El archivo de empresa puede ser definido como la división logística encargada de gestionar el conjunto de los documentos producidos y recibidos por la empresa en el desempeño de sus actividades, de modo que sean un instrumento eficaz y eficiente para el logro de sus objetivos.
Son muchas las razones para que una empresa asuma la adopción de un servicio de archivos bajo la responsabilidad de personal competente, José Ramón Cruz Mundet en Archivo y empresa: más allá de la historia nos señala doce:
1.- Soporte a la gestión
La gestión de los documentos en las oficinas es un aspecto insoslayable desde el punto de vista de la eficacia, así como económico. Los empleados de los servicios administrativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, hasta más del 30% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos costes elevadísimos.
Diversos estudios revelan que el 25% de los documentos en circulación en las empresas no están al día y el 5% de ellos están perdidos para siempre.
La correcta gestión de la documentación administrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de la empresa, y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Una función crítica cuyo éxito sólo puede garantizarlo el servicio de archivo.
2.- Servicio legal
Aunque las empresas están obligadas por la ley a conservar pocos documentos, existen aspectos de su actividad cotidiana que deben ser documentados. Los contratos comerciales, las escrituras de propiedad, de compra-venta, los expedientes del personal, etc. La función probatoria de los documentos de archivo es indispensable para la empresa, de modo que pueda hacer valer sus derechos y justificar sus actos. Son bastante numerosos los quebrantos producidos por la pérdida y por la destrucción indiscriminada de documentos, que llevan a hacer imposible la demostración de los derechos y de las pretensiones de la empresa en caso de conflicto.
3.- Ayuda a la toma de decisiones
Las decisiones son siempre elecciones que conciernen al futuro, pero su formación se hace sobre la base de los conocimientos que se tienen respecto del pasado, utilizando para ello todas las fuentes posibles. Se configura así un interés muy preciso por parte de la empresa de conocer las informaciones relativas al pasado, pero no en términos genéricos e indiferenciados, sino un conocimiento finalizado para la toma de las decisiones. Participar en la formación de las decisiones es por consiguiente un objetivo explícito del archivo.
4.- Fuente de información
El archivo recoge el conocimiento, la experiencia y la competencia de la compañía. Contiene las decisiones, por qué han sido tomadas, los errores, las ideas, los proyectos, los problemas, como se han resuelto,... El archivo constituye la mejor fuente de información sobre el proceso de negocio de la compañía, para el análisis retrospectivo: estudios de caso, ciclo de vida de los productos, curva de aprendizaje. . .
5. Continuidad
El archivo es el banco donde el conocimiento, la experiencia y las decisiones son depositadas para que las extraigan los nuevos empleados cuando lo necesiten. Un buen archivo es el puente entre el pasado y el presente.
6. Comunicación
El archivo es motor de la comunicación interna y hacia el exterior y evita la formación de islas de información.
En cuanto a la comunicación interna, como quiera que hacer que la información fluya entre las diversas partes de la organización es difícil por la tendencia de las divisiones, de los departamentos, a ser autosuficientes, el archivo puede asegurar el necesario acceso a la información por encima de las fronteras formales e informales de la organización, evitando la formación de islas de información.
La comunicación externa, actividad importante para construir y defender credibilidad, confianza, solidez, etc. será tanto más valiosa cuanto que el archivo condensa y hace fácil de acceder y de seleccionar la información que interesa emitir hacia el entorno.
7. Ayuda a generar identidad corporativa
Pertenecer a la empresa significa conocer sus finalidades, los objetivos que persigue, conocer su historia, su prestigio, su misión; se trata de una perspectiva difícil de realizar, pero con respecto a la cual el archivo puede cubrir y jugar un papel notable.
8. Tiempo
Nadie puede despilfarrar el tiempo en búsquedas de información, ésta debe estar disponible cuando se necesita, fácil de encontrar y de forma que sea utilizable.
9. Seguridad
El archivo representa seguridad en múltiples sentidos: en cuanto acceso, custodia, conservación y disponibilidad. Un buen sistema de archivo pone la información a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto, garantizando mediante el control el cumplimiento de las jerarquías de acceso establecidas por la organización. Asimismo, por cuanto cumple requisitos estrictos de seguridad arquitectónica, medioambiental, protección contra el fuego y el robo, el archivo significa seguridad para los documentos y la información. Incluso en el supuesto de un desastre natural, de un sabotaje o cualquier otro suceso imprevisto, mediante el programa de documentos esenciales el archivo garantiza la plena disponibilidad de los documentos esenciales para el funcionamiento de la organización, evitando la amnesia que induce a la desaparición de tantas empresas después de un gran siniestro.
10. Creatividad
El archivo contiene también información para espolear la imaginación, la curiosidad y la creatividad, documentos que evocan tendencias, diseños, modelos... perfectamente válidos para la inspiración e, incluso, para su comercialización poniendo nuevamente en circulación productos adaptados, reproducciones y toda la amplia gama de posibilidades consustanciales al merchandising.
11. Calidad
El archivo es uno de los soportes de la calidad, así desde el punto de vista de la gestión (ISO 9.000), como desde el medioambiental (ISO 14.000), por cuanto los sistemas de aseguramiento de la misma se basan en documentos y registros, cuyos requisitos de organización, accesibilidad y conservación vienen perfectamente especificados en las normas.
12. Historia
El creciente interés de los investigadores por la historia individual y sectorial de las empresas y la creciente toma de conciencia de su valor documental, han comenzado a calar en el mundo de los negocios, lo que está llevando a tomar medidas para asegurar su conservación permanente, así como su más amplia comunicación.
CRUZ MUNDET, José Ramón. “Archivo y empresa: más allá de la historia” Tst: Transportes, Servicios y telecomunicaciones, 1, 2001, p. 187-206
La gestión de los documentos en las oficinas es un aspecto insoslayable desde el punto de vista de la eficacia, así como económico. Los empleados de los servicios administrativos dedican entre el 5 y el 10% de su tiempo de trabajo, según unas estimaciones, hasta más del 30% según otras, a buscar y clasificar la información, lo que representa unos costes elevadísimos.
Diversos estudios revelan que el 25% de los documentos en circulación en las empresas no están al día y el 5% de ellos están perdidos para siempre.
La correcta gestión de la documentación administrativa en esta primera fase, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de la empresa, y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Una función crítica cuyo éxito sólo puede garantizarlo el servicio de archivo.
2.- Servicio legal
Aunque las empresas están obligadas por la ley a conservar pocos documentos, existen aspectos de su actividad cotidiana que deben ser documentados. Los contratos comerciales, las escrituras de propiedad, de compra-venta, los expedientes del personal, etc. La función probatoria de los documentos de archivo es indispensable para la empresa, de modo que pueda hacer valer sus derechos y justificar sus actos. Son bastante numerosos los quebrantos producidos por la pérdida y por la destrucción indiscriminada de documentos, que llevan a hacer imposible la demostración de los derechos y de las pretensiones de la empresa en caso de conflicto.
3.- Ayuda a la toma de decisiones
Las decisiones son siempre elecciones que conciernen al futuro, pero su formación se hace sobre la base de los conocimientos que se tienen respecto del pasado, utilizando para ello todas las fuentes posibles. Se configura así un interés muy preciso por parte de la empresa de conocer las informaciones relativas al pasado, pero no en términos genéricos e indiferenciados, sino un conocimiento finalizado para la toma de las decisiones. Participar en la formación de las decisiones es por consiguiente un objetivo explícito del archivo.
4.- Fuente de información
El archivo recoge el conocimiento, la experiencia y la competencia de la compañía. Contiene las decisiones, por qué han sido tomadas, los errores, las ideas, los proyectos, los problemas, como se han resuelto,... El archivo constituye la mejor fuente de información sobre el proceso de negocio de la compañía, para el análisis retrospectivo: estudios de caso, ciclo de vida de los productos, curva de aprendizaje. . .
5. Continuidad
El archivo es el banco donde el conocimiento, la experiencia y las decisiones son depositadas para que las extraigan los nuevos empleados cuando lo necesiten. Un buen archivo es el puente entre el pasado y el presente.
6. Comunicación
El archivo es motor de la comunicación interna y hacia el exterior y evita la formación de islas de información.
En cuanto a la comunicación interna, como quiera que hacer que la información fluya entre las diversas partes de la organización es difícil por la tendencia de las divisiones, de los departamentos, a ser autosuficientes, el archivo puede asegurar el necesario acceso a la información por encima de las fronteras formales e informales de la organización, evitando la formación de islas de información.
La comunicación externa, actividad importante para construir y defender credibilidad, confianza, solidez, etc. será tanto más valiosa cuanto que el archivo condensa y hace fácil de acceder y de seleccionar la información que interesa emitir hacia el entorno.
7. Ayuda a generar identidad corporativa
Pertenecer a la empresa significa conocer sus finalidades, los objetivos que persigue, conocer su historia, su prestigio, su misión; se trata de una perspectiva difícil de realizar, pero con respecto a la cual el archivo puede cubrir y jugar un papel notable.
8. Tiempo
Nadie puede despilfarrar el tiempo en búsquedas de información, ésta debe estar disponible cuando se necesita, fácil de encontrar y de forma que sea utilizable.
9. Seguridad
El archivo representa seguridad en múltiples sentidos: en cuanto acceso, custodia, conservación y disponibilidad. Un buen sistema de archivo pone la información a disposición de quienes la necesitan e inaccesible para el resto, garantizando mediante el control el cumplimiento de las jerarquías de acceso establecidas por la organización. Asimismo, por cuanto cumple requisitos estrictos de seguridad arquitectónica, medioambiental, protección contra el fuego y el robo, el archivo significa seguridad para los documentos y la información. Incluso en el supuesto de un desastre natural, de un sabotaje o cualquier otro suceso imprevisto, mediante el programa de documentos esenciales el archivo garantiza la plena disponibilidad de los documentos esenciales para el funcionamiento de la organización, evitando la amnesia que induce a la desaparición de tantas empresas después de un gran siniestro.
10. Creatividad
El archivo contiene también información para espolear la imaginación, la curiosidad y la creatividad, documentos que evocan tendencias, diseños, modelos... perfectamente válidos para la inspiración e, incluso, para su comercialización poniendo nuevamente en circulación productos adaptados, reproducciones y toda la amplia gama de posibilidades consustanciales al merchandising.
11. Calidad
El archivo es uno de los soportes de la calidad, así desde el punto de vista de la gestión (ISO 9.000), como desde el medioambiental (ISO 14.000), por cuanto los sistemas de aseguramiento de la misma se basan en documentos y registros, cuyos requisitos de organización, accesibilidad y conservación vienen perfectamente especificados en las normas.
12. Historia
El creciente interés de los investigadores por la historia individual y sectorial de las empresas y la creciente toma de conciencia de su valor documental, han comenzado a calar en el mundo de los negocios, lo que está llevando a tomar medidas para asegurar su conservación permanente, así como su más amplia comunicación.
CRUZ MUNDET, José Ramón. “Archivo y empresa: más allá de la historia” Tst: Transportes, Servicios y telecomunicaciones, 1, 2001, p. 187-206
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