El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ya ha puesto a disposición de las administraciones públicas Archive, una aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, que cumple con lo dispuesto al respecto en el RD 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.
Tal y como se señalaba en una Nota Técnica del Observatorio de Administración Electrónica publicada el pasado mes de julio de 2015, el archivo electrónico es la última etapa del documento electrónico, pero esta fase final generalmente está siendo desatendida. Así en los últimos años se han observado numerosos y significativos esfuerzos por implantar la tramitación electrónica que han dado lugar a la aparición de magníficos tramitadores adecuados al entorno del Esquema Nacional de Interoperabilidad pero que, sin embargo, no contemplan el archivado final. Terminan con la tramitación y sus promotores, o bien no se han planteado la necesidad, o bien ese eslabón final lo dejan pendiente para afrontarlo en un futuro indefinido. Mientras, los expedientes electrónicos se van acumulando en los servidores, sin un control efectivo y con un claro riesgo de desaparición o de acceso indebido. Si en la teoría está perfectamente asumido que el ciclo completo de la documentación electrónica termina con el archivo electrónico, es decir, con la conservación del documento, garantizando su integridad, autenticidad, disponibilidad y validez, es necesario llevarlo lo más rápidamente posible a la práctica. Con esta finalidad surge Archive.
Esta nueva aplicación del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas va a permitir a las administraciones públicas cerrar el ciclo de la tramitación electrónica, mediante la gestión del archivo de los documentos electrónicos. Por su parte, la sola mera existencia de Archive hace visible un importante cambio cultural, en la medida en que pone de manifiesto la necesidad de culminar las tramitaciones electrónicas no en el final del trámite, propiamente dicho, sino en el archivo del expediente generado durante ese trámite. El expediente electrónico tramitado termina una vez que se archiva correctamente, no antes.
Archive dispone de operaciones para trabajar con expedientes y documentos electrónicos. Los expedientes y documentos serán importados y clasificados dentro de archivos y series documentales, y pasarán por diversos estados (tanto de forma automática, como manual), en función de la política de conservación asignada. Además proporciona mecanismos de notificación de los cambios de estados acaecidos en los expedientes, así como distintos módulos de gestión. Se trata de una solución basado en el modelo OAIS (Open Archive Information System), referencia para la implantación de un sistema de repositorio digital desarrollado estandarizado a través de la ISO 14721.
No hay comentarios:
Publicar un comentario