En materia de gestión documental estamos inmersos en un proceso de transición del soporte papel al soporte electrónico, lo que implica la coexistencia y convivencia en el interior de las organizaciones tanto de documentos digitales como en papel. Es por ello que se hace necesario establecer sistemas de gestión documental con una perspectiva integral que abarque a todos los documentos independientemente de su soporte desde su creación en un procedimiento administrativo o su captura en registro, hasta su destrucción controlada o conservación a largo plazo en archivo.
Para dar respuesta a esta necesidad, la Diputación Foral de Guipuzkoa ha definido un Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico entendido como el conjunto de principios, instrumentos, prácticas y responsabilidades que rigen la gestión integral de la documentación que se ha de conservar como evidencia de la actuación administrativa, garantía de los derechos de la ciudadanía y conocimiento de la actividad de la Administración Foral, y que se aplicará tanto al archivo en soporte papel como al archivo electrónico.
El modelo –que se ha plasmado en un proyecto de Decreto, actualmente en periodo de tramitación- se estructura en 6 títulos o apartados.
El título primero dedicado a las disposiciones generales define y delimita el alcance del modelo (documentación en soporte papel y archivo electrónico en sus etapas de archivo de gestión y archivo administrativo), sus principios informadores (legalidad, fiabilidad, eficacia y eficiencia, transparencia y accesibilidad, modernización y e-administración, independencia tecnológica e interoperabilidad) y las garantías generales de la utilización de medios electrónicos en esta materia.
El título segundo desarrolla la política de acceso del modelo, para dar respuesta al derecho de acceso a los documentos, expedientes y archivos, estableciendo:
En términos de conservación, se determina el ciclo de vida de la documentación, tanto en papel como en soporte electrónico, y la gestión de los documentos durante las distintas etapas que conforman dicho ciclo; asimismo, se regulan aspectos como los formatos y soportes, la conservación en soporte electrónico, la posibilidad de sustituir los documentos y expedientes originales en papel sometidos a un proceso de digitalización garantizada por las copias electrónicas resultantes de dicho proceso; la evaluación y selección documental y la eliminación de documentos.
El título cuarto está dedicado al documento, expediente y archivo electrónico, y en él se regula la declaración de expediente electrónico que implica sustituir el expediente en papel por el electrónico y reconocer a este último como original a todos los efectos legales. En relación con ello, se describe cómo se garantiza la validez, la autenticidad e integridad de los documentos y expedientes electrónicos como sustitutivos de los originales en papel y los requerimientos y requisitos operativos en los que se sustentan.
Así mismo se crea el Archivo Electrónico de la Administración Foral como repositorio electrónico o conjunto de repositorios en que se almacenan los expedientes y documentos electrónicos según los criterios de definición, clasificación y asignación de metadatos establecidos en el modelo, desde su tramitación y durante todo su ciclo de vida.
El título quinto, relativo a los instrumentos para la gestión documental, desarrolla y regula el cuadro de clasificación, la serie documental y el esquema de metadatos, y la digitalización garantizada de documentos en papel.
Se establece que el cuadro de clasificación es el instrumento principal del modelo de gestión documental, entendiendo por tal a la tabla en la que se identifican de forma sistemática y se organizan y estructuran en categorías las actividades y funciones, las series documentales y los expedientes y documentos generados como consecuencia de dichas actividades y funciones.
La serie documental entendida como el nivel de agrupación del cuadro de clasificación que denomina una secuencia o conjunto de expedientes de las mismas características, regidos por la misma norma de procedimiento o derivados del mismo trámite o proceso de trabajo, será la categoría clasificatoria nuclear sobre la que reposará la gestión documental, de tal manera que será el elemento clasificatorio sobre el que se definirán las características de los expedientes o de la documentación evidencial y se aplicarán las políticas correspondientes.
El esquema de metadatos es el instrumento de aplicación corporativa que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida y muestra las relaciones entre los metadatos.
Finalmente, el título sexto, regula las competencias y funciones de la estructura organizativa con responsabilidades en esta materia, estableciendo en concreto para el Archivo Administrativo General las siguientes competencias y funciones:
El título primero dedicado a las disposiciones generales define y delimita el alcance del modelo (documentación en soporte papel y archivo electrónico en sus etapas de archivo de gestión y archivo administrativo), sus principios informadores (legalidad, fiabilidad, eficacia y eficiencia, transparencia y accesibilidad, modernización y e-administración, independencia tecnológica e interoperabilidad) y las garantías generales de la utilización de medios electrónicos en esta materia.
El título segundo desarrolla la política de acceso del modelo, para dar respuesta al derecho de acceso a los documentos, expedientes y archivos, estableciendo:
- Los sujetos con derecho de acceso: ciudadanos, personal al servicio de la Administración Foral, otras administraciones públicas
- Los objetos de acceso: documentación de carácter informativo y las publicaciones oficiales, información referencial sobre los expedientes, expedientes administrativos, sus documentos y los metadatos asociados, otros documentos derivados de otros procedimientos que reflejen la actuación administrativa o contengan decisiones sobre la gestión foral.
- Los medios de acceso: físico y electrónico.
En términos de conservación, se determina el ciclo de vida de la documentación, tanto en papel como en soporte electrónico, y la gestión de los documentos durante las distintas etapas que conforman dicho ciclo; asimismo, se regulan aspectos como los formatos y soportes, la conservación en soporte electrónico, la posibilidad de sustituir los documentos y expedientes originales en papel sometidos a un proceso de digitalización garantizada por las copias electrónicas resultantes de dicho proceso; la evaluación y selección documental y la eliminación de documentos.
El título cuarto está dedicado al documento, expediente y archivo electrónico, y en él se regula la declaración de expediente electrónico que implica sustituir el expediente en papel por el electrónico y reconocer a este último como original a todos los efectos legales. En relación con ello, se describe cómo se garantiza la validez, la autenticidad e integridad de los documentos y expedientes electrónicos como sustitutivos de los originales en papel y los requerimientos y requisitos operativos en los que se sustentan.
Así mismo se crea el Archivo Electrónico de la Administración Foral como repositorio electrónico o conjunto de repositorios en que se almacenan los expedientes y documentos electrónicos según los criterios de definición, clasificación y asignación de metadatos establecidos en el modelo, desde su tramitación y durante todo su ciclo de vida.
El título quinto, relativo a los instrumentos para la gestión documental, desarrolla y regula el cuadro de clasificación, la serie documental y el esquema de metadatos, y la digitalización garantizada de documentos en papel.
Se establece que el cuadro de clasificación es el instrumento principal del modelo de gestión documental, entendiendo por tal a la tabla en la que se identifican de forma sistemática y se organizan y estructuran en categorías las actividades y funciones, las series documentales y los expedientes y documentos generados como consecuencia de dichas actividades y funciones.
La serie documental entendida como el nivel de agrupación del cuadro de clasificación que denomina una secuencia o conjunto de expedientes de las mismas características, regidos por la misma norma de procedimiento o derivados del mismo trámite o proceso de trabajo, será la categoría clasificatoria nuclear sobre la que reposará la gestión documental, de tal manera que será el elemento clasificatorio sobre el que se definirán las características de los expedientes o de la documentación evidencial y se aplicarán las políticas correspondientes.
El esquema de metadatos es el instrumento de aplicación corporativa que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida y muestra las relaciones entre los metadatos.
Finalmente, el título sexto, regula las competencias y funciones de la estructura organizativa con responsabilidades en esta materia, estableciendo en concreto para el Archivo Administrativo General las siguientes competencias y funciones:
- Proponer los criterios generales en materia de gestión documental, expediente electrónico y archivo administrativo a la Comisión Interdisciplinar del MGDEE.
- Mantener el cuadro de clasificación y el mapa documental.
- Mantener el esquema de metadatos corporativo.
- Apoyar y asesorar a los departamentos en la realización del análisis documental previo a la implantación de los expedientes electrónicos.
- Administrar las funcionalidades del Archivo Electrónico relativas a la gestión de archivo.
- Gestionar los procesos de transferencia y conservación establecidos.
- Elaborar y recabar los informes correspondientes para su elevación a la Comisión Foral de Evaluación y Selección de Documentación.
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