La introducción de sistemas de gestión electrónica no necesariamente redunda en una mayor simplificación y en consecuencia una reducción de costes. Esta es la conclusión a la que llega un grupo de investigación de la Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Document tras el Análisis de procedimientos administrativos para la simplificación documental en la administración local.
La mejora de la eficiencia y la reducción de costes en las administraciones públicas es un objetivo hace tiempo deseado y para alcanzarlo se han desarrollado soluciones de diverso tipo y especialmente informáticas, sin que tengamos una evidencia clara de su capacidad real de respuesta. Según los resultados de un proyecto de gestión documental y reingeniería de procesos realizado por Antoni Puig-Pey, Marta Fontanet, Pere Joan Guiu Rius, Alfred Mauri y Remei Perpinyà en el que han analizado y diagramado cuatro procedimientos administrativos en tres municipios diferentes y en dos momentos diferenciados, es la falta de una visión global y transversal de las organizaciones (que sin lugar a dudas podía haber aportado la disciplina archivística si se hubiera tenido más en cuenta) y el predominio de una cierta fascinación tecnológica la que ha abocado a soluciones parciales o incompletas y, a menudo, a implantaciones fracasadas a causa de la falta de una metodología adecuada para el análisis, diseño y mejora de los circuitos administrativos así como de los contenidos de información de los documentos que los soportan.
A la luz de los datos aportados por estos investigadores, el modo cómo está operando la administración pública y la forma cómo se están implantando soluciones informáticas y de gestión de expedientes plantea importantes dudas, por lo que la inversión tecnológica no parece una respuesta suficiente al desafío del entorno global y digital actual.
En su opinión deben utilizarse metodologías y técnicas de análisis transversales a la informática para identificar, mejorar y hacer accesibles los recursos de información de las Administraciones, y convertirlos en activos de conocimiento y de economía productiva como parte sustancial de la responsabilidad pública. Y en este sentido, la gestión documental y la reingeniería de procesos proporcionan técnicas adecuadas de análisis de los procedimientos, de documentos y de datos para una mayor eficiencia y racionalización de la producción administrativa.
Puig-Pey Saurí, Antoni; Fontanet Ambrós, Marta; Guiu Rius, Pere-Joan; Mauri Martí, Alfred; Perpinyà Morera, Remei. (2015). Análisis de procedimientos administrativos para la simplificación documental en la administración local. Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents. (Documentos de investigación)
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