La gestión documental en las empresas

Una adecuada gestión documental simplifica los procesos empresariales y ofrece beneficios a corto y largo plazo, como la reducción de los gastos y del impacto medioambiental, el aumento de la seguridad y una asignación de recursos más efectiva; unas ventajas que son conocidas por la mayoría de los directivos empresariales europeos pero que sin embargo no tiene su traducción en su aplicación práctica, pues más del 75% de las empresas aún no han implementado por completo un plan de gestión documental dentro de sus organizaciones. Así lo ha puesto de manifiesto el Índice de Gobierno Documental de Ricoh: octubre de 2009 elaborado por Coleman Parkes Research .

Las conclusiones a las que se llegan en este estudio tras entrevistar a 311 directivos de grandes y medianas empresas de Bélgica, Francia, Alemania, Italia, los Países Bajos, España y el Reino Unido, son las siguientes a:

1.- El control de documentos es esencial para las empresas pero no ocupa uno de los primeros puestos en su agenda estratégica

El informe revela que los líderes empresariales gastan unos 14.000 millones de euro al año en gestión documental y hasta un 5% de su facturación mensual. A pesar de ser un elemento importante e integral dentro de la actividad cotidiana, pocas empresas cuentan con procesos formales para gestionar y controlar su actuación; así más de la mitad carecen de una estrategia en gestión documental y un tercio no están haciendo nada más que publicar una serie de normas o dejar que los departamentos decidan su propio enfoque.

2.- El control del gasto documental es esporádico y descontrolado

A pesar de la abundante producción documental en todos los niveles de una organización, la gestión de sus gastos es esporádica y no está controlada. De hecho sólo un 45% de las empresas de Europa controla sus gastos en gestión documental de forma regular, por lo que las empresas se están exponiendo a una duplicación de actividades e ineficiencias que están afectando directamente a sus balances.

3.- La responsabilidad por el control documental está descentralizada y ningún departamento en concreto es responsable de esta función.

En las empresas europeas, la responsabilidad de supervisar y gestionar el control documental es heterogénea y está ampliamente distribuida entre los directores de los distintos departamentos, por lo que en la mayoría de los casos, no hay una única función que sea totalmente responsable.

Con un enfoque tan fragmentado es altamente probable que las empresas se estén exponiendo a ineficiencias, así cuando son departamentos individuales los que gestionan sus propias necesidades documentales, se aumenta el riesgo de duplicación y las brechas en la seguridad. Además, aunque un enfoque fragmentado pueda ajustarse a las necesidades de los departamentos individuales, sin una responsabilidad central y sin prácticas de control, las empresas carecen de una visión completa de sus actividades documentales y de una comprensión precisa de dónde pueden implementarse mejoras para aumentar su seguridad, productividad, reducir el impacto medioambiental e impulsar la eficiencia.

4.- La visión de los beneficios a corto plazo se impone a las ganancias a más largo plazo.

Aunque un 81% de los encuestados reconoce los menores gastos de impresión como un beneficio clave, los altos ejecutivos son menos conscientes de los beneficios del control documental en términos de mejora de la seguridad, eficiencia de los flujos de trabajo de documentos y productividad de los empleados.