La relevancia de la información y la documentación para la empresa

Con motivo de la celebración en Zaragoza de las XI Jornadas Españolas de Documentación (FESABID 2009) los próximo días 20 a 22 de mayo, Estrategia: la voz de la pyme aragonesa, la revista que editan conjuntamente las organizaciones empresariales CEPYME ARAGÓN y la Federación de Empresarios del Metal de Zaragoza (FEMZ) ha dedicado en su último número un apartado especial dedicado a analizar la relevancia de la información y la documentación para la empresa, y los retos a los que se enfrenta la gestión de la documentación .

En su elaboración han participado la presidenta de FESABID Gloria Pérez Salmerón, y Miguel Ángel del Prado Martínez, director del Servicio de Documentación y Archivos de CEPYME ARAGÓN y de la FEMZ.

Gloria Pérez Salmerón en “Retos de futuro en la gestión de la documentación” identifica 5 aspectos fundamentales a tener actualmente en cuenta:

1. Las soluciones para la gestión del ciclo de vida del producto que van a permitir a las empresas industriales acelerar los ciclos de desarrollo de nuevos productos, fomentando la innovación mediante la reutilización y el uso colaborativo de la información del producto tanto dentro de la propia empresa como en su relación con clientes y proveedores.
2. El reconocimiento del derecho a un acceso universal de las personas físicas o jurídicas a la Administración que implica una gestión documental basada en el dato único, es decir, todo aquel dato que está recogido en algún lugar no habrá que volver a recogerlo sino que deberá ser reutilizado.
3. Por su parte el contexto tecnológico actual nos propone una gestión documental federada, consistente en que quien genera el dato, lo procesa, lo custodia y sobre todo, y lo más importante, lo pone accesible y lo comparte con quien lo necesite.
4. La seguridad adquiere una relevancia extrema en la gestión documental haciéndose obligatorio adoptar medidas para la protección de datos de carácter personal, de rastreo de quien accede a los documentos y de quien los gestiona a fin de evitar manipulaciones
5. La nueva era de la documentación será verde ya que los procesos documentales virtuales tienen la característica de no utilizar papel.

Miguel Ángel del Prado en “Información y documentación, recursos estratégico para las empresas” a partir de la constatación de que la información se ha convertido en el factor crítico que posibilita a las empresas la reacción frente al cambio externo constante, y que en consecuencia la estrategia de gestión de la información en una empresa puede ser su principal activo, o su déficit más limitante, identifica los principales problemas a los que se debe enfrentar:

1. La sobreabundancia de información. Ahora se dispone de más información de la que podemos procesar y asimilar, por lo que las empresas en este nuevo entorno deben ser capaces de discriminar las fuentes relevantes y de seleccionar la información que les resulte pertinente.
2. La realidad documental en las empresas se ha hecho muy compleja y heterogénea, conviviendo documentos en diferentes soportes y formatos, lo que genera dificultades e incertidumbres en su gestión. Así son muchas las empresas que carecen de políticas claras sobre el tratamiento que se debe aplicar a los distintos soportes, no tienen delimitados los puntos de ruptura en el tiempo entre la documentación en papel y sus secuencias soportadas en las distintas aplicaciones informáticas, los correos electrónicos no se gestionan correctamente, se tiene dificultades para localizar los documentos electrónicos en los discos duros, hay pérdidas de documentos históricos y de la memoria corporativa…

Para superar estos problemas las empresas necesitan coordinar y controlar de forma sistemática la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de sus documentos, sea cual sea su soporte. En definitiva deben adoptar una eficaz gestión documental.

Pero el verdadero reto para las empresas es transformar la documentación y la información en un recurso estratégico que les facilite la toma de decisiones, les dote de capacidad de reacción ante los cambios en el entorno, les permita descubrir nuevas oportunidades de negocio y que aumente la eficacia de la gestión empresarial.