Metodología para implantar un Sistema de Información Empresarial (SIE)

Las empresas necesitan información adecuada a sus intereses, veraz, y constantemente actualizada, así como tener la capacidad organizativa para controlarla e interpretarla adecuadamente, como un recurso estratégico que les va a facilitar la toma de decisiones y su gestión.

De ahí la importancia que para una empresa -independientemente de su tamaño- tiene disponer de un Sistema de Información Empresarial (SIE), entendido como un conjunto estructurado de elementos que sirve para la captación, análisis, tratamiento, difusión y utilización sistemática de la información y el conocimiento necesarios para la correcta toma de decisiones en la empresa.

Sabin Goitia (responsable de producto del servicio Zaintek), Sonia Sáenz de Lacuesta (gestora de información del servicio Zaintek) y Maitane Bilbao (técnico de vigilancia y estrategia en gestión de personal), en el último número de la revista El profesional de la información, proponen una metodología para implantar un Sistema de Información Empresarial (SIE) a la medida de las pymes.

Para implantar con éxito un SIE se tiene que cumplir una serie de condiciones previas:

• Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su estructura organizativa.
• Considerar que es una actividad integrada en el resto de actividades de la empresa.
• Implicación total de la Dirección de la empresa.
• Como toda actividad, necesita unos recursos mínimos.
• Nombramiento de un responsable o animador-coordinador.
• Clima favorable a la comunicación y al trabajo en equipo que permita compartir información y conocimiento entre los diferentes departamentos.

Según está metodolgía, la puesta en marcha de un SIE se articula en tres fases sucesivas:

Fase 1: Prediagnóstico

Sus principales objetivos son:

• Recabar información general de la empresa.
• Valorar la conveniencia e interés de realizar un Diagnóstico.
• Visualizar las necesidades adicionales de información.
• Reflexionar sobre las posibles acciones de mejora que pueden aplicarse al sistema de información del que ya disponen.
• Obtener la información necesaria para planificar el Diagnóstico (alcance, plazo, personas a entrevistar, equipo de proyecto, recursos disponibles para el proyecto, metodología, presupuesto.

Fase 2: Diagnóstico

En esta fase se trata de hacer una radiografía del Sistema de Información que ya tiene la organización.
Los objetivos de esta etapa son:

• Detectar las informaciones usadas en la empresa.
• Identificar aquellas que requieren una mejora sustancial.
• Visualizar las necesidades adicionales de información.
• Cualificar los flujos de información existentes: elaboradores de informaciones, utilizadores, uso…
• Predisponer positivamente a las distintas figuras / cargos en relación con el SIE.
• Identificar las áreas clave de vigilancia.
• Obtener conclusiones respecto a la factibilidad de abordar un proceso de implantación de un SIE.

Fase 3: Implantación del SIE

Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa, se determina qué información / conocimientos le ayudarían a soportarlos. A partir de ahí, valorando la información disponible y la no disponible pero necesaria, se define el SIE y se pasa a su implantación y la del sistema informático de apoyo que va a permitir gestionarlo.

Para ello se llevan a cabo las siguientes acciones:

• Identificar los retos estratégicos, las decisiones unidas a esos retos y la información necesaria para la toma de decisión. Se detectan posibles riesgos, factores de éxito y se propone una forma de seguimiento.
• Desplegar los retos a los distintos departamentos de la empresa, determinando las decisiones a tomar en cada uno de ellos y la información que soporte dichas decisiones.
• Comparar la información anterior con la identificada para cada proceso en la etapa de diagnóstico, seleccionando y priorizando la información a incorporar al SIE.
• Documentar la información indicando las fuentes, los responsables de su captación, tratamiento y uso, y la periodicidad.
• Organizar la información de acuerdo con la estructura del SIE: área de vigilancia-área temática-Información.
• Definir la organización de soporte.
• Planificar los aspectos relacionados con la implantación del SIE.
• Analizar, planificar e implantar el sistema informático de apoyo.
• Realizar las acciones necesarias para la instalación del SIE y del soporte informático.
• Estructurar y llevar a cabo la evaluación y seguimiento del grado de operatividad del SIE y de su eficiencia en función de los indicadores elegidos.

Goitia, Sabin; Sáenz de Lacuesta, Sonia; Bilbao, Maitane. “Implantación de sistemas de información empresarial”. En: El profesional de la información, 2008, v.17, n. 5, pp. 540-545