Cualquier empresa que vaya a abordar un proyecto de digitalización de su documentación debe tener previamente definidos los criterios y pautas que va a seguir en dicho proceso. En esta fase previa resulta de gran utilidad tener referentes que puedan orientar nuestra actuación.
Con el objetivo de ofrecer referentes y orientaciones que ayuden a las empresas a planificar sus procesos de digitalización de documentación, en este blog hemos recogido información sobre las normas técnicas para la digitalización de documentos elaboradas por el Comité de Normalización para el Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) de Asturias ; así como las recomendaciones para la digitalización de documentación manuscrita elaboradas por el Centro de Patrimonio Documental del Gobierno Vasco.
Recientemente se hacían públicas las “Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos” elaboradas por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Junta de Andalucía, y en la que se recogen una serie de pautas que deberán ser cumplidas durante la ejecución de los distintos proyectos de digitalización que se lleven a cabo en los archivos andaluces, y que paso a extractar:
Documentación del proyecto de digitalización
Antes de desarrollar la digitalización se deberá crear un documento en que se refleje claramente los criterios de digitalización a emplear.
Captura de la imagen
La manipulación de los documentos se realizará según los criterios de conservación preventiva comúnmente aceptados para los materiales de archivo. De modo general, se optará por capturar los documentos dentro de medidas fijas, de modo que se facilite la operación de recortado de la imagen, automatizando ésta si es posible.
Resolución y control de calidad
Durante todo el proceso de digitalización es necesario efectuar controles de calidad a fin de comprobar el adecuado cumplimiento de los criterios establecidos y que los productos obtenidos se adecuan a los parámetros definidos en lo relativo a resolución, profundidad de color en bits, formato y compresión, si la hay.
Formatos y soportes de la copias
Como resultado de la digitalización de documentos se deben obtener dos tipos de copias:
1.- Copia de conservación. Son reproducciones digitales de alta calidad realizadas con fines de preservación, en formatos RAW o TIFF sin compresión agresiva que afecte a la calidad de la imagen.
2.- Copia de consulta. Se trata de reproducciones digitales destinadas a la consulta o difusión a través de redes de comunicación, deberán tener un formato comprimido con pérdida, con una ratio de compresión alta que optimice la velocidad de transmisión y descarga en los servidores y, a la vez, permita la legibilidad adecuada de la copia. Contarán con una resolución de 100 dpi. En el caso de imágenes simples se optará por el formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se optará por el formato PDF.
Las copias digitales obtenidas deberán ir convenientemente provistas de una marca de agua visible, que identifique el Archivo de procedencia/la institución que custodia los documentos originales.
Almacenamiento y soportes de conservación de los trabajos
Con carácter general, se elegirán como soportes de almacenamiento de las imágenes digitales aquellos que ofrezcan una mayor garantía para la conservación y preservación inalterable de la información.
Las imágenes estarán archivadas en una estructura jerárquica de carpetas, con forma de árbol, que refleje el esquema de organización de los fondos dentro del Archivo de procedencia, siendo la última carpeta la correspondiente a la signatura de la unidad de instalación (caja, legajo, libro, etc.), y dentro de ella se instalarán los ficheros con las imágenes de dicha unidad de instalación.
Esta estructura aparecerá duplicada, una de ellas destinada a las imágenes de conservación y otra para las de consulta.
Las copias digitales y sus respectivos metadatos se almacenarán por duplicado.
En orden a prevenir la obsolescencia tecnológica, y con una periodicidad que se establecerá en cada caso, deberá llevarse a cabo la migración de los soportes de almacenamiento que contengan tanto las copias de conservación como las copias de consulta. Lo mismo podría aplicarse a la migración de formatos.
Todos los soportes contarán con la información necesaria para conocer su contenido: número, título, contenido y fecha de creación
Metadatos
Las imágenes digitales deberán contar con los metadatos descriptivos y técnicos necesarios para categorizarlas dentro de un contexto que facilite su compresión y recuperación.
Por un lado, los metadatos descriptivos identifican el fichero con la información descriptiva del documento de archivo que ha sido digitalizado en él. Para cumplimentar estos metadatos descriptivos del activo digital, se utilizarán, como fuente principal, los instrumentos de descripción existentes en el Archivo de procedencia.
Se utilizará el estándar de metadatación Dublin Core. Los metadatos se cumplimentarán en la base de datos dispuesta al efecto.
Por otro lado, las imágenes o ficheros llevarán incrustados metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF 2.x, siempre que sea posible.
Recientemente se hacían públicas las “Recomendaciones técnicas para la digitalización de documentos” elaboradas por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Junta de Andalucía, y en la que se recogen una serie de pautas que deberán ser cumplidas durante la ejecución de los distintos proyectos de digitalización que se lleven a cabo en los archivos andaluces, y que paso a extractar:
Documentación del proyecto de digitalización
Antes de desarrollar la digitalización se deberá crear un documento en que se refleje claramente los criterios de digitalización a emplear.
Captura de la imagen
La manipulación de los documentos se realizará según los criterios de conservación preventiva comúnmente aceptados para los materiales de archivo. De modo general, se optará por capturar los documentos dentro de medidas fijas, de modo que se facilite la operación de recortado de la imagen, automatizando ésta si es posible.
Resolución y control de calidad
Durante todo el proceso de digitalización es necesario efectuar controles de calidad a fin de comprobar el adecuado cumplimiento de los criterios establecidos y que los productos obtenidos se adecuan a los parámetros definidos en lo relativo a resolución, profundidad de color en bits, formato y compresión, si la hay.
Formatos y soportes de la copias
Como resultado de la digitalización de documentos se deben obtener dos tipos de copias:
1.- Copia de conservación. Son reproducciones digitales de alta calidad realizadas con fines de preservación, en formatos RAW o TIFF sin compresión agresiva que afecte a la calidad de la imagen.
2.- Copia de consulta. Se trata de reproducciones digitales destinadas a la consulta o difusión a través de redes de comunicación, deberán tener un formato comprimido con pérdida, con una ratio de compresión alta que optimice la velocidad de transmisión y descarga en los servidores y, a la vez, permita la legibilidad adecuada de la copia. Contarán con una resolución de 100 dpi. En el caso de imágenes simples se optará por el formato JPG, y en el caso de imágenes múltiples se optará por el formato PDF.
Las copias digitales obtenidas deberán ir convenientemente provistas de una marca de agua visible, que identifique el Archivo de procedencia/la institución que custodia los documentos originales.
Almacenamiento y soportes de conservación de los trabajos
Con carácter general, se elegirán como soportes de almacenamiento de las imágenes digitales aquellos que ofrezcan una mayor garantía para la conservación y preservación inalterable de la información.
Las imágenes estarán archivadas en una estructura jerárquica de carpetas, con forma de árbol, que refleje el esquema de organización de los fondos dentro del Archivo de procedencia, siendo la última carpeta la correspondiente a la signatura de la unidad de instalación (caja, legajo, libro, etc.), y dentro de ella se instalarán los ficheros con las imágenes de dicha unidad de instalación.
Esta estructura aparecerá duplicada, una de ellas destinada a las imágenes de conservación y otra para las de consulta.
Las copias digitales y sus respectivos metadatos se almacenarán por duplicado.
En orden a prevenir la obsolescencia tecnológica, y con una periodicidad que se establecerá en cada caso, deberá llevarse a cabo la migración de los soportes de almacenamiento que contengan tanto las copias de conservación como las copias de consulta. Lo mismo podría aplicarse a la migración de formatos.
Todos los soportes contarán con la información necesaria para conocer su contenido: número, título, contenido y fecha de creación
Metadatos
Las imágenes digitales deberán contar con los metadatos descriptivos y técnicos necesarios para categorizarlas dentro de un contexto que facilite su compresión y recuperación.
Por un lado, los metadatos descriptivos identifican el fichero con la información descriptiva del documento de archivo que ha sido digitalizado en él. Para cumplimentar estos metadatos descriptivos del activo digital, se utilizarán, como fuente principal, los instrumentos de descripción existentes en el Archivo de procedencia.
Se utilizará el estándar de metadatación Dublin Core. Los metadatos se cumplimentarán en la base de datos dispuesta al efecto.
Por otro lado, las imágenes o ficheros llevarán incrustados metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF 2.x, siempre que sea posible.
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