El acceso a los archivos de empresas

El pasado mes de septiembre en el marco del X congreso de la Asociación Española de Historia Económica” se celebró una sesión monográfica dedicada a "El acceso a los archivos de empresas” en el que se abordó desde distintas perspectivas los límites de exposición y apertura de los fondos archivísticos de las empresas privadas.“.

Teresa Tortella en “Acceso a los archivos de empresa en Europa, en EEUU y en España” parte de la consideración de que para que los archivos de las empresa puedan ofrecer unas condiciones adecuadas de acceso son necesarios al menos tres requisitos: un mínimo de interés por parte de la dirección o administración de la empresa; que los fondos estén bien preservados; y que el archivo cuente con personal especializado.

A partir de esta consideración realizó un repaso por la historia reciente de los archivos de empresa en Europa y en Estados Unidos, la formación de sus archiveros de empresa, y el acceso a sus fondos documentales.

La conclusión a la que llega sobre el acceso a los archivos de empresas es que cuando los documentos se han conservado, los archivos cuentan con un profesional y los fondos están descritos, aunque no estén abiertos oficialmente, los investigadores pueden siempre acceder a ellos. Comparando la situación de España con otros países se evidencia que en nuestro país queda mucho por hacer. Apenas existe normativa sobre los archivos de empresas, no ya acerca de su acceso, sino ni siquiera acerca de su conservación; en general, la documentación de las empresas y los bancos no está inventariada de modo preciso y exhaustivo, pues son excepciones las empresas que tienen un profesional al frente de su archivo y, sobre todo, son excepción las empresas cuyos directivos se ocupan de estos asuntos.

Juan Carlos García Adán en su comunicación “El acceso a los archivos de empresa: el caso del Archivo Histórico de Iberdrola”  puso de relieve la situación a veces contradictoria y conflictiva a la que se enfrenta el archivero de empresa: por un lado, respetar las normas que la empresa marca para sus documentos y, por otro lado, hacerlas compatible con el acceso de los investigadores a la información que contiene la documentación custodiada.

Y es que ante la falta de una norma específica que regule el acceso a los archivos empresariales, son las empresas propietarias de la documentación las que deciden su propia política de acceso; en este sentido Juan Carlos García presentó la norma y procedimiento elaborado por el Archivo Histórico de Iberdrola respecto al acceso a la documentación en él custodiada y los requisitos para la consulta y reproducción de los documentos existentes.

J. Víctor Arroyo Martín en “Construcción desde la base de los Archivos de Empresa y praxis del Archivo Histórico BBVA”  se basó en la experiencia de más de 30 años del Archivo Histórico BBVA como un único departamento de estas características entre la banca privada en España, para plantear el acceso a los archivos de empresa como la consecuencia de todo un proceso y planteamiento en el que están implicados las empresas, sus archivos históricos, los investigadores y la sociedad.

En su opinión el aspecto clave es la interiorización por la propia empresa de la necesidad de un departamento de este tipo. La empresa tiene que entender y asumir el uso estratégico de la historia y la memoria histórica como una herramienta propia, tiene que interiorizar la necesidad y razón de ser de un archivo histórico, y en consecuencia dotarlo de una estructura departamental que permita el uso social de la documentación tras planteamientos de preservación, organización y puesta al servicio de la documentación. 

Elena Laruelo Rueda en “El acceso al Archivo del INI y las nuevas tecnologías”  analizó las repercusiones que ha tenido en el Archivo Histórico de SEPI la puesta en marcha de una página web en la que se han puesto a disposición de investigadores y estudiosos sus instrumentos de descripción, y la profunda transformación que supuso para el acceso a los documentos, la automatización de la gestión y la digitalización de los instrumentos de descripción de los que se disponía.

Nuria Vila Àlvarez en “El acceso al patrimonio documental custodiado en el Museo del Ferrocarril de Asturias: Criterios para la elaboración de una normativa propia” presentó el proceso en el que están inmersos para la definición de los criterios para la elaboración de una normativa propia para el acceso al Centro de documentación del Museo del Ferrocarril de Asturias.

Leticia Castro Leal en ”El Archivo Histórico de Repsol YPF”  trazó las líneas principales del proyecto de creación del Archivo Histórico de Repsol YPF.

Miguel A. Pérez de Perceval Verde y Miguel A. López Morell en “Digitalización y organización del trabajo con las fuentes de la historia económica: la necesidad de reorientar el trabajo de los investigadores de acuerdo a las nuevas posibilidades tecnológicas”  presentaron la perspectiva de los investigadores, resaltando como las nuevas tecnologías están provocando un cambio drástico en el modelo de consulta de las fuentes documentales en los archivos, reclamando una mayor participación de los investigadores en este proceso y una adecuación de las formas de la búsqueda, acceso y de descarga de la documentación a sus necesidades de trabajo.

Las conclusiones finales a las que llegaron los participantes en esta sesión fueron las siguientes: 

Es necesario elaborar cuanto antes una serie de recomendaciones generales para los encargados de la gestión y custodia de archivos empresariales en cuanto al acceso a sus archivos. Muchos archiveros parten exclusivamente de su experiencia personal a la hora de dar acceso a la información o están absolutamente coartados por normativas internas o la falta de ellas; en ambos casos se precisan unas mínimas directrices.

Para resolver este problema, y abordar conjuntamente otros que afectan a la problemática de los archivos empresariales y emprender proyectos urgentes (censo nacional de archivos empresariales, escuela de archiveros de empresas, gestión y salvamento de archivos de empresas desaparecidas… etc.), se impone la creación de una asociación de índole nacional, que acoja tanto a archiveros como investigadores profesionales de la empresa.

Esta asociación, en suma, permitirá aglutinar esfuerzos, gestionar estas iniciativas y darle continuidad. Para que la consecución de sus fines no dependa de la iniciativa o buena voluntad individual de una o varias personas en el futuro.

En defensa del patrimonio documental empresarial

La importancia que tiene la documentación histórica que atesoran algunas empresas transciende los intereses particulares de sus propietarios, no en vano según establece la ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español aquellos documentos con una antigüedad superior a los 100 años pasan a formar parte del Patrimonio Documental Español.

Obreras de la fábrica de Siemens de Cornellà

Si bien la legislación descarga la responsabilidad de la protección de esta documentación sobre sus propietarios, se hace necesario adoptar medidas por parte de las distintas administraciones públicas que posibiliten o en su caso potencien su adecuada conservación, difusión y uso.

En este sentido un ejemplo a seguir es el de Cataluña, donde el Archivo Nacional de Cataluña, ha desarrollado, desde sus inicios, una política activa de recuperación de archivos empresariales históricos. Profundizando esta línea de actuación los departamentos de Economía y Cultura de la Generalitat han puesto recientemente en marcha un proyecto para preservar los fondos documentales de las empresas catalanas y conservar así la memoria de su pasado industrial.

Este programa ofrece a las empresas catalanas dos posibilidades:

1. Asesoramiento para que las empresas creen sus propios servicios de archivo histórico con las condiciones técnicas y archivísticas necesarias para la buena conservación de la documentación.
2. Ceder la documentación a la Administración catalana para su ingreso como donación o depósito en la sección de “archivos empresariales” del Archivo Nacional de Cataluña.

Además de la conservación del material documental, el proyecto prevé poner en marcha un programa de investigación sobre los fondos preservados con el objetivo de mejorar el análisis de la historia económica de Cataluña. Este compromiso se materializará con la creación de un Centro de Documentación Empresarial de Interés Histórico que tutelará la administración catalana.

Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico

Suele ser relativamente habitual leer referencias sobre las bondades que ofrece una adecuada gestión documental en la mejora de la gestión empresarial, pero lo que ya no resulta tan habitual es conocer experiencias concretas de cómo se lleva a cabo este proceso. Por ello es reseñable el proyecto de gestión documental desarrollado por el grupo At4 Wireless, dado a conocer en las XI Jornadas de Gestión de la Información, organizadas por SEDIC el pasado mes de noviembre.

Según expone su documentalista, Nuria Amérigo Flores, el proyecto surge de la necesidad de adoptar soluciones acordes a la nueva realidad documental que vivía la empresa debido al crecimiento exponencial del número de documentos como consecuencia a su vez del crecimiento de su plantilla, y para solucionar toda una serie de problemas detectados en la gestión documental, como era la inexistencia de un repositorio común para almacenar la información, la duplicidad de la documentación o la dispersión y descentralización de la documentación.

Ante esta situación se decide establecer una estrategia global para la gestión de la documentación que incluiría a todas Divisiones y Departamentos de la empresa, a los documentos en formato papel y electrónico, así como a las bases de datos y a cualquier persona con responsabilidad de crear y mantener documentos. Se trataba de crear un servicio único que integrara todo el ciclo de la evolución documental y que permitiera acceder rápidamente a los documentos de cualquiera de las filiales de la empresa.

Las fases seguidas y que aparecen detalladas en la ponencia son:

1. Investigación preliminar
Mediante la consulta de diversas fuentes documentales y entrevistas al equipo directivo de la empresa, se identificaron y documentaron los fines y cometidos de la organización, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los factores críticos y debilidades en relación con la gestión de documentos de archivo.

2. Análisis de las actividades de la organización
El análisis de la organización les permitió obtener una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones de la organización, que les posibilitó definir los tipos documentales producidos en la empresa, establecer una nomenclatura inequívoca y elaborar una clasificación única para todos ellos.

3. Diseño del mapa documental
A continuación crearon un mapa que clasifica y agrupa los documentos, indica cual es su soporte, específica su valor para la organización y marca políticas de conservación y transferencia documental.

4. Crear procedimientos
La siguiente etapa fue el establecimiento de normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que aseguraran coherencia, sinergias, y rentabilidad de las tareas documentales, y se elaboró el diseño funcional, necesario para su posterior desarrollo en la herramienta informática.

5. Elección e implantación del gestor documental
Una fase crucial fue la elección del gestor documental, buscando una herramienta intuitiva, cómoda y sencilla cuyo uso no supusiera una tarea añadida para el usuario, y que debía cumplir los siguientes requisitos:

• Almacenar la documentación en un repositorio único
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de vida.
• Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y disponibilidades.
• Compartir la información.
• Mantener la confidencialidad.
• Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoria y trazabilidad.

En este proceso de elección de un gestor documental, resulta de interés las recomendaciones que Julián Moyano da para evaluarlos correctamente.

La herramienta fianalmnete escogida fue Alfresco.

6. Formación de usuarios
Para que los usuarios conocieran el proyecto y supieran manejar la herramienta, se abordó la formación del personal de la empresa, en grupos reducidos de 15 a 25 personas según su rol dentro del Sistema de Gestión Documental y el Departamento o División al que pertenecieran.

7. Proyecto Piloto
Antes de su aplicación general se implantó un proyecto piloto con varios grupos de usuarios pertenecientes a distintos Departamentos para identificar buenas y malas prácticas y depurar fallos.

8. Incorporación de los datos
Los documentos se fueron incorporando por Departamentos y Divisiones en varias fases. Para garantizar que el cambio de los documentos de un repositorio a otro se había hecho bien, se auditó cada traslado y se implicó a los responsables de los distintos departamentos.

9. Valoración archivística
Finalmente se decidió el tiempo que debían permanecer los documentos en el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se tenían que migrar a otros formatos de conservación.

Normativa aplicada y responsabilidades

En este proyecto se han seguido las indicaciones de la norma UNE-ISO 154895 que proporciona estrategias y metodología para el diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos y constituye una referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.

La gestión documental se caracteriza por su transversalidad afectando a todos los miembros de la empresa. En At4 Wireless las responsabilidades en gestión documental se distribuyen jerárquica y funcionalmente entre:

• Dirección General: lidera el proyecto.
• Directores de División y Departamento: validan las propuestas de los jefes de unidad en materia de taxonomías, permisos, workflow, transferencias y expurgo.
• Jefes de unidad: definen las taxonomías, pueden dar permisos de acceso a las carpetas de las que son responsables, controlan que la documentación se clasifica adecuadamente, establecen los plazos de transferencia y expurgo con el servicio de archivo.
• Jefes de proyecto: transmiten a los jefes de unidad sugerencias, necesidades y mejoras del sistema que les hace llegar su equipo de trabajo; controlan que la documentación se clasifica adecuadamente.
• Departamento de informática: se responsabiliza del correcto funcionamiento de los servidores, de las copias de seguridad, y hacer desarrollos a medida en función de la evolución el Sistema de Gestión Documental.
• Servicio de documentación: propone estrategias, es administrador de la herramienta de gestión documental, responsabilizándose de su adaptación y actualización, aplica las normas de archivo, imparte la formación, supervisa las transferencias al archivo intermedio e histórico, coordina las tareas del personal con responsabilidades en el archivo y por último detecta los problemas y atiende las demandas de usuarios.
• Todo personal es responsable de la correcta clasificación, conservación y uso de documentación que genera y recibe.

Informe sobre los Archivos de Empresas en España

El pasado mes de mayo el Bureau de la Sección de Archivos Económicos del Consejo Internacional de Archivos (ICA SBL) solicitó al Archivo de Hullera Vasco-Leonesa (León) la redacción y presentación de un Informe sobre la situación y perspectivas de los Archivos de Empresas en España.

El informe final, elaborado por su director José Andrés González Pedraza, está accesible en la sede web de la Fundación Hullera Vasco-Leonesa, bajo el título de "Informe sobre los Archivos de Empresas en España"

RESUMEN DEL INFORME

En España, los archivos de empresas han sido creados de forma mayoritaria para organizar y difundir la memoria histórica de las compañías y no para implantar una política de gestión documental, una necesidad que ha sido, hasta ahora, ignorada en la mayor parte de las organizaciones.

Apunte contable

En la inmensa mayoría de los casos falta una visión global del ciclo documental –desde su creación en las oficinas hasta su eliminación o conservación permanente en los archivos-, las funciones aparecen separadas y los archiveros no están presentes en las oficinas desde el momento de la creación de los documentos. Tampoco se han editado calendarios de conservación de series documentales en archivos de empresas.

Sí existen archivos que participan en la gestión administrativa de la organización a través de bases de datos comunes y recibiendo transferencias periódicas de series documentales desde las oficinas.

Por sectores económicos destacan por su importancia los archivos bancarios y los de empresas mineras.

Su situación en cuanto a los recursos de que disponen, el tamaño del archivo y su dependencia administrativa es muy diversa. Hay empresas –las menos- que tienen importantes servicios de archivo y otras empresas con un abandono total de sus documentos. Algunos archivos dependen directamente de la empresa y otros archivos han sido incluidos en Fundaciones culturales o centros de documentación, junto a las bibliotecas de la empresa.

El desinterés por parte de los empresarios de la importancia del archivo en una empresa es un problema grave. Se echa en falta una visión global del archivo como una parte de la política de empresa y no tanto una visión del archivo como una iniciativa personal para la recuperación de documentos curiosos.

No existe una política nacional ni regional sobre archivos de empresas. No obstante, hay tres iniciativas de la Subdirección General de Archivos Estatales de las que los Archivos de Empresas se pueden beneficiar de forma indirecta.

1. Ayudas anuales para el desarrollo de proyectos archivísticos y equipamientos de Archivos de entidades privadas sin ánimo de lucro.
2. El Censo de Archivos de España e Iberoamérica, accesible a través de Internet, donde los Archivos de Empresas pueden incluir los datos sobre sus documentos, dirección y servicios que prestan.
3. Proyecto Portal de Archivos Españoles (PARES), creado en 2006, que incluye descripciones normalizadas de las agrupaciones documentales en distintos niveles e imágenes digitalizadas de documentos.

No existe ninguna Asociación de Archivos de Empresas en España.

En España no existe un centro educativo que ofrezca una formación específica para ser archivero en una empresa. Tampoco existe un centro educativo que ofrezca una formación específica y única para ser archivero sino que esta formación se comparte con conocimientos en gestión de bibliotecas y centros de documentación.

No existe un directorio de los archivos de empresas en España pero existen algunos ejemplos de instrumentos de descripción que han sido editados para su difusión a toda la sociedad y que dan a conocer de forma pública el trabajo desarrollado en un archivo de empresa.

Hay pocos archivos de empresas que hayan creado su página web en Internet. Existe gran diversidad en cuanto a la cantidad de información que se ofrece pero, generalmente, se presenta el Archivo, su historia, el cuadro de clasificación, la dirección, las condiciones de acceso, pero no se ofrece un acceso al inventario de documentos. Tampoco existe un portal que ofrezca un único punto de acceso a la información de archivos dispersos geográficamente o del mismo sector de actividad empresarial.

Aunque no existe por el momento en España una revista específica ni ningún Manual sobre Archivos de Empresas la bibliografía sobre los archivos de empresas en España ha crecido de forma considerable en los últimos años, localizándose en artículos dentro de revistas o en capítulos dentro de libros.

Los archivos de empresa y el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999

El pasado 19 de enero de 2008, se publicaba en el BOE, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999
El reglamento -que según opinión generalizada, llega con retraso- nace con vocación de desarrollar la ley de protección de datos de carácter personal , y sobre todo de aclarar aquellos aspectos que el paso de los años ha evidenciado que precisaban un mayor desarrollo normativo.

Uno de los aspectos más significativos del reglamento ha sido la inclusión de normas y medidas de seguridad para la gestión de los ficheros en formato papel, una novedad con una repercusión directa sobre los archivos de empresa, ya que por primera vez en la legislación española se le exige a las empresas de manera explicita la obligación de garantizar una adecuada e integral gestión documental, en la que se incluye a todos los tipos de soportes documentales (papel o digital) y a lo largo de todo el ciclo vital de la documentación, desde su creación hasta su eliminación.

El reglamento establece tres niveles de seguridad para proteger los datos de carácter personal (básico, medio y alto), y exige la adopción de diferentes medidas en función del nivel de seguridad.

Las medidas de seguridad que se exigen a los ficheros y tratamientos no automatizados, es decir a la documentación en papel son las siguientes:

1.- MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL BÁSICO

Criterios de archivo. Deben establecerse unos criterios y procedimientos de actuación en el archivo de la documentación, que garanticen la correcta conservación de los documentos así como su localización y consulta de la información. (Art. 106)

Dispositivos de almacenamiento. Los dispositivos de almacenamiento de los documentos que contengan datos de carácter personal deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura. Cuando las características físicas de aquéllos no permitan adoptar esta medida, el responsable del fichero o tratamiento adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas. (Art. 107)

Custodia de los soportes. Mientras la documentación con datos de carácter personal no se encuentre archivada en los dispositivos de almacenamiento establecidos, por estar en proceso de revisión o tramitación, ya sea previo o posterior a su archivo, la persona que se encuentre al cargo de la misma deberá custodiarla e impedir en todo momento que pueda ser accedida por persona no autorizada. (Art. 108)

Control de acceso. 1. Los usuarios tendrán acceso únicamente a aquellos recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 2. El responsable del fichero se encargará de que exista una relación actualizada de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos. 3. El responsable del fichero establecerá mecanismos para evitar que un usuario pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados. 4. Exclusivamente el personal autorizado podrá conceder, alterar o anular el acceso autorizado sobre los recursos, conforme a los criterios establecidos por el responsable del fichero. 5. En caso de que exista personal ajeno al responsable del fichero que tenga acceso a los recursos deberá estar sometido a las mismas condiciones y obligaciones de seguridad que el personal propio. (Art. 91)

Gestión de soportes y documentos.
1.- Identificación y descripción. Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y solo deberán ser accesibles por el personal autorizado.
2. Salidas. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal fuera de los locales bajo el control del responsable del fichero o tratamiento deberá ser autorizada por el responsable del fichero o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad. En el traslado de la documentación se adoptarán las medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte.
3.- Expurgo. Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior. (Art. 92)

Registro de incidencias. Deberá existir un procedimiento de notificación y gestión de las incidencias que afecten a los datos de carácter personal y establecer un registro en el que se haga constar el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, o en su caso, detectado, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado de la misma y las medidas correctoras aplicadas. (Art. 90)


MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL MEDIO

Responsables. Se designará uno o varios responsables de seguridad encargados de coordinar y controlar las medidas definidas en el documento de seguridad. (Art. 109)

Auditoría. Los ficheros en soporte papel se deben someter a una auditoría interna o externa, como mínimo cada dos años, salvo que antes de dicho periodo se realicen modificaciones sustanciales. (Art. 110)

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE NIVEL ALTO

Almacenamiento de la información. Los armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenen los ficheros no automatizados con datos de carácter personal deberán encontrarse en áreas en las que el acceso esté protegido con puertas de acceso dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente. Dichas áreas deberán permanecer cerradas cuando no sea preciso el acceso a los documentos. (Art. 111)

Copias o reproducciones. La generación de copias o la reproducción de los documentos únicamente podrán ser realizada bajo el control del personal autorizado Deberá procederse a la destrucción de las copias o reproducciones desechadas de forma que se evite el acceso a la información contenida en las mismas o su recuperación posterior. (Art. 112)

Acceso a la documentación. El acceso a la documentación se limitará exclusivamente al personal autorizado. Se establecerán mecanismos que permitan identificar los accesos realizados en el caso de documentos que puedan ser utilizados por múltiples usuarios. (Art. 113)

Traslado de documentación. Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto de traslado. (Art. 114)