecho privado que agrupan y estructuran a empresarios de diferente tamaño y rama de actividad y que tienen por objeto la representación, defensa y promoción de los intereses económicos y sociales de sus asociados.

Todas las actividades que se realizan en las asociaciones empresariales implican procesos informativo-documentales en los que de manera inexcusable están obligados a gestionar tanto documentos informativos externos, como documentos generados en el interior de estas organizaciones en el desempeño de las actividades que les son propias, así como documentos e información corporativa elaborada para su difusión exterior bien en su entorno más inmediato (asociaciones y empresas asociadas, financiadores, agentes e interlocutores sociales, proveedores, clientes) o en su entorno más remoto (ciudadanía y sociedad en general).

Las asociaciones empresariales deben tener la capacidad organizativa para controlar e interpretar adecuadamente su información documental como un recurso estratégico que les facilite la toma de decisiones, la gestión de sus asuntos, la protección de sus intereses, el cumplimiento de sus obligaciones legales, la rendición de cuentas a las partes interesadas (órganos directivos, empresas asociadas, financiadores…) y el mantenimiento de su memoria corporativa.

Pero para alcanzar el objetivo señalado es prioritario conocer la información documental necesitada, generada y recibida por estas organizaciones. No obstante se carecía de un estudio que abordase está cuestión. Para cubrir este vacío en la bibliografía en el artículo La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías se analiza la información y documentación que generan y reciben en el desempeño de sus diferentes procesos de negocio, y que se presenta extractada en la siguiente tabla.

Funciones desempeñadas
Necesidades de información y documentación
Información y documentación generada
Representación y defensa de los intereses empresariales
Realidad empresarial (aspiraciones y necesidades).
Contexto político, legislativo, económico, laboral, social, fiscal y tecnológico.
Informes y estudios técnicos.
Memorias de actividades.
Proyectos legislativos.
Posicionamientos y propuestas.
Documentación de las reuniones: convocatorias, actas, nombramientos, ceses…
Diálogo social
Situación económica, social y laboral.
Propuestas y reflexiones.
Acuerdos económicos y sociales.
Convenios colectivos.
Asesoramiento a las empresas
Información sobre las distintas materias técnicas objeto de asesoramiento.
Consultas de los empresarios.
Informes de respuestas a las consultas.
Prestación de servicios especializados
Información de los clientes: necesidades de servicios.
Información de competidores y colaboradores: servicios que ofertan.
Documentación de gestión de los servicios.
Gestión de proyectos
Información sobre clientes, financiadores, proveedores y colaboradores así como sobre el contexto legislativo, económico, laboral y tecnológico.
Productos informativos resultantes: informes, guías, manuales, bases de datos, sedes web…
Documentación e información de difusión de los proyectos.
Expedientes de subvenciones
Documentación generada para el control administrativo de los proyectos.
Comunicación e información corporativa
Demandas de información de los empresarios.
Obligaciones legales de informar.
Acciones de información y divulgación: circulares a los asociados, boletines informativos, notas de prensa, sedes webs corporativas, perfiles en redes sociales…
Documentos corporativos: memorias de actividades, cartas de servicios, organigramas, cuentas anuales, informes de auditoría.
Administración y dirección de la organización
Información interna: situación financiera, recursos humanos, nivel de actividad.
Información externa: del sector en el que desarrolla su actividad (competidores, clientes y proveedores) y del entorno general (situación económica, legal, demográfica, tecnológica).
Información sobre su posición competitiva.
Documentos de gestión.
Bases de datos y aplicaciones informáticas utilizadas en los procesos de administración y gestión interna: control económico, del personal, de las instalaciones…


Prado Martínez, Miguel Ángel del. “La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías”. En: Comunicando hemisférios: informação e conhecimento, Brasil e Espanha = Comunicando hemisferios: información y conocimiento, Brasil y España. Paraiba: Prensa de Universidade Federal da Paraiba, 2016, 55-76

jueves, 15 de diciembre de 2016

La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías

La planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones se debe efectuar desde la perspectiva de su utilidad para aportar valor y contribuir al logro de los objetivos corporativos. Para ello se necesita un profundo conocimiento corporativo que permita contextualizar y alinear los objetivos del sistema con los de la entidad a la que sirve. Además es preciso identificar las situaciones concretas en las que se producen las necesidades y usos de documentos e informaciones dentro de las organizaciones, es decir sus procesos de trabajo, así como quiénes son sus productores y usuarios. Este conocimiento de los procesos de trabajo es el que posteriormente nos permitirá analizar las necesidades y usos de la información por los distintos usuarios en esas situaciones concretas.

Esta metodología fue desarrollada en nuestra tesis doctoral Planificación, diseño y evaluación de sistemas de información documental en las organizaciones empresariales. Como parte del resultado de la aplicación de esta metodología se ha publicado recientemente el trabajo “La información documental en las organizaciones empresariales: características y tipologías”. En: Comunicando hemisférios: informação e conhecimento, Brasil e Espanha = Comunicando hemisferios: información y conocimiento, Brasil y España. Paraiba: Prensa de Universidade Federal da Paraiba, 2016, 55-76.


El artículo presenta un análisis sobre la información documental necesitada, generada y recibida por las organizaciones empresariales. Tras exponer las características principales que definen a estas entidades asociativas, se reflexiona sobre la necesidad que tienen de disponer de información y documentación adecuada a sus intereses así como de la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla como un recurso estratégico.

A continuación se expone la información y documentación que generan y reciben en el desempeño de sus diferentes procesos de negocio: representación y defensa de los intereses empresariales, asesoramiento a las empresas, prestación de servicios especializados, gestión de proyectos, administración y dirección de la organización, comunicación e información corporativa.

Finalmente se realiza una aproximación al estado actual de la gestión de la información y documentación en las organizaciones empresariales.