“Informatizar el caos es peor que el caos”
La ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, vino a marcar el pistoletazo de salida para la administración electrónica en España, estableciendo unas obligaciones y unos plazos de obligado cumplimiento por todas las administraciones públicas.
Visto con perspectiva, y desde un punto de vista al menos teórico, la administración electrónica y el documento electrónico hace años que ocupan la atención de administrativistas, de archiveros, y de informáticos, por lo que su llegada no debiera habernos sorprendido. No obstante, hay voces que reconocen un apresuramiento en la implantación de la Administración electrónica, con indefiniciones y divergencias en los diferentes modelos de gestión documental que se están estableciendo, y con importantes deficiencias para lograr una gestión integral de la documentación en las organizaciones.
En este contexto, Antonia Heredia Herrera, en “La e-administración y la e-gestión documental: aproximación a una realidad” publicado en el Boletín de la ANABAD señala una serie de recomendaciones para establecer una adecuada gestión documental electrónica:
1.- La gestión documental por transversal, afecta a todas las actuaciones de las organizaciones.
2.- La administración electrónica no es una moda sino de implantación obligada. No tiene marcha atrás, pero la aceleración puede ser una mala compañera y un buen negocio colateral para las empresas informáticas.
3.- La administración electrónica determina una gestión documental electrónica, que no se puede identificar con la digitalización de documentos, porque ésta es solo la más actual manifestación de la difusión y la comunicación.
4.- La gestión documental ahora electrónica, sigue siendo parte de la gestión administrativa, en este caso electrónica, y los criterios que la han regido antes no son desechables.
5.- La gestión documental y la administración electrónica precisan de la normalización y de las TIC, pero no bastará con la reproducción de los procedimientos administrativos existentes sino que se hace necesario la simplificación de los trámites y la reducción de plazos.
6.- La gestión documental electrónica exige el respaldo institucional y la acotación y corresponsabilidad de funciones a lo largo de la vida de los documentos, desde su concepción en el momento del diseño de los procedimientos hasta después de decidida su conservación permanente y de su transferencia al archivo.
7.- Es decisiva la elección responsable de un modelo de gestión documental en cualquier organización para actuar en consecuencia.
Visto con perspectiva, y desde un punto de vista al menos teórico, la administración electrónica y el documento electrónico hace años que ocupan la atención de administrativistas, de archiveros, y de informáticos, por lo que su llegada no debiera habernos sorprendido. No obstante, hay voces que reconocen un apresuramiento en la implantación de la Administración electrónica, con indefiniciones y divergencias en los diferentes modelos de gestión documental que se están estableciendo, y con importantes deficiencias para lograr una gestión integral de la documentación en las organizaciones.
En este contexto, Antonia Heredia Herrera, en “La e-administración y la e-gestión documental: aproximación a una realidad” publicado en el Boletín de la ANABAD señala una serie de recomendaciones para establecer una adecuada gestión documental electrónica:
1.- La gestión documental por transversal, afecta a todas las actuaciones de las organizaciones.
2.- La administración electrónica no es una moda sino de implantación obligada. No tiene marcha atrás, pero la aceleración puede ser una mala compañera y un buen negocio colateral para las empresas informáticas.
3.- La administración electrónica determina una gestión documental electrónica, que no se puede identificar con la digitalización de documentos, porque ésta es solo la más actual manifestación de la difusión y la comunicación.
4.- La gestión documental ahora electrónica, sigue siendo parte de la gestión administrativa, en este caso electrónica, y los criterios que la han regido antes no son desechables.
5.- La gestión documental y la administración electrónica precisan de la normalización y de las TIC, pero no bastará con la reproducción de los procedimientos administrativos existentes sino que se hace necesario la simplificación de los trámites y la reducción de plazos.
6.- La gestión documental electrónica exige el respaldo institucional y la acotación y corresponsabilidad de funciones a lo largo de la vida de los documentos, desde su concepción en el momento del diseño de los procedimientos hasta después de decidida su conservación permanente y de su transferencia al archivo.
7.- Es decisiva la elección responsable de un modelo de gestión documental en cualquier organización para actuar en consecuencia.
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