Uno de los primeros pasos a la hora de diseñar e implementar un SGDE lo constituye el establecimiento de las necesidades o requerimientos funcionales que debe cumplir el sistema, teniendo en cuenta que los requerimientos funcionales describen lo que debe hacer el sistema de gestión de documentos, pero no cómo llevarlo a cabo.
A nivel europeo, la Comisión Europea, en el marco del programa de Intercambio de Datos entre Administraciones (IDA) ha desarrollado un modelo de requerimientos funcionales en materia de gestión de documentos electrónicos:MoReq (Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo)
Objetivos y alcance
Moreq es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado con el fin de que pueda ser utilizado en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (archiveros, gestores, diseñadores de software, proveedores de servicios, instituciones académicas y de formación).
Está pensado para ser completamente genérico de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas que deseen introducir un SGDE o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. Por esta razón, pretende abarcar un amplio rango de necesidades con el objetivo de servir como modelo. No todos los requerimientos pueden ser aplicados en algunos entornos ya que cada país tiene sus propias tradiciones, visiones y normativas sobre gestión de documentos. Dada esta característica, los usuarios que tomen como base MoReq para diseñar su SGDE podrán añadir aspectos específicos adicionales o eliminar alguno de los opcionales
Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDE no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo quienes utilicen este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos.
Los requerimientos quedan divididos en funcionales (la gran mayoría): el sistema de clasificación; controles de acceso y seguridad; retención y disposición de registros; captura de documentos; búsqueda, recuperación y presentación de documentos; funciones administrativas y otras funcionalidades (por ejemplo: gestión de documentos no electrónicos, signaturas electrónicas, etc.).
Y requerimientos no funcionales (esbozados a nivel general): facilidad de uso; funcionalidad, escalabilidad y disponibilidad del sistema; normas técnicas; requerimientos legales y normativos; sub-contratas y gestión de información a terceros y conservación a largo plazo y obsolescencia tecnológica.
Moreq se estructura en cuatro partes.
La primera es una introducción general donde se expone el alcance de la especificación, los aspectos formales que ayudan a su comprensión y manejo y se explica la diferencia entre los dos tipos de requisitos que contiene: los requisitos obligatorios, introducidos por el verbo “deber” y los requisitos recomendables, introducidos por el verbo “convenir”.
La segunda parte consiste en una descripción general de los requisitos de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, y en ella se incluye el vocabulario esencial, una explicación sobre los conceptos básicos manejados en la especificación, y un modelo de relación entre las entidades del sistema.
La tercera parte recoge propiamente los requisitos de cada uno de los elementos que componen un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo: cuadro de clasificación; controles y seguridad; conservación, eliminación y transferencia; captura de documentos de archivo; referencias; búsqueda, recuperación y presentación; funciones administrativas; otras funcionalidades; requisitos no funcionales; requisitos de los metadatos; y el modelo de referencia.
Se cierra el texto con unos anexos dedicados a publicaciones, directrices y normas de referencia y a otra información que se ha considerado de interés sobre el desarrollo y manejo de la especificación.
En total MoReq reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos, que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se gestionan adecuadamente con vistas a su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.
REFERENCIAS:
Gómez Domínguez, David; Ruiz Rodríguez, Antonio Ángel; Peis Redondo, Eduardo (2003). La gestión de documentos electrónicos: requerimientos funcionales. En: El profesional de la información, vol. 12, nº 2, marzo–abril 2003
Grupo de Trabajo de Expertos en Documentos Electrónicos, coordinado por la Subdirección General de los Archivos Estatales (2004) Presentación de la traducción revisada de Moreq: modelo europeo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. En Tecnimap 2004
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