Cada vez es mayor el número de organizaciones que son conscientes de la necesidad de gestionar su información como un recurso de alto valor estratégico, pero que sin embargo tiene dificultades a la hora de llevarla a la práctica. Y es que a diferencia de lo que ocurre con otros ámbitos de gestión, no existen modelos formalizados para el diseño e implementación de sistemas que gestionen la información.
Se precisan metodologías y herramientas de implementación o mejora de sistemas de gestión de la información específicamente adaptados a las características y necesidades de los distintos tipos de organizaciones, modelos de gestión que sirvan de marco de referencia.
Por ello me ha parecido interesante recoger la propuesta realizada por la Fundación EDE para “La gestión de la información en el tercer sector de Bizkaia” y que abarca las siguientes fases:
1.- Investigación preliminar = Cultura de la información
El objetivo de esta etapa es proporcionar a la organización la comprensión del contexto en el que desarrolla su actividad, de manera que se puedan identificar los factores que más influyen en la creación de un sistema de gestión de la información.
Esta fase permite detectar la importancia que la organización concede a la información y a las medidas implementadas para su incorporación como un recurso estratégico. Constituye un importante punto de partida para recoger información sobre la visión que la entidad tiene respecto al concepto y al valor de la información, ayudando a definir la situación en materia de cultura de la información y a evaluar posibles carencias.
2.- Análisis de las actividades de la organización = Necesidades de información
El objetivo de esta etapa consiste en desarrollar un modelo conceptual sobre qué hace una organización y cómo lo hace.
Trata de medir el grado de satisfacción de sus necesidades de información sobre las áreas que deben ser de su interés. Una cobertura oportuna de las áreas que deben ser conocidas y sobre las que hay que disponer de la información relevante contribuirá a la toma de decisiones y a un posicionamiento adecuado en el entorno.
3.-. Identificación de los requisitos = Identificación y seguimiento de fuentes de informaciónEl objetivo de esta etapa es evaluar la sistematización de las fuentes de información precisas para cubrir las necesidades de la organización.
Se trata de identificar los requisitos que ha de cumplir la organización para hacer un seguimiento estructurado y sistemático de la información que precisa. Los requisitos sobre la identificación y seguimiento de las fuentes de información se definen a través de un análisis sistemático de las necesidades de la organización. Esta etapa proporciona las razones para la identificación, seguimiento y análisis de las fuentes de información, así como la base del diseño de los sistemas que se encargarán de incorporarlas y mantenerlas.
4.- Evaluación de los sistemas existentes = Tratamiento y difusión de la información
El objetivo de esta etapa consiste en analizar los procedimientos, herramientas y criterios empleados para la clasificación, el almacenamiento, el acceso y la difusión de la información, con el fin de valorar en qué medida la información se trata y se difunde de manera coherente con las actividades y objetivos de la organización.
5-. Identificación de estrategias para cumplir los requisitos = Puesta en valor de la información
El objetivo de esta etapa consiste en evaluar el uso que la organización hace con la información obtenida como herramienta para la toma de decisiones. A su vez, una adecuada puesta en valor de la información debería facilitar las políticas, procedimientos, normas y planes que la organización necesita para el éxito de su actividad.
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