Resolviendo problemas logísticos
Hace unos días leía
que Google había adquirido BufferBox una empresa de envíos que ofrece unos armarios especiales donde las empresas pueden
enviar los pedidos y desde donde los clientes pueden recogerlos cuando lo
deseen, dando de este modo solución a uno de principales problemas a los que se
enfrenta el comercio electrónico como es la entrega física de las compras.
Y es que con un gran desarrollo de la
tecnología que sustenta el comercio electrónico, la parte material, la física y
tangible es la que plantea más problemas. En esta línea, la Unión Europea se ha propuesto facilitar la logística para fomentar el comercio electrónico convencida de que facilitar y abaratar los envíos es la respuesta que ayudará a
crecer al sector.
La
gestión de los documentos en papel
Pues bien, en la gestión documental viene a
ocurrir lo mismo y las imprescindibles soluciones tecnológicas, los inevitables
procesos de digitalización y la imparable extensión de la documentación
electrónica, no deben hacernos olvidar el mundo físico, el de los documentos en
papel. Una estrategia en la gestión documental que se centre exclusivamente en la documentación electrónica
y que no aborde y resuelva la gestión de los documentos en papel no deja de ser
una huida hacia delante.
Y es que tal y como ha puesto de
manifiesto un nuevo estudio de la compañía de gestión de la información Iron Mountain
la oficina sin papel está aún fuera del alcance de
muchas empresas europeas, y los documentos en papel siguen siendo importantes
para las compañías y es improbable que desaparezcan del entorno empresarial en
un plazo cercano, de hecho solo el 1% de
las empresas europeas ha conseguido un entorno sin papel, y más de la mitad
de las empresas consultadas por Iron Mountain declara que el grueso de la
información importante sobre clientes está almacenada en papel.
El estudio evidencia los problemas a los que se enfrentan las
empresas europeas para gestionar su documentación en papel, así se señala
que es habitual que los sistemas de archivo estén colapsados y desorganizados, por lo que el
riesgo de pérdida de datos y daño a los mismos es cada vez mayor, impidiendo
además el aprovechamiento del valor total de la información.
Más de la mitad de las empresas acumula la
mayoría de sus datos en papel en un almacén central situado en sus propias
oficinas. En muchos casos, la información está archivada en los sótanos,
exponiendo documentación importante relacionada con clientes y con el negocio
en sí, al riesgo de inundaciones y humedad y al ataque de roedores.
El 37% de las empresas encuestadas reconoció
que sus instalaciones de almacenamiento son caóticas, poco o nada
estructuradas, y que algunos archivos almacenados nunca se han vuelto a ver.
Muchas empresas están profundamente preocupadas por el impacto que en su negocio puede tener la gestión que hacen de su información en papel. El 49% teme perder documentos importantes de valor histórico y un cuarto se siente incapaz de implementar una estrategia de gestión de la información que incluya tanto el papel como los formatos digitales.
Es
imprescindible una gestión documental integral (papel y digital)
Y todo esto nos lleva a la verdadera
cuestión. El problema documental al que se enfrentan las empresas no es tanto
que el soporte utilizado sea papel o digital, sino la ineficaz gestión
documental.
Actualmente hay que pensar en una gestión documental para un nuevo entorno en el que van a convivir los documentos electrónicos y en papel, y el verdadero reto es lograr la integración de todos
los procesos documentales, incluidos por supuesto la tecnología digital, en un
completo programa de gestión de los documentos desde el momento de su
generación o recepción hasta su eliminación o conservación permanente.
No hay comentarios:
Publicar un comentario