jueves, 12 de abril de 2012

Guía Técnica de Simplificación Documental

La disposición final primera del Reglamento de los Servicios de Prevención establece que el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo elaborará y mantendrá actualizada una guía orientativa, de carácter no vinculante, para la elaboración de un documento único que contenga el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. Por su parte el artículo 2.4 de dicho Reglamento, establece la necesidad de que la documentación sobre el plan, la evaluación y la planificación sea de reducida extensión y fácil comprensión.
Dando respuesta a este mandato legal, el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo ha elaborado la “Guía Técnica con orientaciones para la elaboración de un documento único que contenga el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva: Simplificación Documental en la que se presenta un modelo de plan de prevención lo más sintético posible; un conjunto de criterios dirigidos a sistematizar la evaluación de los riesgos y, en relación con la planificación, un modelo de registro que facilita al empresario la información sobre qué debe hacerse, cuándo y quién debe hacerlo, para que sea capaz de gestionar la prevención con la mayor eficacia posible.

Criterios de simplificación documental

Para simplificar la documentación y hacerla más comprensible, es necesario racionalizar su organización, contenidos y las actividades cuya ejecución y resultados quieren documentarse. En concreto desde esta guía se propone:

Evitar la información repetitiva mediante su sistematización.
Los Servicios de prevención tengan documentados los procedimientos utilizados para la realización de las actividades preventivas más habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario.

Evitar la información superflua.
Hay casos en los que se aporta información superflua sobre algo que se hizo en el pasado, que fue documentado en su día y que ya carece de interés. Así se recomienda que en relación con la evaluación de un puesto de trabajo, sólo se aporte la documentación de la última que se haya realizado, y que una vez adoptadas las medidas correctoras, ésta debe actualizarse. Es la evaluación actualizada, en la que no constan ya los riesgos eliminados, la que tiene que tenerse en cuenta a la hora de describir la situación existente.

Evitar las actividades e información innecesaria.
A menudo la información repetitiva esconde una inadecuada planificación de la prevención (una innecesaria repetición de actividades). Así por ejemplo la periodicidad con la que se revise cada evaluación se debe basar en razones técnicas, evitándose prácticas como la “evaluación global anual” que supongan actividades y documentación innecesarias.

Evitar las actividades y justificación innecesaria
El Reglamento de los Servicios de Prevención establece que la evaluación incluirá
la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos. Es por ello que desde la guía se recomienda que se tenga en cuenta la posibilidad de utilizar la directa apreciación profesional, con la debida prudencia, para evitar mediciones o justificaciones innecesarias y que se establezca un procedimiento general para el ejercicio de dicha “apreciación”.

Evitar justificaciones excesivas con conclusiones poco operativas
Si un empresario decide adoptar una medida para mejorar una determinada situación sin que hacerlo sea legalmente exigible, no está obligado a justificar tal decisión.

Por otra parte las conclusiones de la evaluación se deben expresar de forma que orienten al empresario a la hora de determinar los plazos de adopción de las medidas preventivas.

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