Reutilización de la información: la hora de los documentalistas

La Guía Aporta sobre la reutilización de la información del sector público -de cuya publicación nos hacíamos eco ayer desde este blog- señala la necesidad de realizar diversas acciones para dar conocer a los ciudadanos y las empresas la información del sector público susceptible de ser reutilizable, y para su realización va a resultar imprescindible el trabajo de los documentalistas.

Las acciones a realizar se clasifican según su alcance en:

1.- Mínimas:

• Publicar la información generada por las Administraciones y organismos del sector público, identificada como potencialmente reutilizable en los formatos o lenguas preexistentes.

2.- Básicas:

• Ordenar adecuadamente la información a través de su catalogación y categorización.
• Establecer listados, índices o agrupaciones de las distintas tipologías de información

3.- Deseables:

• Establecer estándares de activos de información (metadatos)
• Aplicar modificaciones oportunas a la información de cara a su conversión de formato papel a formato electrónico (digitalizar, etc.)

Para la realización de estas acciones y muy especialmente de las consideradas como básicas, resulta imprescindible el trabajo de los documentalistas, no en vano se trata de realizar las tareas técnicas clásicas del proceso documental que tradicionalmente se vienen realizando en las bibliotecas y centros de documentación como son la catalogación, clasificación e indización.

Así la guía señala que con objeto de fomentar la reutilización de la información del sector público, esta información debe encontrase adecuadamente ordenada.

"El principal objetivo de ordenar la información generada por las Administraciones y organismos del sector público, es facilitar su posterior búsqueda y recuperación, fomentando, de esta forma, no sólo la puesta a disposición de la sociedad de grandes cantidades de información sino, y sobre todo, su accesibilidad y reutilización.

La ordenación de la información aporta beneficios, tanto con carácter interno, puesto que repercute positivamente en el propio trabajo de las Administraciones públicas, como externo, puesto que será más sencillo para todos los ciudadanos y empresas la búsqueda de información que esté adecuadamente catalogada y clasificada."

En la guía se especifica que el proceso de ordenación de la información se estructura en torno a dos actividades, íntimamente ligadas entre sí: la catalogación y la categorización de la información, aclarando que se entiende por cada uno de estos procesos:

Catalogación de la información

"La catalogación de la información implica la descripción bibliográfica de cada uno de los documentos identificados previamente. Este proceso, por tanto, consiste en la selección de una serie de elementos descriptivos o atributos, establecidos en base a unas Reglas de Catalogación, que identifican cada uno de los documentos (por ejemplo, autor, título, fecha de creación, etc.) para su representación normalizada."

Categorización de la información

"Una vez identificada y catalogada la información, el siguiente paso es categorizar la información, a través de la clasificación y posterior indexación de la misma.

A través de la clasificación se trata de ordenar la información en base a una serie de criterios que varían en función de las necesidades de cada organización, y agrupar la información en carpetas o directorios electrónicos, facilitando de esta forma su control y acceso.

Por su parte, la indexación consiste en escoger los términos más apropiados para facilitar la búsqueda y recuperación de información, a través de un proceso de análisis en mayor profundidad de su contenido.

Por tanto, la clasificación de la información se centra en introducir una estructura sin analizar su contenido ni tener como objetivo prioritario su recuperación, mientras que la indexación, analiza en profundidad el contenido de la información para, en base a una serie de palabras clave, facilitar una posterior búsqueda y una eficaz recuperación."