Contexto Archivístico Codificado – Instituciones, Personas y Familias (EAC-CPF): Repertorio de Etiquetas

Se ha publicado la traducción al español del repertorio de etiquetas del Contexto Archivístico Codificado – Instituciones, Personas y Familias (EAC-CPF). EAC Contexto Archivístico Codificado es una iniciativa de la comunidad archivística internacional para codificar la descripción de los creadores de los materiales de archivo basada en XML. . EAC está basado en la ISAAR CPF Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a   Instituciones, Personas y Familias de la misma manera en que la EAD está basada en la ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística.

La descripción archivística incluye información sobre el contenido, sobre los atributos físicos e intelectuales de los documentos de archivo, así como información sobre el contexto de su creación y uso. El contexto de creación y uso de los documentos de archivo es complejo y multidimensional, pudiendo estar implicadas personas, familias, instituciones, sociedades, funciones, actividades, procesos, lugares, acontecimientos y otras entidades. Entre estas entidades, son esenciales los agentes responsables de la creación o uso de los documentos de archivo (por lo general instituciones o personas). La información sobre estos agentes permite a los usuarios comprender e interpretar mejor los documentos de archivo, dado que a través de ella pueden conocer el contexto en que los agentes operaron y crearon y/o usaron dichos documentos. La información contextual sobre estos agentes puede constituir una parte de las descripciones de documentos de archivo (tal y como se ha hecho tradicionalmente en los Archivos), o bien un sistema independiente vinculado a otros sistemas y productos descriptivos centrados en el contenido.

El Contexto archivístico codificado – Instituciones, personas y familias (EAC-CPF) se refiere principalmente a la descripción de instituciones, personas y familias que crean, conservan, usan y son responsables de y/o están asociadas con los documentos de archivo de múltiples maneras. Su principal objetivo es normalizar la codificación de las descripciones sobre los agentes, para permitir el intercambio, descubrimiento y presentación de esta información en un entorno electrónico. EAC-CPF posibilita vincular la información sobre un agente con la de otros agentes para mostrar o descubrir las relaciones entre entidades creadoras de documentos de archivo, y también vincular dicha información con descripciones de documentos y otras entidades contextuales.

En España la principal base de datos que utiliza la ISAAR (CPF), y al mismo tiempo la EAC-CPF, está disponible en el Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica. 

Estándares para la gestión documental establecidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares

El Boletín Oficial del Estado de hoy 31 de octubre de 2012 publica la resolución por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares en el que se establece un conjunto mínimo de estándares abiertos o de uso generalizado por los ciudadanos que garanticen la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por los ciudadanos y las Administraciones públicas y la adaptabilidad al progreso de la tecnología. Y entre estos estándares se incluyen los relativos a la gestión documental.

La Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos estableció un “Esquema Nacional de Interoperabilidad” como el medio para crear las condiciones necesarias que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las Administraciones públicas. Un Esquema que fue regulado mediante el Real Decreto 4/2010 y en el que se establece  el desarrollo de la serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas.

Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas con los ciudadanos, en cuestiones concretas como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos, conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas, modelo de datos para el intercambio de asientos registrales y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano.

Dentro de este conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, el Catálogo de estándares establece un conjunto mínimo de estándares abiertos o de uso generalizado por los ciudadanos que garanticen la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por los ciudadanos y las Administraciones públicas y la adaptabilidad al progreso de la tecnología.

Los estándares se clasifican atendiendo a distintos criterios, como son el eslabón de la cadena de interoperabilidad con el que se relaciona, la categoría funcional en la que se enmarca, sus nombres, tipos, versión, extensión, especificación y estado.

Dentro de la categoría funcional de estos estándares se contemplan los relativos a la “Gestión documental y archivística”:

ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística.

ISAAR CPF. Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias.

ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones.

NEDA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: Tipos de entidad.

UNE-ISO 30300:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

UNE-ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.

UNE-ISO 15489-1:2006. Gestión de documentos Parte 1: Generalidades.

UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Gestión de documentos Parte 2: Directrices. 

UNE-ISO 23081-1:2008 Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. 

UNE-ISO/TS 23081-2:2008 Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones

La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), ha terminado el documento "Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: tipos de entidad – Parte 2: relaciones".

La CNEDA fue creada en el año 2007 por el Ministerio de Cultura español con el objetivo de asesorar al Departamento Ministerial en el ámbito de la normalización de la descripción archivística, y más concretamente para desarrollar y actualizar las Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA).

Las NEDA, se definen como la herramienta normativa aplicable en la descripción de documentos de archivo, orientada fundamentalmente a la mejora continua del acceso a estos recursos e integrada por el conjunto de normas elaboradas por la CNEDA con la participación de la comunidad archivística española.

A través del Programa NEDA se está ejecutando el “Proyecto NEDA-I”, orientado al desarrollo de un conjunto de normas de estructura y contenido de datos para las descripciones de documentos de archivo, agentes, y funciones y sus divisiones.

Las normas a desarrollar en el Proyecto NEDA-I serán aplicables a cualquier tipo de documento de archivo, en cualquier tipo de archivo y sistema de descripción archivística, estarán adaptadas al actual contexto social y tecnológico, y serán compatibles con los principios teóricos de la descripción archivística, las diferentes normas internacionales y la práctica archivística española.

El objeto de regulación del Proyecto NEDA-I son las descripciones de las distintas que pueden existir de manera independiente, aunque interrelacionada, en un sistema de descripción archivística:

• Documentos de archivo. 
• Agente. 
• Función y sus divisiones
• Norma
• Concepto, objeto o acontecimiento
• Lugar

De acuerdo con el Proyecto NEDA-I, se está elaborando el “Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones” que incluirá cuatro partes:

• Parte 1: tipos de entidad. 
• Parte 2: relaciones. 
• Parte 3: atributos. 
• Parte 4: requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones.

 El resultado del trabajo realizado hasta ahora es el documento “Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: tipos de entidad – Parte 2: relaciones”.

Contenido del documento

Este documento incluye un glosario que proporciona definiciones para los principales conceptos técnicos (principalmente archivísticos) presentes en el documento.

A continuación se encuentra la primera parte del Modelo conceptual (Parte 1: tipos de entidad), en el que se proporciona información sobre los tipos y subtipos de entidades identificados en el Modelo.

La segunda parte del Modelo conceptual (Parte 2:  relaciones) facilita información sobre los tipos de relación identificados en el modelo.

Una serie de anexos proporcionan un resumen de los diagramas de los tipos de relación identificados, un listado de los tipos de relación identificados, y una serie de ejemplos de entidades y relaciones.

Normalización en el sector documental

Normalización en el sector documental. – En: Revista Española de Documentación Científica, 35, 1, enero-marzo, 175-189, 2012

En los últimos años la gestión de documentos está inmersa en un proceso de sistematización y normalización como respuesta al aumento exponencial de los documentos generados en las organizaciones, y a la generalización del uso de los documentos electrónicos. Además, el comercio electrónico y la administración electrónica, junto a la legislación asociada a estas actividades, han evidenciado la necesidad de estándares, normas y recomendaciones para una correcta y eficiente gestión de la documentación.

Actualmente el sector documental cuenta con un conjunto de normas y recomendaciones.

La más genérica es la ISO 15489 cuyo objetivo es establecer buenas prácticas para la gestión de documentos, indicando cómo las organizaciones deberían crear documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de éstos el tiempo que sea necesario. Otras más concretas recomiendan prácticas específicas relacionadas con la gestión de documentos electrónicos.

Las normas más relevantes del sector son:

UNE-ISO 15489-1:2006 Información y documentación. Gestión de documentos.

Parte 1: Generalidades.

UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Información y documentación. Gestión de documentos.

Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

UNE-ISO 19005-1:2008 Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

UNE-ISO/TS 23081-2:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation - Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method. En fase de traducción al español como norma UNE (título provisional: Verificación de la evaluación de la gestión de metadatos).

UNE-ISO/TR 15801:2008 IN Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

ISO 16175 ISO 16175-1:2010 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles. En fase de traducción al español como norma UNE (Información y documentación - Principios y requerimientos funcionales para los documentos en la administración electrónica).

ISO 16175-2:2011 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management Systems. En fase de traducción al español como norma UNE.

ISO 16175-3:2010 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business Systems. En fase de traducción al español como norma UNE.

ISO 30300. Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario).

ISO 30301. Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Requisitos

Guía para la implantación de la serie de normas ISO 30300: sistema de gestión para los documentos

La Asociación Española de Documentación e Información (SEDIC) dentro de su colección de Documentos de Trabajo ha publicado la guía Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos elaborada por Carlota Bustelo Ruesta, presidenta del Subcomité Técnico de Normalización – Información y documentación- Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR (CTN50/SC1).

Esta guía pretende ser un punto de partida para los profesionales de la información que quieran involucrarse en la implantación de la familia de normas 30300, y en ella se explica cuales son los requisitos principales de la norma, los beneficios de su implantación y las opciones para la verificación de su cumplimiento.

La guía se estructura en 6 capítulos

Un breve capítulo introductorio en el que se destaca el rango de estas normas como “Management System Standard”, un status que reconoce a las normas que inciden en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Por lo tanto las normas ISO 30300 estarán al mismo nivel que la serie 9000 (Sistema de gestión de calidad), la serie 14000 (sistema de gestión medioambiental) y la serie 27000 (Sistema de gestión de seguridad de la información).

Así mismo se incide en la vocación integradora de la normas 30300 con los otros sistemas de gestión.

En el segundo capítulo se exponen los fundamentos de la serie, y en el que se presenta su estructura en distintas normas (de las que de momento solo se han elaborado la 30301 donde se establecen los requisitos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos y la 30300 en la que se define el vocabulario o terminología a utilizar en la serie); se define “sistema de gestión para los documentos” como el conjunto de elementos interrelacionados con el fin de establecer políticas, objetivos y procesos para alcanzarlos en relación con los documentos; y se establece su relación con otras normas de gestión documental como la ISO 15489, ISO 23081 o ISO 16175.

El tercer capítulo nos ofrece un completo argumentario de los beneficios que a una organización le reporta una buena gestión documental, incidiendo en las ventajas adicionales que supone implementar un sistema de gestión para los documentos de acuerdo a las normas ISO 30300.

En el capítulo cuarto se especifican los requisitos exigidos para la implantación de un sistema de gestión para los documentos, y que incluyen el compromiso efectivo y demostrable de la alta dirección con el sistema de gestión; la asignación de recursos humanos y materiales precisos; la necesidad de un análisis previo de la organización; la planificación de las actuaciones mediante la identificación de riesgos, la definición de objetivos y los planes para alcanzarlos; y la aplicación de una serie de procesos y controles documentales; y finalmente la evaluación del sistema y la gestión de las no conformidades, las acciones correctivas y la mejora continua.

El capítulo quinto se ocupa de la verificación del cumplimiento de la norma mediante un proceso de auditoría que compruebe que efectivamente se cumplen todos y cada uno de los requisitos exigidos por la norma ISO 30301.

Finalmente el capítulo sexto es un glosario de los términos más usados en la norma.

MoReq2010

El DLM Forum Foundation acaba de publicar la nueva norma MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems.

MoReq surgió en el año 2001 como un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo elaborado con el fin de que pudiera ser utilizado en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo.

Para adaptarse a la evolución tecnológica, el modelo original (MoReq1) se ha ido actualizando, con una primera revisión realizada en el año 2008 (MoReq2) y con esta última modificación publicada en junio de 2011 (MoReq2010).

MoReq2010 ha sido diseñado para ser una especificación muy práctica y flexible, por lo que no se establece ningún sistema de registro especial, sino que esboza los elementos esenciales que un sistema de gestión de documentos electrónicos debe tener para garantizar que los documentos electrónicos se gestionen adecuadamente, se pueda acceder a ellos en todo momento, se conserven durante el tiempo que se necesiten y se desechen una vez que el período de retención obligatoria haya expirado.

MoReq2010 es una especificación modular, lo que significa que permite la aplicación especializada en diferentes ámbitos, así cada organización que opte por su utilización puede incorporar en sus políticas de gestión de registros las partes de la especificación que les sean relevantes y aplicables.

Tal y como señala María del Valle Palma Villalón, la mayor innovación del MoReq2010 es la sustitución del concepto de “Modelo de Requisitos” por “Requisitos Modulares” lo que le dota de una gran flexibilidad y escalabilidad para la implementación de sistemas de gestión de documentos en entidades de diversos tipos - grandes o pymes o con estructuras organizativas simples, complejas y cambiantes - ya que posee una mayor capacidad de adaptación a sus necesidades específicas.

Otro de los rasgos definitorios de MoReq2010 es la interoperabilidad, elemento esencial para garantizar la conservación y la preservación de los documentos a largo plazo ante un escenario de obsolescencia de la tecnología que obliga a las organizaciones a actualizar su tecnología cada tres a cinco años. Mediante MoReq2010 la exportación de documentos, metadatos y estructuras entre diferentes sistemas informáticos se basa en identificadores únicos y esquemas XML lo que conlleva una exportación más consistente.

Documentos de Trabajo del SEDIC: Nº 1 Normalización Archivística

La Asociación Española de Documentación e Información Científica (SEDIC) ha iniciado la colección de Documentos de Trabajo, con el objetivo de sintetizar la información básica sobre aquellos aspectos que se consideran de especial impacto, actualidad, interés, y de aplicación inmediata en el trabajo diario de archiveros, bibliotecarios y documentalistas para mejorar su rendimiento y sus conocimientos profesionales.

El primero de estos documentos, ha sido elaborado por Rosario Lópaz Pérez bajo el título de la Normalización Archivística, y en él se reúnen las principales normas archivísticas internacionales y nacionales con un doble objetivo:

1. Dotar a los profesionales de las Ciencias de la Documentación de un instrumento que facilite el acceso y consulta de las áreas y elementos de descripción de las principales normas archivísticas internacionales y nacionales.
2. Facilitar la comprensión y correcta aplicación de las normas archivísticas en los procesos de gestión de los documentos.

En concreto las normas que se recogen y sintetizan son:

Normas Internacionales

• Norma Internacional de descripción Archivística - ISAD(G).
• Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias - ISAAR(CPF).
• Norma Internacional para la descripción de funciones - ISDF.
• Norma Internacional para describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo- ISDIAH.

Normas Nacionales

• Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA)

ISO 30300: Hacia la integración de la gestión documental en la estrategia corporativa

La elaboración y próxima publicación de la familia de normas ISO 30300 Management Systems for Records debe ser un revulsivo para el definitivo despliegue de la gestión documental en el interior de las organizaciones. Estas normas pretenden situar a la gestión documental en un plano estratégico dentro de las organizaciones, integrándola con el resto de sistemas prioritarios de gestión empresarial (calidad, medio ambiente y seguridad de la información).

La publicación de este corpus de normas se desarrollará progresivamente a partir de 2011. La primera etapa será la publicación en este primer semestre de la norma ISO 30300 Management Systems for Records - Fundamentals and vocabulary, e ISO 30301 Management system for records – Requirements; continuando en los próximos dos o tres años con la publicación de la ISO 30302 Management Systems for Records – Requirements for bodies providing audit and certification, la ISO 30303 Management Systems for Records – Implementation guide y la ISO 30304 Management Systems for Records – Assesment guide.

La normas 30300 tendrán el rango “Management System Standard”, un status que reconoce a las normas que inciden en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua, lo que significa que a partir de su publicación cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de calidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental. Un aspecto clave para lograr ésta integración será garantizar la interoperabilidad de los procesos del sistema de gestión de documentos con los de otros sistemas de gestión existentes en la organización.

El sistema de gestión documental regido por estas normas estará basado en la mejora continua, lo que obliga a la evaluación de los resultados, la gestión de las no conformidades y la puesta en marcha de acciones correctivas, todo ello de forma verificable por terceras partes.

La serie de normas ISO 30300 responde a la necesidad de las organizaciones de disponer de modelos normativos que les ayuden a definir su política en materia de gestión de la documentación, proporcionándoles un marco general y un compendio de requerimientos a cumplir para lograr un buen gobierno de la información y la documentación generada en el desempeño de sus actividades.

En cuanto al contenido de las dos primeras normas que verán la luz pública, la ISO 30300 especifica la terminología utilizada y la ISO 30301 especifica los requisitos necesarios para demostrar la capacidad de una organización para crear y gestionar su documentación, y según adelanta José Alberto Alonso, la norma ISO 30301 se estructura en una serie de apartados principales que abordan:

1. El contexto de la organización: comprensión del contexto externo e interno de la organización; identificación de los requisitos legales y del negocio relacionados con la creación y control de documentos; establecimiento del alcance del sistema)
2. El liderazgo: compromiso de la dirección; establecimiento de una política sobre los documentos; definición y asignación de las responsabilidades de dirección y operativas.
3. La planificación: definición de los objetivos de la gestión de documentos; plan de implementación.
4. El soporte: recursos para implementar el sistema; competencias necesarias de las personas que realizan tareas que puedan tener repercusión en el sistema; conocimientos y formación del personal; procedimientos de comunicación interna, la política sobre los documentos y los objetivos; documentación del sistema.
5. Operación: diseño de de los procesos documentales, control de las operaciones e implementación del sistema documental; control de las no conformidades.
6. Evaluación del desempeño: seguimiento y medición del desempeño del sistema; auditorías internas del sistema; revisión por la dirección.
7. Mejora: acciones correctivas; acciones preventivas; mejora continua.

La norma también incluye dos anexos informativos con la correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 e ISO 30301; y la lista de comprobación para la autoevaluación.

Finalmente, en un anexo normativo, se estipulan los requisitos que deben cumplir los procesos y controles sobre los documentos, haciendo referencia a:

1.- La creación de los documentos: qué documentos, cuándo y cómo deberían ser creados y capturados en cada proceso de negocio; determinación de la información sobre el contenido, el contexto y el control que debería incluirse en los documentos; definición de la forma y la estructura de los documentos; determinación de las tecnologías apropiadas para crear e incorporar documentos.

2.- Control de los documentos: qué información (metadatos) debería crearse durante los procesos documentales, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo; reglas y condiciones de uso de los documentos a lo largo del tiempo; mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a lo largo del tiempo; implementación de la disposición autorizada de los documentos; establecimiento de las condiciones para la administración y mantenimiento de los sistemas documentales.

Referencias:
Alonso, José Alberto. “La norma ISO 30301 de Management Systems for Records: requisites”
Association des Archivistes Français. Livre blanc: Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des documents d’activité Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489
Bustelo-Ruesta, Carlota. “Norma ISO 30300-Management systems for records”. Anuario ThinkEPI, 2011
Llansó Sanjuan, Joaquim. “ISO 30300, o el “glamour” en la gestión de documentos”
http://www.iso30300.es/